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sements une comptabilité restreinte et à ne tolérer ainsi aucune dérogation au principe obligatoire établi (1).
L'article { pose eu effet le principe de l'obligation,
La comptabilité matières s'applique aux effets et objets
mobiliers de toute nature. Elle est tenue par l'Économe, Nous
avons étudié précédemment les questions relatives à la nomination de cet employé (2). Ses attributions consistent :
1° A percevoir, emmagasiner et conserver les denrées et objets mobiliers de toute nature ;
2 A distribuer ces denrées et objets pour la service des Établissements, conformément aux règles prescrites ;
30 A passer écriture et rendre compte de ses opérations,
Cet Agent a done pour mission de prendre en charge tous les
objets mobiliers depuis leur entrée dans l'Établissement jusqu'à
leur sortie ou leur consommation. I lui appartient par conséquent:
1° De recevoir ces objets, c’est-à-dire d'en effectuer la recette ;
2 De les conserver s’il y a lieu ;
3° De les disiribuer ou de les livrer à la consommation ou mieux, dans certains cas déterminés, de les vendre, c’est-à-dire de les dépenser ;
4 De consigner, sur des registres ad hoc, toutes ces opérations de recettes ou de dépenses ;
50 De rendre compte aux Autorités compétentes de l'exécution de ses obligations ;
L'Econome est responsable de sa gestion et il exerce ses fonctions sous le contrôle de la Commission Administrative. Cette dernière peut naturellement déléguer celte fonction soit à son Secrétaire-Directeur soit même selon l'usage adopté dans certains Hôpitaux à un préposé spécial qui porte le titre de Contrôleur. Cette surveillance n’a d'autre but que de tenir la main à ce que
(4) Dans les Établissements dont les recettes ordinaires sont inférieures à 60.000 francs, il peut être tenu une comptabililé restreinte, mais il est indispensable d'obtenir l'autorisation spéciale du Ministre de l'Intérieur (articles 55 à 60).
Le comptable doit tenir une main courante d'entrées et nne main courante de sorties. Les totaux sont portés sur nn Grand Livre à la fin de chaque quinzaine. Enfin, un livre d'inventaire général indique les acquisitions faites par l'Etablissement,
La comptabilité en dernier (articles 63 à 66) et les dispositions relatives au pharmacvien (articles 33 et 34) sont applicables.
(2) Tous les cas d'incomptabilité des Receveurs leurs sont applicables (article 1275 1. G. 1859 et D. M. I. 11 février 1860).
« PR, à
l'Econome remplisse toutes ses obligations conformément aux principes admis. Elle est indispensable pour remédier à l’incompétence ou découvrir Ja fraude. Mais l'indépendance de l'Econome reste d'autre part entière. Selon l'expression employée par M. Pradier, Rapporteur Général de la Commission spéciale de 1894 « elle doit être entre ses mains comme une arme utile « pour résister à toute ingérence, à toute sollicitation contraire « aux prescriptions du règlement. »
Cet agent comptable est astreint à fournir un cautionnement établi selon les mêmes règles que le cautionnement des Receveurs. Il en est cependant exempté si la valeur des denrées et objets de consommation livrés s'élève annuellement à moins de 20.000 francs (0. 29 novembre 1831).
L'évaluation est en tous cas faite comme il suit:
« Le montant des denrées et autres objets sur lequel le « cautionnement devra être calculé sera évalué en prenant la « moyenne des consommations faites dans l'établissement « pendant les trois années précédentes, soit que les objets « consommés proviennent des récoltes de l'établissement, soit « qu'ils aient été achetés au dehors. Cette disposition est juste, « puisque les Economes doivent être également responsables de « toutes les denrées et de tous les objets mobiliers qui leur sont « livrés, quelle qu’en soit l’origine ». ([. 20 novembre 1836).
Les deuxième et troisième sections du Conseil supérieur avaient, dans le projet élaboré, acccordé la même dispense aux Établissements ayant des recettes ordinaires inférieures à 15.000 francs. Mais cette disposition portait modification de l'Ordonnance de 1831 rendue en Conseil d'État. Il était donc indispensable de prendre un Décret dans les mêmes formes. Un Décret simple suflisait au contraire pour le règlement sur la comptabiliténiatières et, Comme il importait que ce règlement entrât en vigueur dès le 1% janvier 1900, le paragraphe relatif à cette dispense de cautionnement fut disjointe. Depuis lors, aucune suite n’a été donnée à la décision prise. Les prescriptions antérieures continuent donc à s'appliquer (articles 2 à 5) (1).
