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Cinquième Section

Organisation des bureaux dépendant du conseil

A. Devoirs communs des bureaux.

Cinq bureaux fonctionnent auprès du Conseil des Estimations ; ces bureaux sont chargés de préparer la tâche du conseil en ce qui concerne l’examen et l’approbation de toutes les questions, nombreuses et complexes, pouvant avoir une répercussion, directe ou indirecte sur les finances municipales, et qui, comme telles, doivent être sou-

mises à l’approbation du Conseil des Estimations. Chacun de ces bureaux, sauf celui du secrétariat, comprend de nombreux spécialistes chargés d’étudier les dossiers et de préparer les rapports destinés à éclairer le Conseil.

En pratique, lorsqu'une question importante vient en discussion, le commissaire du service intéressé est appelé à exposer son point de vue devant le conseil, et ensuite le chef du bureau chargé de l’étude du dossier fait part de ses observations et le conseil statue en dernière analyse.

La tâche de ces bureaux est double :

1° Pendant la préparation et l’établissement du budget par le Conseil des Estimations, ils sont chargés d’examiner si les demandes de crédits de chaque service municipal sont justifiées et de voir quelles sont les économies à réaliser.

20 En dehors de l’établissement du budget, chacun de ces bureaux est saisi par les commissaires de chacun des services municipaux du dossier de toutes les questions qui doivent obligatoirement être soumises à l'approbation du Conseil des Estimations. Une fois en possession du dossier, le bureau doit se livrer à une étude approfondie de la question avant qu’elle vienne en discussion devant le Conseil des Estimations, afin de pouvoir renseigner ce dernier le moment venu.

B. Division des bureaux

19 Le Bureau du secrétaire, dont le chef a droit au titre de « Secrétaire du Conseil des Estimations » ; 1l est nommé et révoqué à volonté par le conseil. Aucune qualification spéciale n’est requise pour ce poste.

Le secrétaire du Conseil des Estimations prépare les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil, distribue à chaque membre des copies de toutes les communications et rapports concernant les questions mises à l’ordre du jour du conseil, envoie aux départements intéressés toutes les résolutions votées par le conseil et soumet au conseil des rapports sur toutes questions concernant la Caisse des retraites des employés de la Ville de New-York.

29 Le Bureau des concessions, dont le chef a droit au titre de « Directeur des concessions ». Ce bureau est chargé de l’étude des demandes de nouvelles concessions et du renouvellement de concessions déjà accordées (pour le régime des concessions voir livre IV, titre III, chapitre ).

30 Le Bureau du génie civil, dont le directeur a le titre d’ « Ingénieur en chef du Conseil des Estimations ».

Le salaire annuel de cet ingénieur en chef est de 10.000 dollars par an.

Ses principaux collaborateurs sont :

19 l'ingénieur en chef-adjoint,

29 le chef de la division de la comptabilité.

Ce bureau est chargé de l’étude de tous les devis relatifs à la construction et à l’entretien de tous les travaux publics, travaux d'art, bâtiments, constructions et usines municipales dont la charge incombe à Ja cité et qui doivent être exécutés par les soins du Département des travaux publics (livre IV, chapitre VIIT).

Ce bureau travaille plus spécialement en relations étroites avec le Contrôleur ; il examine tous les travaux de constructions à édifier aux termes de contrats d’adjudications ou de marchés de gré à gré passés par un département de la cité et rend compte de l’état d'avancement de ces travaux. Il en certifie également l’importance et la qualité, et aussi la valeur en vue de la détermination des avances à consentir aux entrepreneurs. Il informe le Département du contentieux du bien-fondé des estimations faites par les experts dans les procédures d’expropriation. Il est chargé d'informer le Conseil des Estimations sur le point de savoir si les marchandises, matériels et fournitures dont l’acquisition a été poursuivie par le Département des achats sont bien conformes tant en qualité qu’en quantité aux spécifications des cahiers des charges et appels d'offres.

Les fonctionnaires de ce bureau sont appelés à témoigner en justice dans toutes les contestations relatives aux fournitures de matériel et de marchandises faites pour le compte de la cité.

49 Le Bureau de la propriété immobilière, dont le chef a le titre de « Directeur de la propriété immobilière ». Ce bureau est chargé de l’étude, de l’acquisition et de la location de tous les terrains et constructions nécessaires aux différents services municipaux, ainsi que de la vente de. biens immobiliers de la cité devenus inutiles.

Ce bureau est saisi des demandes des différents services municipaux et transmet, s’il y a lieu, les dossiers de chacun d'eux, munis de l’approbation du Conseil des Estimations, au service du contentieux (Corporation Council) pour l'établissement des actes.

Il est à noter que le Conseil des Estimations, sous l'empire de l’ancienne Charte comme depuis la mise en vigueur de la nouvelle (art. 69), a le droit d’attribuer n'importe quelle propriété de la cité à n'importe quel service municipal, et qu'il répond souvent aux demandes d’un commissaire en vue de l’agrandissement d’un bâtiment ou de l'acquisition d’un nouvel immeuble, par l’attribution d’un autre immeuble appartenant déjà à la cité et désaffecté.

50 Le Bureau des retraites et pensions, dont le chef est secrétaire de la Caisse des retraites municipales.

Son salaire annuel est de 6.000 dollars par an.

Les principaux chefs de service sous les ordres du secrétaire sont :

19° Le chef de la division de l’actuariat.

20 Le chef de la division de la comptabilité.

30 Le chef du service de l’examen des dossiers en instance.

Les attributions de ce bureau sont plus développées que ne l’implique son titre. En effet, c’est au Conseil des Estimations qu'incombe la charge :

19 de fixer le montant des traitements de tous les fonctionnaires ou employés dont les salaires sont à la charge du budget de la cité,

29 de créer, modifier ou abolir les échelons, grades et titres auxquels auront droit les employés des différents services municipaux, les conditions à remplir pour y accéder et le traitement afférent à chacun d’eux,

3° d'établir les règles afférentes à l’organisation du système des retraites municipales, tant au point de vue du montant des retraites auxquelles a droit chaque intéressé que de l’emploi des fonds provenant des retenues de salaires,

40 de décider les suppressions d'emplois ou la création d'emplois nouveaux.

L'étude de toutes les questions énumérées sous les trois rubriques ci-dessus incombe au Bureau des retraites et pensions auquel conviendrait mieux le titre plus générique de Bureau du personnel !.

1. La Caisse des retraites municipales, dont la création ne remonte qu’à 1920, ne compte que 45.000 adhérents sur un total de 135.000 employés municipaux.

Ceci s’explique pour les deux raisons suivantes :

a) Avant 1920, la plupart des services municipaux avait une Caisse de retraite autonome, dont le règlement variait d’un service à l’autre. Toutes ces Caisses ont été supprimées à cette époque, sauf les trois ci-dessus énumérées, mais elles ne doivent disparaître qu’au fur et à mesure que leurs membres cotisants à cette époque seront décédés.

Les nouveaux employés et fonctionnaires municipaux, nommés depuis le 1er janvier 1921 devant adhérer à la Caisse générale des retraites municipales.

b) Les membres des Départements de l’éducation, de la police et des pompiers, au nombre de 62.000 environ, adhèrent à des Caisses de retraites appartenant à leur département respectif et indépendantes de la Caisse générale des retraites des employés de la Cité (Voir Livre IV, chap. XXII, 4° section).

TITRE Il LES CHEFS EXÉCUTIFS DE LA CITÉ