VÉRIFICATION DE LA COMPTABILITÉ

Ces vérifications ne devront pas se borner à un examen rapide constaté par un simple visa sur les registres. Elles cornporteront une vérification inopinée de la caisse du notaire, l'inspection de la forme et des énonciations de chacun des registres prescrits par les articles 3, 4, 5, 6 et 7 du décret du 30 janvier.

Sauf le livre des dépôts de titres et valeurs, il n'est pas de notaire ayant quelque souci de la bonne tenue de son étude, de son intérêt personnel et de celui de ses clients, qui ne possède déjà les trois livres essentiels de toute complahilité notariale : livre journal^ registre éCélude et grand livre, même quelques autres registres accessoires, comme le carnet d'enregistrement, le carnet des hypothèques. Les délégués s'assureront que tous les registres prescrits sont régulièrement tenus et conformes aux modèles indiqués dans mon arrêté du 15 février dernier ; que le livre journal et le livre des dépôts de titres et valeurs sont cotés et paraphés ; que le notaire porte jour par jour sur le livre de caisse, en recettes et en dépenses,toutes les sommes, capitaux ou intérêts, loyers ou fermages reçus ou payés pour le compte de ses clients ; que les balances des comptes sont exactement faites.

Ils veilleront à ce que, dans chaque étude, le notaire ait, autant que possible, une caisse spéciale pour ses dépôts, séparée de sa caisse personnelle, et à ce que la situation de celte caisse, dont ils auront soin chaque fois de vérifier tout d'abord le contenu, soit conforme aux énonciations des registres.

Le compte rendu de chaque vérification constatera d'une façon détaillée les appréciations du délégué sur ces divers points, comme sur l'ensemble de la gestion de l'étude. Vos substituts exigeront du Président de la chambre un rapport spécial sur chaque office, de façon que le ministère public, comme mon département, soit exactement éclairé sur la régularité des agissements de tous les officiers publics de son ressort.

Pour préparer et faciliter, au début, l'œuvre des délégués et des notaires, il

RÉGIME DU NOTARIAT EN GÉNÉRAL

serait particulièrement désirable que chaque chambre rédigeât, comme Ta fait la chambre de Paris en 1877, des instructions s(3éciales contenant, à Tusage des notaires de sa compagnie, les règles à suivre pour la mise en oeuvre de la comptabilité notariale. Beaucoup de notaires ne tiennent encore, dans certaines régions» aucun livre de comptabilité, ils en ignorent l'application ; il paraîtrait donc utile de leur expliquer, en détail, la destination de chaque registre, les énonciations qu'il doit contenir dans <;haque colonne, de leur faire connaître enfin (au besoin par des modèles remplis) le fonctionnement des prescriptions 4u décret sur ce point. Vous pourrez inviter les chambres à rédiger, sur cette -question importante, une notice qui serait remise à chaque notaire.

Les inspections deviendront obligatoires pour les chambres à partir du 1er janvier 1891, mais ellespourrontcommencer plus tôt, si les chambres le jugent nécessaire. Vos substituts auront à se concerter avec les présidents pour qu'à la réunion générale du mois de mai prochain» les chambres s'occupent, dans chaque arrondissement, de ta désignation des délégués et que toutes les mesures nécessaires soient prises en vue d'obtenir de tous les notaires, dès le l«r juiliet de la présente année, l'établissement •de la comptabilité prescrite par le décret du 30 janvier et mon arrêté du 15 février. .Les parquets seront tenus au courant de ce qui aura été fait, et on leur communiquera le nom des délé^és, avec la répartition des études à vérifier.

Dans leurs relations avec les délégués des chambres, vos substituts devront s'attacher à bien faire ressortir toute Timportance de la nouvelle mission qui leur est confiée et qui est toute favorable aux vrais intérêts des notaires, à la dignité, il la sécurité de la corporation et du public ; car le notariat est une institution protectrice de la fortune des citoyens ; it se compromet lui-même en compromettant celle-ci. Ayez soin surtout d'eniretenir dans les chambres cette sage -énergie qui doit les animer; que vos substituts se mettent désormais en rapports plus directs et plus fréquents avec elles ; qu'ils soient régulièrement informés de leurs délibérations, des mesures prises, des résultats obtenus ; qu'ils en- .couragent tous leurs efforts et qu'ils leur iassent comprendre que, mesurant leur confiance au degré de fermeté qu'elles apporteront dans l'accomplissement de .leurs devoirs,ils ne demandent qu'à pou-

voir se décharger sur elles du scia de veiller à l'exécution des lois et règlements.

