DBS ARCHIVES DES LÉGATIONS

Les chefs de mission à l'étranger sont responsables de la conservation intégrale des archives de la légation qui leur est confiée. Ils sont tenus d'assigner aux documents dont ils ont la garde et l'administration, les locaux et les meubles nécessaires. Les correspondances politiques et politico-commerciales devront toujours être déposées dans des armoires fermant à clef.

Art. 54. — Les chefs de mission désigneront parmi le personnel mis à leur disposition le fonctionnaire qui sera particulièrement

chargé de la tenue des archives. Ce fonctionnaire qui doit, en principe, être maintenu le plus longtemps possible dans ses attributions, sera toujours choisi de préférence parmi les membres de la légatioD les plus élevés en grade. Dans les légations où il existe un chancelier, cet agent pourra être chargé de cette branche du service, s'il remplit les conditions requises à cet effet.

Art. 55. — Il sera tenu dans chaque légation un registre indicateur renseignant toutes les pièces à rentrée comme à la sortie. Ce registre contiendra les indications suivantes : Numéro d'ordre de la série et de la dépêche, date, noms de l'expéditeur et du destinataire, sommaire. Les registres clos seront joints aux archives et perpétuellement conservés.

Art. 56. — Toute dépêche émanée des légations portera un double numéro d'ordre : celui de la série générale de la correspondance et celui de la série spéciale déterminée par l'objet de la dépêche et la direction de l'administration centrale qu'elle concerne. Ces deux séries de numéros seront annuelles.

Art. 57. — La minute de toute dépêche expédiée par les légations, quel qu'en soit l'objet, doit demeurer aux archives de cellesci. Il est strictement interdit de correspondre sans minutes.

Art. 58. — Les légations se serviront pour leur correspondance d'un format uniforme ; elles adopteront le papier du type dit propatrin, mesurant en moyenne 33 centimètres sur 21. Les marges seront de deux centimètres au moins sur les quatre côtés. Les feuilles porteront pour en-tête à la première page recto, angle gauche, l'inscription suivante gravée, imprimée ou au timbre sec: Légation de Belgique à

L'administration centrale se conformera aux mêmes règles dans sa correspondance avec les légations.

Art. 59. — Les.archives seront réparties, d'après leur objet, en sections correspondant aux diverses directions du ministère des affaires étrangères. Les chefs de mission pourront d'ailleurs établir telles subdivisions qui seraient indiquées par les convenances du service. Les correspondances politiques et les correspondances politico-commerciales feront l'olget de soins particuliers; les premiè-

res seront rangées par ordre chronologique ; les secondes formeront des dossiers spéciaux ; les unes et les autres seront reliées en volumes pourvus de numéros d'ordre et d'une table analytique. Les pièces dont se compose chaque volume ou chaque dossier seront également numérotées.

Abt. 60. — Il est rigoureusement interdit de laisser sortir des bureaux de la légation aucune pièce appartenant aux archives.

Abt. 6i. — En cas d'encombrement, si la destruction d'un certain nombre de papiers secondaires ou surannés paraissait opportune, les chefs de mission feront dresser un état des dossiers à annuler et le soumettront au Ministre des AfTaires Étrangères qui statuera sur leur proposition.

Art. 62. — Les locaux où serontdéposéeslesarchives des légations, devront offrir des conditions particulières de sécurité tant sous le rapport des incendies que de l'humidité. Dans les missions d'Orient, les correspondances politiques et politico-commerciales ainsi que les registres de Tétat-civil seront renfermés dans des caisses en fer, disposées de manière à préserver les documents qu'elles contiennent, de tout danger imminent de destruction.

Art. 63. — A chaque mutation du chef de la mission, il seradressé un procès- verbal officiel de la remise desarchives que signeront simultanément ou successivement l'ancien et le nouveau titulaire, de concert avec Tagent chargé de l'intérim, si la remise n'est pas directe. Le procès-verbal mentionnera expressément le nombre, la nature et l'état des volumes et dossiers existants. Il sera dressé en trois expéditions; la première sera déposée aux archives de la légation, la seconde remise à titre de décharge àTagent rappelé et la troisième envoyée au Ministère des Affaires Étrangères.

Art. 64. — En cas de décès d'un chef de mission, le membre de la légation auquel les règlements attribuent directement l'intérim jusqu'à l'arrivée du nouveau titulaire ou la désignation, par le Gouvernement, d'un chargé d'affaires, sera subrogé aux droits et obligations de l'agent décédé. Il opérera à ce titre la remise officielle des archives et signera au procès-verbal.

TITRE V