I. LA COMPTABILITÉ 1. Les livres comptables

Pour passer les écritures, la Comptabilité centrale dispose de 5 machines comptables électriques « National Ellis 3000 » munies d’un clavier de 12 séries de 9 chiffres actionnant 4 compteurs et d’un clavier dactylographique. Les livres comptables sont constitués par des fiches, des cartes et des feuilles volantes. L'enregistrement systématique se fait sur des fiches appelées avis comptables (Buchungsanzeige) et sur des cartes dites «cartes synoptiques » (Uebersichtskarten). Le journal est tenu sur des feuilles volantes ‘).

Les avis comptables sont établis par la Comptabilité centrale en deux exemplaires décalcographiés. On distingue les avis de débit qui sont bleus, des avis de crédit qui sont jaunes. Ils existent en trois grandeurs. Les avis les plus grands ont le format commercial normalisé pouvant contenir une trentaine d’enregistrements. Les avis de la moitié de ce format permettent de comptabiliser 18 montants. Les plus petits, employés pour les écritures ne comportant qu’un à huit montants, ont le tiers de la grandeur des premiers.

Les avis comptables portent les indications suivantes *). Le nom du compte (a), le solde comptable avant l’écriture (b), le libellé (c), les montants comptabilisés (d), le solde comptable après l'écriture (e), la date de l'écriture, le numéro du compte et le numéro d'ordre de l'écriture (n). Des deux exemplaires établis, les originaux sont envoyés à l'office intéressé qui les classe avec les copies blanches des ordonnances où ils constituent les livres comptables et servent de contrôle des crédits ; les copies sont destinées au Contrôle des finances qui peut ainsi vérifier les écritures passées et surveiller l'emploi des crédits budgétaires.

Sous une autre forme, l'avis comptable existait déjà avant ie régime de la comptabilité typoscrite ; il était alors le moyen d'informer les organes administratifs intéressés sur les écritures passées auprès de la Comptabilité centrale. Son rôle est bien différent aujour-

1) Cf. p.42, 2) Cf. p. 42.

d'hui, il ne faudrait pas s'y méprendre ; malgré son nom, il ne sert d'avis de débit et de crédit que dans les cas où la Comptabilité centrale entretient des rapports comptables avec des tiers ou des organes fédéraux auxquels les mesures de centralisation ne sont pas applicables. Dans la règle, il est l'écriture comptable elle-même et doit remplacer les livres de la comptabilité manuscrite, aussi bien ceux de la Comptabilité centrale que ceux des offices ou du Contrôle des finances. L'avis comptable fait partie du système de « l'enregistrement direct dans les comptes » !) qui a permis de concilier la tenue simultanée de plusieurs comptabilités identiques et l'enregistrement unique et centralisé.

L'effet directement perceptible que produit le système de la comptabilité tenue à l'aide des avis comptables est de décharger les offices et le Contrôle des finances de la mise en compte des ordonnances et des recettes, ainsi que des travaux arithmétiques que cela comporte. Mais un fait qui n’a pas toujours été apprécié à sa juste Valeur est l'identité parfaite des comptes tenus par les différents organes et la concordance entre toutes les annotations d'une écriture. Ces qualités sont assurées par la décalcographie et, comme nous le verrons plus tard au sujet de l'écriture comptable, par la répétition automatique des inscriptions juxtaposées. De ce fait, la confrontation des résultats obtenus de part et d'autre n'a plus aucune utilité et l'élimination de différences, jusqu'alors inévitables, est d'un passé révolu. En outre, le Contrôle des finances, sans consulter les livres des administrations, revise ipso facto les comptes de la Confédération par le simple contrôle qu'il opère journellement sur les ordonnances et les avis qui lui parviennent. Il est donc à même d'exercer sa fonction de vérificateur avec plus de facilité et d'efficacité que jamais auparavant.