Je veux croire que les chambres, appréciant l'utilité des mesures nouvelles qu'on a appelées, avec raison, une œuvre de moralité et de sécurité publiques, soucieuses de leur autorité et de rinlérét général de Tinstitution, ne négligeront rien de ce qui est nécessaire à rexécution des prescriptions édictées. Si quelques-unes cependant ne se montraient pas à la hauteur de la tâche, je compte sur le zèle et le dévouement de vos substituts pour y suppléer dans la mesure du possible. Je me suis, d'ailleurs, assuré du concours éventuel de Tadministration de l'Enregistrement, et, si des circonstances spéciales l'exigeaient, cette administration consentirait à ce qu'un ou plusieurs agents supérieurs fassent, exceptionnellement, sur la désignation de mon département et du Ministre des finances, chargés de participer au contrôle de la comptabilité notariale.

Vous n'oublierez pas, enfin, qu'en cas de manquements graves à leurs devoirs, — et parmi ces manquements, je place au premier rang l'omission de ceux qui découlent de l'article 8 du décret, — tes chambres de discipline peuvent être suspendues ou dissoutes par arrêté, après avis de la première chambre de la Cour d'appel. Vous n'hésiteriez donc pas, aprèsm'en avoir référé,à provoquerFune des peines établies par l'article 12.

Les articles 12, 13, 14 et 15 indiquent la procédure à suivre. Si la suspension ou la dissolution est prononcée, les attributions de la chambre sont transférées au tribunal, qui aura ainsi la plénitude de la juridiction disciplinaire et pourra prononcer toutes les peines de discipline intérieure.

Il lui appartiendra également de prendre^ soit à l'aide des moyens dont il dispose, soit, s'il y a lieu, avec le concours des notaires désignés par lui, toutes les mesures nécessaires pour que les prescriptions de la loi et des règlements reçoivent leur pleine et entière exécution. Les articles 12 et suivants du décret du 30 janvier sont trop précis pour que j'aie besoin d'y insister. Si l'application, au surplus, donnait lieu à quelque difficulté, vous devriez m'en référer.

Les chambres ne sont pas seules passibles de peines disciplinaires; toute infraction aux décrets des 30 janvier et 2 février, qu'elle soit commise par un membre ou délégué des chambres de discipline, devra être poursuivie et pu-

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' nie conformémeirt aux dispositions de la loi du 25 ventôse an XI et de l'ordonnance du 4 janvier 1843. Les notaires honoraires, qui auront accepté la délégation delà chambre pour le contrôle de la comptabilité, ne sauraient se soustraire aux sanctions du règlement et pourraient encourir, pour faute grave, la révocation du titre qui leur a été conféré ; c'est là d'ailleurs une hypothèse •qui, sans doute, ne se présentera point. Telles sont, Monsieur le Procureur général, les observations particulières que me paraissent appeler dès maintenant les deux décrets du 30 janvier et du 2 février. Mais la nécessité aujourd'hui bien constatée d*i m primer, autant que possible, au notariat une impulsion qui le détourne des voies dangereuses où se sont engagés tant d'officiers publics, et l'importance, à cet égard, desrèçles administratives dont vous avez à faire Tapplication, m'amènent à examiner également les princioes qui devront vous guider dans les différentes circonstances où se trouve intéressé le régime du notariat. Un certain nombre de questions de cet ordre ont fait Tobjet, de la part de mes prédécesseurs, de décisions et circulaires éparses dans les recueils et dont la plupart remontent à des époques •déjà anciennes. Quelques-unes de ces instructions ont cessé d'être en vigueur ; d'autres ont subi, dans la pratique, des •modifications. Une instruction générale, résumant et précisant les règles princif)ales, aura l'avantage de faciliter l'oeuvre ^es magistrats et de donner à l'action du ministère public, en cette matière, une uniformité toujours désirable dans l'administration de la Justice.

