L'ordonnancement

En principe, il appartient aux offices administratifs de faire débiter les comptes tenus à la comptabilité centrale, qu'il s'agisse de dépenses effectives ou de virements d'un compte à l'autre. A cet effet, les offices procèdent de la façon suivante. Les pièces originales (factures ou pièces ad hoc établies par les offices) sont relevées sur des bordereaux récapitulatifs, à raison d'un bordereau par compte. Les bordereaux, à leur tour, sont reportés sur une formule spéciale, appelée mandat, qui sert à l'ordonnancement. Accom-

pagné des pièces à l'appui, le mandat est transmis au Contrôle des finances qui le vise, s’il juge la dépense régulière, et lui donne un numéro d'ordre. Enfin, les Services de caisse et de comptabilité en assurent l'exécution. Contrairement à ce que le règlement de 1877 prévoyait, le mandat n'est plus transmis à la Caisse d'Etat puis retourné, à l'intention du créancier, au département qui l’a émis ; les Services de caisse et de comptabilité effectuent directement les paiements ordonnancés. Par conséquent, le mandat peut servir au paiement de plusieurs créanciers et à la mise en compte de virements internes. Perdant sa qualité d'effet de commerce nominatif, il se transforme en un simple document administratif et comptable ; cependant, il reste la pièce de base portant la signature de l'office émetteur et le visa du Contrôle des finances, sans lesquels il est sans Valeur.

Les formules de mandat varient d’un département à l'autre quant au format et à la disposition du texte. L'’indication des rubriques à débiter, les montants ordonnancés et le total du mandat

sont les seules données essentielles.

Quand le mandat est visé par le Contrôle des finances, l'ordonnancement des dépenses est terminé. Les Services de caisse et de comptabilité en assurent l'exécution et l'enregistrement dans les comptes. Ils procèdent aux paiements, soit par l'intermédiaire de la Banque nationale, de l'Office des chèques postaux, de la Caisse d'Etat, ou par virements internes ou encore, mais très rarement, par l'envoi d'effets de change. Le mode de transmission des valeurs (Caisse, Banque nationale, Chèques postaux, Effets de change, Virements internes) est consigné au verso du mandat suivant un schéma de répartition reproduit à l’aide d’un timbre humide. Il va sans dire que le total des sommes de la répartition correspond au montant total du mandat. Ainsi, ce dernier contient les indications nécessaires à l'écriture comptable : le recto représente l’ordonnancement (débit) et ie verso le mode de transmission des valeurs (crédit).

L'enregistrement des mandats par la comptabilité subit une préparation sous la forme d’un état récapitulatif. Chaque mandat est reporté sommairement sur un tableau dit d'exécution des mandats dont les colonnes représentent, les unes l'ordonnancement et les autres l'exécution. Le tableau d'exécution est une pièce annexe du journal.

Ces récapitulations successives permettent de réduire au strict minimum les inscriptions au journal et, par conséquent, les reports dans les livres de l'enregistrement systématique; l'exécution est représentée par une seule écriture journalière au crédit des comptes

«Banque nationale », « Chèques postaux», «Caisse», «Effets de change » et « Caisse d'assurance ».