RÉGIME DES ACHATS

Première Section

Achat, vente et location de biens municipaux immobiliers (Art. 382 à 384 de la nouvelle Charte)

Aucune propriété ou intérêt mobilier ne peut être acheté par la cité et aucune propriété immobilière municipale ne peut être vendue, Jouée ou échangée sans l’approbation du Conseil des Estimations. Sauf les exceptions prévues par une loi spéciale, le Conseil des Estimations peut vendre ou louer au plus haut prix du marché toutes propriétés ou intérêts mobiliers appartenant à la cité, soit aux enchères, soit par adjudication cachetée après publication d’un avertissement, au moins 15 jours à l’avance du jour fixé pour la vente dans le journal municipal et après une estimation faite dans les 15 jours précédant la vente ou la location. Les locations ou renouvellements de locations ne peuvent pas être consentis pour une durée supérieure à 10 années.

Les biens immobiliers dépendant du domaine public ne peuvent être vendus aux termes et conditions proposés par le Conseil des Estimations, et suivant la procédure ci-dessus décrite, qu'après avoir été déclassés par une loi locale votée par le Conseil de la Cité.

Les achats peuvent être faits : soit à l’amiable aux termes

et conditions approuvés par le Conseil des Estimations, soit par voie d’expropriation.

L'autorisation d’intenter la procédure d’expropriation doit d’abord être donnée par le Conseil des Estimations. Le Conseil juridique est chargé d’en poursuivre les différentes opérations au nom et pour le compte de la cité.

Tout d’abord une demande d’expropriation est envoyée par le Conseil juridique, au nom de la cité, aux juges de la Cour suprême. Dans cette demande sont désignés les terrains et bâtiments à exproprier et requête est faite à la Cour d’avoir à fixer des indemnités justes et équitables dues aux légitimes propriétaires de cest errains et immeubles.

La notification de J’envoi de l’original de cet exploit est publiée au journal municipal et les ayants droit sont invités à remplir les formules dans lesquelles ils indiquent le montant de l’indemnité qui leur paraît équitable.

Ces formules, une fois remplies, doivent être expédiées au Bureau du Conseil juridique de la cité avec les titres de propriété y afférant. Le Conseil juridique, après avoir pris connaissance des titres de propriété et des demandes d’indemnité, porte la procédure devant la Cour Suprême en [ui communiquant son dossier auquel il joint ses propres propositions d’indemnité.

La Cour Suprême rend alors un arrêt provisoire, indiquant le montant respectif des indemnités d’expropriation à allouer. Cet arrêt est enregistré dans le Bureau du clerc du comté dans lequel la propriété est située. Notification de cet enregistrement est publiée dans le journal municipal et les différents propriétaires ont alors le droit de présenter leurs objections respectives à une audience tenue devant le juge chargé du règlement de la procédure.

Après avoir entendu ces objections, la Cour rend un arrêt définitif qui est enregistré de la même manière que l’arrêt provisoire dont il a été question ci-dessus. Le paiement des indemnités est ensuite effectué par les soins du receveur municipal.

Dans le cas de procédure d’expropriation nécessitée par l'ouverture de nouvelles rues ou promenades, les arrêts provisoires et définitifs, mentionnent le montant des impositions levées sur les terrains devant prendre de la plusvalue par suite de l’accomplissement des travaux.

Deuxième Section

Achats de marchandises. Fournitures et matériel Département des achats (Chapitre 33, art. 781 à 785 de la nouvelle Charte)

Depuis plusieurs années déjà il était indispensable qu’un service spécial soit chargé de l’achat de toutes les marchandises, fournitures et matériel nécessaires à la bonne marche des différents services municipaux. Les avantages d’un tel service sont multiples quand ce ne serait qu’en raison même de l’extrême variété des articles qui doivent être achetés annuellement par les différents services municipaux.

Jusqu'en 1933 il n'existait qu’un Bureau des achats dépendant du maire, auquel les différents Services municipaux transmettaient leurs demandes pour les achats de fournitures ou de marchandises dépassant 25 dollars. Le Bureau des achats faisait des appels d'offres et transmettait au service intéressé les propositions plus avantageuses qui lui étaient parvenues. Le service après avoir pris connaissance de ces différentes propositions prenait lui-même une décision dans laquelle le Bureau des achats n’avait pas à intervenir. Le Bureau des achats n’était pas non plus responsable de la garde et de l’emmagasinage d’aucune fourniture ni matériel.

Enfin, la loi locale n° 2 de 1929 portant création du Département central des hôpitaux avait stipulé que les achats de toutes marchandises, matériel ou fournitures nécessaires au fonctionnement de ce département pour-

Delpech 20

raient être faits directement par lui sans passer par l’intermédiaire du Département des achats.

Le Bureau des achats fut transformé en un Département autonome par la loi locale N° 4 de 1926, section 449, de l’ancienne Charte modifiée par le chapitre 829 des lois de 1933, et 761 des lois de 1934.