On a souvent prétendu que la comptabilité sur fiches ne remplace pas les livres classiques de la comptabilité manuscrite ; un inconvénient relevé à maintes reprises est l'absence de vue d'ensemble, ce qui rend malaisée la consultation des livres comptables. S'il est vrai que les avis ne peuvent pas être consultés de la même manière que les colonnes d’un livre de comptes, on doit admettre aussi qu'une organisation appropriée aux besoins en fera facilement un instrument très précieux et souvent d'une utilité supérieure à celle des encombrants livres comptables. La mobilité des fiches volantes permet, par exemple, de remplacer l'ordre chronologique des écritures par un classement des fiches dans l'ordre jugé le plus judicieux ; de ce fait, parcourir les comptes dans leur ensemble n'est plus une nécessité.

1) Articles 10 et 11 de l'ACF du 29. 6. 45.

Les inscriptions faites sur les avis ne représentent qu'une partie des écritures systématiques, celles qui intéressent les offices et ie Contrôle des finances. L'autre partie, composée presque exclusivement d'opérations arithmétiques, est passée sur les cartes synoptiques, à raison d’une carte par compte. Les cartes concernant le compte capital sont crème, celles des dépenses bleues et celles des recettes jaunes. En tête des cartes figurent le nom du compte, son numéro et le numéro d'ordre de la page. Les cartes sont utilisées Sur les deux faces. À chacun des avis comptables correspond une écriture d’une seule ligne sur la carte synoptique indiquant de gauche à droite‘) : le solde comptable (f), le libellé (g), le montant total de l'écriture (h ou i), le mouvement cumulé du compte (j et k), le zéro de contrôle (Il), la date de l'écriture, le numéro de compte et le numéro d'ordre de l'écriture (m).

Certes, les cartes synoptiques ont avant tout une fonction technique qui est d'enregistrer les chiffres nécessaires à l’auto-vérification de chacune des écritures et de les conserver en vue de passer les écritures subséquentes. Mais on ne saurait assez insister sur leur grande valeur pratique, en ce qu'elles indiquent en permanence le solde des comptes et le mouvement cumulé des enregistrements de l’année. Elles sont de ce fait des instruments d’une utilisation journalière et s'avèrent indispensables à l'établissement du bilan. Les comptes, constamment soldés et à jour, et les cartes, légères et maniables, remplacent les laborieux travaux de clôture et les bourquins pesants et encombrants.

Le journal est la reproduction par décalque des écritures passées sur les avis comptables et les cartes synoptiques. Tenant compte qu'à chaque avis comptable pouvant comporter un nombre très élevé d'enregistrements, correspond une seule ligne sur la carte synoptique, on a coupé le journal en deux parties. Celle de gauche, où sont reproduits les avis comptables, porte le titre de Journal I. Elle se déplace plus rapidement sur la machine que celle de droite, le Journal Il, calquée sur la carte synoptique. Le journal est totalisé et arrêté quotidiennement.

L'enregistrement chronologique constituait la base et le centre de gravité de la comptabilité manuscrite; en comptabilité typoscrite, il est devenu un accessoire. Les deux termes de l'écriture intégrale, disposés avec tant de clarté au journal classique de la comptabilité double, sont maintenant dispersés au hasard de l'enregistrement systématique où l’on groupe, dans la mesure du possible, toutes les écritures par compte, afin de réduire au minimum le nombre des

1) Cf. p. 42.

avis comptables et, partant, celui des enregistrements sur la carte synoptique. Cette disposition ne fut pas aussi désavantageuse qu'on ne le crut d'abord; actuellement, le rôle quasi unique du journal est de constater l'équivalence des enregistrements débiteurs et créditeurs, rôle qu'il remplit sans défaillance, étant la copie exacte des écritures dans les comptes. Accessoirement, le journal sert aux recherches touchant les opérations dont on connaît mieux la date d'enregistrement que les comptes qu'elles concernent.