DES ARCHIVES GÉNÉRALES

. § L — De leur conservation et usage.

Art. 16. — Sont réputés archives générales pour l'application des dispositions du présent règlement: les documents et correspondances repris sous les articles : 3, §§ 1 et 2; 4, §S I5 2 et 5;6,§| 1, 2 et 3; 7, §§ 1 et 2; 8, § 1; 9, |§ 3 et 6; 10, §§ 1 et 3; 11, § 1, et 12, §§ 1, 2 et 3.

Seuls, ils doivent être conservés indéfmiment et dans leur intégrité, avec toutes les annexes qui s'y rattachent.

Art. 17. — Le dépôt central des archives recevra ceux des]documents indiqués ci-dessus qui correspondent aux articles 4 §§ 1 et 2; 6 §§ 1, 2 et 3 ; 8, § 1; 9, § 3; 12, §§ 1, 2 et 3. Ce dépôt sera établi dans des conditions spéciales de sécurité au point de vue des dangers d'incendie et d'humidité.

Art. 18. — La remise des dossiers se fera par les chefs de service respectifs dans le courant du mois de décembre de chaque année, pour autant que les affaires qui y sont traitées soient entièrement

terminées. Dès qu'un dossier ou un document isolé a été intégré au dépôt central, il ne peut plus être communiqué qu'en vertu d'un ordre écrit du Ministre ou du secrétaire-général. Cette règle ne concerne pas le service intérieur du Département.

Art. 19. — Chaque fois que le service des bureaux exige la communication de certaines pièces d'archives, la demande en est faite soit par le Ministre, soit par le secrétaire-général, soit par les chefs des diverses directions, au moyen d'un bulletin imprimé préalablement rempli et signé. La direction des archives délivre les documents demandés sur la présentation de ce bulletin , qui tient lieu de récépissé jusqu'à la rentrée des archives au dépôt. {Voir annexe.)

Aht. 20. — Les originaux des traités et conventions, ainsi que ceux des arrêtés royaux et ministériels ne peuvent être consultés qu'au dépôt même des archives; ils ne peuvent en sortir qu'en vertu d'un ordre formel du Ministre.

Art. 21. — Les pièces manuscrites, dont se compose la collection héraldique, ne sont pas accessibles au public. Toutefois, les personne s intéressées, qui en ont obtenu l'autorisation du Ministre des Affaires Étrangères, peuvent être admises à les consulter.

Art. 22. — Les archives qualifiées à l'article 16 et qui ne sont pas transférées en vertu de l'article 17 au dépôt central, sont conservées dans les directions qu'elles concernent sons la surveillance des chefs de service respectifs, qui prendront les mesures nécessaires pour en sauvegarder l'intégrité.

§ IL — Du classement et des tables.

Art. 23. — Toutes les archives dont la remise au dépôt central est prescrite par l'article i7, y sont l'objet d'un travail général de classement et d'analyse.

Art. 24. — La correspondance politique est classée par ordre chronologique du lieu d'origine (Légation ou Consulat). Elle présente sur chaque État avec lequel la Belgique entretient des rapports, une série continue d'informations.

Art. 25. — Chaque fois que les pièces se trouvent réunies en nombre suffisant, elles sont reliées en un volume in-folio qui porte

au dos rindication du lieu d'origine, de la période qu'embrasse la correspondance, du nom de l'agent et du numéro d'ordre du volume dans la série à laquelle il appartient.

Art. 26. — A chaque volume est jointe une table chronologique des dépêches qui y sont contenues. Cette table comprend le numéro d'ordre de la dépêche, la date, le nom du correspondant et du destinataire, ainsi que l'analyse in-exienso du contenu de la lettre. Toutes ces tables particulières sont transcrites suivant l'ordre chronologique des lieux d'origine et avec indication des numéros d'ordre des volumes respectifs, dans des registres dont l'ensemble constitue l'inventaire général des archives politiques.

Art. 27. — La correspondance du Département est intercalée, suivant l'ordre chronologique , dans la correspondance des Légations et des Consulats qu'elle concerne; elle est inventoriée et analysée avec celle-ci. En cas de lettres circulaires, unecopie en est intercalée dans la correspondance de chacune des agences auxquelles elles s'adressent.

Art. 28. — Indépendamment de l'inventaire chronologique par Légation ou Consulat, il est dressé, sur feuilles détachées, une table générale et commune, par ordre de matières, où toutes les séries viennent se fusionner. Tous les noms propres seront spécialement relevés dans cette table. Les rubriques sont disposées par ordre alphabétique et suivies de l'indication du lieu d'origine (i), ou du dossier spécial {voir art. 31), du numéro d'ordre du volume et du numéro d'ordre de la dépêche ainsi que de la date et de la nature du renseignement.