Les principales dispositions de la législation antérieure relative à ce département ont été codifiées au chapitre 33, articles 781 à 785 de la nouvelle Charte. Actuellement, tous les achats de fournitures et matériel, sauf ceux destinés au Département de l'éducation et aux services de l’alimentation en eau potable, doivent être effectués par le Département des achats.

Les différents services municipaux ont toutefois le droit de procéder à des achats de marchandises ou de matériel en cas d'extrême urgence pour des sommes inférieures à 300 dollars.

Les avantages de la centralisation des achats, par les soins d’un service indépendant et spécialisé, sont nombreux. Parmi les principaux avantages on peut noter les suivants :

1° Un service spécialisé peut seul tenir à jour, pour chaque fourniture, des listes de fournisseurs honnêtes et compétents.

20 En achetant par plus grosses quantités, un service central peut obtenir des prix plus avantageux.

3° En tenant à jour un inventaire de toutes les fournitures et matériel existants dans tous les services municipaux.

Un Département des achats central peut transférer d’un service à l’autre des fournitures qui sont nécessaires à l’un et dont le second n’a pas l’usage ou l'emploi.

40 Un service spécialisé peut veiller plus facilement à ce que les règles (chapitre 13, nouvelle Charte) relatives à l'achat de fournitures et de matériel pour le compte de la cité soient régulièrement observées.

9° L’emmagasinage et le gardiennage des dites fourni-

tures et marchandises sont moins dispendieux étant centralisés entre les mêmes mains.

60 Un Département central des achats peut entraîner un personne] spécialiste dans l’étude des indices de prix afin de permettre de passer des commandes à des momerits favorables.

7° Un Département central des achats permet également d’avoir un personnel spécialisé dans la réception des différentes fournitures et marchandises de façon à être sûr qu’elles correspondent bien aux stipulations des cahiers des charges et appels d’offres.

Les achats effectués par les soins de ce département en 1936 se sont élevés à 1.370.000 dollars contre 273.000 dollars en 1932.

Le département est dirigé par un commissaire nommé par le maire et révocable par lui.

Le commissaire doit, dans les 10 jours qui suivent sa nomination, fournir une caution dont le montant est fixé annuellement par le contrôleur.

Le commissaire peut nommer un commissaire-délégué. Il peut également nommer un directeur des achats qui devra avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle.

Le Département des achats comporte les 6 divisions suivantes :

1° Le Conseil de la « standardisation ». — Ce conseil est une création originale de la nouvelle Charte (article 783), i est composé de 7 membres, savoir :

a. Le commissaire du Département des achats ou son représentant qui sont présidents de droit dudit conseil.

b. Un ingénieur dépendant du président du Conseil des estimations.

c. et d. Un ingénieur et un autre employé dépendant du personnel du contrôleur et désignés par lui.

e. Un représentant du Directeur du Budget.

f. et g. Un ingénieur du Département des achats et un autre fonctionnaire de ce département désignés par le commissaire.

Les membres de ce Conseil ne reçoivent aucune rémunération spéciale en raison de leur fonction.

Ce conseil est spécialement chargé de la classification de toutes les fournitures, matériaux et équipements, de l'adoption des formules-types précisant le nombre, les dimensions, le genre et la qualité de chaque article qui doivent être spécifiés dans chaque appel d'offres, la rédaction des clauses et conditions de tous cahiers des charges, etc.

Les travaux du conseil sont préparés suivant les recommandations de la Division technique.

20 Division technique. — Cette division est spécialement chargée :

a. de déterminer la qualité des articles qui doivent faire l’objet d’appels d’offres de façon à ce qu'ils correspondent exactement aux besoins des différents services MUNICIPAUX ;

b. de déterminer si les qualités fournies correspondent à celles exigées dans les spécifications.

30 Division des laboratoires. — Cette division effectue des travaux sous la direction de la Division technique et suivant les directives qui lui sont données par elle.

40 Service de l'Administration générale. — Ce service est chargé :

a. de Ja prévision des besoins de chaque département municipal pour les mois à venir,

b. de la tenue de la comptabilité générale de tout le Département des achats.

9° Direction des entrepôts et magasins qui est responsable de la garde et de l’entreposage des marchandises de toutes sortes achetées pour le compte de la cité et qui doit en tenir un inventaire quotidien.

6° Direction des achats. — Cette direction est chargée :

a. De la vente de tous matériaux de rebuts et marchandises usagées, ou sans emploi, appartenant à la cité suivant les différentes règles prévues à cet effet par le Conseil des Estimations et le Commissaire du Département des achats.

b. De passer tous contrats et adjudications et de traiter les marchés de gré à gré nécessaires à la fourniture de tout le matériel, marchandises et équipement pour le compte de la cité.

