L'exécution de l'ordonnancement

L'exécution de l'ordonnancement consiste à transmettre aux destinataires les montants ordonnancés au sujet desquels le Contrôle des finances a donné son approbation. La transmission des valeurs peut se faire par virements internes, soit par l'inscription au crédit d'un compte, ou par paiements. Dans le premier cas, l'exécution de l’'ordonnancement est du ressort de la Comptabilité centrale qui s'en acquitte en comptabilisant l'ordonnance ; dans le second cas, l'exécution est confiée au Service des paiements.

Le Service des paiements transmet les valeurs ordonnancées à leurs destinataires par trois voies différentes : l'Office des chèques postaux, la Banque nationale et la Caisse d'Etat. Les bulletins de virement et mandats de paiement de l'Office des chèques postaux sont écrits à la main; toutes les indications exigées par l'Adminisration des postes et les communications aux destinataires ressortent de l'ordonnance (formule bleue). En principe, c'est le Service des paiements qui établit les coupons postaux ; dans certains cas spéciaux, les offices les établissent eux-mêmes et les joignent à l’ordonnänce. Les copies jaunes des ordonnances, les bulletins de virement et les mandats de paiement sont adressés à l'Administration des postes, accompagnés du chèque postal. Le Service des paiements établit généralement quatre chèques par jour.

Les assignations sur la Banque nationale et la Caisse d'Etat sont établies à l’aide de machines électriques et reproduites en décalcographie sur le journal des sorties.

En même temps qu'à la transmission des valeurs, le Service des ‘paiements procède à la préparation de l'enregistrement dans les comptes. À cet effet, le mode de transmission est relevé sur le tableau de répartition imprimé au bas de la formule bleue des ordonnances et qui sert de base à l'établissement du journal des

Sorties (Ausgang). Celui-ci est une adaptation du tableau d'exécution

utilisé en comptabilité manuscrite jusqu'en 1939; il se présente comme suit :

Vire- Banque et Caisse ments Libellé Assignations internes

Chèques postaux

frappe originale Décalcographie des assignations sur la Banque nationale et la Caisse d'Etat.

Le total de chacune des ordonnances, représentant le débit, est transcrit dans la première colonne, tandis que la répartition suivant le mode de transmission, représentant le crédit, est portée dans les colonnes 2, 3, 8 et 9. Les assignations sur la Banque nationale et la Caisse d'Etat sont reproduites dans les colonnes 5 à 9.

Le Service des paiements est doté de deux machines Mercedesaddelektra, munies de 6 compteurs interchangeables à lecture visuelle. Les 6 compteurs sont accouplés et disposés de manière à

obtenir tous les totaux nécessaires à une auto-vérification des inscriptions :

Le compteur !| additionne les montants ordonnancés que l'on frappe dans la première position (colonne 1).

Le compteur Il additionne les chiffres frappés dans la deuxième position (colonne 2, à savoir : le total, par ordonnance, des mandats et virements postaux).

Le compteur Ill additionne les virements internes que l'on frappe dans la troisième position (colonne 3).

Ces trois compteurs reviennent à zéro par l'inscription des résultats dans leur position respective.

Le compteur IV soustrait les montants frappés dans la première position et additionne ceux des deux autres positions. Le résuitat lisible à ce compteur est ainsi, en valeur absolue, la différence entre le compteur | et les compteurs Il et Il! ; il représente le total de la valeur des assignations sur la Banque nationale et la Caisse d'Etat. Le compteur IV est ramené automatiquement à zéro en même temps que les trois premiers. Son résultat n’est pas inscrit ; il sert uniquement à prouver l'exactitude des inscriptions qui ressort de l'’équivalence, en valeur absolue, des enregistrements des compteurs IV et V.

Le compteur V additionne les montants des assignations sur la Banque nationale et la Caisse, montants que l'on frappe dans la quatrième position (colonne 8). Il fonctionne comme les compteurs |, Il et II.

Le compteur Vi additionne également les sommes frappées dans la quatrième position. Son rôle se limite à inscrire en cinquième position (colonne 9) le total de chaque assignation. Cette inscription a pour effet de ramener le compteur VI à zéro.

La nouvelle organisation du Service des paiements représente une amélioration sensible sur la précédente, tant au point de vue du rendement quantitatif que sous le rapport de la qualité. Grâce à la copie jaune de l'ordonnance, il n’est plus nécessaire de transcrire les bulletins de virements et les mandats postaux pour établir les bordereaux des chèques. On peut apprécier l'importance de cette économie au nombre croissant des paiements faits par l'intermédiaire de l'Office des chèques postaux; l’évolution a été la suivante depuis 1939 :

Total annuel des Moyenne journalière assignations et (300 jours par année) virements postaux 1939 141 435 471 1940 185 065 617 1941 196 623 655 1942 230 749 769 1943 281 509 938 1944 319 196 1063 1945 347 772 1159

Si l’on évalue à une demi-minute par paiement le temps requis pour l'établissement manuscrit des bordereaux (inscription du montant versé, du numéro de compte de chèques, des noms et domicile du destinataire, addition et vérification arithmétique du bordereau), l'économie est d'environ 10 heures par jour pour 1945, soit de plus d'un agent.

L'amélioration qualitative se rapporte particulièrement à l'exactitude certaine des chiffres relatés au journal des sorties. Pratiquement, toute possibilité d'erreur est exclue. La colonne 1 indique le total journalier de l'ordonnancement qui correspond aux enregjistrements débiteurs dans les comptes ; la colonne 2 indique la valeur des chèques postaux d'un jour; la colonne 3 correspond à l'enregistrement créditeur des virements internes ; la colonne 8 est la copie des assignations sur la Banque nationale et la Caisse. Sur les écritures du journal des sorties s'exerce un contrôle permanent par la confrontation des compteurs IV et V.

Enfin, le journal des sorties permet de simplifier au maximum l'enregistrement des montants à créditer aux comptes « Chèques postaux », « Banque nationale » et « Caisse ». Une seule écriture par jour y suffit en transcrivant dans les comptes les totaux des colonnes 2 et 8 du journal des sorties.