LEUR ROLE DANS LA COMPTABILITÉ
Toute opération commerciale peut être faite, tout d'abord, soit oralement, soit par écrit. Il est absolument nécessaire, lorsqu'elle est faite oralement, de la confirmer ensuite par lettre, pour éviter, par la suite, des difficultés toujours possibles. Il peut arriver, en effet, que les parties contractantes ne se soient pas bien comprises. Cela amène souvent des inconvénients graves, soit au moment de la livraison des marchandises, soit au moment du règlement, et cause de nombreux procès.
A ce sujet, nous dirons que les lettres commerciales doivent être absolument concises, qu'il est inutile de s'étendre dans de longues explications qui n'ont souvent pour résultat que d'embrouiller les questions. La brièveté, la concision, doivent être la règle absolue du style commercial.
Lorsque le? parties se sont mises d'accord sur les différentes clauses d'un marché, il v a lieu de l'exécuter. Toutes les différentes opérations qui en résultent doivent être indiquées, au fur et à mesure qu'elles se déroulent, sur des documents différents qui serviront à établir la comptabilité et à donner au commerçant, à l'industriel, au banquier, tous les renseignements qui lui seront indispensables. Il est donc utile de noter ici ces documents et de donner une explication sur chacun d'eux.
Les documents peuvent être classés en deux groupes :
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V Ceux d'ordre extérieur, c'est-à-dire ceux établis entre le commerçant et les personnes du dehors : clients ou fournisseurs ;
2* Ceux d'ordre intérieur, c'est-à-dire ceux qui sont établis entre les différents services de la maison, chacun de ceux-ci devenant responsable des marchandises ou des valeurs qui lui sont confiées.
Les opérations d'ordre extérieur comprennent presque uniquement: 1" L'achat et la vente de marchandises ; 2" Le règlement de ces opérations. Chacune de celles-ci doit donc être notée à part sur des documents établis séparément.
Au moment de la commande passée à un fournisseur, il est utile d'inscrire cette commande sur une feuille tirée d'un livret à souche et d'en conserver le double sur le talon de ce livret.
Cette manière de faire exige deux inscriptions : une première, sur le bon lui-même, envoyé au fournisseur, une seconde sur le talon.
Dans le cas où, par suite d'une erreur de copie, le talon n'est pas conforme au bon, on peut, au moment de la réception des marchandises, se trouver en présence de difficultés, ces marchandises n'étant pas semblables à celles qu'on attendait d'après le talon du bon.
Pour éviter cette difficulté, on inscrit la commande sur une première feuille du carnet, et on intercale entre la première et la deuxième feuille, du papier carbone. Au fur et à mesure de l'inscription, celle-ci se reproduit exactement sur la deuxième feuille que l'on conserve, la première étant adressée au fournisseur.
La marchandise expédiée doit toujours être accompagnée de sa facture.
La facture est un état détaillé de la marchandise. Elle doit comprendre, en outre, le prix de chaque objet, le prix total de tous les objets, l'escompte accordé, ainsi que la valeur nette à payer par le client.
On distingue les factures d'achats qui accompagnent les marchandises envoyées à l'acheteur et qui constatent l'entrée de la marchandise chez ce dernier. Les factures de ventes, au contraire, s'appliquent à la sortie des marchandises.
Il est inutile de recopier les factures d'achat sur un
livre puisque celles-ci sont conservées par l'acheteur et qu'il est toujours facile de les consulter. Par contre, les factures de ventes doivent être copiées deux fois : Tune d'elles devant être envoyée au client avec la marchandise, et l'autre conservée par l'expéditeur. Cette précaution est utile d'une part, pour savoir ce qu'est devenue la marchandise, et d'autre part, pour pouvoir répondre aux réclamations du client en cas de contestation.
