CHAPITRE III COMPTABILITÉ GÉNÉRAL

§ î. — Considérations générales

Il n'est pas nécessaire de faire ressortir l'importance de l'organisation générale de la comptabilité dans une maison de banque. En effet, un grand nombre d'opérations, les virements, par exemple, s'effectuent simplement par des écritures ; les transferts de propriété, si nombreux, si importants, qui ont lieu chaque jour par l'intermédiaire du banquier, n'ont le plus souvent d'autre titre que des feuilles volantes et les inscriptions qui ont été faites sur ses livres. D'ailleurs, le banquier a besoin d'une bonne comptabilité pour se reconnaître lui-même au milieu des opérations nombreuses et complexes auxquelles il se livre. Ceux qui, parce qu'ils opéraient dans une petite localité, parce qu'ils n'avaient pas d'associés, eu pour toute autre cause, ont cru pouvoir se passer d'une exacte comptabilité, n'ont pas tardé à s'en repentir.

D'unautre côté, il estincontestablequ'ily a, dans certaines maisons, un luxe de comptabilité, si l'on peut ainsi dire, une recherche minutieuse dans la constatation de tous les détails, qui occasionne des dépenses inutiles, des pertes de temps et de travail qu'il e3t bon d'éviter. En cette matière comme en toute autre, il existe un milieu que la réflexion, l'habitude des affaires et le jugement peuvent indiquer, mais qui n'admet point des règles générales et que l'intelligence la plus déliée ne suivrait point à trouver, si elle n'était aidée par use expérience directe.

En pratique, la tenue des livres de banque ne présente point d'uniformité ; chaque maison a la sienne, dans laquelle il s'introduit toujours quelques améliorations, quelques procédés sou veaux pour mieux résumer les opératioaa ©9 pour les résumer avec moins de travail. Le défaut d'uaiforniit^ dans la tenue, des livres de banque dépend, d'ailleurs,

non seulement du caractère, du tour d'intelligence des banquiers eux-mêmes ou de leurs principaux comptables, mais aussi de la différence des opérations, delà constitutioa même, si l'on peut ainsi s'exprimer, des diverses maisona de banque.

Il est donc impossible d'indiquer, même approximativement, les traits généraux de la comptabilité de banque. Cependant, pour en donner une idée, à titre de renseignement et d'exercice, essayons d'exposer les principes sur lesquels cette comptabilité est établie, particulièrement dans la banque de commerce, pour laquelle ia tenue des livres est plus difficile que pour toute autre.

En banque, aussi bien que dans le commerce de marchandises, le but de la comptabilité est de résumer toutes les opérations de manière à constater tous les détails, à rendre les recherches faciles, en même temps qu'elle présente nettement les résultats généraux. On obtient tout cela par d^3 combinaisons de parties doubles, au moyen de livres tenus par ordre de temps et par ordre de matières ou de personnes, par un journal et un grand-livre. Seulement, en banque, le journal et le grand-livre se subdivisent, se décomposent et se résument tout autrement que dans le commerce de marchandises.

Les opérations de banque se divisent en diverses catégo* ries, et, si l'on peut ainsi dire, par départements. On y distingue toujours deux grandes divisions quant aux entrées et aux sorties, la caisse et le portefeuille ; deux grandes divisions quant aux personnes, les clients sur place et ceux du dehors, soit dans le pays, soit à l'Etranger ; puis des subdivisions proportionnées à l'importance des affaires de la maison. On y distingue aussi les divisions de la correspondance, du contentieux, des effets publics, des matières d'or et d'argent, des consignations, etc.

Les subdivisions doivent être calculées sur le chiffre total des affaires, ou plutôt sur le nombre d'employés nécessaires pour tenir la comptabilité. On le comprendra mieux, si l'on examine avec attention une description générale des livres dont se servent la plupart des maisons de banque.

§ g. — Livres d'ordre en dehors de la comptabilité

On peut en compter quatre à la rigueur, dont les deux premiers sont prescrits par le Gode de commerce.

i* Le premier et le plus important est le livre de copies de lettres, où sont copiées jour par jour ou plutôt transportées, au moyen de la presse à copier, toutes les lettres que peut écrire sur place ou au dehors la maison do banque. 11 est inutile d'insister sur l'importance de ce livre commun aux autres commerçants et aux banquiers, sur lequel sont transcrits jour par jour et presque heure par heure tous les engagements, tels que tarifs, conditions de comptes courants, ordres, accusés de réceptions, avis, etc.

