CHAPITRE II

Les trois questions qui eonditionnent tout achat : Qualité, délai, prix. — Quand on achète une marchandise quelconque, un kilo de clous ou une turbine à vapeur, il faut envisager trois questions :

Qualité de la marchandise, Délai de livraison, Prix.

La qualité qu'il faut réclamer est celle qui correspond le plus strictement aux besoins, ni plus ni moins. Plus est un gaspillage, moins est insuffisance. |

Cela suppose une étude parfaite des besoins et qu'avant d'acheter on ait fixé les caractéristiques précises, nécessaires et suffisantes, de l’objet désiré. Lorsque l’acheteur n’a pas fait lui-même cette étude, il doit insister pour qu'on lui remette des demandes d’achat bien étudiées.

Cela suppose aussi une connaissance suffisante des possibilités des fournisseurs. Affaire de documentation ou d'enquêtes.

Le délai de livraison est commandé par le programme des travaux, ou par l’état des stocks et la cadence des fabrications.

On sait généralement fort bien qu'il ne faut pas passer commande trop tard, encore qu'on se laisse souvent prendre au dépourvu. Car des commandes tardives ne sont pas livrées à temps, ou bien elles imposent aux fournisseurs des tours de force qu’on paye cher.

Mais on se croit souvent très habile quand on commande longtemps à l'avance. On a tort, car on donne ainsi une importance

COMMENT ACHETER a”

exagérée aux magasins de matériel en attente d'utilisation, on augmente le capital improductif immobilisé, on augmente les frais de magasinage, les marchandises s’abiment ou même se perdent pour peu que l’organisation des magasins ne soit pas parfaite, le matériel commandé prématurément devient inutile si on change les programmes de fabrications ou de travaux.

Là encore, une enquête auprès des fournisseurs possibles s'impose pour rechercher ceux qui peuvent livrer dans les délais demandés. Une erreur fréquente, quand on est pressé, est de passer commande au premier venu, sans consultation préalable «pour gagner du temps». En réalité, on en perd ainsi presque toujours, car une enquête bien faite, auprès des, fournisseurs possibles, permet de découvrir celui qui, ayant besoin de travail, « fait » à la fois le délai de livraison le plus court et le prix le plus bas. Il ne faut pas, quand on est pressé, passer commande sans enquête, mais mener l’enquête rapidement; le télégraphe et le téléphone existent pour cela.

Il ne faut pas exagérer l’importance du prix.

Dans certains cas, sans doute, la modicité d’un prix permet de faire des concessions sur la qualité ou le délai de livraison. Mais ce sont là concessions dangereuses, car leurs conséquences en fabrication peuvent occasionner, indirectement, une perte beaucoup plu; importante que le bénéfice apparent réalisé par un achat à bas prix.

C’est encore la consultation des fournisseurs possibles qui permet de trouver le prix le plus avantageux.

Les enquêtes ou demandes de prix. — L'enquête, qu’on appelle plus plus souvent, et d’ailleurs insuffisamment, demande de prix, est une consultation des fournisseurs possibles, afin de les mettre en concurrence. En principe, il ne faut jamais passer commande sans enquête.

Il est bien évident que le principe suppose des exceptions et qu'il est inutile de faire précéder les commande d’une enquête dans beaucoup de cas, par exemple :

Pour les articles à prix fixe, de caractéristiques bien déterminées, toujours disponibles chez le fournisseur, et de faible valeur; |

Lorsqu'il s’agit d'acheter des marchandises qui ont fait l’objet depuis peu de temps d’une enquête, dont les résultats permettent

d'appliquer à la nouvelle commande les mêmes conditions qu’à l’ancienne.

Les enquêtes trop étendues ont un danger : celui d’indisposer les fournisseurs à la longue, si on les consulte sans cesse pour des fournitures qu’on ne leur commande jamais.

On ne doit done pas abuser des enquêtes étendues. II suffit pour chaque article d’en faire une de temps en temps, qui révèle ou confirme les fournisseurs les plus intéressants. Le reste du temps, on en consulte seulement deux ou trois, parfois même un seul.

Lorsqu'on estime n’avoir qu’un seul fournisseur intéressant, il est toujours utile de le consulter avant commande, comme si on le mettait en concurrence. Cela évite qu’il ne prenne une idée trop: haute de la confiance qu’on a en lui, et ne soit tenté d’abuser de la situation.

