COMPTES COLLECTIFS

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Définition. Un compte collectif est une classe de valeurs obtenue par le groupement de comptes particuliers ayant entre eux une similitude de caractères dans leurs causes et dans leurs fins. Le titre de ce compte indiquera d'une façon générale la nature des comptes particuliers qu'il contient.

Qgnèse l>ans 1» comptabilité commerciale, la presque totalité des

des comptes collectifs, comptes est constituée par les fournisseurs et les acheteurs En comptabilité industrielle, le contrôle des valeurs nécessite l'ouverture d'un compte à chaque classe de matières ou produits, ainsi qu'à tous les organismes producteurs ou transformateurs concourant au fonctionnement de l'industrie. Suivant l'importance et la nature du commerce et de l'industrie, le nombre des comptes à créer peut varier de quelques centaines à plusieurs milliers.

Chaque mouvement de valeur donne lieu à deux écritures ; il n'est pas rare que dans une période de un mois le nombre des inscriptions s'élève à des dizaines de milliers • il est inévitable que dans toutes ces opérations se glissent des erreurs dues aux causes suivantes : omissions, erreurs dans les additions et dans les reports. Une vérification s'impose ; c'est un des buts de la balance dont nous parlerons plus loin, mais, faute de pouvoir localiser l'erreur, on est obligé de faire le pointage de toutes les écritures travail long, fastidieux et même infructueux si le nombre d'écriture est trop considérable, car l'esprit se fatigue au milieu de cette masse de chiiïres où, à aucun moment, on ne se sent plus près du but. On trouve bien des erreurs, mais on en commet fatalement d'autres; le pointage terminé, la balance est encore fausse et il est presque certain qu'on la laissera dans cet état plutôt que d'entreprendre un nouveau pointage, qui se heurterait d'ailleurs aux mêmes difficultés que le précédent.

En cette occurence, le bon sens indique que le remède à cette situation consiste à fragmenter cette masse d'écritures par de grandes subdivisions, établies le plus simplement possible, qui seront les comptes collectifs ; de telle façon que l'ensemble de la comptabilité ayant été vérifié dans ce canevas, il n'y a plus qu'à vérifier dans chaque subdivision les éléments représentés par les comptes particuliers, dont les erreurs sont circonscrites par les limites du groupement.

Exemples de formation d'un 1. Fournisseurs. - La similitude de leurs caractères compte collectif. nous permetde formuler Ihypothèse qu'on pourrai"!

les considérer comme ne formant qu'une même maison qui aurait le monopole de toutes les fournitures.

Nous ouvrirons un compte à celte entité que nous désignerons sous le terme générique de Fournisseurs; il sera crédité du total des factures du mois par l'écriture :

par divers Montant des facture? du mois suivant délHil au Journal d'Achats, folio

il sera débité du total de nos paiements pendant le mois par les écritures relevées sur les journaux auxiliaires :

à Caisse

à Effets à receroir

à Banquiers

Montant de nos remises du mois suivant détail aux Journaux auxiliaires.

Ce compte sera rapidement établi ; le solde représentera ce que nous devons à l'ensemble de nos fournisseurs.

Revenant à nos comptes particuliers de fournisseurs, la situation de chacun d'eux s'établira comme suit:

On répartira au débit et au crédit de chacun des comptes intéressés les diverses sommes passées au compte collectif ; on établira le solde de chaque compte. Le total des soldes (1) des comptes particuliers sera égal au solde du compte collectif. Les erreurs commises seront rapidement trouvées, étant limitées à quelques mouvements de valeurs.

On formera, s'il est nécessaire, un compte collectif Acheteurs en s inspirant des mêmes principes.

Si le nombre des fournisseurs ou des acheteurs devient lui-même trop considérable et rend trop pénible pour un seul compte collectif la recherche des erreurs, on peut les grouper en deux ou plusieurs comptes collectifs, fondés autant que possible sur des analogies de mouvements, exemple :

Fournisseurs

France

id.

Etranger

Acheteurs

France A à E

id.

id. F à M

id.

id. N à Z

id.

Etranger

II. Matières premières. — En métallurgie, un assez grand nombre de matières

(I) L'expression « total des soldes -) est employée dans son sens algébrique ; si des comptes particuliers ont des soldes débiteurs et d'autres des soldes créditeurs, le solde du compte collectif sera la difTérence arithmétique de ces soldes.

combustibles, minerais, ferrailles, métaux dadditiou, présentent les similitudes de caractères voulues pour être réunies en un compte collectif. Le débit aura la forme :

à Fournisseurs et Transports Traction intérieure ^ain rf'cPMtrc (Manutention

Valeur des matières reçues pendant le mois.

