DE L'ADMINISTRATION GÉNÉRALE
Tout bon administrateur veille à la conservation de ses deniers et tient à se rendre compte de l’état de ses affaires. Il a une caisse ou un coffre-fort où 1l dépose ses épargnes, des registres sur lesquels il constate la gestion et l'emploi de ses revenus ; enfin, par des relevés ou inventaires périodiques, il dresse l’état de ses recettes et de ses dépenses.
Ces précautions, si utiles à un particulier, sont nécessaires aux commerçants et aux personnes de mainmorte. La loi a donc été sage en prescrivant aux membres des conseils de fabrique des mesures d’ordre et de bonne gestion.
S Ier. — De la caisse, des titres et registres.
I. De la caïisse. — « Chaque fabrique, dit l’art, 50 » du décret de 1809, aura une caisse ou armoire » fermant à trois clefs : dont une restera dans les
» mains du trésorier, l’autre dans celles du curé ou » desservant, et la troisième dans celles du président » du bureau. »
Cette nécessité d’un coffre-fort peut blesser la délicatesse de plusieurs marguilliers ; mais, sous aucun prétexte, on ne doit s’abstenir d’une précaution aussi sage, précaution que commande d’ailleurs une disposition formelle de la loi. C’est aux préfets et aux évéques qu'il appartient d’en assurer la stricte observance.
La règle des trois clefs est empruntée à la législation monastique. La loi n’indique pas le lieu où Ja caisse doit être déposée : elle peut donc l'être en tout endroit désigné par le bureau. Il est de bonne administration qu’elle soit confiée au trésorier.
Sa destination. — La caisse est destinée à recevoir :
1° Les deniers de la fabrique, toujours;
2 Les titres et les registres, presque toujours.
4° Dépôt des deniers. — Tous les deniers appartenant à la fabrique, ainsi que les clefs des troncs, doivent être déposés dans la caisse ou armoire, et nulle somme ne peut en être extraite sans autorisation du bureau et sans un récépissé qui y reste déposé.
Si le trésorier n’a pas dans les mains la somme fixée à chaque trimestre par le bureau pour la dépense courante, ce qui manquerait doit être extrait de 1 caisse. En sens contraire , il devrait y verser l’excédant. |
Des billets. — On doit assimiler aux deniers et, par conséquent, déposer également dans la caisse ou ar-
moire, les billets représentants du numéraire, tels que billets de banque, bons au porteur, etc. Ils constituent, en effet, une véritable monnaie.
2% Dépôt des titres et registres. — L'art. 54 est ainsi conçu : « Seront déposés dans une caisse ou armoire » les papiers, titres et documents concernant les » revenus et affaires de la fabrique, et notamment les » comptes avec les pièces justificatives, les registres » des délibérations autres que le registre courant, le » sommier des titres et les inventaires ou récole- » ments. »
La loi ne dit pas que cette caisse ou armoire doive être à trois clefs, comme la caisse des deniers. Ce sont donc deux caisses ou armoires distinctes. Néanmoins dans les campagnes, la même caisse sert pour les deniers et les titres. Il n’y a d’ailleurs à cela aucun inconvénient.
IL. Des titres et registres. — Comme l'indique l’art. 94, les écritures des fabriques sont de plusieurs sortes. On distingue :
4° Le registre des délibérations du conseil.
20 Le registre des délibérations du bureau.
3° Le registre sommier.
%° Les inventaires ou récolements.
5° Les registres du trésorier.
40 et 20. — DES REGISTRES CONTENANT LES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL ET DU BUREAU
Le décret de 1809 n’a point réglé la manière dont ils doivent être tenus. Il faut donc s’en rapporter aux
anciens règlements. En conséquence, nous pensons que les délibérations doivent être inscrites sans aucuns blancs et porter en tête la date en toutes lettres, ainsi que les prénoms et noms de tous les membres présents à la séance. Elles sont signées de suite sur le registre. S'il y a des marguilliers qui ne savent signer, il suffit d’une attestation donnée par les autres membres.
Le registre des délibérations du conseil est tenu par le secrétaire nommé conformément à l’art. 9 ; celui des délibérations du bureau également par son secrétaire.
