CHAPITRE VI

Une documentation sérieuse est indispensable aux açheteurs. Elle puise sa source dans les publications du commerce, les catalogues des fournisseurs, les enquêtes, l’expérience.

Les publications du commerce : annuaires et revues. —— Il faut faire un large usage des annuaires.

Le principal de tous est le Bottin. Sans doute, il donne seulement des noms de fournisseurs pour la plupart inconnus. mais c’est beaucoup. On ne doit, en effet, pas hésiter à écrire à des maïisons dont on n’ignore tout pour leur demander des catalogues ou des prix. Cela peut révéler ‘des fournisseurs éventuels intéressants.

Certains annuaires donnent sur les fournisseurs des renseignements plus nombreux que ceux du Bottin, (outillage, composition du conseil d'administration, etc.), mais ils ont une portée moins universelle.

Les revues économiques telles que la Journée industrielle, l'Usine, etc. tiennent les acheteurs au courant des cours et des grands courants économiques. Par là elles aident à apprécier les soumissions faites et à orienter les enquêtes; elles renseignent aussi sur l’opportunité de forcer ou de freiner les achats.

Toutes publient des informations sur la vie des maisons de com- merce qui peuvent être utiles à l’acheteur, notamment la rubrique concernant les faillites et celle qui concerne la vie financière des sociétés (fusions de sociétés, augmentations de capital, etc.).

A cet égard, un coup d'œil sur une revue financière peut être

utile.

Les catalogues. -— Pour acheter, il est utile d'avoir à sa disposition le plus grand nombre possible de catalogues. C’est facile; il suffit de les demander. . E

La grosse question est de les classer suivant une méthode rationnelle qui permette de les retrouver facilement et rapidement.

A vrai dire, il n’y a pas de méthode omnibus, convenant à toutes les industries. En voici pourtant une qui nous à paru souvent applicable.

Les catalogues sont classés suivant une méthode décimale, c’est-à-dire que les références de chaque division sont des fractions décimales dont on a supprimé le zéro de l’umité. Par exemple, 37 est en réalité 0, 37. Ce procédé a l’avantage de permettre d’intercaler entre deux divisions, autant de subdivisions qu'on peut avoir besoin, car entre 3 et 4 on peut toujours interealer 31, 32, 33, etc., entre 33 et 34 on peut intercaler 331, 332, etc.

Par exemple, on donne aux numéros de un chiffre les significations suivantes : 1, matières premières et produits semi-ouvrés; 2, quincaillerie, droguerie; 3, machines-outils et outillage, organes de machines et transmissions; 4, manutentions et transports; 5, appareils générateurs et récepteurs d'énergie; 6. appareils et machines de fabrication; 7, appareils d'emploi général; 8, canalisations et accessoires ; 9, bâtiment; 0, divers.

Chacune de ces divisions est elle-même subdivisée. Ainsi la division 3 (machines-outils et outillages, organes de machines, transmissions) peut l’être ainsi : 31, machines à métaux fixes; 32, machines à bois fixes; 33, machines portatives; 34, outillage; 35, organes d’accouplement ; 36, chaises, supports, paliers; 37, poulies, engrages, chaînes; 38, courroies.

La division peut être poussée aussi loin quel’on veut. Par exemple 31 (machines à métaux fixes) peut se diviser en : 311, tours: 342, raboteuses et étaux limeurs: 313, fraiseuses: 314, machines à meuler; 315, pereeuses; etc.

Le meuble le plus pratique pour le classement des catalogues

est le meuble à tiroirs, dans lequel chaque tiroir a une capacité très faible pour qu'il soit facile et rapide d’y faire des recherches.

Au fur et à mesure qu'ils arrivent, les catalogues reçoivent sur leur couverture un numéro qui est celui de leur classement. Quelquefois, pour faciliter les recherches, on les répertorie sur un simple journal ou sur des fiches classées par noms de fournisseurs.

Chaque tiroir dans lequel sont déposés des catalogues porte le ou les numéros correspondants.

Les documentations individuelles constituées par des catalogues épars dans l'usine sont toujours insuffisantes, alors que leur réunion peut faire une documentation très complète. Il faut donc les centraliser autant que possible. -

Près du meuble qui les contient, une table ne la consultation sur place par tout intéressé.

