NON ACCEPTÉES

Pierre

Louis

Nous verrons plus loin que le compte des Fournisseurs restera créditeur des sommes dues jusqu'au moment des paiements effectifs. A ce moment, et à ce moment seulement, le compte intéressé sera débité du paiement qui aura été fait, ainsi que des escomptes qui pourraient être accordés.

Si le commerçant fait encore d'autres opérations que celles envisagées ci-dessus, et en noml)re assez considérable pour donner lieu à Touverture de journaux auxiliaires, il pourra en créer de nouveaux, tels que, par exemple :

Des journaux auxiliaires des rendus de marchandises par les clients;

Des journaux auxiliaires des rendus de marchandises aux fournisseurs;

Des journaux auxiliaires des commissions, etc..

Si le nombre de ces opérations était limité à quelquesunes seulement par an, il serait inutile d'ouvrir tant de livres. Toutes ces opérations pourraient être inscrites sur le livre d'opérations diverses, livre établi avec un tracé que nous présenterons plus loin. Le seul guide dans ces questions sera déterminé par le nombre des opérations à envisager. On pourra toujours créer, lorsqu'on le jugera nécessaire, les journaux reconnus utiles.

Tout industriel est également commerçant. Il se trouve donc dans la nécessité d'ouvrir les mêmes livres que le commerçant. De plus, il transforme la matière première et il est forcé d'établir des prix de revient, soit pour chaque objet fabriqué, si celui-ci possède une certaine valeur, soit une moyenne des prix de revient à déterminer si la valeur attribuée à chaque objet est trop faible. Il sera donc obligé, en outre, d'ouvrir des journaux auxiliaires de fabrication et des grands livres de prix de revient.

Un cultivateur, lui aussi, fait également un certain nombre d'opérations différentes:

Il nourrit des animaux pour les faire travailler; Il en engraisse pour la vente ou pour la boucherie; Il cultive ses terres; Il récolte ses produits; Il les emmagasine; Il les vend, etc...

De là, encore, la nécessité d'ouvrir des livres différents, où seront notées, en quelques lignes, en quelques mots, les opérations de chaque jour.

Il en sera de même pour les opérations de banque, d'assurances, de transports, etc.

La première condition qui assurera le succès d'une bonne organisation sera de déterminer les différentes espèces d'opérations, de n'en oublier aucune. Il sera néces-

saire de noter chacune de celles-ci sur un livre déterminé, avec des tracés différents, tracés établis en vue des résultats et des renseignements que l'on désire obtenir.

2" Comment doit-on tracer les Journaux auxiliaires

Une fois le nombre de livres déterminé, il y a lieu d'établir le tracé de ces livres. Nous avons déjà dit, et nous ne le répéterons jamais assez, que, pour le minimum de travail, l'on doit toujours obtenir le maximum de renseignements. Dans ces conditions, le tracé de ces livres offre donc une importance considérable, car, si ce tracé est mal établi, on peut être amené à exécuter un travail inutile et important, et, en outre, n'en tirer que des renseignements insuffisants.

Chacun de ces livres doit comprendre un certain nombre de colonnes. Ces colonnes doivent être déterminées de telle taçon que chaque opération soit inscrite sur une seule ligne. Le nombre de colonnes dépend des renseignements que l'on désire obtenir.

Le format à donner aux livres est, de préférence, celui désigné sous le nom; format à l'italienne. Il est plus large que haut. On peut y insérer un plus grand nombre de colonnes et les additions, surtout pour les débutants, sont plus faciles, puisqu'il y a moins de nombres à totaliser. De plus, il est avantageux de donner le même format à tous les journaux auxiliaires. Par contre, il y a un plus grand nombre de reports.

A ce sujet, qu'il nous soit permis de réfuter une opinion très répandue dans les milieux comptables, même par les auteurs les plus connus. Un certain nombre de ces derniers affirment qu'il vaut beaucoup mieux n'ouvrir qu'une seule colonne de sommes et faire le dépouillement de ces sommes sur de nouveaux livres ou, de préférence, sur des feuilles détachées. Ils prétendent que le nombre de colonnes sera toujours insuffisant, que l'on sera toujours obligé d'ouvrir une colonne de divers, dans laquelle on inscrira toutes sortes de valeurs. Nous uqus élevons énergiquement contre cette idée et nous faisons remarquer :

1* Que te format à l'italienne permet de tracer un nombre suffisant de colonnes pour répondre à tous les besoins.

