CHAPITRE V

plir les fonctions de secrétaire que d'avoir du système. Le secrétaire doit venir aux assemblées avec ses livres et ses documents bien en ordre. Tous les documents qui peuvent être demandés doivent être disposés de façon à être produits à la première réquisition. Il doit tenir sur une feuille volante une liste complète de tous les comités de façon à pouvoir faire l'appel des membres sans avoir à recourir à son livre de minutes ; il doit aussi avoir toujours un état des travaux laissés en suspens pour pouvoir au moindre avis les énumérer.

(2) Il doit être prompt à saisir le sens des motions et des amendements faits verbalement et à les mettre par écrit dans une forme convenable pour que rassemblée puisse prendre à leur égard l'action qui convient. Les affaires sont grandement accélérées si l'on porte à cette disposition une attention spéciale.

(3) Les devoirs du secrétaire l'obligent à établir un état exact des membres présents ; à consigner fidèlement les faits et gestes de l'Association ; à lire tous les papiers que le président lui remet à cette fin ; à mettre les questions aux voix, à faire l'appel des noms, à enregistrer les oui et non toutes les fois qu'il est nécessaire de le faire ; et à informer le président de chaque comité de sa nomination, à lui remettre une liste de ses collègues et lui énoncer l'affaire confiée au comité.

(4) Il doit tenir une liste des adresses de chacun des membres et la corriger de temps en temps en cas de changement ou de départ, et rechercher lui-même ces mutations ; veiller à envoyer aux membres en temps convenable les avis de convocation des assemblées.

(5) Le livre des procès-verbaux du secrétaire doit être à la fois un journal et un résumé des dé-

OFFICIERS

libérations; on ne lui demande pas, avons-nous dit, de faire des rapports des discours, ni de consigner de simples motions ou propositions retirées par la suite. Mais tout incident intéressant, toute proposition qui a motivé un vote doit être notée soigneusement et exactement.

(6) Le secrétaire a la garde de nombreux documents et papiers importants et aussi des registres de la société. Il doit constamment y veiller et ne pas permettre qu'un papier soit enlevé de sa table ou échappe à sa garde sans un vote formel de la société.

(7) Le secrétaire doit écrire lisiblement et connaître la ponctuation pour ponctuer convenablement ses écritures. Toutes les motions, résolutions, ordres du jour doivent être préparées par paragraphes séparés pour pouvoir être facilement retrouvés et lus. Chaque registre de minutes doit avoir un index copieux, et si la préparation d'un index demande trop de travail, on doit inscrire à chaque page des notes marginales indiquant les sujets traités dans le texte.

- (8) Le secrétaire d'une société n'est pas privé du privilège de prendre part aux délibérations d'une assemblée, mais en règle générale, il constatera être beaucoup plus utile à la société en s'appliquant strictement à suivre les affaires qui s'y déroulent qu'en consacrant beaucoup de temps à des discours.

Trésorier.

21. Le chapitre des officiers ne serait pas complet en ce qui se rapporte aux sociétés si ce traité ne contenait quelques remarques relatives à la charge de trésorier, dont les devoirs varient naturellement avec la nature et le but de la société.

CÎÏAPITÎtË V

Dans quelques-unes, ils sont forcément pluï considérables et plus onéreux que dans d'autres. Pour éviter les erreurs et les malentendus, il est bon que les devoirs qui incombent au trésorier figurent dans les règlements.

(1) Le trésorier doit être un homme versé dans les affaires, comptable expérimenté, ponctuel et exact dans ses propres affaires, prompt et énergique dans l'exécution des devoirs de sa charge. Le plus léger abandon dans le service dont il est chargé cause de la méfiance et nuit beaucoup aux intérêts de l'institution; une tenue négligée des livres et des comptes est souvent une aussi grande faute qu'une malhonnêteté positive.

(2) Le trésorier est responsable de tous les fonds qui lui sont payés au compte de la société. Il doit entrer, dans un livre tenu à cette fin, toutes les sommes qu'il reçoit ainsi, en ayant soin de noter la date et la source de ces fonds. La garde des livres lui est aussi confiée ainsi que tous les documents importants comme contrats, hypothèques, titres, etc., qu'il doit conserver avec soin en ne permettant à personne d'en prendre possession sans l'ordre formel de la société.

(3) Tous les paiements opérés par le Trésorier devraient être faits en vertu d'une réquisition de la société ou sur une réquisition signée par le président et par un secrétaire. Ces réquisitions et ces résolutions avec les reçus, pour argent payé sont ses pièces justificatives qu'il conserve parmi ses papiers et remet au vérificateur qui veut examiner ses comptes. Le trésorier doit avoir soin de prendre des reçus pour tout et de veiller que les demandes d'argent soient endossées par celui qui les reçoit.

(4) Le nombre et la forme des livres du trésorier dépendent de la nature et de l'importance de

OFFICIERS

pes devoirs. Dans beaucoup de sociétés, il faut ouvrir un compte au grand livre connue dans Je cas de société de bienfaisance où chaque membre paie de l'argent régulièrement à courts intervalles.

(5) . Le soin de recouvrer les revenus de la société incombe au trésorier, bien que, dans beaucoup de cas, il ait le droit d'engager à cette fin un assistant qui est payé à la commission. Quelquefois l'assemblée nomme un comité de souscription à cette fin.

(6) Le trésorier doit s'efforcer de son mieux de tenir ses livres en règle pour pouvoir fournir à chaque réunion un état succinct de la situation des fonds de la société. Ceci est souvent très important et peut avoir une influence capitale sur la décision de l'assemblée.

(7) Aussi souvent que le demande le règlement, le Trésorier doit soumettre ses livres à l'examen des inspecteurs, et quand les comptes ont été examinés le résultat doit être soumis à la société par les inspecteurs. Ce rapport est ensuite consigné dans les minutes du secrétaire. Dans beaucoup de cas, le certificat est entré dans les livres du Trésorier. Après chaque règlement, le trésorier commence naturellement un compte nouveau.

(8) Dans beaucoup de sociétés on exige un cautionnement du trésorier pour garantir l'accomplissement fidèle de ses devoirs. Ce cautionnement est remis entre les mains du président et renouvelé à chaque élection successive, à moins que ta société n'en ordonne autrement.

(9) A l'expiration de ses fonctions, le trésorier doit régler soigneusement ses livres -et ses comptes et remettre tous ses livres, papiers, documents et fonds et tout ce qui appartient à la société à son successeur entrant en fonctions sans retard ni embarras inutiles. Toute négligence ou inattention