LIVRE V, CHAPITRE HT. 5(fô

lents préceptes sur le règlement de la journée^ la distribution du travail entre les employés et sur les détails de l'inventaire dune maison de banque ^

Nous ajoutons en terminant ce chapitre un exposé complet et détaillé de l'organisation d'une grande maison de banque destinée à faire des opérations de toute sorte, telle que cette organisation a été établie sur la place de Paris par un homme expérimenté, d'une capacité éprouvée et reconnue. Cet exposé d'une organisation que chacun peut réduire et modifier à son gré, présente une collection de renseignements utiles pour les praticiens.

Bureau de la correspondance et secrétariat. — Un chef, employés, chargés :

1* De la correspondance relative aux propositions diverses, pour opérations et ouvertures de comptes de toutes natures, de faire connaître et de débattre, sur les indications du gérant, les conditions de la maison: la nature et l'importance des crédits et avances, soit sur garanties mobilières, soit sur garanties immobilières, et sur effets présentés à l'escompte : le tout sur les renseignements et tarifs fournis par le bureau des renseignements, celui du contentieux, le chef du portefeuille et celui de Tescompte; 2* de la correspondance avec les actionnaires et de celle à laquelle donnera lieu la suite des opérations, des relations, des escomptes et de leur développement; 3' de la tenue et- du classement des lettres copiées par la presse mécanique; 4* du classement des lettres reçues et répondues ; 5» de la tenue du livre des adresses de tous les clients et correspondants de Paris, des départements et de l'étranger; 6* de Texpédition de toutes lettres circulaires.

Nota. Le chef de correspondance sera appelé à l'ouverture des lettres reçues cliaque jour, et prendra note sur un cahier à ce destiné des noms^ des signataires desdites lettres. Il les numérotera, afin d'être ainsi informé du nombre de lettres qui doivent lui être remises par le chef de comptabilité et de réclamer celles qui viendraient à manquer.

Bureau des renseignements. — Un chef du bureau des renseignements et employés. — Ce chef sera chargé :

1* De la correspondance confidentielle, à l'effet d'obtenir des renseignements exacts, quant à l'importance du crédit à accorder; 2" d'inscrire, d'abord sur des fiches-cartons à ces destinées, ensuite sur les livres ou re^Rtres des renseignements, qui seront divisés en AK et IZ, les renseignements obtenus pour être consultés par la gérance, et afin qu'il soit toujours à même de donner, sur le crédit et la valeur de toutes les signatures dont seraient revêtus les effets présentés, tous les renseignements nécessaires; ^ de classer et de conserver dans des cartons fermés la correspondance et les documenta relatifs auxdits renseignements.

Bureau du eorU&ntieux. — Un chef du bureau du contentieux et employés. — Le chef du bureau du contentieux sera chargé :

1* De l'exi^men des demandes d'avances sur garanties mobilières et, après Voir à l'Appendice n* 7 un long extrait de ces opuscujes.

vérification des mémoires réglés, des créances liquidées et de toutes sutreB valeurs données en nantissement, des droits et marchés, et enfin de la valear des matériaux et marchandises en consignation, de la rédaction des actes relatifs à cette nature d'avances : de faire classer dans des cartons spéciaux aux avances sur garanties mobilières toutes les piôces, titres, actes et documents concernant cette catégorie des opérations de la maison; 1" de Texamen des demandes d'avances sur garanties immobilières, de la rédaction des actes relatifs â cette nature d'avances, après les vérifications nécessaires, quant à la régularité et à la valeur des hypothèques, de faire classpr dans des cartons spéciaux aux avances sur garanties inunobilières toutes les pièces, titres, actes et documents concernant lesdites avances; 3" de Tcoregistrement sur un registre spécial et de la conservation des oppositions es mains de la caisse, des significations de transports et autres actes extrajudiciaires sur lesquels il peut y avoir ouverture à litige ; 4" de l'examen des actes de mutation, en cas fie décès, faillites ou autres cas extraordinaires; 5" quand naîtra le contentieux pour effets échus protestés et en souffrance, de faire tenir au bureau un livre d'entrée desdits eflets en souffrance, avec des colonnes indiquant le mode suivi ijour le recouvrement desdits effets; 6» de faire classer dans des cartons tous les actes extrajudiciaires donnant lieu à des diligences pour la conservation des droits de la maison ; 7* de suivre, régler et arrêter les comptes avec le notaire, l'huissier, les agréés et les avoués; 8* de la correspondance relative aux affaires litigieuses; 9* delà surveillance des faillites ou arrangements amiables, d'assister aux assemblées, de faire toute production de titres, etc.; 10<» de la conservation et du classement dans des cartons spéciaux de tous titres et pièces ou renseignements, soit qu'ils se rapportent à des payements contentieux faits par la maison, soit qu'ils établissent pour ou contre elle des droits quelconques ou qu'ils aient terminé une difficulté.