Le fait qu’un fournisseur a soumis des conditions intéressantes. au cours des enquêtes précédentes ne suffit pas à justifier qu’on lui passe commande d'office, sans enquête, « à ses meilleurs conditions. »

Car, s’il a «serré » un peu trop ses prix dans les soumissions précédentes, il est peu probable qu'il échappera à la tentation de facturer au prix fort l’ordre qu’on lui a passé sans convenir de son prix. |

Le fournisseur « atlitré » ou unique doit être exceptionnel.

Il doit l'être, d’abord, parce qu’une usine ne doit pas être à la merci d’un fournisseur. Il doit l’être, aussi, parce que tel fournisseur qui soumet aujourd’hui des prix et des délais intéressants, n’en soumettra peut-être plus dans un mois; cela dépend du travail qu’il a devant lui. :

Cela explique qu'une enquête pour l’achat de certains articles, de matériel mécanique par exemple, révèle souvent des différences de prix incompréhensibles, qui peuvent atteindre et dépasser 100 %.

Pour amener un fournisseur à réduire ses prix, on croit souvent bien faire en lui communiquant ceux, plus bas, de la concurrence. La méthode n’est pas toujours bonne.

Elle l’est s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel ou d’un four-

nisseur habituel qu’on soupçonne abuser de la confiance qu’on a en lui.

Mais elle est mauvaise si elle prend, vis-à-vis du fournisseur habituel, des allures de marchandage capables d’entamer le bon esprit de collaboration que nous croyons désirable entre fournisseurs et clients. Il vaut alors mieux ne pas discuter les prix soumis; tel fournisseur qui, pour avoir soumis des prix trop élevés, a manqué deux ou trois affaires, se le Lient pour dit, et proposera dans la suite ses prix les plus bas.

Il n’y a pas de règle en la matière. C’est affaire de tact.

Une bonne règle est de rédiger les lettres d'enquêtes en y indiquant toutes les clauses de la commande qu’on se propose de passer. Les conditions générales imprimées, si elle doit en comporter, doivent aussi figurer sur la demande de prix.

Les fournisseurs consultés savent ainsi très bien à quoi ils s’engagent, lorsqu'ils remettent leurs propositions.

Cela ne veut pas dire qu'ils acceptent toujours les conditions posées dans la demande de prix. Mais s’il doit y avoir discussion, celui qui sait ce qu'il veut, et qui le montre, a bien des chances de faire adopter son point de vue.

Les conditions posées dans une demande de prix peuvent être plus ou moins exigeantes.

Il n’est pas permis à tout le monde de l’être autant. Les grosses firmes, jouissant d’une réputation solidement établie, peuvent l’être beaucoup plus, car le désir de recevoir leurs ordres fait accepter bien des conditions jugées inadmissibles quand elles sont demandées par de petites maisons. Réciproquement, les fournisseurs importants et réputés estiment souvent léonines des conditions que d’autres ne songeraient pas à discuter.

Il y a là, encore, une question de doigté et d’expérience que rien ne peut remplacer.

Les maisons consultées et qui ont répondu sans succès doivent être remerciées. C’est affaire de politesse.

C'est aussi affaire d'intérêt, si, comme on doit le faire, on indique sommairement au fournisseur la raison de son insuccès. Car on lui

donne de cette manière une indication qui, peut-être, lui permettra d'améliorer sa fabrication ou son prix de revient, et de devenir par

la suite une fournisseur intéressant.

Les lettres de remerciement se prêtent facilement à la rédaction

de formules standard. En voici un exemple :

« Nous vous remercions des propositions que vous nous avez faites :

» par votre lettre du..... référence. .: … pour la fourniture de.... » Nous regrettons toutefois de vous informer qu'il ne nous a pas

» été possible de vous passer notre ordre, votre délai de livraison .

» étant trop long.»

Comment assurer le respect par les fournisseurs des obligations qui leur incombent. — Des livraisons tardives, des fournitures détectueuses peuvent retarder une installation ou une fabrication. De là manque à gagner, mécontentement ou perte de clientèle, et par suite préjudice.

Aussi doit-on, quand on étudie les termes d’une commande, :

s’assurer le maximum de garanties contre les malfaçcons ou les retards de livraison.

Il n'existe pas, en France, de législation spéciale réglementant les obligations commerciales nées du contrat de vente. Les règles sont, en la matière, celles du Droit civil, complétées, il est vrai, dans bien des cas, par les usages commerciaux.