On peut éviter une deuxième inscription qui supprime un travail inutile de la façon suivante :
On établit d'abord la facture du client sur une feuille à en-tête, soit au moyen de la machine à écrire, soit à la main avec de l'encre communicative. On la reportera ensuite au copie de lettres, mais en prenant des précautions pour que toutes les lettres et les chiffres soient parfaitement lisibles. Dans ces conditions, le travail sera simplifié, et la facture conservée ainsi que celle adressée au client seront absolument semblables. Il n'y aura jamais de différence entre les deux, ce qui évitera toute contestation.
Lorsqu'on livre plusieurs factures dans le courant d'un mois à un même client, on peut les résumer à la fin du mois sur un relevé de factures. Il arrive souvent, dans ce cas, que l'escompte, s'il y en a, est calculé sur le total indiqué par le relevé de factures au lieu d'être calculé sur chaque facture isolément.
La facture est donc la pièce constatant la livraison ou la réception des marchandises. Celles-ci doivent être payées dans un temps plus ou moins éloigné, ce qui est constaté par de nouveaux documents qui varient suivant le mode de règlement employé.
Lorsqu'une dette est exigible immédiatement, on peut employer, pour la régler :
1 * La monnaie ;
2* Le chèque;
3* Le virement.
Lorsqu'elle est payable à terme, on peut se servir :
!• Du billet à ordre;
2* De la lettre de change ou traite.
On désigne généralement ces documents divers sous le nom d'effets de commerce.
Lorsqu'on verse une somme quelconque entre les mains d'une personne, on doit se faire délivrer un reçu par la personne qui encaisse cette somme. Ce reçu, qui doit toujours être retiré d'un livret à souche, indique le nom du bénéficiaire et le montant de la somme versée. Il est souvent avantageux aussi d'indiquer le motif du versement. Sur le talon du reçu se trouvent inscrites également les mêmes mentions que sur le reçu lui-même. Pour éviter toutes causes d'erreurs, et une deuxième inscription sur le talon, il serait préférable de se servir d'une feuille de papier carbone comme nous l'avons déjà indiqué précédemment ; le reçu délivré et sa copie conservée étant alors exactement semblables.
Le chèque est un billet tiré sur une personne qui a reçu, au préalable, une provision, un banquier dans presque tous les cas. Par ce chèque, le tireur donne l'ordre au banquier de payer à la personne ou à Tordre de la personne désignée sur le chèque, la somme qui y est inscrite. Le chèque est toujours payable à présentation. Le chèque est passible d'un droit de timbre de 0,10 ou de 0,20 suivant qu'il est payable sur la même place ou sur une place différente.
Le virement consiste à donner l'ordre à un banquier de régler une certaine créance en transportant une somme d'un compte à un autre compte. Les virements se font chaque jour pour des sommes très importantes et on arrive ainsi à régler des opérations considérables par un simple jeu d'écritures et sans aucun mouvement d'espèces. La Banque de France règle ainsi des sommes importantes qui se chiffrent annuellement par des milliards et sans qu'il y ait aucun mouvement de fonds.
Les effets payables à terme comprennent :
!• Le billet à ordre qui est établi au profit du bénéficiaire par celui qui doit payer le billet ;
2* La lettre de change, au contraire, est tirée par le créancier sur son débiteur. Elle engage ce dernier à payer une somme déterminée, à une échéance également déterminée. La lettre de change ou traite est souvent acceptée par le payeur, c'est-à-dire par le tiré. Le timbre de ces effets est de 0,05 pour 100 fr. ou fraction de 100 fr. lorr.que la traite est à une échéance inférieure à 6 mois.
Documents d'ordre intérieur
Ce sont ceux qui sont établis pour régler les mouvements de valeurs se produisant entre les différents services d'une même maison. Ils comprennent des régularisations ou des virements de comptes entre eux. Toutes les opérations comptables doivent être appuyées par une pièce signée d'un chef de service responsable, ce qui permet un contrôle facile et constant.
Le nombre et le modèle de ces documents est donc très variable. Il peut être très différent pour des établissements distincts, surtout en ce qui concerne la fabrication et la transformation des matières. Pour ce motif, nous ne nous attarderons pas plus longuement sur cette question.