CaisH. — Un caissier, un sous-caissier ou employé, un garçon de caisse. - Le caissier et l'employé de la caisse, chargés :

1" D'inscrire les sommes à recevoir et à payer aux livres d'échéances, recettes et dépenses, d'après le livre d'entrée des effets à recevoii* pour les recettes, et d'après les bordereaux de nets produits pour les effets escomptés quant aux dépenses, et sur tous les autres documents qui devront être fournis au caissier par le bureau de la comptabilité, tant pour les recettes que pour les payements; 2^ de recevoir et d'inscrire leâ effets et traites à accepter par la maison et de les transmettre au chef de la comptabilité pour préparer les acceptations à signer ; 3° de prendre note des première* à envoyer à l'acceptation de Paris, après les avoir fait t'mibrer, et de veiller à leur retrait; 4« de relever à la fin de chaque journée, d'après le livre d'échéances des dépenses, le montant des payements à effectuer le lendemain, ledit relevé à fournir au chef de comptabilité pour être retourné au caissier après avoir été soumis au visa du gérant ; S*» de relever en même temps, d'après le livre d'échéances des recettes, le montant des effet à encaisser le lendemain, ou le montant de toute autre nature d'encaissement à effectuer; 6» de tenir le livre de caisse en partie simple, c'est-à-dire par recettes et dépenses; 7" de préparer et faire signer par tous les clients effectuant un versement à la caisse un bordereau conformément à l'imprimé qui sera disposé à cet effet; S^de remplir le reçu à délivrer au client ayant fait le versement et de le faire signer par le gérant; 90 de retirer reçu de tout payement effectué, soit pour payement de net produit de bordereau de l'escompte, soit pour toute autre cause, après visa du gérant ; lô® de tenir au courant le carnet avec la Banque de France, c'est-àdire d'inscrire au crédit de la Banque le montant des mandats, signés du gérant, tirés sur elle, et d'avoir soin de faire inscrire sur ledit carnet, par la Banque, soit le montant des versements espèces qui seraient faits à la Bas-

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que, 8oU le montant des effets remis au comptant, soit le net produit des elTets remis à l'escompte; 11« de noter chaque jour sur un Wyreadhoe le montant des ports de lettres et des timbi*es; i2o de fournir chaque jour sur les 4 heures 1/2, au chef de la comptabilité, le relevé de toutes les recettes et dépenses de la journée, accompagné des bordereaux de versements ou recettes, et de toutes les pièces justificatives des dépenses, avec indication du solde en caisse ; 13» de remettre chaque jour, sur les 4 heures 1/2 au plus tard, à la gérance, la composition du solde en caisse, conformément à Tétat de situation imprimé qui sera remis à cet effet au caissier.

Nota. — Il dera toujours y avoir à la caisse du papier timbré pour billets ou traites de 500 jusqu'à 10,000 fr., pour les billets à faire souscrire par Ceux auxquels seront faites des avances sur garanties mobilières et immobilières. Le caissier indiquera, sur un camot ad hoc, les timbres dont il aura fait i-eraise et le motif.

Il fera en outre timbrer de 1,000 à 10,000 fr. du papier avec vignette spéciale pour la maison destinée à recevoir les dispositions que celle-ci pourra faire, par suite de ses crédits, avances ou relations avec des clients ou des correspondants dans les départements.

Bureau du portefeuille. — Un chef du bureau du portefeuille, chargé :

De tenir un cahier indiquant, en résumé, l'entrée de chaque jour, en nombre d'effets et sommes, soit provenant de l'escompte, soit des remises apportées par le courrier, avec indication résumée des effets sortis chaque jour, soit remis à la caisse, "soit négociés à la Banque et à divers, de manière que le soUe des effets en portefeuille soit ainsi constaté chaque jour.

Ahn que le chef du portefeuille puisse savoir l'importance des affets entrés chaque jour qui doivent lui être remis par le chef de l'entrée, en ce qui concerne les effets escomptés, aussitôt leur admission par le conseil d'escompte, le chef de l'escompte lui transmettra le nombre et le montant des effets escomptés : 1» sur Paris, 2° sur les départements.

Quant aux effets reçus par la correspondance, les lettres, après avoir été ouvertes par le gérant, lui seront remises, pour qu'il note les effets contenus dans chaque lettre dont la rentrée dans le portefeuille devra être faite dans la journée.

Il sera chargé de retirer les traites adressées à la maison seulement pour en obtenir l'acceptation, et après les avoir inscrites sur un cahier ad hoc, de les remettre au caissier pour suivre le nécessaire.

Lorsque la traite sera en règle, ce dernier la retournera au chef du portefeuille, qui la remettra à la correspondance avec l'indication du correspondant auquel elle devra être adressée.

