CHAPITRE III

TRAVAIL DANS LBS BURBAUX.

Art. 10. — Les chefs de service ont la direction et la responsabilité du travail dés employés sous leurs ordres.

Art. ii. — Il est tenu, dans chaque direction ou division, des registres indicateurs pour les recherches des noms, des faits, des décisions, etc., et le -classement des pièces.

La forme des indicateurs et autres registres d'ordre est réglée par le secrétaire général, les cl^efs de service entendus.

Art. 12. — Les affaires générales ou qui ne rentrent dans les attributions spéciales d'aucun bureau du ministère sont inscrites au secrétariat général et successivement communiquées, s'il y a lieu, aux directions ou divisions qu'elles pourraient concerner partiellement.

Si une pièce touche à plusieurs branches de service, elle est inscrite à la direction qu'elle concerne plus spécialement; elle est communiquée successivement aux autres directions ou divisions, soit en original, s'il suffit d'une simple information, soit en copie ou par extrait, si elle doit être traitée séparément dans chacune d'elles.

Art. 13. — En marge des minutes, les rédacteurs indiqueront l'objet de la dépêche, le nombre et la nature des annexes et quelles annexes doivent être expédiées en copie.

Si elle répond aune communication émanant d'une administration publique, la dépêche rappellera, en marge, l'objet de la lettre à laquelle elle répond, ainsi que les numéros portés par celle-ci et désignant la branche de service à laquelle l'affaire ressortit et les divers indicateurs.

11 est entendu que les dépêches adressées aux agents étrangers demeurent exclusivement soumises aux formes du protocole.

Les minutes des pièces de toute nature à soumettre au ministre, portent la signature du rédacteur et la date de la rédaction; elles sont paraphées par le chef de service et ensuite transmises avec le dossier au secrétaire général.

La minute de toute dépêche ou note impliquant une dépense doit

<^tre visée par le directeur de la comptabilité avant d'être envoyée au secrétaire général.

Art. 44. — Tout ce qui concerne le protocole est du ressort de ladirection'politique; celle-ci, même quand il s'agit d'un document à rédiger par une autre direction, est appelée à préparer les parties de l'acte qui doivent être rédigées dans des termes consacrés par le protocole.

C'est aussi à la direction politique que doivent être déposées toutes les pièces qui concernent le protocole, ainsi que les minutes de pleins pouvoirs, de ratifications, etc.

Art. 45. — L'iustruclion des alîaires relatives à la collation de l'Ordre de Léopold aux fonctionnaires de l'administration centrale et aux étrangers est confiée à la direction des ordres et de la noblesse.

Toutefois, lorsque l'admission dans l'ordre est provoquée par des motifs dont l'appréciation appartient directement aux autres branches de service, c'est à ces dernières qu'incombe le soin de faire l'instruction, de. préparer les arrêtés de nomination et de rédiger les lettres d'envoi; les diverses pièces de la procédure seront néanmoins soumises au visa du chef de la division des ordres.

L'original de l'arrêté est remis à la division des ordres, qui fera parvenir les insignes au bureau de l'expédition avec la copie certifiée de l'arrêté qui tient lieu de brevet.

Il sera tenu à la division des ordres et de la noblesse un indicateur des dossiers relatifs à l'Ordre de Léopold conservés par les autres brcinches de service.

Art. 46. — Les pièces de chaque direction sont adressées au secrétaire général jour par jour, à mesure que les affaires se traitent et denianièreàne point laisser s'accumuler le travaildeplusieurs jours.

Art. 47. — Il ne pourra être apporté aucun changement & la réduction des pièces paraphées par le ministre ou par le secrétaire général à moins qu'elles ne leur soient représentées.

Art. 48. — Chaque dossier est accompagné d'un inventaire qui doit toujours être tenu au courant; il y est fait mention des notes analytiques ou autres.

Tout dossier porte l'indication des autres dossiers qui se ratta-

chent au même objet, môme quand ces derniers appartiennent à diverses directions.

Art. i9. — Le secrétaire général demande aux chefs de service les renseignements qu*il juge nécessaires pour compléter les dossiers des affaires qu'il soumet au Ministre.

Abt. 20. — Les demandes d'avis ou de rapports, et, en général, toutesleslettreslaisséessansréponse,sont rappelées au plus tard chaque mois, à moins qu'un plus long délai ne soit jugé sans inconvénients.

Pour les affaires restées sans suite de la part des légations ou consulats belges, le délai entre la première lettre et la lettre de rappel variera suivant la résidence de l'agent.

Art. 21. — Le premier de chaque mois, il est expédié aux chefs de mission et aux consuls généraux rétribués, un bulletin dressé par les soins du cabinet du ministre, des lettres reçues de ces agents pendant le mois précédent.

Art. 22. — Les chefs de service surveillent la tenue des inventaires et des indicateurs particuliers, le classement régulier par numéro d'ordre des pièces dont les dossiers se composent ainsi que la conservation des archives de leur direction ou division.

Les pièces des archives, dont la restitution peut être réclamée par les parties, leur sont renvoyées ou sont retirées par elles contre récépissé et il en sera fait mention sur l'inventaire du dossier.

Art. 23. — 11 est tenu dans chaque bureau, pour les affaires qui y sont traitées, un registre des questions de principe soulevées par Texamen des dossiers.

Il est fait, en outre, un historique des affaires dont il est utile de conserver le souvenir.

Art. 24. — Les chefs de service font tenir une table des circulaires émanées de leur direction ou division.

Art. 25. — Les arrêtés royaur ou ministériels originaux sont remis par chaque direction ou division au secrétariat général; Us seront reliés à la fin de chaque année, en un volume, et pourvus d'une table chronologique.

Art. 26. — Un dépôt commun reçoit les archives de toutes les sections du département.

A la fin de l'année, les chef!» d» awvice y renverront les pièces qu*il est inutile de conserver dans les dirodions.

Le classement et la garde des archives feront foiàel d'un règlement spécial.