(1) Les Économes sont autorisés à s'aflilier à l'Association Française du Cautionnement Mutuel,
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En quoi consistent les Recettes et les Dépenses des objets mobiliers ? Nous ne pouvons mieux faire, pour être complets, que de reproduire exactement les articles 6 et 7 :
Les recettes en matières peuvent provenir :
1° D'achats effectués par marchés ou directement par les Comptables ; 2 De produits intérieurs de l'Établissement et du produit des exploitations ; ; 30 De confections résultant d'emploi de matières premières, de préparations, mélanges et autres opérations qui dénaturent les matières premières employées; de conversions ou d'objets changeant de nom ou de forme ; 4e De dons et legs; 5 De successions hospitalières ; | Ge De versements à divers titres par d’autres Établissements.
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Les dépenses en matières peuvent résulter :
1° De l'emploi de denrées et objets divers par le fait de leur consommation ou de leur distribution ;
20 De Ia vente ou de la consommation à l'intérieur des produits d'exploitation ;
30 De mises hors de service par suite d'usure ou de vétusté, de pertes ou avaries ;
4 De l'emploi de matières premières par suite de confections, de constructions, de préparations ou mélanges, de conversions d'effets où
d'objets changeant de nom ou de forme ;
5° De restitutions aux familles et ventes d'effets ou objets provenant de successions hospitalières ou d'emploi à l'intérieur desdits effets ou objets ;
Go De versements à divers titres à d’autres Établissements.
Cette énumération montre-fort bien qu'il faut éviter soigneusement la confusion qui consiste souvent à ne considérer comme objets entrés que ceux venant du dehors après achat. C’est à la prise en charge de l'Économe qu'il faut s'en référer. Tout objet pris en charge est entré, soit qu'il ait été acheté, donné, acquis
En. par succession, obtenu par suite de transformation de matières premières, soit qu'il ait été récolté ou fabriqué à l'intérieur de
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l'Établissement, De même, tout objet qui cesse d'être pris en charge par l'Économe est considéré comme sorti, qu'il ait été livré à la consommation, distribué, vendu, usé, perdu, avarié, transformé, dénaturé ou restitué.
L'Économe est chargé des achats d'après les ordres des Commissions administratives. Il peut seul autoriser l'entrée des objets mobiliers. Il doitse conformer, lorsqu'il distribue les denrées, aux prescriptions du régime alimentaire et du cahier de visite. C’est l'application stricte de nos conclusions précédentes. Il est encore chargé, mais toujours conformément aux ordres donnés par la Commission, de réaliser, s’il y a lieu, la vente des mêmes objets, produits du ‘travail, produits récoltés, matériel hors de service, résidus, etc...
S’il existe des ateliers ou des exploitations dans l'Établissement, il lui appartient de tenir une comptabilité spéciale faisant ressortir :
1° Les matières fournies ;
20 Les produits fabriqués ou récollés.
Ce compte constituera une précieuse indication sur la marche de ces ateliers. Il montrera les améliorations susceptibles d’y être apportées. [l entraînera même la suppression du Service si le déficit apparaît irrémédiable. L'Économe a seul les clefs des magasins. Les Chefs de services sont responsables envers l'Économe des objets dont ils ont la garde (articles 8 à 13).
Toutes ces obligations sont imposées à l'Économe sous sa responsabilité personnelle, Il en résulte pour lui une indépendance indéniable. Mais le texte même du règlement démontre clairement qu'il appartient exclusivement à la Commission Administrative de donner les ordres générateurs de toute opération confiée à l'Économe. Il en résulte au profit de cette Assemblée ou de ses Délégués, Ordonnateurs, Directeurs, Secrétaires, Contrôleurs, un droit constant de surveillance. L'Économe exécute les ordres ainsi reçus, mais pour tout ce qui concerne l’accomplissement de ces actes d'exécution, il est responsable et indépendant. |
Nous avons exposé quelles étaient les obligations de l'Économe. Il nous reste à examiner comment il les remplit, c'est-à-dire en quoi consiste sa comptabilité.
Trois livres sont obligatoirement tenus :
1° Le Registre des Entrées ;
2 Le Journal Général;
30 Le Grand-Livre.
Ils sont astreints aux formalités de l'article 15 :
Le registre des entrées, le Journal général et le Grand-Livre, avant qu'il en soit fait usage, sont cotés et paraphés sur ehaque feuillet par l'Ordonnateur ou par son délégué dûment autorisé par le Préfet, et, pour les établissements nationaux, par le Ministre de l'Intérieur. Cette opération est constatée sur le premier feuillet du registre.
Il est en outre tenu des livres auxiliaires tels que carnets des
fournisseurs, de magasin, des successions hospitalières, des exploitations et tous autres que les Commissions, administratives jugeraient utiles.
