livre

Dates

| Nomset

UE Le

demeure des parties

Causes des recettes et dépenses (art. 4 du décret du 30.1.1890)

intérêt.

SSon Jean à Paris

SSon Jean SSon Jean Théodore

à Rouen Théodore

Robert à Paris Robert

Théodore

Joseph à Paris Théodore

Jacques à Paris Joseph Jacques SSon Jean

SSon Jean

Mois de janvier :

Reçu prix de vente meubles de ce jour 1.000 plus centimes en sus 150 Reçu de M. Léon le montant de sa dette envers la succession Reçu de M. François agent dechange prix du transfert de 50 actions de la Société Z Reçu de Iui pour prêt à Joseph Reçu de Iui prix d'acquisition Jacques à réaliser Reçu de lui pour remboursement dette Auguste Payé à Auguste le montant de sa créance €. Robert Viré au . compte Joseph prêt de ce jour.

Reçu virement du

compte Théodore Viré au compte Jacques prix de vente de ce jour Reçu par virement de compte Théodore Mois de févrter1 A lui remis le montant du prêt Théodore. ; A lui remis prix de vente de Théodore Versé à Antoine le montant de son attribution par partage de ce jour.

Versé à Pierre le montant de son attribution par partage de ce jour.

Viré aux fonds étude même SSonen paiement des frais de la vente mob. du 5 janvier des frais de partage et autres relatifs à la SSon

mois a été volontairement omise

Fonds clients

Recettes | Dépenses 1.150 25,000 10.000 25.000 5.000 5.000 10.000 10.000 25.000 25.000 10.000 25,000 [l 11.125 11.125 2.000 99.250 | 99.250 n'étant ici d'aucun

formalité pour assurer son effet, obtenu par le seul fait de sa signature, le versement des fonds n'avait pas à être retardé. Cette quittance libère le débiteur et, par voie de conséquence, décharge le notaire (tout au moins envers le déposant de la somme quittancée) du dépôt qu'il avait reçu et qui avait été constaté par l'écriture 6. ù

Le contrat constatant le prêt de 10.000 fr. par Théodore à Joseph avait été signé par le prêteur dès le 10; il l’a été par l'emprunteur le 13. En conséquence de cette dernière signature, l'acte est devenu parfait. Les fonds versés en vue de ce prêt, objets de l'écriture 4, sont devenus la propriété de Joseph et ont été virés à son compte, donc portés en dépense au compte de Théodore et en recette au compte de Joseph, ce qui est constaté par les écritures 8 et 9.

Le contrat de vente par Jacques à Théodore a été signé le 14 janvier par les deux parties ou tout au moins par le vendeur, si l'acquéreur l’avait déjà fait le 10.

Le prix encaissé par le notaire le 10 janvier est, en conséquence de l’acte de vente, devenu la propriété du vendeur ; d’où les écritures de virement passées au registre journal sous les. n°% 10 et 11.

Ces quatre écritures, dites de virement, ne modifient en rien l’encaisse du notaire, celui-ci détient toujours les sommes ayant fait l’objet des dépôts constatés par les écritures 4 et 5, mais 1l les détient pour le compte de personnes autres que les déposants. Ces fonds après formalités destinées à assurer la sécurité des conventions des parties, seront remis respec-

tivement à l’emprunteur et au vendeur, ce qui est constaté

par les écritures 12 et 13.

Le 25 février, l’acte de liquidation-partage de la succession Jean’étant réalisé, les fonds dont l’encaissement avait fait l’objet des écritures 1 2 et 3 ont pu être remis aux co-partageants dans la proportion de leurs droits, ce qui est constaté par les écritures 14 et 15. L'écriture 16 est destinée à réaliser le paiement des frais dus au notaire pour la liquidation et le partage de la succession et toutes opérations s’y rapportant !.