Les modes de passation de ces marchés, contrats et adjudications font également l’objet de règlements particuliers édictés par le Conseil des Estimations et le commissaire du département qui doivent être conformes aux règles générales énoncées sous le titre « Contrats et Achats » de la nouvelle Charte.

Troisième Section

Contrats et adjudications (Chapitre 13, art. 341-349, nouvelle Charte)

Généralités. — Tous les travaux et ouvrages doivent être exécutés, y compris la fourniture des matériaux nécessaires à leur exécution. Ces contrats doivent être passés par le service municipal pour iequel un crédit approprié aura été prévu au budget. Tous les autres matériaux, fournitures ou équipements doivent être achetés ou procurés par le Département des achats, sauf les exceptions ci-après énumérés :

19 Un président du bourg peut acheter directement de «temps en temps»! des fournitures, matériel et équipement n’excédant pas une dépense totale de 500 dollars par mois.

20 Le commissaire du Département des achats peut autoriser, « de temps en temps», suivant les conditions prévues dans l’autorisation écrite qui en sera donnée,

1. Cette précision néfaste pour son imprécision a été traduite littéralement pour montrer à quels abus elle pouvait aboutir.

n'importe quel Département municipal à faire des achats de matériel, fournitures, équipement. Ces achats qui ne peuvent dépasser 500 dollars par mois seront'inscrits dans la comptabilité du Département des achats et dans le bureau du contrôleur et trésorier.

30 En cas de besoin urgent, n'importe quel service municipal peut faire des achats ne pouvant dépasser 300 dollars, en se conformant aux règlements et instructions spéciaux édictés à cet effet par le Conseil des Estimations.

Tous les achats doivent être faits suivant les spécifications conformes au cahier des charges établi par les soins du Département des achats, sur les recommandations du Conseil de la standardisation. Cependant, le Conseil des Estimations peut, à tout moment, autoriser, s’il le juge nécessaire, dans un cas particulier, l’achat de toute marchandise qui ne soit pas conforme aux spécifications de l'appel d'offres.

En ce qui concerne les marchandises et articles faisant l’objet d’un monopole (y compris les systèmes de pavage brevetés) ils ne peuvent faire l’objet d'aucune adjudication ou appel d'offres, à moins que le Conseil des Estimations ne juge, par un vote pris à la majorité des trois-quarts, que leur achat est conforme aux intérêts de la cité et peut être effectué dans des conditions raisonnables de concurrence.

Le commissaire du Département des achats et le Contrôleur peuvent rayer à tout moment de la liste des fournisseurs de la cité, toute personne débitrice de cette dernière, en raison de la non exécution, ou de la mauvaise exécution des contrats passés précédemment avec elle.

Le règlement des achats est effectué par le Trésorier municipal sur le vu des mandats émis par le Département des achats et visés par le Contrôleur.

Les règles relatives à la passation des marchés sont les suivantes (articles 343 et 344 de la nouvelle Charte) :

1° de 1 à 10 dollars les marchés et achats peuvent être traités de gré à gré.

De 1 à 1.000 dollars tout marché et contrat peut être passé avec le fournisseur ayant fait le prix le plus avantageux à la suite de l’appel d'offres ne nécessitant aucune publicité préalable, en suivant les règlements et instructions édictés en cette matière par le Conseil des Estimations.

Au-dessus de 1.000 dollars, tout contrat et marché doivent faire l’objet d'appels d’offres sous pli fermé. L'offre la meilleure marché doit obligatoirement être acceptée, à moins que le Conseil des Estimations n’en décide autrement par un vote pris à la majorité des trois-quarts.

La rédaction de tous les cahiers des charges relatifs à ces offres doit être vérifiée, au préalable, par le Conseil juridique.

20 Le service municipal pour le compte duquel une adjudication est faite peut rejeter toutes les offres s’il juge cette décision conforme aux intérêts de la cité.

Il peut accepter l'offre la plus favorable sans aucune autorisation, à moins que le Conseil des Estimations par un vote pris à la majorité des trois-quarts, estime que l'intérêt public commande qu’une offre autre que la plus avantageuse, soit retenue.

Aucune offre n’est valable si elle n’est accompagnée du dépôt du cautionnement prévu au cahier des charges. Une fois l’adjudication prononcée, tous les cautionnements sont immédiatement remboursés, sauf celui du fournisseur déclaré adjudicataire.

Chaque cahier des charges doit contenir :

10 Une clause aux termes de laquelle la caution du fournisseur déclaré adjudicataire appartiendra de plein droit à la cité s’il n’exécute pas en entier toutes les conditions auxquelles 1l s’est obligé en soumissionnant.

20 Une clause prévoyant que si par suite de la défaillance d’un fournisseur la cité est obligée de procéder à une seconde adjudication à des conditions moins favorables que précédemment, le fournisseur défaillant sera tenu du paiement de la différence entre le prix auquel il aura soumissionné et le prix auquel la seconde adjudication aura été passée.

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