DB LA TENUE DES REC^ISTRES

I. Règles générales à suivre pour la tenue des Uvres. — En principe , les trésoriers des Fabriques, comme tous les autres comptables publics , doivent écrire tout ce qui se fait^ et rien que ce qui se fait; ils doivent constater les opérations , au fur et à mesure quelles ont lieu , satts lacune , surcharge ni rature ; par conséquent, les ëcri tares faites ne peuvent jamais éprouver d'altération , et, si dés erreurs ont été commises , elles doivent être rectifiées par de nouvelles écritures.

Avant d'entrer dans les détails relatifs à la tenue . de chaque registre , il convient d'indiquer Tordre dans lequel l6s écritures doivent y être passées.

Toutes les recettes , de quelque nature qu'elles s'Ofiént , et quelle que soit leur importance, doivent,

en. premier lieu., èlre enregifttrëesau jouroal à scmltdie; chaque reeelte esi de pkifr. inscrite immédiatemeHt, par ordre de date^ au compte général de la.. Fabrique , sur le livre-jpurual ; puis.elie est conslatée sar le livre de délai!, au. compte specialtqui lui est, desiioé.

Les paiements sont inscrits , pareillement pac ordre de date , au coiupte. général , et reportés essoiie., par nature, d'opération , au Jivre de détail.

IL Journal à souche. — Le journal à souche,, pour renregistrement des reoeites et la délivrance, des quittances, est en usage dans presque toutes les. administrations chargées du recouvrement des reve^ mis public&v Quant aux Fabriques , aucun règlement ne leur en prescrit Tusage ; mais les avantages qu!ili présente pour le bon ordre de la comptabilité, sa> commodité pour Texpédition des quittances , la facir lité qu'il procure au trésorier de se vérifier et.de dér couvrir aisément les erreurs qu'il pourrait avoir faites , en comparant , au bas de chaque pag^ , le résuliat de son registre -journal à celui de son ra-» gistre à souche , doivent le fau'e admettre égfilement par ces établissements.

Avant de se servir du journal à souche, le tréso? lier doit le faire coter et parapher sur chaque feuillet par le président du Bureau. A partir du 1" janvier, il y enregistre successivement et avec détail chacune, des sommes qui lui sont versées. Cet enregistrement doit être fait de telle sorte que la souche ou le corps i

da livre présente distinctement i"* le numéro d*ordfe de Tenregistrement ; 2^ l'exercice sur lequel il est re* couvre ; S"" le chapitre du budget et l'article de ce chapitre auquel la recelte se rapporte ; U^ la date de la recette , 5"* le nom du redevable ; 6'' le montant de la somme versée, écrit en toutes lettres ; V la désignation du produit.

Le trésorier remplit immédiatement la quittance attachée à la souche en regard de chaque article de recette , laquelle doit porter le même numéro , etc. , que la souche. Il détache cette quittance et la remet à la partie versante comme récépissé sur papier libre et sans frais.

Toutefois, lorsqu'une recette excède 10 fr. et que la parti versante demande une quittance sur papier timbré , c'est elle qui doit supporter les frais du timbre ; dans ce cas , la somme versée est également portée sur le journal à souche , mais la quittance en regard est détachée et détruite.

Le journal à souche contient une colonne unique , destinée à recevoir le chiffre de chaque recette. Les sommes portées dans celte colonne sont additionnées au bas de chaque page , et le total est reporté à la colonne suivante. (^P^oir le modèle 2V* Î7).

III. Livre de compte général ou journal des recette» et dépenses, — Le montant des fonds perçus pour le compte de la Fabrique , à quelque titre que ce soit , sera , au fur et à mesure de la rentrée , inscrit , avec la date du jour et du mois , sur un re-»

gisire coté et paraphé qui demeurera entre les mains du trésorier. (JOécr. de 1809 , arU 74).

Le trésorier portera également les dépenses sur le même journal , et suivant le même mode. Il devra , avant de se servir de ce registre , le faire coter et parapher par le président du Bureau.