2* Que la colonne de divers qui figure sur certains livres ne sert qu'à l'inscription mensuelle de cinq ou six

valeurs au plus. Quand une comptabilité est bien organisée, le dépouillement, dans ces conditions, en est facile.

3** Que l'employé qui inscrit une somme dans une première colonne et qui sait presque toujours de quelle opération il s'agit, esl bien mieux préparé qu'un nouvel employé pour faire ce dépouillement.

4° Que les reports en sont plus faciles et que les erreurs sont moins fréquentes. Si toutes les sommes sont mélangées dans une colonne unique, comme par exemple, sur le journal d;e caisse, on voit qu'au paiement fait à un fournisseur, succédera une dépense de frais généraux, un remboursement à un client suivra un versement au banquier, etc. Ces sommes reportées par colonnes permettront à l'employé chargé des reports de s'occuper d'abord des fournisseurs, ensuite des clients, etc. Pendant un certain temps, comme celui-ci ne fait qu'un travail déterminé, son attention ne sera pas détournée par d'autres causes, il s'ensuivra que les erreurs seront moins fréquentes.

5** Enfm, les écritures au journal en seront facilitées. Il n'y aura en fin de mois qu'à relever les totaux figurant aux divers journaux auxiliaires et qui, tous, devront concorder ensemble. De cette façon, il sera inutile d'avoir de nouveaux livres.

Pour toutes ces raisons, l'emploi des journaux à colonnes doit augmenter chaque jour, au fur et à mesure qu'on reconnaîtra l'avantage résultant d'une bonne organisation comptable.

Tous les livres que nous avons vus précédemment servent à noter:

l" Des entrées;

2** Des entrées et des sorties.

Pour ces derniers, comme, par exemple, le livre de caisse, le livre de banquiers, etc., on porte les entrées sur la page de gauche, les sorties, en regard, sur la page de droite. Les folios de ces livres sont numérotés à feuillets ouverts» c'est-à-dire que les deux folios en regard Tun de l'autre, portent les mêmes numéros 1 et 1, les autres ne portent qu'une fois le même numéro, 1, 2, 3, etc..

3" Dans certains cas, on peut ouvrir des livres de sorties, mais presque toujours les livres d'entrées sont suffisants. Le travail en est plus rapide et présente une plus grande clarté.

Journaux indiquant des entrées :

Journal auxiliaire des achats.

Si nous laissons à part la colonne de dates, qui doit être la première pour tous les journaux auxiliaires sans exception, puisque pour ceux-ci les opérations sont enregistrées dans leur ordre chronologique, les colonnes suivantes devront indiquer: le motif de l'opération ou le nom de la personne avec laquelle s'effectue une opération; ensuite le montant total des entrées. Le nombre des autres colonnes sera déterminé par la décomposition, par comptes, des sommes indiquées dans la première colonne. Nous pouvons prendre un exemple:

Un marchand de meubles achète plusieurs sortes de meubles qu'il décompose ainsi:

Meubles de salon; Meubles de bureau; Meubles de salle à manger; Meubles de chambre à coucher.

S'il s'en tient seulement à ces 4 catégories, et si, d'autre pari, ses fournisseurs lui accordent un escompte, son livre d'achat pourra être établi avec les colonnes suivantes qui seront plus ou moins larges suivant l'importance des sommes qui devront y figurer.

1* Date des opérations:

La largeur de cette colonne sera faible car elle devra contenir au plus deux chiffres, le nombre de jours d'un mois ne dépassant pas le nombre de 31 composé de deux chiffres.

2* Noms des fournisseurs:

La largeur de cette colonne devra être suffisante pour l'inscription de leurs noms et adresses dans le cas où plusieurs fournisseurs porteraient le même nom.

3" Valeur nette à payer:

C'est la somme à payer aux fournisseurs. Cette colonne doit suivre immédiatement celle des fournisseurs, les reports au grand livre en étant facilités, puisque les sommes y sont inscrites à côté des noms.

4* Escomptes accordés;

5* Valeur totale de la facture;

Ensuite les valeurs pour chacune des catégories de comptes suivants:

Jn

vU. -r.-i..^^^ i^'ij: 'jk^^Lt. 4k.'Jiiit^ \ii^'A.\

It

ft* Meublcî^ de bureau;

?• Meubles de chambre à coucher;

8* Meubles de salle à manger;

9* Meubles de salon.