Un archiviste, chargé de leur classement (qui peut d’ailleurs être utilisé à d’autres travaux) s’assure que personne n’emporte un catalogue sans l’en avoir avisé. Pour chaque document emprunté, il crée une fiche de prêt, extraite d’un carnet, et établie en deux exemplaires par interposition de papier carbone. Une fiche, mise dans le tiroir à la place de chacun d’eux, permet de savoir toujours où retrouver les catalogues manquants; l’autre, qui reste attachée au carnet, permet à l’archiviste de contrôler la rentrée des catalogues prêtés et de réclamer ceux conservés trop longtemps.

Les enquêtes. — Les enquêtes sont des recherches de renseignements sur des fournitures, et plus rarement sur des fournisseurs.

Nous avons déjà parlé longuement des enquêtes concernant des fournitures ou demandes de prix (voir page 5). Elles sont utiles non seulement pour la documentation de l’acheteur, mais aussi pour celle du bureau d’études chargé d'établir les devis.

Malheureusement cette documentation précieuse ne rend pas toujours les services qu’on serait en droit d’en attendre, en raison de ce que la lecture ou la recherche des dossiers est quelque Con

de fastidieux.

Pour cela, nous conseillons de dépouiller toutes les enquêtes

sur imprimés spéciaux qu’on classe ensuite très facilement. Dans l'exemple que nous donnons page 65, le dépouillement se fait sur la couverture d’une chemise qui peut recevoir intérieurement des copies de toute la correspondance échangée (demande de prix, réponses des fournisseurs, etc.).

Les enquêtes peuvent avoir aussi pour but de rechercher sur les fournisseurs des renseignements qu’il est impossible de trouver dans les annuaires, tels que outillage, méthodes de travail, solvabilité, etc.

Les agences de renseignements commerciaux et les maisons de crédit peuvent donner des indications sur leur solvabilité.

Quant aux autres renseignements, ils ne peuvent guère être. recueillis que par une enquête intelligemment faite auprès de leurs anciens clients, ou mieux encore chez les fournisseurs euxmêmes. Dans ce domaine, un bon démarcheur peut rendre beaucoup de services, si, comme 1l convient, ses yeux et ses oreilles sont toujours en éveil.

Tous les renseignements ainsi recueillis doivent être aussitôt consignés dans des comptes rendus ou rapports, et soigneusement classés.

L'expérience. — [La manière dont un fournisseur exécute ses commandes ne peut être connue qu'après des relations suivies. Cette connaissance constitue l'élément le plus précieux de l’expérience des vieux acheteurs. |

La inanière dont se comportent, à l'usage, les produits achetés, est, également, une expérience très précieuse.

Il est assez curieux d'observer qu’on le sait souvent mal, surtout lorsqu'il s’agit d'objets d'intérêt secondaire, dont l’ensemble coûte pourtant cher.

Le problème des courroies de transmission étudié par Taylor en est un exemple caractéristique. D’après lui, la manière dont une courroie se comporte à l’usage dépend de 15 facteurs : 19 matière constitutive de la courroie et son mode de fabrication ; 2° mode de fixation et tension; 39 graissage et entretien; 40 service fait, par la courroie; 5° sens de marche dans l’espace; 69 tension: 70 charge

totale pendant le travail; 8° vitesse; 90 longueur de la courroie;

Date de l'enquête:

Désignation de la marchandise:

PE lan

Dates des propositions

omenclature des fournit® (n Prix global Conditions d'expédition

Option

Rubrique de classement

Observations

10° tension sous laquelle se trouve la courroie quand elle commence à glisser de façon anormale; 11° nombre de tensions successives

LALANDE. — Organisation.

{ qu’on a dû lui faire subir au cours de son existence; 120 allongement de la courroie entre chacune des tensions successives; 139 allongement final; 140 dimension des poulies; 15° longueur et

épaisseur de la courroie.