Le crédit aura la forme :

par Divers {Total des comptes ci dessous)

Fonte de /■'•^ fusion 0 M „ M M

)) moulage

Lingots acier Thomas doux u rails

» ressorts

Lingots acier Martin doux

mi-dur

dur

chromé 3 °/o

nickel / à 5 "/« )) 25 o/o

Valeur des matières consommées pendant le mois.

On pourra continuer cette étude sur tous les comptes de matières premières et de produits fabriqués, et créer les comptes collectifs :

Matériaux réfractaires Objets divers de magasin Produits bruts Produits laminés

etc

Dans l'hypothèse de cette réalisation, le compte collectif Produits bruts pourra grouper les fontes brutes et lingots, le compte Produits laminés les produits du. laminage à tous les états d'avancement, blooms, biUettes, largets, platines, aciers mar chands laminés et profilés, tôles.

Cp classement étant subordonné au nombre des comptes particuliers, on peut être amené à augmenter ou à restreindre le nombre des comptes collectifs d'une usine à l'autre. L'application des principes exposés est une question d espèce.

Lorsqu'une comptabilité ccmiporte des comptes collectifs, tous les mouvements concernant un compte particulier faisant partie d un compte collectif doivent obligatoirement passer d'abord par ce compte collectif.

Si une comptabilité industrielle comporte la création de comptes collectifs : Matières premières, Produits bruts, Produits laminés, fonctionnant comme il vient d'être dit, le crédit du compte Matières premières figurant à {exemple II sera rédigé :

par Divers

Produits bruts Fonte !'• fusion O M

» moulage

Lingots acier Thomas doux

Produits laminés

Frr Inminé n" 2, 1" classe Fer de ferraille n* 2

Ces exemples suffisent pour montrer qu'il est relativement facile de centraliser toutes les opérations d une société, quelle que soit sont importance, en quelques comptes collectifs.

Inconvénients L'agrégation de tous les comptes particuliers d'une entre-

oompteT coîreoïift. **** ^^^^^^ ^° comptes collectifs ne va pas sans un inconvénient

qu'il importe de signaler et qui est une conséquence de la passation au compte collectif de toutes les écritures concernant chacun de ses comptes particuliers,

Lorsqu il s'agit de comptes de matières dont les mouvements sont centralisés par mois et ne donnent lieu qu'à une seule écriture, la totalité, ou presque, des comptes particuliers ayant été l'objet de mouvements pendant cette période, à une inscription au compte collectif correspondent autant d'inscriptions aux comptes particuliers qu'il y a de comptes, iiO ou 100 par exemple.

Donc, l'intérêt que présente au point de vue de la localisation des erreurs, le groupement des comptes, a pour contre-partie une augmentation de travail de ^ou — , ce qui est insignifiant au regard de l'avanUige qui en résulte et la création

d'un compte collectif, en l'occurence, est parfaitement justifiée.

Supposons, d'autre part, que la société ait trois banquiers. Il est évident que chaque banquier aura son compte, mais y a t ilintérèt à créer un compte collectif Banquiers ?

Les mouvements entre chaque banquier et la société doivent être inscrits chronologiquement et individuellement au journal et reportés au grand livre sous cette forme. Ce procédé a lavantage de permettre le collalionnement du relevé de compte trimestriel remis par le banquier avec son compte au grand-livre, sans recourir à des livres auxiliaires, avantage appréciable et dont on doit user toutes les fois qu'on le peut. Si nous avons créé un compte collectif Banquiers, en vertu de ce que nous avons dit cidessus, chaque écriture concernant un banquier devra être d'abord inscrite au compte collectif ; on n'arrivera ainsi au contrôle des comptes de banquiers dans le cadre de la comptabilité qu'en reproduisant in extenso tous leurs mouvements, procédé qui, théoriquement, est rudiraentaire, et pratiquement, double le travail.

Il n'y aura donc pas lieu, dansces conditions, d'ouvrirun compte collectif Banquiers; en généralisant notre exemple, nous dirons qu'il n'y a intérêt à ouvrir un compte collectif que si le nombre des comptes particuliers qu'il groupe comporte de 100 à 600 inscriptions entre deux arrêtés de comptes, la centralisation au compte collectif ne devant pas demander plus d'une dizaine d'inscriptions.

Ce chiffre de 600 inscriptions résulte de nos observations et est la limite de ce qu'un bon employé peut faire en ne commettant une erreur qu'exceptionnellement ; la vérification d'un tel groupement n'offre pas de difficulté. L'organisation d'une comptabilité étant surtout d'ordre pratique, nous avons tenu à mettre ce point en évidence pour éviter aux débutants des tâtonnements.

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