CESSIONS d'offices

Le Gouvernement exerce son droit de nomination, soit sur la présentation du titulaire ou de ses héritiers, soit d'office. Il me parait superflu d'énumérer ici les diverses pièces qui doivent figurer dans le dossier des candidats. J'appellerai ^lus spécialement votre attention et celle 4e vos substituts sur certaines difficultés qui se reproduisent assez fréquemment et dont la solution ne paraît pas •être parvenue à la connaissance de tous les magistrats du parquet.

Une première règle qu'il importe de l)ien établir, c'est que, dans tous les cas, sauf après destitution ou à défaut par les intéressés de pourvoir à la vacance d'un office, il y a toujours lieu à présentation et à traité.

Le notaire suspendu, quelle que soit

la durée de la suspension, le titulaire, même, qui a reçu une injonction de céder, et le notaire dont la démission a été acceptée doivent être admis à présenter un successeur.

Que la transmission de l'étude ait lieu sur la présentation du titulaire ou d'office, il y a toujours lieu d'exiger :

(a) Lacté de naissance^ la dispense d'âge ne pouvant être accordée à l'aspirant qui n'a pas 25 ans révolus.

Les noms, prénoms du candidat doivent être orthographiés dans toutes les fnèces du dossier comme ils le sont dans 'acte de naissance et toute eiTeur rectifiée par un acte de notoriété ;

(b) Le certificat de libération du service militaire.

Les anciens notaires n'ont pas à fournir ces deux premières pièces ;

(d) Le certificat de jouissance des droits civils^ civiques et politiques ;

(e) Le casier judiciaire ; (fj Le certificat de stage.

Le stage doit être régulièrement constaté par un certificat délivré parle secrétaire de la chambre dans le ressort de laquelle le candidat a fait son stage et appuyé des certificats des notaires dans l'étude desquels le sta^e a été fait.

Maleré les prescriptions formelles de l'article 38 de l'ordonnance du 4 janvier 1843,1a Chancellerie a toléré assez fréquemment, lorsque le stage n'a pas été régulièrement inscrit sur le registre de la chambre, qu'il soit suppléé au certificat d'inscription par les attestations des notaireschez lesquels l'aspirant a travaillé. Cette tolérance ne saurait être maintenue pour l'avenir. Les chambres devront désormais veiller exactement à ce que tous les clercs travaillant dans les études de leur ressort se fassent inscrire sur le registre ouvert à cet effet au secrétariat, et vos substituts auront à tenir la main à l'exécution de celte prescription.

Ils auront à veiller aussi à ce que les certificats délivrés par les notaires soient l'expression exacte de la vérité. Mon département a pu constater plusieurs fois que des officiers publics ne craignaient pas de signer des certificats de pure complaisance. Je suis décidé à réprimer sévèrement de pareils abus qui ont pour conséquence, non seulement d'induire l'Administration en erreur, mais aussi d'ouvrir à des candidats incapables l'accès de la corporation.

Les conditions de stage étant fixées par la loi, il y a lieu de se conformer

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Sarement et simplement aux dispositions es articles 36 à 42 de la loi du 25 ventôse an XI.

Au cas où le candidat aurait exercé des fonctions administratives ou judiciaires qui l'autoriseraient à demander une dispense de stage/ vos substituts auront à me faire connaître si Taspiranta donné des preuves suffisantes de capacité et de moralité et s'il mérite, à tous égards, la faveur qu'il sollicite du Gouvernement.

Le plus souvent, en pareil cas, mon département n'a cru devoir accorder de dispense qu'à des candidats justifiant au moins d'une certaine pratique notariale.

Je suis décidé, comme mes prédécesseurs, à exiger cette garantie indispen.sable à l'exercice des fonctions notariales.