Cette énumération donne une idée de la difficulté qu'on peut éprouver à discerner l'influence de la qualité d’une courroie parmi

ces quinze facteurs de durée:

C’est toute une étude à faire. Elle doit se traduire par l’élabo-

ration d’un cahier des charges.

Les fiches de documentation. — Beaucoup de renseignements

documentaires sont épars dans des notes, rapports, comptes

rendus divers, établis au hasard des circonstances, par suite diffi-

ciles à classer et à consulter. Souvent même, ils n’existent que.

dans la mémoire des acheteurs dont ils font des employés « indispensables » que leur mémoire peut d’ailleurs trahir. Les fiches de documentation ont pour but de condenser ces renselenements sous une forme pratique. Nous en distinguerons trois sortes : Fiches de documentation sur fournitures courantes ; Fiches de documentation sur travail à façon; Fiches de documentation sur fournisseurs.

Les fiches de documentation sur fournitures courantes indiquent les consignes d’achat ou cahiers des charges qui s’y rapportent, les noms des fournisseurs habituels et une appréciation sur chacun d'eux, chiffrée si possible, les noms des fournisseurs à l’étude, les noms des fournisseurs interdits avec la date à laquelle la décision de les interdire a été prise.

Les fiches de documentation sur travail à facon concernent les fournitures qu’on fait exécuter d’après dessins et qui ne constituent pas une spécialité (fonderies, construction mécanique, serrurerie, menuiserie, etc.). Elles peuvent être établies sur le même modèle que les précédentes, maïs il faut les classer à part.

[ci l’appréciation chiffrée de chaque fournisseur est particulièrement intéressante pour renseigner l’acheteur qui cherche sur la fiche ceux qu'il doit consulter. Voici un mode de notation ui nous à rendu beaucoup de services,

Les facteurs d’appréciation d’un fournisseur se ramènent à quatre : capacité de fabrication, constance ou perfection de la qualité des produits, respect des délais de livraison, prix. Chacun de ces éléments d'appréciation est noté de 0 à 9. On obtient ainsi pour chaque fournisseur un ensemble de quatre chiffres qui donnent une figure assez exacte de ce qu’il vaut. Par exemple, 2195 est la note d’une petite maison qui travaille très mal, mais très vite, à des prix convenables.

Afin que les notes amsi données soient comparables, il faut qu'elles le soient toujours par la même personne, pour une même catégorie de fournitures. On doit les revoir périodiquement, tous les six mois par exemple.

Les fiches de documentation sur fournisseurs peuvent contenir les renseignements suivants :

Raison sociale, adresse postale, adresse télégraphique, téléphone;

Articles courants, ou genre de fabrication pour lesquels la maison est classée fournisseur habituel, rappel de son appréciation chiffrée pour chacune de ces fournitures;

Nature de la firme; À

Renseignements administratifs : capital social, composition du conseil d'administration noms des ingénieurs et principaux employés utiles à connaître, etc.;

Renseignements techniques : emplacement des usines, ateliers, dépôts; leur importance, caractérisée par le nombre des ouvriers ou la nomenclature de l’outillage;

Conditions de vente, tarifs, prix spéciaux par quantités, remises, conditions de paiement particulières ;

Renvoi aux documents susceptibles de donner plus de détails : rapports, comptes rendus, articles de revues;

Spécialités, brevets, situation financière, alliances avec d’autres firmes ;

Chiffre d’affaires fait les années précédentes avec le fournisseur, résultats des consultations antérieures.

Ces fiches sont très précieuses quand il s’agit de remplacer un acheteur malade, en congé, démissionnaire ou mis à la retraite,

Il peut être, grâce à elles, remplacé sans initiation préalable par n'importe qui possédant la culture générale et les qualités nécessaires.

Il faut évidemment que quelqu'un soit chargé de les tenir à jour, qui doit être un employé actif, sans cesse à l’affût de rensei-

gnements nouveaux.

Beaucoup de ces renseignements ne peuvent être fournis que par les acheteurs, qui le font souvent de mauvaise grâce, soit parce qu'ils jugent inutile de consigner par écrit des choses qu'ils savent très bien, soit parce qu'ils voient d’un mauvais œil une organisation capable de suppléer à leur expérience. Il faut y faire attention.