IV. LA CLOTURE DES COMPTES
L'Administration des finances a le devoir d'établir le bilan’) mensuel soumis au Contrôle des finances et de dresser le compte d'Etat; cependant, elle ne dispose des données nécessaires qu'en ce qui concerne le compte capital ; les résultats du compte d’administration ressortent des chiffres fournis par le Contrôle des finances er de cette façon, vérifie et sanctionne un bilan dont il est en partie ‘auteur.
La Comptabilité centrale dresse le bilan mensuel en faisant au préalable les balances des sommes et des soldes du compte capital. Les comptes du grand livre ne sont pas soldés mensuellement ; additionnés à l’encre rouge en vue de l'établissement du bilan mensuel, ils sont tenus sans interruption au cours d’un exercice. On ne les solde et reporte à nouveau qu'à la fin de l’année comptable. La clôture mensuelle est faite hors-compte, à l’aide d'un livre in-folio d'une vingtaine de pages, permettant d'établir les balances pendant un trimestre. Une page double contient 15 colonnes réparties de
gauche à droite comme suit :
une colonne pour la nomenclature des comptes ;
un tableau de deux colonnes (Doit et Avoir) pour le report de la balance des soldes du trimestre précédent ;
trois tableaux de quatre colonnes pour les balances des sommes et des soldes du trimestre en cours.
Les totaux mensuels de chacun des comptes du grand livre sont transcrits dans la colonne de la balance des sommes ; additionnés algébriquement aux soldes du mois précédent, ils donnent les soldes à nouveau. Les sommes et les soldes sont additionnés verticalement par groupes du bilan; les totaux débiteurs et créditeurs de la balance des soldes ainsi obtenus, le total des recettes et ceiui des dépenses sont transcrits au bilan général. Le terme de balance est donc impropre à désigner ce travail de synthèse subi par le compte capital. La balance des soldes proprement dite n’est parfaite que par l'établissement du bilan lui-même.
1) Terme employé officiellement pour désigner la balance générale des comptes et traduit de l'allemand « Bilanz ».
La clôture mensuelle des comptes ne répond pas seulement à une exigence légale; elle doit permettre surtout de constater l'exactitude arithmétique de la comptabilité. Mais, pour être menée à chef, elle suppose une comptabilité exempte de toute erreur. Or, depuis l'enregistrement au journal de quelque vingt mille écritures par mois (moyenne de 1938) jusqu'à l'établissement du bilan, les possibilités d'erreurs sont aussi variées que nombreuses :
a) enregistrement chronologique ; erreurs d'’addition des sommes de détail composant l'écriture intégrale ; b) enregistrement systématique ;
1. erreurs relatives à l'importance du montant (les inversions de chiffres sont les plus connues) ;
. inscription au Doit de montants créditeurs et vice-versa ; . omission d’une partie de l'écriture, Doit ou Avoir; . erreur quant au compte affecté ; 5. omission pure et simple de l'écriture ; c) clôture des comptes et bilan; 1. erreurs d’'addition au grand livre et au registre des rubriques ;
2. erreurs de transcription à la balance du mouvement des totaux mensuels du grand livre (montant inexact, interversion de l'actif et du passif, omission partielle ou totale de report) ;
3. erreurs dans le report de la balance des soldes au bilan; 4. erreurs d'addition au bilan.
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Pour autant que les erreurs ne se compensent point, la balance du mouvement ou le bilan en font ressortir l'existence, à l'exception de l'erreur b. 4, mais sans en révéler le genre, ni le lieu. Ces difficultés ont incité la Comptabilité centrale à imaginer un procédé permettant de localiser les fautes. Ce procédé, dit des « répartitions », consiste en ceci :
Le journal, une fois transcrit dans les comptes, est reporté sommairement (date, Doit et Avoir) sur des cartes synoptiques. Chaque carte représente une catégorie de comptes, généralement un poste du bilan. Le total des débits et celui des crédits, égaux entre eux et au total du journal, prouvent journellement l'exactitude arithmétique des enregistrements chronologiques. En fin de mois, les totaux des cartes synoptiques, reportés dans le « grand livre général», genre de journal américain, indiquent le mouvement débiteur et créditeur par groupes de comptes. En comparant les montants du grand livre général et ceux de la balance du mouvement, on peut localiser sans difficulté les erreurs qui apparaissent au moment de
la clôture. Le grand livre général, jugé d'une utilité contestable par P. Meyer’), fut supprimé sans inconvénient quelques années après la parution de son ouvrage; seules subsistèrent les cartes de répartition.
La clôture définitive des comptes ne coïncide pas avec l’année civile, les offices disposant d’une période complémentaire au cours de laquelle ils peuvent encore faire usage des crédits budgétaires. Cette période, qui peut se prolonger jusqu'à fin février, nécessite la tenue d'un journal et l'établissement de bilans mensuels supplémentaires jusqu'à ce que soit commencé le journal dit de clôture. Au commencement d'une nouvelle année civile, toutes les opérations effectuées par l'intermédiaire de la Caisse, de l'Office des chèques postaux ou de la Banque nationale doivent être comptabilisées, même si elles ont trait à l’année précédente, sur le nouvel exercice; en effet, il ne peut exister parallèlement deux comptes pour la Caisse, les Chèques postaux ou la Banque. Des comptes transitoires, appelés «soldes actifs» et «soldes passifs», enregistrent les rapports entre les deux exercices. Les soldes actifs et passifs apparaissent dans le bilan de fin d'année ; en les reportant à compte nouveau, ils annulent les postes transitoires du nouvel exercice.
Les écritures du journal de clôture ne résultent pas de faits économiques ; elles appartiennent à la catégorie des écritures de régularisation. Nous y trouvons les capitalisations d'immeubles, les variations de l'inventaire, les amortissements industriels, etc. C'est aussi par le journal de clôture que l’on enregistre au compte d’administration le résultat comptable des établissements en régie et le virement de l'excédent de dépenses ou de recettes au compte de la fortune.
L’appellation donnée au journal de clôture (Abschluss-Journal) n'est pas strictement juste, les écritures concernant la clôture des comptes n'y étant précisément pas consignées. On établit le bilan de fin d'année de la même manière que les bilans mensuels ; la balance des sommes concerne alors l'exercice entier au lieu d'une période d’un mois seulement.
Les travaux de clôture terminés, le Département des finances procède à l'élaboration du compte d'Etat qu'il publie en un volume in-quarto de quelque 270 pages. Une édition paraît en langue allemande et une en langue française. Pour l'exercice 1939, le compte d'Etat comprend une introduction, le compte d'administration (recettes, dépenses et établissements fédéraux en régie) et le
1) Meyer, p. 100.
compte capital. On y trouve en appendice les comptes de la caisse d'assurance du personnel fédéral et un extrait de ceux des chemins de fer fédéraux.
Les termes « compte capital » n’ont pas ici le sens de « fortune nette », mais servent uniquement à désigner la partie de la comptabilité de la Confédération que ne comprend pas le compte d’administration, c'est-à-dire les comptes où sont enregistrés les éléments, la valeur et les variations de la fortune, à l'exclusion des comptes budgétaires.
Nous étudierons en détail le compte d'Etat dans les chapitres consacrés à la comptabilité budgétaire, au compte des variations de la fortune et au bilan.