Il en résulte qu’un fournisseur fautif doit réparation du préjudice direct causé au client par sa faute, dans la limite toutefois, à moins qu'il n’y ait eu fraude de sa part, où on a pu prévoir ce préjudice lors de la commande.

Il doit réparation complète, c’est-à-dire même du manque à gagner qu'il a causé. On peut donc, en droit, lui réclamer des dommages-intérêts, moratoires dans le cas d’un retard de livraison, compensatoires si la livraison est mal faite.

Le fournisseur fautif peut pourtant s’exonérer dans les cas fortuits oude force majeure, à moins qu'ils n’aient été causés par une faute de sa part, Ne sont pas des cas fortuits ou de force majeure de nombreux cas tels que ceux-ci :

La destruction de choses d’un genre courant qu’on peut facilement remplacer;

La guerre, sauf circonstances spéciales rendant impossible l’exécution de la commande:

L’incendie, lorsque le fournisseur ne peut pas prouver son irresponsabilité ;

La grève, sauf circonstances spéciales ayant rendu impossible l’exécution de l'obligation.

Pour obtenir des dommages-intérêts, le client doit prouver le préjudice que lui a causé la faute de son fournisseur, et celui-ci ne peut dégager sa responsabilité qu’en faisant la preuve du cas fortuit ou de force majeure.

Ces dommages-intérêts sont dus dès lors que le fournisseur, régulièrement mis en demeure de le faire, n’a pu s’exécuter. La jurisprudence admet même qu’en matière commerciale l’expiration du délai de livraison suffit à valoir mise en demeure.

En pratique, il n’est jamais possible d'obtenir réparation complète du préjudice causé par des fournitures défectueuses ou des livraisons tardives.

La raison principale est que la détermination du montant du préjudice est assez délicate, aucun industriel n’ayant habituellement souci de livrer à la publicité d’une controverse des chiffres précis sur son exploitation.

En outre, on peut discuter très souvent à perte de vue sur les éléments de la cause : quelle frontière y a-t-il entre le dommage direct et le dommage indirect? Où commence le dol? A-t-on pu prévoir le dommage lors de la formation du contrat? Telles circonstances ne sont-elles pas des cas fortuits ou de force majeure ?

Il résulte de tout cela que, lorsque la commande ne précise pas à l’avance le montant de la réparation due, on ne peut généralement pas prétendre obtenir autre chose que l’annulation des commandes non livrées, le retour ou le remplacement des marchandises défectueuses, ou une réduction de leur prix.

La convention peut modifier le droit commun ou préciser ce qu'il laisse à l’appréciation du juge.

Les clauses visant à augmenter la responsabilité des fournisseurs, théoriquement possibles, ne se rencontrent jamais dans la pratique. Elles auraient pour conséquence de les rendre responsables de dom-

mages indirects, ou imprévisibles, ou dus à des cas fortuits ou de force majeure. C’est le domaine de l’assurance.

Celles qui ont pour but de diminuer cette responsabilité sont beaucoup plus fréquentes. Pour les imposer, les vendeurs ne manquent souvent pas d’habileté. On présente au client des clauses de garantie réduisant la responsabilité du fournisseur comme avantageuses pour lui, ou on n’en parle pas, et on les fait figurer dans la correspondance simplement noyées au milieu de conditions générales imprimées qui « camouflent » leur importance.

Quelquefois, la commande du client d’une part, l’offre du fournisseur ou son accusé de réception d’autre part, comportent des clauses de garanties différentes. Elles s’annulent réciproquement et on retombe dans le droit commun. Si pourtant l’une des deux parties avait rédigé des conditions générales imprimées, et l’autre des conditions spéciales, ces dernières devraient l’emporter.

La jurisprudence n’admet pas toujours la validité des clauses de non-responsabilité. Celles-ci ne sont valables que si le fournisseur, en les exigeant, n’a pas eu pour but de se soustraire aux obligations du contrat. Il ne peut pas non plus s’exonérer de ses fautes lourdes qui sont traditionnellement équipolentes au dol. Le juge a en cela un pouvoir très large d’appréciation.

Parmi les clauses destinées à préciser ce que le droit commun laisse à l'appréciation du juge, la plus fréquente est la clause de pénalités.

Les pénalités doivent être considérées comme des dommagesintérêts fixés à l’avance, d’un commun accord. Elles ont rarement, pour but de garantir contre les malfaçons, beaucoup plus souvent contre les retards de livraison.