1. Dans la pratique d’autres écritures auraient figuré au livre journal : paiement de droits de succession, paiement de passif, etc. elles sont sans intérêt et pour notre sujet ; à dessein nous avons schématisé, ne conservant que les écritures nécessaires à nos explications.

Toutes les écritures du livre, journal sont reportées sur le grand livre au compte de chaque intéressé.

Il est remarquable qu’à l’occasion d’actes de la nature de ceux cités aù chapitre précédent, sous le titre « Dépôts nécessaires pour la sécurité des clients » portant une seule date ou mieux, dont la perfection est acquise sans désemparer!, les fonds dont le notaire devient dépositaire peuvent être versés par les parties qui se trouvent en être propriétaires au résultat de ces actes : cédants, emprunteurs, vendeurs, etc... Dans les exemples retenus ci-dessus, au contraire, le dépôt est fait par les parties propriétaires des fonds avant les actes : cessionnaires, prêteurs, acquéreurs, etc.. Les fonds versés après l’acte sont inscrits directement aux comptes des parties qui auront à les retirer les actes ayant été formalisés, ce qui évite les écritures de virement.

La comptabilité des valeurs mobilières est réglementée dans le même esprit que celle des fonds ou espèces ; pour la tenir, les notaires doivent faire usage d’un registre journal et d’un grand livre spéciaux? où doivent être inscrites les entrées et sorties de valeurs. Par exemple, les valeurs dont le prix a fait l’objet de l'écriture 3 du livre journal rapportée plus haut, ont dû être portées en entrée le jour où le notaire en a été constitué dépositaire ; il a dû en délivrer reçu tiré du carnet à souche comme pour les espèces ; enfin ces valeurs ont dû être portées en sortie le jour où elles ont été remises à l’agent de change.

$ 2. — Contrôle de cette comptabilité.

Ce contrôle a été organisé par le décret du 30 janvier 1890 et confié aux Chambres de discipline. Un décret du 16 mars 1931 qui est venu le renforcer, l’a maintenu et en a institué un autre dit du second degré confié à des commissions de Cour

1. Nous avons dit en effet, que même signé par les parties à des jours différents, un acte peut ne porter qu’une seule date, celle de la dernière signature. V. supra, p. 59.

2. Les modèles donnés sont, d’ailleurs, assez peu appropriés et ont soulevé de sérieuses critiques de ia part du notariat. Ils répondent à certains besoins ; mais, avec d’autres figurations et prescriptions sur leur tenue, ils auraient pu rendre de plus grands services.

d’appel:. L'article 2 de l’arrêté du 16 mars 1931 pris par le Garde des Sceaux en exécution du décret du même jour indique « Le cadre minimum auquel les inspecteurs délégués par la Chambre de discipline et la commission de contrôle de Cour d’appel devront se conformer pour l'exécution de leur mission ». Ce cadre contient les questions auxquelles devront répondre les inspecteurs et notamment deux paragraphes concernant l’un le « répertoire » et l’autre les « mandats donnés aux clercs » :

« Répertoire.

« Le répertoire est-il tenu conformément aux prescriptions des articles 49 et 50 de la loi du 22 frimaire an VII ?

« Quel mois ou quelles périodes équivalant au total à un mois les inspecteurs ont-ils choisis plus spécialement pour la vérification du mouvement et du règlement des dépôts de fonds et valeurs auxquels ont pu donner lieu les actes inscrits au répertoire ?

« Le notaire inspecté a-t-il représenté toutes les minutes inscrites au répertoire pendant cette période ?

«Actes ayant donné lieu ou ayant pu donner lieu immédiatement ou à terme à des dépôts de fonds ou de valeurs. »

Dates et Dates des j Vérification des pièces

natures des|entrées de fonds mere | comptables justificatives | actes et de valeurs des entrées et des sorties

{ Mandats donnés aux clercs

« Lorsque les clercs ont signé des actes comme mandataires des parties, ont-ils agi en vertu d’un mandat écrit authentique ou sous signature privée ?