Le chef du portefeuille devra classer les effets dans des boîtes en fer-blanc, par catégorie et par échéance. Il devra avoir : lo une boîte pour les effets sur Paris susceptibles d'être remis à l'escompte à la Banque; 2" une pour les eiïets n'étant revêtus que d'ime seule signature à l'ordre direct de la maison, wsceptibles d'être négociés à des banquiers, ou d'être directement encaissés par elle; 3" une boîte pour les effets jpayables dans les départements.

Le chef du portefeuille est charge de donner à la comptabilité ; 1» les effets destinés à être remis à l'escompte à la Banque de France, pour en faire la sortie et le décompte ; 2° ceux destinés à être négociés à des banquiers pour en faire également la sortie et le décompte; 3i> pour en faire la sortie au moins trois jours avant l'échéance, les effets dont le caissier sera chargé de faire faire l'encaissement, soit en les remettant au comptant à la Banque, soit en les faisant encaisser par le garçon de caisse. Un bordereau desdits c^ffets, dressé à la comptabilité, bureau de la sortie, indiquant le nombre, l'échéance et le montant desdits effets, est remis au caissier.

Le chef du portefeuille doit visiter chaque* matin la boîte des effets sur les

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départements, pour les faire sortir toigours dix jours au moins avant Véchéance avec indication du correspondant à débiter.

L'inventaire détaillé du portefeuille devra être fait tous les trois mois : l'exactitude de cet inventaire sera contrôlée par le relevé détaillé, d'après le livre d'entrée, des effets non sortis à la date où il se fera.'

Pour ne pas arrêter le travail courant, les employés de l'entrée et de U sortie feront leurs relevés le samedi soir, et le dimanche les additions des relevés faits sur les livres d'entrée et ceux sur les effets du portefeuille.

Le compte effets à recevoir au Grand-Livre est arrêté à la même époque, et doit présenter un solde conforme, en nombre d'effets et en somme, an total du relevé du portefeuille.

Bureau de la comptabilité générffk, — Un chef de la comptabilité chargé:

De la direction et de la surveillance des bureaux ci-après et de tenir notamment le journal de correspondance, comprenant toutes les premières écritures en partie double, autres que les journaux de caisse et les journaux d'entrée et de sortie des effets.

Bureau de Vescompte, — Un chef de l'escompte, et un employé sous sa

direction.

Il sera chargé de recevoir les effets accompagnés du bordereau qui seront présentés à l'escompte. — Il préparera la feuille de présentation de chaque jour accompagnée des effets, pour le conseil d'escoq^pte. — 11 assistera an conseil d'escompte pour placer la fiche d'admission, paraphée par le gérant, sur les effets de chaque déposant qui seront admis à l'escompte. — Il apposera une fiche sur les effets réjetés du bordereau présenté, sans qu'il soit besoin en les rendant au client de faire connaître les motifs de non-admission. — Il fera le bordereau et le décompte des effets admis conformément aux tarifs et conditions. Les calculs seront faits à la fois et par lui et par l'employé sous sa direction.

La feuille d'escompte de chaque journée sera faite en double : Tune indiquant le nombre des effets remis par chaque client, le montant brut, l'agio, soit l'intérêt, la commission et le change pour les effets sur les départements, enfin le net produit à payer, pour être, après le visa du gérant, remis à la caisse, pour que le caissier note sur son livre d'échéances-dépenses les sommes nettes à payer à chaque présentation; l'autre pour noter les nets produits sur les livres d'entrée, et servir à la rédaction du journal d'entrée.

Chaque bordereau d'escompte est fait en double, l'un pour être remis au client, l'autre pour être classé dans un carton à cet effet. — La feuille d'escompte de chaque journée, destinée à la comptabilité, doit être également classée dans un carton spécial.

Les deux employés de l'escompte sont chargés de faire le calcul des intérêts des effets remis par la maison, soit à la Banque de France, soit aux banquiers, l'un sur le livre de sortie des négociations, l'autre sur les bordereaux fournis par la Banque et sur ceux qui seront préparés pour la négociation aux banquiers. Ils sont en outre chargés de la tenue des comptes courants, l'un des livres A-K, l'autres des livres de L à Z.

Formalités relatives à la fcuiUe de présentation des effets, — Dès que les effets sont déposés à la comptabilité, bureau de l'escompte, ils doivent être remis au bureau des renseignements, qui remplit im tableau ou bordereau desdits effets, dont le modèle sera fourni par le chef de comptabilité, indiquant le nom du présentateur, son crédit par des chffres de convention, le nom du souscripteur ou du tiré accepteur, celui du bénéficiaire et l'échéance. Cette première partie du bordereau remplie» le chef du bureau des renseignements re^etles effets aux employés ^e l'escompte, et ledit bordereau au chef de

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