Les fournisseurs ne les aiment pas. Ils préfèrent, selon la formule usuelle, « qu’on leur fasse confiance ». Or, on peut considérer comme un axiome que le fournisseur qui insiste trop pour qu’on lui fasse confiance n’est pas sûr de lui. Il est pourtant assez naturel qu’un fournisseur n'aime pas les pénalités, car elles renversent la charge de la preuve : ce n’est plus au client de prouver le préjudice, c’est à lui de prouver le cas fortuit ou de force majeure pour s’exonérer. , = Précisément parce qu’elles sont désagréables aux fournisseurs.

elles sont très efficaces, et l’acheteur avisé doit s’efforcer de les faire accepter toutes les fois qu’elles sont possibles, sans perdre de vue cependant qu’elles sont souvent la cause de prix plus élevés. Il est sage aussi pour lui d’user du droit qu’elles lui contèrent avec modé-

ration et équité, pour ne pas entamer l'esprit de collaboration du fournisseur.

Il arrive qu’on soit obligé de plaider. ;

On n’aime pas Thémis dans l’industrie. Plaider veut, en effet, dire tracas, retards, pertes de temps et, avec les meilleures causes, pertes d”’ ce

Aussi dès qu’une affaire menace de devenir contentieuse, est-il prudent de ne rien entreprendre sans les conseils d’un homme de loi. Car les parties directement intéressées à la discussion s’énervent facilement dans la défense de leurs points de vue, et l’homme de loi y apporte, avec sa science du droit une pondération professionnelle, éminemment favorable aux solutions amiables qu'il faut preue toujours rechercher.

À vrai dire, la probité commerciale n’est heureusement pas un vain mot, et il n’est pas toujours indispensable de traiter avec les gens Comme si on se méfiait de leur bonne foi.

Mais aussi, telle personne avec qui on a traité sans prendre de garanties suffisantes peut mourir en laissant des héritiers moins sûrs, de nouveaux associés peuvent apporter dans ses affaires une autre mentalité, tel passage obscur d’un contrat peut de très bonne foi être interprété différemment par chaque partie, tel employé maladroit peut provoquer des conflits.

On a tout intérêt à faire préciser et à faire garantir ses droits, rien à perdre.

Cette remarque impose, entre autres précautions, de ne rien traiter oralement qui ne soit immédiatement confirmé par écrit.

Mais, quelles que soient les clauses de garanties qu’on a pu introduire dans une commande, aucune ne vaut la confiance qu’on a dans son fournisseur.

De bonnes garanties peuvent l’étayer, non la remplacer.

Comment il faut traiter avec les fournisseurs selon la confiance qu'on a en eux. — Pour avoir confiance dans un fournisseur, il faut le connaître assez pour savoir ce qu'il peut faire. Ainsi, on peut confier les travaux délicats à ceux qu’on sait travailler habituellement très bien, les commandes pressées à ceux qui travaillent vite et «tiennent » leurs délais, les commandes importantes à ceux qui disposent d’une situation financière saine et ne risquent pas de déposer leur bilan en cours d'exécution.

Cette confiance plus ou moins grande qu’on a dans ses fournisseurs permet de les classer en plusieurs catégories :

Fournisseurs habituels;

Fournisseurs à l’étude;

Fournisseurs inconnus; Fournisseurs occasionnels.

Il y a enfin les fournisseurs interdits.

Le Fournisseur habituel est celui qu’on connaît depuis longtemps, dont on sait les qualités et les défauts, la situation financière, l’outillage.

On entretient avec lui de bonnes relations, et on le considère comme un collaborateur.

On le consulte toutes les fois qu’on le sait capable d'exécuter Je travail demandé, et seulement dans ces cas-là. Lorsqu'il est mis en concurrence avec d’autres fournisseurs habituels, si plusieurs d’entre eux peuvent fournir dans les délais demandés, à peu près au même prix, on s'efforce de partager la commande entre eux pour ne pas les décourager.

L'enquête limitée aux fournisseurs habituels est l’enguêle resreinte.

Le Fournisseur à l'étude est celui qu’une enquête antérieure, des renseignements divers, quelques commandes heureusement livrées, ont fait paraitre intéressant, mais qu’on ne connaît pas. On n’a pas confiance en lui.