((/) te certificat de capacité et de moratité. Tous les candidats, même les anciens notaires, doivent fournir le certificat de capacité et de moralité prescrit par l'article 43 de la loi de ventôse et les chambres de discipline ne sauraient se refuser de procédera Texamen d'un candidat ou de statuer sur la délivrance de ce certificat, sous prétexte, par exemple, que le stage n'est pas complet ou régulier (Circulaire du 6 vendémiaire an XIII), ou que le candidat n'offre pas toutes les garanties désirables ; car il n'entre point dans ies attributions de la chambre de discipline de prononcer sur la régularité des justifications produites par les aspirants ; elle doit seulement examiner si celui qui se présente devant elle offre, par sa moralité et sa capacité, des garanties suffisantes pour remplir les fonctions auxquelles il aspire, sauf à émettre son avis sur la légalité et la sincérité des pièces qui lui sont soumises et dont il appartient au Gouvernement seul d'apprécier le mérite (Dec. du 23 oct. 1827).

La loi n'indiaue point par quels moyens les chambres devront s'assurer de la capacité des aspirants ; le moyen le plus naturel et le plus ordinairement employé est l'examen; mais il n'est pas prescrit, et il existe, paralt-il, encore des compagnies où les candidats ne subissent qu'une épreuve de pure forme.

Cette indifférence est coupable, lors même qu'elle n'est pas calculée.

Il conviendrait que toutes les chambres soumissent à un examen rigoureux chaque candidat. Elles ne sauraient prendre trop de précautions pour s'assurer de la capacité de ceux qui aspirent à des fonctions »i délicates, dans lesquelles on ne peut commettre la moindre faute sans exposer sa propre responsabilité ou la fortune des clients. Si quelques cham-

bres négligeaient encore cette partie de leurs fonctions, le ministère public ne manquerait pas de leur rappeler les obligations oui leur incombent.

Vos substituts ont, au surplus, le devoir de se rendre compte personnellement du mérite des aspirants, soit en se renseignant auprès des notaires dans l'étude desquels a été fait te sta^e, soit en interrogeant le candidat lui-même sur le> devoirs essentiels de sa profession, soit sur les lois et règlements qui les définissent, et notamment sur les récents décrets dont il importe que les notaires se pénètrent complètement. Vous aurez soin de me faire connaître le résultat de cet examen.

La moralité du candidat, ses habitudes de travail durant le temps du stage, sa conduite publique et privée doivent m 'être signalées ; car le respect absolu des lois, la dignité du caractère et une honnêteté irréprochable sont indispensables à l'exercice des fonctions notariales.

Dans aucune circonstance, cependant, le ministère public n'a le droit de rejeter une candidature ; mais, lorsque, malgré l'avis favorable de la chambre, vos substituts auront des raisons sérieuses de croire que le candidat ne possède point les qualités désirables, ils consigneront leurs observations et leur avis dans le rapport qui me sera adressé.

(A) Vélat des produits de Toffice est une des pièces essentielles des dossiers de présentation. Il y a lieu d'exiger que cet état soit rédigé avec la plus 'rigoureuse exactitude, qu'il précise en détail le produit de tous les actes, sans en excepter ceux qu'on a trop souvent le tort de comprendre sous la dénomination générale d'actes divers ; enfin qu'il soit conforme aux registres désormais obligatoires de la comptabilité du cédant.

Il doit toujours indiquer, suivant le modèle nouveau que je joins à ces instructions (i), avec le nombre des actes et le total des droits d'enregistrement, le produit des cina dernières années de l'exercice du titulaire. Dans certaines circonstances, lorsque l'exercice du cédant a été de longue durée, par exemple, et que le prix convenu dépasse celui de la cession précédente, le nombre des années dont on devra donner le produit sera élevé à sept. Ces indications seules me permettront d'apprécier si la moyenne indiquée est bien assise, et si le bénéfice

<1) V. co modèle h la mdtc do la prcacnto circnlairc.

RÉGIME DU NOTARIAT EN GÉNÉRAL

que prétend faire le cédant est suffisamment justifié.

La. comparaison du produit des honoraires avec le total des droits d'enregistrement est un moyen usité, dans beaucoup de parquets, pour apprécier rimportance d'un office. Ce moyen n'est pas un critérium infaillible et auquel on puisse se fier en tous cas avec certitude. Cependant, je désire que, lorsque vos substituts remarqueront un écart excessif entre les deux chiffres, ils en recherchent la cause réelle, provoquent les explications des parties et me fassent connaître le résultat de cet examen.