« Le notaire inspecté a-f-il représenté aux inspecteurs les

1. Depuis la loi et le décret du 16 juin 1941 établissant une seule Chambre des notaires par département et instituant un Conseil régional des notaires dans chaque Cour d’appel et un Conseil supérieur du notariat auprès du ministre de la Justice et réglementant l’organisation de ces organismes, les attributions des Commissions de contrôle de Cour d’appel ont été déférées aux Conseils régionaux. Nous garderons cependant les noms des organismes antérieurs. aux loi et décret sus relatés, pour une raison de facilité nos citations.

décharges de mandat authentique ou sous signature privée, signées par les parties lors du règlement des comptes de dépôt - de fonds ou de valeur ouverts en exécution de ces actes ? ».

De ces paragraphes, partie d’un texte officiel, deux observations se dégagent.

A. — Des prescriptions relatives aux mandats donnés aux clercs, il résulte que les notaires, et non les clercs mandataires, sont tenus de conserver dans leurs pièces comptables les décharges de mandats. Cette obligation serait anormale si le texte visé ne les considérait pas comme les vrais mandataires dont les clercs ne sont que les prête-noms. Cela ressort encore du fait qu’à eux aussi incombe implicitement l’obligation de tenir le compte des fonds et valeurs reçus par leurs clercs mandataires dans l'exercice de leur mandat et d’en’assurer le règlement. Les notaires doivent donc recevoir en dépôts les fonds et valeurs que les clercs sont censés toucher en vertu des pouvoirs qu’ils ont apparemment reçus.

Du même paragraphe la dernière question posée aux inspecteurs : « Actes ayant donné lieu ou ayant pu donner lieu immédiatement ou à terme à des dépôts de fonds ou de valeurs » et le cadre destiné à recevoir la réponse des inspecteurs impliquent sans conteste jusqu’à un certain point, qu’en principe le notaire est tenu de se constituer dépositaire de tous les fonds et valeurs ayant fait l’objet d'actes reçus par lui ? Rien ne l’oblige à le faire, semble-t-il; néanmoins, lors de l'inspection de sa comptabilité, tous les actes qui non seulement ont effectivement mais pourraient avoir donné lieu à un dépôt, doivent faire l’objet de vérifications.

Dès lors qu’en conséquence d’actes notariés et à la vue du notaire, les parties se sont transmis des fonds et valeurs, le dépôt entre ses mains en a été possible ; s’il peut constituer un avantage ou une sécurité pour l’une des parties, il est présumé, professionnellement parlant, avoir été effectué. La présomption n’est pas irréfragable, encore est-il que le notaire doit, tout tout au moins dans certaines Cours d’appel, se réserver la preuve de la non existence du dépôt.

Au total, il n’est même pas nécessaire de torturer le texte ci-dessus rapporté, pour en déduire une obligation générale à la charge du notaire de se constituer dépositaire de tous les fonds et valeurs objets de tous les actes qu’il reçoit, sauf s’il

72 PRATIQUE NOTARIALE ET DÉPOTS DE FONDS ET VALEURS en est déchargé par les clients. Un avis de la Commission de contrôle. de la Cour d’appel de Bordeaux le donne à entendre.

Les prescriptions de l’article 2 de l’arrêté du 16 mars 1931 constituent «un minimum » d’après les termes mêmes de l’arrêté ; elles laissaient donc aux Chambres de discipline et aux commissions de contrôle la faculté d’y ajouter par leurs règlements d’en préciser et au besoin renforcer les mesures d'application 1.

C’est notamment ce qu’ a 1 la Commission de contrôle de la Cour d’appel de Bordeaux, pour son ressort où quelques catastrophes notariales, soulignées par quelques faillites d’agents de change près la Bourse de cette ville qui précèdèrent ou suivirent de peu le décret du 16 mars 1931, semblaient justifier un contrôle plus sévère.