On le consulte avec prudence, pour des affaires peu importantes, où on le met en concurrence avec les fournisseurs habituels. L’exécution de la commande qu'il reçoit est surveillée de façon toute

spéciale.

Le fournisseur à l'étude est une sorte de candidat au grade de fournisseur habituel.

L'enquête qui met en concurrence les fournisseurs à l’étude et les: fournisseurs habituels est l’enquêle étendue.

Le Fournisseur inconnu est celui dont on ne sait rien. On a reçu de lui des offres de service, des catalogues; on a peut-être simplement relevé son nom dans le Bottin.

L’enquête qui met en concurrence les fournisseurs inconnus avec: les autres est l’enquêle documentaire.

Il faut faire, de temps en temps, des enquêtes documentaires pour les marchandises qu’on utilise couramment. Elles permettent. de contrôler la valeur des fournisseurs habituels, quelquefois d’en mettre de nouveaux à l'étude.

Le Fournisseur occasionnel ne peut fournir que des objets d'utilité: exceptionnelle. On ne le connaît pas, et on ne le connaîtra jamais: bien. Tel est par exemple, le cas du constructeur de machines à vapeur, auquel on envisage de confier une installation, et qu’on ne consultera peut-être jamais qu’une fois.

Les fournitures exceptionnelles sont toujours très délicates à commander, parce qu’on n’a pas ici.la ressource des commandes. d’essai pour éprouver le fournisseur. L'examen des échantillons. quand il est possible, est précieux, mais il ne renseigne pas sur la confiance qu’on peut avoir.

Celle-cine peut être qu'affaire d'impression personnelle et de réputation. Lorsqu'on veut prendre des renseignements sur un fournisseur, il ne suffit pas d'écrire, 1l faut encore se déplacer. En parlant avec les. gens, mieux encore avec leurs employés ou contremaîtres, quand cela est possible, on apprend des choses qui ne s’écrivent jamais.

Le Fournisseur interdit est celui qu’on à décidé de ne jamais consulter : peut-être, des fournitures antérieures ont été particulièrement défectueuses, peut-être aussi l’exclusive, complètement étrangère au problème des approvisionnements, est dictée par des préoccupations commerciales ou financières.

.. Toutes les usines ont ainsi leur « livre noir » où sont inscrits les fournisseurs interdits.

Quelquefors, un fournisseur interdit le reste indéfiniment alors que la raison de l'interdiction a disparu depuis longtemps. Cela commande, quand on décide d'interdire un fournisseur, d'enregistrer l'interdiction, en indiquant la raison et la date de la décision.

Les différents contrats qui peuvent intervenir entre fournisseurs et clients. —- Il y a d'abord la commande pure et simple.

Elle spécifie l'objet à livrer, la ou les dates de livraison (celles-ci pouvant être échelonnées), le prix, les garanties, les conditions de paiement, ete. C'est le contrat le plus fréquent.

Le contrat d'entreprise traite à la fois d’une fourniture de choses et d'une fourniture de services.

Lorsque la fourniture de choses est prépondérante, il ne diffère pas beaucoup de la commande pure et simple. Tel serait le cas du coûtrat passé avec un fabricant de machines à vapeur pour la livraison d'une machine {fourniture de choses) et son montage chez le client (fourniture de services). La différence réside seulement dans les deux particularités suivantes :

La livraison doit s'entendre pour matériel monté, prêt à servir.

Des clauses spéciales règlent les conditions du montage.

Le marché à pour but d'assurer, pour un certain temps, l’approvisionnement de l'usine en une marchandise qu'elle consomme de. façon continue : matière première, charbon, ete. Il peut ètre conclu pour un ou plusieurs mois, pour un an même, ou plus encore ; il peut être même à durée indéterminée.

Les marchés de trop longue durée ont l’inconvénient de manquer de souplesse pour s'adapter aux variations qui peuvent se produire dans les conditions économiques. Très favorables aux fournisseurs, à qui ils assurent des débouchés, ils ne le sont pas toujours pour les clients qui ne peuvent pendant toute la durée d’un marché faire jouer la concurrence. Un an nous paraît être un maxium dans la majorité ces cas.

On a imaginé des clauses spéciales pour remédier au manque de souplesse des marchés. Elles ont généralement pour objet le prix des fournitures ou l'importance des livraisons. Par exemple, on convient d'une formule pour fixer les prix en fonction de certains indices ou de certains cours officiels (marchés à échelles);