Art. 29. — Les tables analytiques des noms et matières sont arrêtées et réunies en volumes par période décennale.

Art. 30- — Les tables particulières et l'inventaire général mentionnent le nombre des annexes jointes aux dépêches; la matière en est comprise dans la table analytique.

Art. 31. — Les correspondances politiques se rapportant à des questions d'une nature toute particulière et complètement termi-

(l) Pour abréger les renvois, chiqae résidence est flgurée par une ou plusieurs lettres initiales.

nées à l'époque de leur dépouillement, peuvent être réunies, par mesure d'exception, en dossiers spéciaux. Le classement et l'inventaire de ces dossiers seront faits dans les mêmes conditions que ceux de la correspondance ordinaire; le contenu en sera fusionné dans la table analytique de la période qu'ils concernent. Les dépêches ainsi distraites de leur série normale seront mentionnées à leur date dans les tables chronologiques de celle-ci avec l'indication du dossier spécial qui les contient.

Aht. 32. — Les volumes de la correspondance politique ainsi que ceux des inventaires et des tables sont rangés par ordre alphabétique des lieux d'origine dans des armoires fermant à clef. La clef est en double; l'une est aux mains du secrétaire-général, l'autre, du directeur des archives.

Art. 33. — Les correspondances politico-commerciales définies par l'article 6, § 1, sont réunies en groupes de documents correspondant à chaque négociation ou traité. Pour le classement des documents, leur réunion en volumes, la rédaction des tables, il sera fait application des articles 24, 25, 26, 27, 28, 30, 32, sauf cette réserve que la table analytique des rubriques sera établie dans les limites de chaque groupe particulier.

Art. 34. — La correspondance commerciale des consuls, en tant qu'elle ne tombe pas sous l'application de l'article 33, est classée par ordre chronologique des lieux d'origine en séries continues formant des volumes. Chaque volume est accompagné d'un inventaire chronologique de son contenu.

Art. 35. — Les actes de la négociation des conventions non politiques reprises sous les articles : 4, § 2; 6, § 2; 8, § 1 et 9; § 3, sont distribués en dossiers spéciaux et renfermés dans des cartons. Les pièces de chaque dossier sont classées dans l'ordre chronologique ; les cartons se succèdent dans le même ordre par État. Chaque négociation est accompagnée d'un inventaire des documents dont elle se compose.

Art. 36. — Les originaux des traités et conventions (12, § i) conclus par la Belgique avec les puissances étrangères sont rangés dans l'ordre chronologique, par État, dans des boites en chêne et

renfermés dans des armoires fermant à clef. Chaque pays a sa case distincte; les cases se succèdent suivant l'ordre alphabétique des États.

Art. 37. — Il est dressé une double table des traités et conventions, Tune par ordre d'État reproduisant la disposition dans les boîtes, l'autre par ordre chronologique général.

Art. 38. — Les originaux des arrêtés royaux et ministériels (22, § 2) sont reliés en volumes par année et rangés dans des armoires closes. Chaque volume est accompagné d'une table chronologique de son contenu. Une copie authentique des arrêtés est remise aux directions qu'ils concernent et soumise aux mêmes règles de classement que les actes originaux.

Art. 39. — Les mémoires {i% § 3) sont réunis en groupe de documents relatifs à des matières similaires et reliés en volumes. Chaque volume est accompagné d'une table des documents qu'il renferme.

Art. 40. — Les archives générales qualifiées par l'art. 16 et dont l'art. 22 attribue la garde aux chefs de service respectifs, à savoir les archives concernant l'organisation et l'administration du département (art. 3, §§ 1 et 2), le protocole (4, § 5), le commerce intérieur et la navigation (7, § 1), les chambres et bourses de commerce (7, S 2), la caisse des veuves et orphelins du département (9, § 6), et le service des archives (11, § 1), sont classées suivant l'ordre chronologique dans des cartons correspondant chacun à un objet spécial. Un inventaire analytique des documents qu'il renferme est joint à chaque carton.

Art. 41. — Les archives concernant la concession ou la reconnaissance des titres de noblesse (art. 10, § 1) sont classées par dossiers personnels munis d'inventaires analytiques. Chaque dossier reçoit un numéro d'ordre auquel renvoie une table alphabétique des noms.

Art. 42. — Les collections héraldiques, en tant qu'elles se composent de preuves et généalogies manuscrites (art. 10, § 4) sont reliées en volumes portant un numéro. Un catalogue général, rédigé par ordre alphabétique des noms, renvoie au numéro du volume.

TITRE III