S'ils ont quelques doutes sur l'exactitude et la sincérité des états de produits, ils doivent, ou se livrer personnellement à une vérification, ou y faire procéder par le président de la chambre.

Ce» états ne doivent contenir que les honoraires des actes ; on doit donc en exclure le produit des actes sous seings

f»rivés et de toutes commissions particuières.

Je désire aussi que les charges de l'office, loyer, patente, frais de clercs, etc., y soient toujours mentionnées.

(i) Le traité d'office doit tout spécialement appeler votre attention et celle de vos substituts. Il doit être rédigé avec concision et clarté ; il ne faut point y laisser insérer des conventions inutiles ou équivoques, qui pourraient faire naître des difficultés judiciaires. La cession ne doit porter que sur la charge et ses produits, mais non sur le titre que le Gouvernement seul a le droit de conférer ; les parties peuvent y comprendre le mobilier de l'étude et la bibliothèque, pourvu qu'un prix spécial soit indiqué.

Aucune cession d'office ne doit avoir lieu par contrat de mariage ou par donation ; le caractère irrévocable de ces actes étant incompatible avec le caractère conditionnel du traité, qui peut toujours être modifié par mon département.

Les recouvrements peuvent être réservés par le cédant ou compris dans la cession ; dans le second cas, ils doivent être évalués et garantis au cessionnaire.

Certaines clauses ou certaines expressions impropres, fréquemment employées, ne sauraient être admises. Je crois utile de vous indiquer les plus usitées ; car en exigeant qu'elles soient supprimées dès la remise du dossier à vos substituts, on évitera des lenteurs préjudiciables aux intérêts des parties.

C'est ainsi qu'on doit rejeter de tout traité les termes vend et vente qui ne

sauraient s'appliquer exactement à une convention d un caractère aussi spécial ;

— les clauses par lesquelles le cédant s'oblige à faire tout ce qui dépendra de lui pour conserver la clientèle de l'étude,

— ou impose au cessionnaire l'obligation de rapporter, en cas de mariage, l'engagement solidaire de sa femme ; — celle par laquelle le cessionnaire promettrait de donner une hypothèque, ces diverses stipulations élant de nature à occasionner des difficultés entre les parties.

La même prohibition s'applique à la convention qui interdirait au cédant d'être notaire dans le môme canton ou le même arrondissement, la Chancellerie se réservant exclusivement, en pareil cas, le soin de prendre une décision ; — à celle par laquelle l'aspirant s'engaîgerait à se conformer au règlement de la chambre de discipline, si ce règlement n'a pas été approuvé par mon Département ; — à celle qui réserverait au cédant le bénéfice des expéditions de ses actes durant un certain temps, ou les honoraires des testaments reçus par lui et dont les auteurs ne seraient pas décédés ; ou le droit, pour le cédant, de compulser les minutes en vue de ses recouvrements ; ces clauses tendraient en effet à permettre à l'ancien titulaire de s'immiscer dans les affaires de l'étude.

Les parties peuvent insérer dans le traité une affectation hypothécaire, un cautionnement ou toute autre garantie conventionnelle ; mais elles ne pourraient stipuler une réserve de privilège ce qui est inutile, puisque le privilège ne peut être créé que par la loi ; ou la rétrocession de l'office, le notaire étant investi à vie et ne pouvant être dépossédé que par démission ou destitution.

Le prix doit être fixe et ferme au moment de la cession, sans jamais dépen* dre d'éventualités ultérieures. Il ne peut être que d'une somme d'argent déterminée, et le traité devrait être rejeté si le prix consistait en une rente viagère, par exemple. Il doit être stipulé payable à des époques déterminées et toujours après la prestation de serment ; par suite, le traité ne doit contenir aucune stipulation de payement au comptant, ou par billets, ou exclusivement en espèces d'or ou d'argent; aucune délégation soit à des créanciers, soit même au titulaire précédent ; aucune compensation avec des sommes dues au cessionnaire ; carie Gouvernement ne peut tolérer aucune clause de nature à porter préjudice aux i créanciers.