La Cireulaire ministérielle du 15 septembre 1899 définit parfaiiement leur rôle :
« Les carnets auxiliaires ne se substituent pas aux écritures « qui doivent toujours être passées sur le journal général et le « grand livre. Leur rôle est de faciliter le contrôle constant que « l'Économe doit exercer sur toutes les parties du service qui « relèvent de lui et de sauvegarder ainsi sa responsabilité. D'autre « part, ils allègeront sa tâche en lui permettant de ne porter les quantilés inscrites sur ces carnets qu'à certaines périodes « déterminées, ne pouvant, en tout cas, excéder un mois ».
Les trois registres obligatoires sont tenus par année. Les opérations effectuées par l'agent comptable y sont successivement inscrites.
Nous avons vu que les commandes étaient adressées aux fournisseurs sous forme de bons détachés de carnets à souches. Dès que les objets ont été apportés à l'Hôpilal où à l'Hospice et reçus par l'Économe, leur entrée est inscrite par le Chef de Service sur le carnet de magasin. Îl est tenu un carnet pour chaque Service : Dépense, Buanderie, Lingerie, Ateliers, elc. La sortie de ces objets y est également consignée. Il est donc constamment
possible de contrôler si chaque Service a bien conservé les objets mobiliers qui lui ont été confiés. De même les Carnets, dits d'Exploitation, constatent les produits des exploitations, Ils indiquent, s’il y a lieu, les matières premières livrées, puis les quantités récoltées, fabriquées, confectionnées, avec évaluation en numéraire. Ces Carnets sont tenus par les Chefs de Service tels que Régisseur, Jardinier chef, Surveillant, etc. Ils comprennent tous les comptes utiles.
Nous avons vu précédemment que le Pharmacien chef était obligé de tenir une comptabilité spéciale, rattachée par des articles d'ordre à la comptabilité de l'Économe.
Tous les articles reçus et pris en charge sont consignés au Registre des Entrées, qu'ils proviennent d'achats, dons, transformation des matières premières ou de toute autre origine. C’est ainsi que l’on y inscrit à la fin de chaque mois le total des produits fabriqués, confectionnés ou récoltés, constaté à l’aide des Carnets d'Exploitalions.
Le Registre des Entrées porte :
19 Un numéro d'ordre, une seule série de numéros étant consacrée à une même année, quel que soit le nombre des registres tenus ;
2° Le numéro d'enregistrement au Journal Général ;
30 La désignation de l'établissement, si l'administration hospitalière en comprend plusieurs ;
4° La date de l’entrée, c’est-à-dire de la livraison ;
90 Le nom de la partie versante ;
6° La nature des objets ;
70 Les quantités livrées libellées en toutes lettres et en chifires :
8 Le montant en numéraire desdites quantités.
Cet enregistrement est accompli, en ce qui concerne les achats, à l’aide de factures de livraison et pour tousles produitsintérieurs, à l’aide d’états dressés par les services compétents.
Le Registre des Entrées est une innovation du Règlement de 1899. Il est destiné à remplacer le Journal à souches de 1836. Il élait en effet délivré à chaque fournisseur un récépissé de ses marchandises, détaché de ce régistre à souche, et destiné à constater l'exactitude de l'opération. Ce récépissé, conformément à la loi du 23 août 1871, élait passible du timbre à quittance
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de 0 fr. 10. Les intéressés qui devaient acquitter ce droit se gardaient bien de réclamer les reçus et le Journal à souches devenait absolument inutile. La Commission Spéciale avait eu l'idée de conserver l'institution en la modifiant, Le reçu n'aurait plus constitué qu'une pièce comptable remise par l'Econome à l'Ordonnateur à l'appui des factures et des états constatant les dépenses. Mais le Conseil Supérieur ne ratifia point la décision de la Commission.
Le Journal Général constate journellement et sans aucune exceplion tous les mouvements des objets mobiliers, entrées ou sorties. L'enregistrement est effectué jour par jour. Cependant les sorties de denrées et objets de consommation qui figurent sur les carnets de magasin ne sont point portés quotidiennement au Livre journal. Les lolaux sont faits à des dates déterminées, au moins une fois par mois. Ils sont alors transcrits au Livre journal où ils ne constiluent qu'un seul article. Il est procédé de la même façon en ce qui concerne les produits pharmaceutiques dont la comptabilité détaillée est tenue par le Pharmacien Chef,
Le Journal mentionne donc :
1° Un numéro d'ordre ;
2 Le numéro du Carnet d'Enregistrement des mandats ;
3° Le folio de report au Grand-Livre ;
40 La date de la livraison ou de l'enregistrement quand la dépense est enregistrée à la fin du mois dans les formes ci dessus indiquées ;
50 La désignation des objets reçus ou livrés en consommation ;
6° Le nom du fournisseur ‘pour les entrées) ;
7° Les quantités livrées ou consommées.
8° Les quantités entrées en magasin.