Autant que possible, il vaut mieux classer ces dernières colonnes par lettre alphabétique, pour faciliter les recherches.

Le contrôle dans ces conditions est facile, puisque des additions faites de différentes façons avec des nombres dissemblables doivent toujours donner le même total. C'est ainsi que les colonnes :

3 Valeur nette à payer;

4 Escompte,

additionnées ensemble doivent donner le même total que la colonne 5: Valeur totale de la facture.

Les colonnes G, 7, 8, 9 doivent aussi égaler le total de la colonne 5, que, dans ce cas, on peut parfois supprimer, puisque 3 et 4 doivent égaler les colonnes 6, 7, 8, 9.

Cette manière d*opérer est très facile si le nombre de colonnes est peu élevé, et si toutes peuvent être tracées sur une ou deux pages. Si le nombre de colonnes est trop élevé, on se contentera d'ouvrir les 5 premières colonnes, et on reportera, sur un grand livre, établi par comptes, toutes les opérations inscrites sur ce journal auxiliaire. Le travail sera plus considérable, mais on aura des renseignements absolument précis pour tout ce qui concerne les entrées.

Journal des débits aux clients ou journal auxiliaire des ventes

Si Ton veut avoir des renseignements exacts sur les divers mouvements, et si un plan est élaboré tout d'abord, il est nécessaire de posséder à la sortie les mêmes comptes qu'à l'entrée. Ne pas agir ainsi, serait se créer de graves mécomptes pour l'avenir.

D'autre part, une valeur ne peut sortir d'un compte qu'au même prix où elle y est entrée, si l'on veut avoir des renseignements précis.

Or, au point de vue des ventes, et dans presque toutes les maisons de commerce, les marchandises entrent au prix d'achat, elles sortent au prix de vente.

Dans ces conditions, le compte de marchandises ne donne aucun renseignement. Pour trouver la valeur des marchandises existantes à une date déterminée, il faut faire un inventaire. Aucun contrôle n'existe. On peut faire des erreurs involontaires ou non, rien n'indique l'erreur faite, laquelle peut s'élever parfois à des sommes considérables.

Aujourd'hui, dans beaucoup d'établissements, on emploie la permanence de l'inventaire, procédé qui permet, avec un peu d'observation, d'arriver à des résultats absolument exacts. Dans ces conditions, les marchandises sortent au prix pour lequel elles sont entrées. La différence ou solde doit être absolument égale au total des objets inventoriés. S'il y a une différence, il est facile, avec une certaine expérience d'en tenir compte chaque mois et de la porter en compte. Il y a de ce fait un contrôle certain et qui donne d'utiles renseignements.

Dans ce but, le livre de ventes pourrait comporter les 4 colonnes qui figurent au livre des achats. Dans ces colonnes, on inscrirait, les prix d'achat ou de revient.

Ce livre contiendrait donc les colonnes suivantes:

!• Dates;

2" Meubles de bureau;

3* Meubles de chambre à coucher;

4* Meubles de salle à manger;

5* Meubles de salon, sorties au prix de revient ou d'achat.

6* Non des clients;

?• Valeur nette de la facture;

8* Escomptes accordés;

9^ Valeur totale de la facture.

Le total des colonnes 7 et 8 doit être égal au total de la colonne 9. De plus, la différence entre cette dernière colonne et le total des colonnes 2, 3, 4, 5, indique le bénéfice brut réalisé sur la vente des meubles. Si Ton voulait établir le bénéfice brut sur chacune des 4 catégories de meubles, ce qui peut être utile dans certains cas, il y aurait lieu de décomposer également la colonne 9 en 4 colonnes comme celles indiquées ci-dessus.

Journaux indiquant des entrées et des sorties

Nous pouvons prendre comme exemple, le livre de caisse et le livre de banquier.

1** Journal auxiliaire de caisse. — Les recettes sont inscrites sur la page gauche, les dépenses sur la page droite.

Il est nécessaire, lorsqu'on veut établir ces livres, de connaître tout d'abord quelles peuvent être les contreparties des opérations qui y sont inscrites, c'est-à-dire quelles sont les origines des recettes et des dépenses.