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L'intér^^t du prix ne peut courir qu'à partir de la prestation de serment, époque de rentrée en jouissance.

Enfin, le prix doit toujours être modéré et justifié par des produits réguliers, constants et largement rémunérateurs ; s'il en était autrement, le nouveau titulaire, après le prélèvement de l'intérêt du capital engagé par lui, ne trouverait dans le reste de ses émoluments qu'une ressource insuffisante pour lui permettre d'exercer honorablement sa profession.

En exigeant, en règle générale, que le produit de chaque charge représente l'intérêt net à 15 0/0, au moins, du prix fixé, l'évaluation sera équitablement déterminée et de nature à concilier tous les intérêts. Ce taux ne saurait cependant lier l'Administration d'une façon absolue et il est évident que cette base ne pourrait être acceptée, ni pour les offices de grande importance, ni pour les études d'un produit minime ; dans ces deux cas, le taux doit être plus élevé. 11 en est presque toujours de même, lorsque l'office est cédé avec un bénéfice notable; que l'élévation du produit normal résulte de l'activité trop peu scrupuleuse du cédant ou, au contraire, des qualités exceptionnelles qu'il a su déployer, elle tient pres- 2ue toujours à des causes personnelles, ont on ne saurait faire abstraction sans injustice et sans danger pour le cessionnaire.

Vous devrez donc vous efforcer de faire comprendre aux cédants aue les offices ne sont pas une marchandise commerciale, encore moins un objet de spéculation dont la hausse doive entrer dans les combinaisons des notaires, mais une fonction publique dont la rétribution consiste essentiellement dans les produits annuels de l'exercice. C'est d'ailleurs trop souvent, pour avoir acheté trop cher leur office et n'avoir pu le payer avec les produits ordinaires, que aes titulaires se sont livrés ensuite à des spéculations hasardeuses et illicites qui ont abouti à des catastrophes. Je suis plus que jamais résolu à prévenir ce danger, et je m'opposerai énergiquement à l'exagération des prix ; comme aussi je tiendrai la main a la répression de toute contre-lettre qui aurait pour objet de majorer les chiffres approuvés par mon Département. Les dissimulations, comme le disait un de mes prédécesseurs, sont des infractions graves aux devoirs des officiers publics et excitent une juste dotiance contre les candidats qui, au début de leur carrière,,, cherchent à tromper les magistrats etl l'autorité supérieure. En cachant l'oxa- I

gération des engagements, elles rendent inutiles les précautions que la Chancellerie ne cesse de prendre et de recommander pour éviter à des jeunes gens souvent sans expérience de contracter des obligations trop onéreuses et de s'exposer a des déceptions, bientôt suivies de la ruine et de ses tristes conséquences.

Je recommande tout particulièrement aux procureurs de la République d'exiger des deux contractants l'affirmation expresse et écrite que les conventions arrêtées entre eux sont sincères, qu'elles n'ont été précédées ni suivies d'aucune contre-lettre, et de les prévenir des rigueurs auxquelles les exposerait une déclaration mensongère. Cette affirmation sera conforme au modèle ci-après annexé et renouvelée en cas de réduction (1).

Si, malgré ces recommandations, vou< découvrez qu'un notaire s'est prêté à une dissimulation, vous ne devrez pas hésiter à provoquer devant les tribunaux, la destitution de cet officier public, sans pi-éjudice des autres mesures que comporteront les circonstances. Je considère en effet, comme mes prédécesseurs, que la destitution est justifiée par la gravité de cette infraction aux devoirs professionnels, dont la persistance compromet à la fois la discipline et le mode de transmission des offices (Circulaire du H mai 1884).

Par une circulaire du 19 octobre 1876, un de mes prédécesseurs a exigé que tout dossier de représentation contînt un état de recouvrements restant à effectuer par le cédant ; la production de cette pièce a pour but d'éclairer la Chancellerie et le parquet sur les rapports du cédant avec ses clients et sur la régularité de la gestion de l'étude. Ce document est utile à consulter et vos substituts continueront à le réclamer.