L'écriture comptable

Les journaux sont introduits dans la machine comptable comme le papier à lettre dans une machine à écrire. Le Journal |, disposé à gauche, se déplace indépendamment du Journal Il, disposé à droite. Un mécanisme spécial permet, sans que les journaux ne soient déplacés, d'y superposer les avis comptables et les cartes synoptiques et de les retirer. Au moment de passer une écriture, l'avis comptable et le Journal |, d'une part, la carte synoptique et le Journal II, d'autre part, sont juxtaposés ‘).

Le type des machines employées permet quatre genres d’opérations :

1) Les inscriptions dactylographiées, celles que l'on fait en frappant les lettres et les chiffres du clavier dactylographique. Elles n’agissent pas sur les compteurs.

2) Les inscriptions typées qui sont la reproduction typographique des chiffres typés sur les touches du dispositif arithmétique :

a) un ou plusieurs compteurs enregistrent les chiffres typés, b) l'opération est neutre (les compteurs ne sont pas actionnés).

3) Les opérations aveugles, par lesquelles un ou plusieurs compteurs enregistrent des chiffres typés non inscrits.

4) Les inscriptions automatiques qui consistent à utiliser les touches latérales de commande sans typer les chiffres :

a) le compteur visé est remis à zéro, c'est-à-dire qu'il enregistre en valeur inversée le total de ses enregistrements précédents (inscriptions en total),

b) le compteur visé ne modifie pas ses enregistrements (inscriptions en subtotal),

1) Cf. p. 42.

C) un ou plusieurs autres compteurs que celui visé enregistrent le montant inscrit,

d) aucun compteur n'est actionné, l'inscription résultant d'une précédente inscription neutre (2 b), dont les chiffres typés sont restés en position active.

Des cavaliers montés sur une barre règlent le travail des compteurs et les positions du chariot dans lesquelles ils sont actionnés.

Une écriture simple (doit ou avoir) comporte 14 opérations et la totalisation des écritures chronologiques 2 opérations. Au cours de ces 16 opérations, les compteurs sont actionnés dans 11 positions différentes ; dans 9 opérations, le travail des compteurs se mant

feste par une inscription et dans 2 positions, l'opération est « aveugle ».

Le temps requis pour extraire les totaux quotidiens du journal} est insignifiant ; pour exécuter les 14 opérations de l'écriture, nous avons compté qu'il fallait entre une et trois minutes, suivant la longueur du libellé et le nombre des montants à comptabiliser. La statistique faite à la Comptabilité centrale confirme nos observations. Pendant le mois de juillet 1946, 16.209 avis comptables, totalisant 39.251 montants comptabilisés, sont sortis des cinq machines comptables. Le mois pris en considération ayant compté 27 jours ouvrables, dont 4 samedis, le nombre des minutes de travail s’est élevé à 64.000 pour les cinq machines. Le temps moyen requis pour l’établissement d'un avis comptable a donc été de 4 minutes et, pour l'enregistrement d’un montant, de 11/2: minute. Pour blen apprécier ces indications, il faut tenir compte que la tâche des agents occupés aux machines ne consiste pas uniquement à comptabiliser en 14 opérations; une foule de petits travaux accessoires, les imperfections qui se glissent à tous les échelons, des demandes de renseignements, des éclaircissements, etc., ralentissent fatalement le travail de mise en compte. Qu'on se représente encore que le temps n'est pas employé seulement à comptabiliser près de 40.000 montants par mois, mais à établir des avis comptables en deux exemplaires, à tenir les cartes synoptiques et le journal, à contrôler les écritures, solder les comptes, en calculer le mouvement et totaliser les écritures chronologiques.

Les résultats obtenus sont donc tout à fait remarquables ; cela a été possible grâce à la combinaison de divers procédés. La décalcographie permet de tenir un journal qui n'occasionne pratiquement aucun travail et d'établir les avis comptables d’une seule frappe. Certaines mesures de rationalisation, les abréviations conventionnelles employées pour le libellé des cartes synoptiques par exem-

ple, déploient un effet heureux sur le temps requis par l'écriture comptable. Mais il y a surtout lieu de s'arrêter à l'utilisation très ingénieuse des compteurs et de la répétition automatique. Sur 16 opérations utiles que comportent l'écriture simple et la clôture du journal, 8 sont des inscriptions automatiques exécutées par une simple pression sur une des touches latérales de commande, 5 sont des inscriptions ou reprises typées, d’une exécution simple et rapide, et 3 seulement sont dactylographiées.

Si nous appelons «a » le mouvement débiteur d'un compte et « b » le mouvement créditeur, le solde débiteur de ce même compte sera « a—b » et le solde créditeur « b—a » ; mais, lors de la reprise du solde, celui-ci est additionné s'il est créditeur et soustrait s'il est débiteur, de sorte que le solde vaut +(b—a) dans un cas et —(a—b) dans l'autre cas, c'est-à-dire qu'il vaut toujours « b—a ». Appelons encore «c» les montants que l'on comptabilise. Les inscriptions et les enregistrements des compteurs sont alors ceux qui ressortent du tableau ci-contre (nous désignons par « X» les positions dans lesquellesles compteurs actionnés ne modifient pas le montant de leurs enregistrements).