REGISTRE DES COPIES DE LETTRES

Le livre auxiliaire où l'on copie les lettres que Ton écrit est nominativement prescrit par le Gode. Cette prescription témoigne de l'importance qu'y attache le législateur.

L'article 8 stipule : « Tout commerçant est tenu de mettre en liasse les lettres missives qu'il reçoit, et de copier sur un registre1 celles qu'il envoie. »

Si l'on a dit que la conscience du négociant est écrite dans ses livres, c'est sans doute au Copie de lettres qu'on a voulu faire allusion : car c'est là, en effet, qu'il se montre à découvert, qu'il parle, qu'il agit ; c'est là que sa conduite apparaît dans toute sa vérité.

Le Copie de lettres est, sans contredit, le plus important des livres auxiliaires, en le considérant sous le rapport de la comptabilité, du droit et des relations commerciales.

1° Sous le rapport de la comptabilité, le Copie de lettres peut servir à dresser, d'une manière complète, le compte courant d'un correspondant; car, dans les lettres qu'on lui adresse, il est de règle de l'informer exactement des sommes dont on le débile ou dont on le crédite. Pour obtenir son compte, il suffit donc de parcourir la série des lettres qu'on lui a écrites et d'en extraire les articles de comptabilité.

Dans quelques maisons de commerce, les comptes courants sont d'abord dressés de cette manière sur la correspondance, puis collationnés avec ceux du grand-livre. Cette marche établit un contrôle et ne laisse échapper aucune erreur essentielle.

2° Sous le rapport du droit, le Copie de lettres devient une arme puissante contre la mauvaise foi; car, en cas de difficultés, il fait preuve entre commerçants devant leurs tribunaux.

3° Enfin, sous le rapport des relations commerciales, le négociant retrouve dans ce livre l'historique de toutes ses opérations ; il peut, en

1. Le livre de copie de lettres n'est pas soumis h la formalité du parafe et du visa comme le journal et le livre d'inventaire.

A l'époque de la promulgation du Code, on n'avait pas encore inventé lu presse mécanique à copier. Depuis qu'on obtient, par ce moyen, la copie exacte des lettres, on conserve eu main un véritable titre dont l'adversaire, en cas de litige, ne peut contester la fidélité, puisque c'est la reproduction absolument identique de la lettre qu'on lui a écrite

parcourant la suite des lettres qui lui furent adressées 1 et de celles qu'il a écrites, revoir les affaires traitées avec chacun de ses correspondants, et, s'il veut recommencer une spéculation heureuse, il y retrouve les données qui l'ont anciennement guidé, et qui peuvent servir à le diriger de nouveau 2.

1, Du répertoire. — On dresse un répertoire à la fin du Copie de lettres, pour retrouver plus promptement toutes celles qui ont été écrites à chaque correspondant.

Le nom de chacun est placé à son ordre alphabétique, et on le fait suivre, à mesure qu'on lui écrit une lettre, du folio ou numéro de la page où elle est copiée. La série de numéros qui en résulte, à la suite du nom de chaque correspondant, fait retrouver avec facilité toutes les lettres qu'on lui a écrites.

Des liasses. — Pour mettre en liasse les lettres reçues, on les plie en deux dans leur longeur; on inscrit sur le dos, en haut la date de la lettre, au-dessous le nom du correspondant, enfin la date de la réponse.

On met successivement les lettres les unes dans les autres, dans leur ordre naturel de date, aussitôt après qu'on y a répondu, ce qui forme pour chaque correspondant un paquet qu'on range à sa lettre initiale dans un casier portant, sur ses vingt-cinq cases ou cartons, les lettres de l'alphabet. Ces lettres y restent ainsi pendant toute l'année à portée d'être consultées ; mais, dans les premiers mois de l'année suivante, on fait vingt-cinq liasses enveloppées et ficelées, réunissant chacune tous les paquets de lettres rassemblés sous la même initiale, et de l'ensemble on fait un seul paquet intitulé: Correspondance de l'année 18...

Aujourd'hui l'envoi des lettres se fait presque généralement dans des enveloppes gommées, ce qui supprime la constatation officielle par le timbre de la poste du jour où elle a été reçue; pour obvier autant que possible à cet inconvénient, on peut fixer cette enveloppe à la lettre.

2. Quelques commerçants négligent de copier beaucoup de lettres qu'ils regardent comme insignifiantes ou ne les font copier que par extraits ; on ne saurait trop blâmer cette marche vicieuse et contraire à la loi.