2° On considère aussi comme un livre la collection ou liasse de lettres reçues qui constatent les engagements*des tiers envers la maison. Ces lettres, dépouillées, cotées et analysées jour par jour, sont réunies et classées, tantôt par ordre chronologique, tantôt par ordre alphabétique. Quelquefois on classe ensemble par ordre chronologique seulement la correspondance que l'on peut appeler courante, parce qu'elle se rapporte exclusivement aux affaires du jour. Dans cette catégorie se trouvent les avis simples de traites ou remises, dûment relevés sur les livres à ce destinés, sur lesquels, pour faciliter les recherches, il est toujours utile d'inscrire la date de l'avis. — Les tarifs, conditions de comptes courants, etc., peuvent être classés à part, par dossiers séparés et par noms de correspondants, selon l'ordre alphabétique, dans tel ou tel dossier, et dans le dossier lui-même, selon l'ordre chronologique.

Le livre de copies de lettres, qui est nécessairement tenu dans l'ordre chronologique, donne lieu souvent à un extrait ou plutôt à une subdivision qui correspond aux dossiers de lettres reçues, et que l'on appelle avec raison « Livre d'Engagements ».

3e Livre de Renseignement. — Avant de se lier avec une maison, avant d'ouvrir un compte, le banquier s'informe du caractère, delà fortune, de la situation d'affaires,

des habitudes commerciales de la personne avec laquelle il va se mettre en relations. Les renseignements obtenus, résumés brièvement, quelquefois par un mot : « bon, médiocre, douteux, bon jusqu'à concurrence de, etc.», sont consignés sur un livre avec le nom de celui qui les a fournis. Dans quelques grandes maisons où les commis sont admis par nécessité à consulter le livre des renseignements, on inscrit sur une carte le nom de chaque client et le résumé des renseignements obtenus sur lui, avec un numéro d@ renvoi qui correspond au numéro sous lequel est inscrit le nom de celui qui a fourni le renseignemeul, sur un livre que le chef de la maison garde pour lui seul et ne communique à personne.

A la Banque de France, toute admission à l'escompte est précédée d'une présentation par deux parrains et d'un entretien personnel préliminaire avec l'un des principaux administrateurs. G'est sur cette triple donnée que sont établis les premiers renseignements.

4* Livre de Signatures. — La signature de tout ayant compte est le plus souvent inscrite sur un livre à ce destiné afin de servir de point de comparaison dans les cas douteux. C'est wà moyen de vérification peu coûteux que l'on néglige souvent, à tort, parce qu'il peut faire éviter les pertes et les procèg qui naissent quelquefois de l'admission dune pièce fausse.

§ S. — Des divers livres et de leur tenue

11 existe des maisons de banque dont la comptabilité mï tenue par une ou deux personnes, il en est qui comptent plusieurs centaines d'employés. Les principes de la comptabilité des unes et des autres sont les mêmes, et ils se différent entre eux et de ceux du commerce ordinaire que par quelques détails. Lorsqu'on se rend bien compte de la tenue des livres d'une petite banque, il est Cécile de comprendre comment on parvient à recueillir, jour par jour, tout le détail des affaires d'une grande maison ©t à le centraliser aussitôt.

Si l'on réduit la comptabilité de banque à son expression la plus simple, aux proportions d'une maison tenue par un ou deux comptables, on $<ïuï la résumer dans les livres principaux suivants:

1° Un journal* où les opérations sont inscrites par ordre chronologique ;

2* Un livre des comptes courants, où elles sont résumées quant aux personnes, sous le nom de chacune, et classées sur le répertoire par ordre alphabétique ;

3° Un grand-livre, où elles sont résumées et classées par ordre de matières, sous le chef des divers comptes généraux;

4* Un livre d'inventaires timbré, coté et paraphé, aux termes du Gode de commerce, et pouvant être produit en Justice pour attester la sincérité des autres livres et de l'ensemble de toute la comptabilité.

îl est bien entendu que, pour fourni? on contrôle perpétuel des écritures, qui est indispensable en banque, ces livres doivent être tenus en partie double.