9 Le montant en numéraire desdiles quantités.
10° S'il s'agit d’une dépense, les quantités sorties des magasins.
Les articles du Journal sont ensuite consignés au Grand-Livre où un compte est établi non seulement pour chaque crédit ouvert au Budget, mais encore pour chaque calégorie de denrées ou objets mobiliers imputables sur ce crédit, Il ne sera pas par exemple établi un seul compte pour le crédit « Mobilier » mais un pour la verrerie, un pour la faïence, un autre pour la bros-
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serie, etc., etc. Un répertoire placé en tête du registre indique les classifications faites. Chaque compte comprend deux divisions, l’une consacrée aux Recettes ou Entrées, l’autre aux Dépenses ou Sorties.
La première présente
1° Le numéro d'ordre du journal.
20 La date de la livraison.
30 Le nom du fournisseur.
4 Le numéro du carnet d'enregistrement des mandats.
5° Les quantités en magasin au 31 décembre précédent.
6° Les quantités des produits intérieurs des Établissements.
7 Les quantités livrées par les fournisseurs.
80 Le montant de ces quantités en numéraire.
Et la seconde :
1° Le numéro du journal.
20 La date de la consommation ou plutôt de l'arrêté des carnets de magasin. g
9° Les quantités livrées à la consommation.
4° Les quantités restant en magasin au 31 décembre de l’année courante.
Chaque folio est numéroté. Tous les mois il est dressé un relevé des comptes de ce Grand Livre, qui fait ressortir le mouvement des entrées et sorties pendant le mois écoulé et l’état des magasins au dernier jour de ce mois. Les résultats obtenus doivent correspondre avec ceux des inventaires, quand il y est procédé.
A la fin de l’année les livres sont clôturés dans les formes prescrites à l’article 26.
Au 31 décembre de chaque année, l’ordonnateur arrête les livres.
A cet effet :
1° Pour le registre des entrées, il constate le numéro de la dernière opération ;
2 Pour le Journal général, il constate le numéro du dernier enregistrement ;
30 Pour le Grand-Livre, il arrète par un total les opérations de chaque compte et défalque Le montant de la dépense de celui de la recette.
Il est dressé procès-verbal de la clôture des livres.
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Puis l'Ordonnaleur ou son délégué effectue, dans la première quinzaine de janvier, en présence de l'Économe, le récolement des restes en magasin au 31 décembre précédent, Le total doit correspondre au total des restant en magagin obtenu au Grand-Livre. Cet inventaire est consigné dans un procès-verbal spécial {article 27). L'Économe doit en outre opérer chaque trimestre un récolement des denrées et objets de consommation restant en magasin etle remettre à l'Ordonnateur (1).
Voici donc, successivement énumérées, toutes les opérations relatives aux entrées et aux sorties des matières, qu'elles soient produites ou récoltées à l’intérieur des établissements hospitaliers, qu'elles leur soient données ou livrées après achat. Celte compta-
bilité constitue le plus sûr contrôle de l'Ordonnateur. Elle Jui per-
met de procéder en toute sûreté à la liquidation.
En effet, liquider une dette, c'est avant tout rechercher si la dette est bien due, c’est-à-dire si le Service dont le prix est réclamé a bien été exécuté. Or ces services consistent principalement dans la livraison des fournitures. L'Ordonnateur se rendra facilement compte à l'aide de Ja comptabilité que nous venons d'étudier, de l’exactilude des réclamations. La Comptabilité de l'Économe remplit done un double but : elle tient à jour la siluation des matières reçues, dépensées ou conservées par l'établissement hospitalier, elle facilite en outre le travail de lOrdonnateur.
C’est en effet, d'après les principes généraux, à l'Ordonnateur qu'apparlient la liquidation des dépenses, Cette mission qui précède immédiatement l'Ordonnancement est particulièrement
il) On peut résamer comme il suit les fonctions dont est chargé l'Econome et qui n’ont point directement trait à la comptabilité des entrées et des sorties :
a) Achat et vente d'objets mobiliers d'après les ordres de la Commission administrative. Le prix des ventes doit être versé dans la Caisse du Receveur au moins une fois par quinzaine (articles 8 et 13).
b) Tenue d'un registre de dépenses classées par articles du Budget et d'un carnet d'enregistrement des mandats de paiement.
c) Acquittement direct des menues dépenses à l’aide d'avances en numéraire qui Jui sont consenties.
d) Réception de dépôts de titres, valeurs, bijoux, sommes d'argent, appartenant aux hospitalisés dans les Établissements où le Receveur, bien qu'ayant un bureau, n'y vient pas quotidiennement. L'Économe agit sous la responsabilité et le contrôle du Receveur, auquel il doit faire la remise des objels déposés au moins une fois par quinzaine. L'autorisation. est donnée par le Préfet.
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