Pour rendre plus facile les recherches à faire dans ce journal et pour y donner plus de clarté , il est à propos qu'il soit rédigé ainsi qu'il suit : 1"* Tous les articles de recettes doivent être inscrits sur une page , et tous les articles de dépenses sur la page vis-à-vis. Le haut de chacune de ces pages porte Tinscripiion qui lui est propre ; celle de gauche recelles , celle de droite dépenses»

T Chaque article de recette ou de dépense doit êU'e écrit séparément et porter un numéro d'ordre^ qui ôgare dans la première colonne. On forme deux série de numéros , l'une pour la recette , l'autre pour la dépense , et chaque série ne doit pas être inter* rompue depuis le l*"^ janvier jusqu'au 31 décembre.

S"" Il faut rappeler dans la seconde colonne le chapitre du budget , et dans la troisième l'article de ce chapitre auquel se réfère la recette ou la dépense qu'on enregistre.

b!" La date est consignée dans la quatrième colonne. L'année est désignée au haut de la colonne, le mois et le quantième sont relatés suivant le jour de la réalisation des recettes ou des paiements.

5"* On constate ensuite le montant des sommes re*-

çUes ou payées , par qni ei à quel titre tes premières ont été versées > à qai et à qaei titre les secondés ont été délivrées.

6** Les colonnes dn registre, ponr la consignation des sommes , doivent être disposées de manière à présenter la distinction des sommes reçues on payées ^nr chacun des deux exercices qui sont , au comtaencemenl de chaque année , en cours tfexécutiofr.

T Une dernière colonne , pour les dé]^eiises , est consacrée à recevon* le numéfo du mandat et des autres pièces justificatives à l'appui , qui s'y rapportent ; ces pièces justificatives doivent porter le même numéro que le rtiandàt.

8" Les diverses colonnes dVi jouï'nal sont addîiSonnées séparément an bas de chaque page et le total partiel en est reporté à la colonne correspondante de la page suivante. Un second total du pro«duîi des deux colonnes termiine chaque page. {Foir te modèle ^** 28\

La tenue du journal est très-importante : elle offre à tout instant au trésorier un moyen fecHe de vérification : il lui suffit de faire le total de ses recettes , èelui de ses dépenses , et d'en prendre la différence. En comparant ce résultat avec la somme qu'il a en caisse , il s'apercevra sur-le-chainf) si dés erreurs ou ôfllîssîons se sont glissées dans la tenue de ses écriétires , et s'il s'est introduit quelque désordre dans sa comptabilité.

ÏV. Livre de détail ou dei compfet ouverts. —

Outre son journal , le trésorier doit tenir un livre des^ comptes ouverts , divisé en autant de chapitres que le budget en .présente : chaque chapitre se subdivise en autant d'articles que ce même chapitre contient de numéros , de sorte que chaque numéro des divera chapitres du budget ait son compte à part. De cette^ manière , le chapitre du budget et le numéro de ce chapitre , rappelés à chaque article du journal, font connaître le. chapitre et l'article du livre de comptes , dans lesquels Tarticle du journal doit être porté.

Ce registre n'est pas seulement nécessaire au trésorier pour classer ses recettes et dépenses dans le même ordre qu'au budget , et lui faciliter l'établisse* ment de son compte annuel; il lui sert surtout pour pouvoir vérifier, à:tout instant , ce qu'il a déjà perçu et ce qui lui reste à percevoir sut chaque article de recette , ce qu'il a payé et ce qui lui reste à payer sur chaque article de dépense. Il serait très-difficile à un trésorier d'avoir, sans ce registre , une comptabilité bien régulière , surtout si elle a une certaine importance.

Le livre des comptes n'étant qu'un registre auxiliaire pour faciliter au trésorier ses opérations , n^a pas besoin , comme le journal ,, d'être coté ni paraphé.

Le trésorier dispose son livre des comptes , aa commencement de chaque année , d'après le budget de L'exercice ^ de sorte que le livre doit être fait pour

le budget et qu'on doit calquer le premier sur le second.

L'inscription d'un article au livre des comptes doit rappeler le numéro sous .lequel cet article est inscrit au journal , afin de pouvoir s'y reporter au besoin ; celle des articles de dépenses doit de plus rappeler le numéro des pièces justificatives.