Quelles que soient les opérations du banquier, elles se divisent par ordre de matières sous les chefs suivants : Caisse, Effets à recevoir, Effets à payer et Profits et Pertes, en la forme ordinaire, et en Comptes courants créditeurs ou débiteurs. Si donc on imagine une main courante de caisse, une main courante d'effets à recevoir, une main courante d'effets à payer, de profits et pertes et de comptes courants, relevées sommairement au journal, analysées en grande partie au livre des comptes courants et résumées par un seul article pour chacune et jour par jour, au grand-livre, on a l'ensemble d'une comptabilité de banque régulière et bien tenue.

Mais iî a fallu, pour faciliter les recherches et fournir à chaque instant au banquier des renseignements exacts, créer un certain nombre de livres auxiliaires : ils rentrent tous dans l'une des grandes divisions des affaires de banque : caisse, portefeuille, engagements actifs ou passifs, ainsi qu'il suit :

Caisse. — Main courante de caisse. — Ce livre se tient

par ordre de temps. On inscrit en tête et au milieu de chaque page, à droite et à gauche, ie quantième du mois ; sur la page de gauche où est placé le débit ou Doit* oa inscrit, à mesure qu'elles sont versées, toutes les sommes, à quelque titre que ce soit, qui entrent en espèces à la banque ; sor la page de droite, où est placé ie crédit ou Âvmr, m inscrit de même toutes les sommes qui sortent en espèces de la banque. Ge livre est réglé sur ks deux pages par une colonne verticale de francs et centimes ou colonne de caisse, à l'extrémité droite de la ligne. En France, on ne distingue guère entre eux les articles de la caisse; ainsi on inscrit ensemble et pêle-mêle les écus, les billets de banque, les mandats à vue et sur place. À Londres, on distingue ces divers articles et l'ou règle cette main courante par trois colonnes de caisse à gauche, un espace libre et une colonne de caisse à l'extrémité droite de la ligne. Soit une somme versée en espèces, billets et mandat à vue : on inscrit les espèces dans la première colonne, les billets de banque dans la seconde, le mandat sur la troisième, et le total à la colonne qui est à l'extrémité droite de la ligne. Si cette méthode était adoptés à Paris, ors aurait une réglure ainsi qu'il suit, et on y passerait de la manière suivante un versement de 4.275 k. 50, soit 4.000 fr. en un mandat à vue sur place, 200 fr. billets de banque et 75 fr. 50 espèces :

(N* du billet.) (i&dtettios de qci doit le mandat) j

A îa sortie, comme on ne paye qu'en espèces et billets, îa réglure ne fournit à gauche de la page que deux colonnes :

Gette manière de passer les articles de caisse présente cet avantage que, lorsque le comptable est arrivé au bas de la page et qu'il additionne les colonnes, le total des sommes inscrites aux deux ou trois colonnes de gauche sert de preuve à l'addition de la colonne de droite. Elle sert aussi à vérifier la caisse, ie soir, parce que la balance

des deux colonnes de gauche, du crédit et du débit, donne un état détaillé des valeurs en caisse, soit espèces, soit billets de banque. Mais à Paris, où les billets de banque semblent moins sujets aux falsifications qu'à Londres, on n'a pas senti le besoin d'une pareille division. Le livre n'a donc que la colonne placée à droite du modèle de régiure établi ci-dessus. On ne prend pas les numéros des billets de banque, et on les traite en tout comme espèces.

La main courante que nous venons de décrire est celle d'une petite maison. Dans une maison plus grande, on la coupe en deux ; on fait une main courante de recettes, et une main courante de dépenses, ou, en d'autres termes, d'entrée et de sortie, de manière à permettre à deux employés d'y travailler à la fois. Ces deux employés ne peuventils suffire au travail : on démembre une branche spéciale de recettes ou de dépenses, soit les fonds versés en dépôt à long terme ou à terme fixe, et on ouvre un livre et un guichet spécial pour cette espèce d'entrées et de sorties ; mais les écritures ne changent pas, et, le soir, le total des articles, en recette et en dépense, peut être porté en une ligne à la caisse centrale. On comprend que la subdivision de la caisse peut aller aussi loin qu'on veut.