Or, on reçoit de l'argent des clients, qui paient leurs factures; du banquier chez lequel on retire des fonds; d'effets de commerce que l'on peut encaisser soi-même; d'autres sources encore que l'on peut déterminer au début.

Par contre, on paie des factures aux fournisseurs; des marchandises comptant; des salaires; des frais généraux; on verse des fonds en banque, etc.

Donc, dans ces conditions, un livre de caisse contiendrait les colonnes suivantes;

a) Du côté des recettes Dates;

Libellés des opérations;

Soldes, si l'on désire établir chaque jour, le solde de la caisse;

Total des recettes journalières, si l'on désire que les totaux soient faits chaque jour;

Détail des recettes journalières;

Banquier;

Clients;

Effets à recevoir;

Une ou deux colonnes en blanc pour les recettes non prévues au début.

b) Du côté des dépenses Dates;

Libellés des opérations;

Total des dépenses journalières;

Détail des dépenses journalières;

Fournisseurs;

Frais généraux;

Marchandises comptant;

Salaires, etc..

^^.-.-iy.^

Le total des différentes colonnes des recettes doit égaler le total de la colonne de détail des recettes journalières. Il en est de même pour les dépenses. Toutes les dépenses inscrites dans les différentes colonnes doivent égaler le total inscrit dans la colonne des dépenses journalières.

On peut ouvrir également, si on le désire, du côté des recettes, une colonne indiquant le solde chaque jour. On conservera donc la trace de toutes ces opérations, et, en cas de nécessité, on retrouvera facilement tous ces renseignements, sans être obligé de refaire à nouveau les calculs.

Enfin, pour être complet, ce livre pourra contenir deux colonnes d'escompte, l'une du côté des recettes pour les escomptes accordés aux clients, l'autre, du côté des dépenses pour les escomptes que nous accordent les fournisseurs. Ces escomptes seront portés en regard du nom du client ou du fournisseur intéressé et reportés au grand livre en même temps que la somme réglée. On évitera ainsi un nouveau livre et une nouvelle inscription.

Journal auxiliaire de banquier

Il en sera de même du journal de banquier ou de banque. Le banquier peut être considéré comme un caissier, avec cette différence que le caissier, en général, remplit ses fonctions à l'intérieur de la maison de commerce, tandis que le banquier opère au dehors. Comme lui, il reçoit des fonds et paye suivant les renseignements qui lui s'ont communiqués. Le banquier reçoit, en outre, des effets, qu'il encaisse, mais en gardant pour lui un agio, dont il n'enverra le décompte que quelques jours après que la remise des effets lui aura été faite. Il faut donc prévoir ce cas dans l'établissement du livre des banquiers.

Celui-ci pourrait être établi ainsi :

Au débit:

Dates;

Libellés;

Soldes;

Valeurs portées en compte par le banquier;

Numéro des effets à recevoir;

Valeur par effet;

Valeur totale par bordereau;

Agios;

Valeur nette; Caisse; Clients; Comptes divers.

Au crédit:

Dates;

Libellés;

Soldes;

Valeurs payées par le banquier;

Caisse;

Clients (impayés);

Fournisseurs;

Comptes divers;

Frais divers.

On peut établir le solde à chaque opération et avoir des renseignements toujours précis. Comme en banque, on peut être à découvert, il est nécessaire d'avoir une colonne de soldes au débit, et une autre au crédit.

On sort le total de chaque bordereau dans la colonne: Valeur totale par bordereau, et lorsque, quelques jours après, le banquier envoie son décompte, on inscrit en regard le montant de Tagio, ainsi que la valeur nette. Dans ces conditions, le compte établi par le commerçant est toujours semblable à celui du banquier. Il est facile de le suivre, et, de plus, on évite les reports au grand livre.

Nous ne nous étendrons pas plus longuement sur ce sujet. Nous avons donné des règles suffisamment précises pour bien faire comprendre comment il faut opérer pour arriver à un résultat parfait, qu'on peut toujours obtenir facilement avec de la réflexion.

Journaux auxiliaires indiquant les sorties.

Ces livres peuvent être supprimés dans presque tous les cas. Il suffit de noter les entrées d'une façon précise. Il sera dès lors toujours facile de connaître la sortie des valeurs, comme nous le verrons plus loin.