Gomme le trésorier peut se trouver dans le cas de faire certains recouvrements et certaines dépenses non-prévus au budget, il faut disposer deux chapitres particuliers , l'un pour les recettes non-comprises au budget^ et l'autre pour les dépenses autorisées par décision spéciale , postérieurement à Tapprobation du budget; et afin de ne point interrompre la série des numéros , il convient de désigner ces chapitres par des lettres , comme R pour les receltes et D pour les dépenses , et leur donner le titre de Recettes non-comprises au budget ou Dépenses autorisées par décisions spéciales.

Il est certaine numéros du budget qui ont besoia d'être divisés en plusieurs paragraphes. Ceux des biens-fonds , des rentes , par exemple , devront être divisés en autant de § qu'il y a de fermiers de ces biens ou de débiteurs de ces rentes ; celui de la location des places de l'église devra contenir autant de § qu'il y a de locataires ; celui des dépenses de la célébration du culte peut être divisé conformément à l'état que le Curé en a dressé.

Les dispositions de ce registre varient nécessaire-

meut selon que la comptabilité est plus ou moins compliquée. Il n'est donc pas possible de proposer un cadre bien complet , applicable partout. Nous nous sommes bornés à faire imprimer des cadres contenant les colonnes nécessaires pour la tenue de ce registre ; le reste devra être rempli à la main , en suivant la marche indiquée au modèle N** 29.

Le livre de détail destiné à constater, par nature de recette et de dépense , les opérations effectuées en exécution du budget, est tenu par exercice ; c'està-dire qu'il sert à l'enregisirement des recettes et des dépenses propres à chaque exercice , non-seulement pendant Tannée qui donne son nom à l'exercice , mais encore pendant la partie de l'année suivante qui est nécessaire pour en compléter les opérations. Il s'ensuit que le trésorier, ayant à opérer, pendant les premiers mois de chaque année , les recettes et les dépenses de l'exercice qui commence, ainsi que ceUes de l'exercice qui achève sa période, doit tenir concurremment ouverts, pendant ce temps, les livres de détail de ces deux exercices,

Au fur et à mesure que le trésorier a effectué une recette et qu'il a été délivré à la partie versante une quittance détachée du journal à souche, il inscrit immédiatement cette recette au compte général de la Fabrique , puis il la constate au chapitre du livre de détail auquel elle se rapporte. De même , chaque paiement que le trésorier opère entre lés mains des créanciers de la Fabrique , est constaté en dépense^

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aorès. avoir été inscrit au journal , aa chapitre correspondant du livre de détail auquel la dépense, se réfère. {Foir le modèle iV" 29^).

V. Sommier des titres à tenir par le trésorier. ^ Si la Fabrique a des biens-fonds ou des rentes , le Uiésorîer doit avoir un sommier contenant l'analyse des litres de* propriété sur ces biens, le nom des débiteurs , les sommes dues annuellement y avec une eoionne pour l'inscription des paiements.

Les titres de location des places , bancs et chaises de l'église peuvent être portés par extraits sur ce sommier, ou faire l'objet d'un registre particulier. {Foi^^lernodèle N'^^^S).

Le sottimier du trésorier est indépendant de celui que doit tenir le secrétaire du Bureau conformément a4ix règles retracées à la page 107.

VI. Joum€U d'ordonnancement. — Le président du Bureau , chargé des fonctions d'ordonnateur des dépenses , doit tenir écriture des mandats qu'il délivre, sur un registre uniquement consacré à cet usage. La forme la plus commode- et la plus peopre à prévenir des erreurs est celle d'un registre à souche, d'où le mandai se détache; la souche reste et sert de journal à rordonnateur^pour rinscriptlou des mandats qu'il délivre. De. plus, ce journal ,. qui eoniient une colonne dans laquelle sont portées toutes les sommes payées ^ peut servir avantAgeuse* ■Mni à conir61er le registre des dépenses du trésorier, (/^«fr le module iV« 31).

Diaprés les règlements sur les pièces qui doivent ftre timbrées, le trésorier veillera à ce que les ftwr^ Aisseurs et ouvriers produisent , sar papier timbré, et à lears frais , leurs factures et mémoires , aa pied desquels ils mettent leur acquit. Dans ce cas , Tac** ((nit placé au bas du mandat n'est plus qu'une quittance d'ordre exempte de la fbrmaltië du timbre. {Jowmai de9 Fah. .tAV ^ p. 181 5 f. Vlll, p. 3S0).

Article 11.