Les caissiers ont ordinairement un livret réglé en partie simple par une colonne de caisse à droite de la ligne, sur lequel ils inscrivent les recettes à la page de gauche, les dépenses à celle de droite, sommairement et en chiffres. Ce livret spécial n'entre, du reste, en aucune façon dans la comptabilité.

Le soir, on fait la caisse, ou, en d'autres termes, on relève le solde de la main courante, on vérifie les espèces ou billets en caisse, et, s'il y a quelque discordance, on fait des recherches jusqu'à ce qu'on ait trouvé d'où elle provient, de manière à arrêter les livres le soir même ; et, lorsque tout est d'accord, on inscrit le solde débiteur de caisse à la première ligne de la page de gauche pour le lendemain. Pour que le même livre ne soit pas interrompu, on relève, dans plusieurs maisons, une copie des articles de la journée qu'on remet, avec les pièces à l'appui, pour qu'ils soient

reportés à la comptabilité générale. Il vaudrait mieux, ce semble, avoir un livre pour les jours pairs et un autre pour les jours impairs, sauf à inscrire chaque soir dans Tordre chronologique et sur un livre spécial, d'après lequel se faraient les reports quotidiens, les soldes ou balances de caisse.

Avec ces balances ou soldes, on relève facilement le chiffre des entrées et des sorties de caisse. En effet, s'il n'existe d'erreur ni dans les écritures, ni dans la caisse, la somme du solde de la veille et des entrées du jour est nécessairement égale à celle du solde du jour eides sorties, et le total des espèces en caisse est exactement égal à la somme qui ressort en solde du livre de caisse.

On vérifie toutes les écritures de la main courante de caisse en établissant cette balance.

La plupart des maisons passent les virements par mandats à vue et sur place par entrée et sortie de caisse ; mais ces mandats sont rares dans les maisons particulières, et l'usage de ce moyen d'économiser la monnaie ne s'est pas encore assez répandu. En général, tes négociants éprouvent une répugnance regrettable à se séparer de leur caisse et à remettre au banquier le soin de la tenir.

Effets. — Les effets peuvent être divisés en deux classes : i* ceux qui, entrés par l'escompte ou par une remise en compte courant, appartiennent à la banque; 2° ceux qui sont remis à l'encaissement. En France, on ne les distingue guère dans la comptabilité, par suite des anciennes habitudes en matière de comptes courants et du peu d'importance des effets remis par d'autres que des ayants compte.

Livre d'entrée. — Aussi, le plus souvent, quelle que soit la provenance des effets, on les inscrit sur un seul et même livre d'entrée. Ce livre est tenu par ordre chronologique. On le règle sur les deux pages dans le sens vertical et horizontal, de manière à couper la ligne en dix sections et à tracer une case pour chaque section. Là on inscrit successivement et par case: 1° un numéro d'ordre que l'on transcrit en même temps sur l'effet ; 2° une description sommaire, mais complète de l'effet.

A la différence des autres livres, celui-ci porte une inscription indicative en tête de chaque colonne, soit à cause du grand nombre de colonnes qu'il contient, soit parce qu'il est ordinairement tenu par les commis débutants.

Ce livre, que l'on appelle quelquefois « livre des numéros », contient, à l'extrémité de la ligne droite, deux colonnes destinées à l'indication de la sortie et de la personne à laquelle l'effet a été négocié, s'il y a lieu. Ce n'est pas tout : on tient encore un livre où chaque sortie d'effets est pointée avec les deux dernières colonnes du livre d'entrée.

Dans plusieurs maisons, on tient un journal d'effets à recevoir où Ton inscrit chaque effet, soit à l'entrée, soit à la sortie. La balance donne le chiffre des effets en portefeuille. On en extrait, pour les renseignements, une sorte de grand-livre, qui a son importance. Sur ce livre, on ouvre une tête à chaque ayant compte, on le crédite du montant de l'effet par lui fourni, et l'on indique le domicile du débiteur, l'échéance et la somme. Ou mieux encore : au lieu de diviser la page par moitié en doit et avoir, on la règle par une colonne de dates à gauche, un espace blanc, et, à l'extrémité droite, trois colonnes de francs et centimes ; sur la première sont inscrites les entrées en crédit ; sur la seconde, les sorties en débit ; et, sur la troisième, les différences, dans la forme indiquée au modèle ci-joint :

M. Claude, négociant

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