Pour l’application de son règlement, cette Commission fit éditer en 1934 une brochure intitulée : « Instructions et directives générales » conformément à la décision constatée au procès-verbal de sa séance du 2 juin 1934 dans les termes suivants : « La Commission connaissance prise du travail à elle soumis par son président sur la tenue de la comptabilité notariale telle qu’elle est prescrite par les décrets en vigueur, donne son entière approbation à ce travail qui constitue en pareille matière un guide précieux, et charge son bureau de le faire imprimer et d’en envoyer un exemplaire à tous les notaires du ressort de la Cour d’appel »?.

Si certains passages de cette brochure se bornent à être des avis, le surplus de son texte énonce des prescriptions obligatoires ÿ.

À la page 56 le paragraphe intitulé « Sommes payées à la - vue et hors la vue du notaire » :

19 à la vue : « Les fonds et valeurs dont le versement se fait à la vue du notaire doivent passer par sa comptabilité

1. V, l’art. 14 du décret du 16 mars 1931 et aussi la circulaire du garde des Sceaux du 23 avril 1931 : « Ce cadre. n’est d’ailleurs. qu’un minimum auquel chaque Commission pourra apporter autant d'additions qu’elle le jugera nécessaire ».

2. Cet exemplaire a été de fait, envoyé à tous les notaires du ressort.

3. Si, d’ailleurs, besoin était de démontrer le caractère obligatoire de ces prescriptious, nous en trouverions la preuve à la page 61, note 3, au sujet de la tenue du livre journal « Bien que les décrets ne prescrivent de balances pour les écritures du livre journal que tous les trois mois, la Commission de contrôle exige que cette balance soit faite tous les mois. ù

PRATIQUE NOTARIALE ET DÉPOTS DE FONDS ET VALEURS 7e

pour tous les actes pouvant donner lieu à encaissement de fonds : et par conséquent, faire l’objet de la délivrance d’un reçu extrait du carnet à souche et inscrit au livre journal. Néanmoins, dans certains cas, lorsque les clients autorisent la remise des fonds avant l’accomplissement des formalités, ils ne figurent pas dans la comptabilité, mais, dans ce cas, le notaire doit toujours justifier de la remise immédiate par une décharge contenue dans l’acte lui-même si les règlements de la compagnie approuvés par le Garde des Sceaux le permettent, ou par une décharge particulière si les règlements de la compagnie à laquelle appartient le notaire n’ont rien prévu à ce sujet.

29 Hors la vue : « Aucune écriture n’est à passer. Mais dans tous les cas, il est nécessaire que la formule de paiement corresponde à la réalité, toute formule ambigue devant être évitée et qu'une décharge soit donnée au nolaire?, ainsi qu’il va être dit. L’attention des inspecteurs et des notaires est spécialement attirée sur les dangers et les inconvénients d’une habitude constante de remettre les fonds avant les formalités même sur décharge des clients? ou d’une indication de versement hors la vue. Une telle habitude peut faire naître des soupçons. Les inspecteurs doivent signaler une telle façon de procéder et susciter les explications à ce sujet du notaire inspecté et en rendre compte dans leur rapport.

« Conformément à la décision de la commission de contrôle du 2 juin 1934, toutes les fois que les fonds seront constatés comme versés hors la vue ou dès avant la signature du contrat de vente ou de prêt, les notaires devront en justifier par une décharge ainsi conçue : « Les soussignés reconnaissent que les fonds faisant l’objet de la vente (ou du contrat de prêt) reçue ce jour par M° … notaire à .…. ayant été payés hors de sa vue il n’est ni comptable, ni responsable des dits fonds. Fait MAD CSS ER ». |

« La signature de chacune des parties doit être précédée de la mention « Lu et approuvé ». Si les clients ne savent pas. signer, la décharge peut être signée par deux témoins. Cette décharge devra être classée à sa date avec les autres décharges ».

Même si les « instructions et directives générales » de la

1 et 2 C’est nous qui soulignons.