COPIE, SIGNATURE ET EXPÉDITION
Art. 27. — Toutes les minutes approuvées par le ministre ou par le secrétaire général, sont séparées des dossiers par les soins des chefs de service qu'elles concernent et transmises, avec les annexes originales ou à copier, au chef de bureau de l'expédition qui les fait inscrire sur un registre à ce destiné, par l'employé chargé de cette besogne.
Art. 28. — Les chefs de service veillent à ce que les minutes transmises au bureau d'expédition portent le numéro de l'indicateur particulier de la direction.
Art. 29. — A l'exception des annexes, le chef de l'expédition n'admettra aucune pièce non paraphée par le ministre ou par le secrétaire général.
Art. 30. — Lorsqu'une minute donne lieu à quelque doute, le chef de Texpédition en réfère au secrétaire général.
Art. 31. — Les minutes sur lesquelles est écrit le mot urgent, doivent s'expédier les premières et être placées en tête du portefeuille des pièces à signer, sous une enveloppe portant ces mots : pièces urgentes.
Lorsque le mot urgent est souligné sur la minute, il est reproduit sur la copie et il l'est également sur l'enveloppe, si la dépêche est adressée à l'intérieur du pays.
Les dépêches dont Tenvoi ne peut être différé peuvent seules être envoyées à la signature à toute heure.
Art. 32. — Les pièces sont copiées correctement, lisiblement et proprement.
Le chef de bureau collationne ou fait collationner avec soin les expéditions et les paraphe pour collation.
Art. 33. — L'expéditionnaire apposera son nom en toutes lettres sur les minutes des pièces qu'il aura copiées.
Art. 34. — Toutes les pièces à signer sont transmises avec leurs annexes par le chef du bureau d'expédition au secrétaire général. Celui-ci fait porter chez le ministre les pièces qui doivent être revêtues de la signature du chef du département.
Art. 35. — Le secrétaire général signe les pièces dans les limites et les termesde l'art. 8de l'arrétéorganiquede ladministration centrale.
En matière de comptabilité, il signe pour le ministre :
Les mandats de moins de 600 francs sur crédits ouverts,
Toutes les ordonnances de payement et les lettres qui les envoient à la Cour des comptes.
Les lettres d'envoi de mandats sur crédits ouverts et d'ordonnances de payement liquidées,
Les listes d'avis aux agents du trésor,
Les doubles des bordereaux des agents du trésor,
Les états de traitement pour les agents des services civils et les lettres d'envoi de ces pièces.
Toutes les pièces de comptabilité de la Caisse des veuves du département,
Les copies conformes d'arrêtés et autres pièces.
Art. 36. — Au retour de la signature, il est vérifié avec soin, au bureau d*expédition, si toutes les pièces ont été signées, si les annexes s'y trouvent jointes, si aucune annotation particulière n'a été faite par le ministre ou par le secrétaire général.
Les lettres sont ensuite datées, enregistrées à l'indicateur de sortie, revêtues du numéro d'ordre, enveloppées avec soin et remises aux messagers.
L'enveloppe de toute lettre expédiée par le département porte le timbre ou le cachet du ministère.
Il est expressément défendu à Texpéditeur de mettre sous le couvert du ministère des lettres ou paquets étrangers au service.
Art. 37. — Le lendemain de la signature, les minutes sont, dès le matin, renvoyées dans les bureaux respectifs.
Art. 38. — Les lettres auxquelles il est adjoint des valeurs ou des documents sont accompagnées d'un reçu que le messager fait signer par la personne à qui il les a remises.
Art. 39. — Le chef de l'expédition est responsable des irrégularités et des retards constatés dans les travaux de son bureau.
Il ne peut, sans autorisation, remettre à qui que ce soit une minute paraphée par le ministre ou par le secrétaire général, avant que r expédition soit revêtue de la signature.
