ATTRIBUTIONS SPÉCIALES DU SECRÉTAIRE-GÉNÉRAL

Bureau d'Enregistrement et d'Expédition.

Indicateur général.

Toutes les lettres adressées au ministre sont ouvertes par le ministre, ou par le secrétaire particulier qui les place sous les yeux du ministre; celui-ci, après en avoir pris connaissance, les renvoie au secrétaire-général qui les examine à son tour, puis les transmet au chef du bureau d'enregistrement et d'expédition. Cet employé

les inscrit c'est-à-dire indique en deux lignes l'objet de la lettre sur un registre spécial nommé Indicateur général d'entrée^ et les distribue ensuite, suivant leur objet, aux divers chefs de service, qui, après les avoir fait analyser dans un registre qui est V Indicateur particulier de la direction, les remettent aux chefs de bureau et commisrédacteurs en donnant à ceux-ci les instructions nécessaires pour la suite à donner aux affaires. — Lorsque les projets de lettres ont été rédigés par les chefs de bureaux ou premiers commis, ils sont soumis à la révision du chef de service; celui-ci, après les avoir approuvés et paraphés, les envoie au secrétaire-général qui les examine, les modifie s'il le juge convenable, et les paraphe à son tour; si le rédacteur n'est pas le chef du bureau, celui-ci exerce également son contrôle. Ce n'est qu'après ces révisions successives que les yninutes sont soumises à l'approbation du ministre. Le ministre envoie les minutes qu'il a approuvées et paraphées au bureau de la copie. — Il va sans dire que les chefs de service se chargent généralement de traiter les affaires les plus difficiles et les plus importantes.

Transcription et collation des lettres et pièces.

Toutes les lettres émanant du ministère, et toutes les pièces dont la marche de l'administration réclame la transcription, sont copiées au bureau d'expédition. — Les pièces copiées sont collationnées, c'est-à-dire comparées avec la minute, par le chef de ce bureau qui, sur chaque pièce, appose un signe constatant son contrôle.

Les pièces collationnées sont transmises par le chef du bureau d'expédition à la signature du ministre ou du secrétaire-général.

Indicateur de sortie et expédition des lettres.

Les lettres signées sont renvoyées à l'employé chargé de les adresser à leur destination. — Chaque pièce sortante est inscrite sur un registre indiquant le numéro du dossier auquel elle appartient et la date de l'envoi. — Ce registre est V Indicateur de sortie. Les lettres destinées aux agents diplomatiques ou consulaires portent, outre le numéro du dossier, un numéro d'ordre pour chaque légation ou consulat dont la série est renouvelée chaque année. Les agents de service extérieur doivent également employer un numéro d'ordre

annuel dans leur correspondance avec le département des affaires étrangères. Ce numéro permet de vérifier s'il n'y a aucune lacune dans la correspondance, si aucune lettre n'a été égarée; il est écrit à l'encre rouge.

Les minutes des lettres expédiées sont, comme les pièces entrantes, analysées à V Indicateur particulier de la direction dont elles émanent. Les indicateurs particuliers sont donc des résumés des dossiers et ils ont pour but principal de remplacer ceux-ci en cas de perte partielle ou totale.

Direction 00 Division des Archives, des TradnctioDs et de la Bibliothèque.

Cette branche de service est nouvelle. — Autrefois, les attributions qui lui sont dévolues étaient partagées entre la direction ix)litique et le bureau des ordres et de la noblesse.

Le but du gouvernement, en érigeant un service distinct, n'a pas été d'accroître le personnel; il a été d'attribuer au fonctionnaire chargé de cette partie de l'administration un grade et un traitement en rapport avec les connaissances qu'il doit posséder et les affaires qu'il a à traiter. Les économies faites sur la qualité des agents sont toujours mauvaises.

Si le règlement de 1846 avait remis au chef du bureau des ordres et de la noblesse le soin de la bibliothèque, c'est qu'à cette époque le service spécial des archives n'avait pas encore été établi et que la bibliothèque centrale était loin d'avoir Timportance qu'elle a aujourd'hui. En 1863, cette lacune a été comblée, on a reconnu la nécessité de réunir les deux services. Cette pratique est, du reste, suivie par tous les gouvernements de l'Europe; et, défait, il serait impossible de séparer le dépôt des sources écrites de celui des sources imprimées. Quant aux travaux historiques et politiques dont l'archiviste des affaires étrangères est appelé à s'occuper, les événements des dernières années en ont surabondamment démontré l'utilité et l'importance, et il ne pourrait être question, sans dommage pour les intérêts quelquefois les plus sérieux de notre politique extérieure, de

les demander à des fonctionnaires subalternes ou à de simples secrétaires ou attachés de légation qui, ne faisant qu'un court séjour à l'administration centrale, n'ont pas une pratique suffisante des affaires et ne possèdent pas à un degré assez élevé les connaissances historiques et les aptitudes nécessaires pour traiter des questions de cette nature.

Règlement pour le servioe des Archives de 1* Administration centrale,

des Légations et des Consulats.

Le Ministre des Affaires Étrangères,

Vu l'article 14 de l'arrêté royal du i5 décembre i875, qui institue à l'administration centrale une direction des archives et en définit tes attributions ;

Vurarticle26du règlement d'ordre intérieur du 30 janvier i874, qui prescrit la rédaction d'un règlement spécial pour le service des archives;

Vu les articles 15 à 23 de Tarrôté royal du 15 octobre 1842 qui déterminent les obligations des membres du Corps diplomatique en matière d'archives ;

Vu enfin les articles 25 et 32 de l'arrêté royal du 23 février 1857, qui définissent sous les mêmes rapports les devoirs des membres du Corps consulaire belge, ainsi que la circulaire ministérielle du 31 mai 1855 concernant la conservation des archives et du matériel des Consulats ;

Arrête :

TITRE PREMIER