DEUXIÈME PARTIE

ÉGRITUIBS BT COMPTES DBS É€0H0MB8.

« L*ordonnance du 29 novembre 1831 porte, (art. !•'), que la geation ^t% économes sera soumise à des règles de comptabilité déterminées par le ministre de l'intérieur.

26. • Modèles des écritures à tenir par les économes, — Pour bien préciser les obligations des comptables, sous ce rapport, et leur en rendre l'exécution facile, j'ai fait dresser des modèles complets d'écritures et de comptes qui, dans leur ensemble, présentent le détail de chacune des opérations que les économes auront à suivre, depuis la remise entre leurs mains de l'état de consommations présumées jusqu'au Jugement de leurs comptes. Cette comptabilité ainsi figurée dans des modèles (i), dont Tinstruction expliquera, en outre, particulièrement l'usage, ne doit laisser aucun embarras aux administrateurs charitables et aux agens comptables qui auront à en surveiller ou à en faire l'application.

(i) Noos avons dérdopp^, dcof notre Avani-propos , les coBsidératioos f|û noys avaient détêminés à ne point insérer de modelas dans le Riptrtoirê, Ccoi dont iJ s'i^t icf t l^^f^ les eseopics d'application , ont ëà fbliéi dans le Mémorial dst pêrùâpuvs.

88 I ÉGONOMS.

27. • Bases générales de la comptabilité en matièrei, — Avant tout. Il tàui bien se rendre compte de la nature des opérations qui constituent une compta^ bilité en matières. Les denrées qui entrent en magasin pour être consomméef dans les Hospices, proviennent , comme il a été dit dans la première partie , de dilTérentes sources : elies sont le produit des propriétés des hospices eux-roémef , ou bien elles sont fournies par les marchands qui en ont eu radjudicttloo. Dans la première catégorie, indépendamment des fruits récoltés sur les propriétés que les administrations charitables ont obtenu eiceptionnelleroent l'autorUation d'ciploiter par elles-mêmes, au lieu de les affermer, Il faut comprendre ansfl le produit des fermages stipulés en nature, aux termes des baux , ainsi que les rentes également en nature qui peuvent être dues aux établissemens, en yerta d'actes de fondations. Dans la seconde catégorie, il faut comprendre toutes les fournitures qui s'effectuent en exécution de marchés passés avec des fournisseurs, et les menues denrées, qui, attendu leur peu d'importance , sont directement achetées par l'économe.

« Il est évident qu'il sera indispensable de distinguer , dans les écritures , ces deux classes de produits ; afin que, d'une part, on puisse suivre la situation des établissemens, en ce qui concerne la recette des rentes et fermages en nttare qui leur sont dus par des tiers, ou des récoltes qui proviennent des donuiines hospitaliers ; et que, d'autre part, on fasse concorder la somme des denrées achetées avec le chiffre de la dépense en deniers portée au compte du receveur. Il faut, en effet , remarquer, en ce qui concerne ces derniers produits, que , tandis que l'économe fait recette des denrées que les fournisseurs versent dans ses niaga* sins, le receveur, qui paie ces fournitures, doit en passer le prix en dépense dans ses écritures. Or, la comptabilité-matières n'offrirait pas toute l'utilité désira* ble, si elle ne présentait que le mouvement des consommations, sans permettre à l'administration de contrôler les magasins par la caisse , et réciproquemeot. Ce contrôle ne doit pas moins exister pour les objets provenant des propriétés des hospices, que pour ceux qui sont achetés aux fournisseurs, attendu que les receveurs, comme il a été dit, étant chargés par la nature de leurs fonctions de poursuivre, s'il y a lieu, par les voies de droit, la rentrée des rentes et fermages en nature, doivent passer écriture de la valeur de ces produits, comme faisant partie de l'avoir des établissemens (1).

< Quanta la complabiliié des consommations, elle exige aussi quelques distinctions dans les écritures. Les denrées et autres objets destinés au senrice courant ne sont pas tous consommés dans leur état primitif. Quelques-ans subissent une tronsformation dont il faut nécessairement suivre la trace. Ainsi, par exemple, le plus souvent, le drap ou la toile sont livrés à des ateliers établis dans l'Intérieur des hospices, qui sont chargés de confectionner des vêtemens

(f) Nous aTons donne, au root Lcritures, n* 49, le détail des écritores que in receveart ont k passer pour constater le recouvrement de ces produits et leur liTraison aui économes, d*après la Circulaire du i8 novembre 1841. Kn ce qui concerne les économes, cette circulaire s'eipriroc dans les termes suivans :

«t Les écritures qui viennent d*étre indiquée» ri-dessus ne cliangent rien à la comptabilité des économes. Ces comptables continueront à se charger en recette, comme il leur est prescrit par l'instruction du ao novembre i83G, des denrées et produits récoltés dans In éta> blisscmens ou reçus des fermiers ou débiteurs, et en feront dépense au for et à mesure dtê consommations, comme d*ordioaire. Seulement, à IVgard dos denrées qui seraient veodues au deiiors, ils libelleront leur article de dépense, de manière à faire connaître le motif de la sortie desdites denrées ; et cette sortie sera justifiée dans leur comptabilité, tant par le procès- Terbal de vente que par un récépissé qui leur sera délivré par le receveur pour constater la receUe du prodoit de la veotc. Ce récépissé, nVtant qu'une pièce d'ordre intérieur, n'est paa soumis au timbre, et doit être détadié du joumil à MMche non timbré. •■

BCONOME. 89

pour les pauvres, des layettes pour les enfans, etc., etc. 11 faut que les écritures de récoDome» après avoir constaté Teotrée en magasin, des draps et des toilea dont il s'agit, en constatent également la sortie , lorsqu'elles passent dans les mains des chers d'ateliers ; cl, cnûo, il faut encore que les objeis conrecliounés avec ces matières premières figurent, de nouveau, dans les comptes de l'économe, jusqu'à ce qu'ils en sortent pour la consommation déûnitivc.

m Ces différentes opérations et celles qui s'y rattachent sont décrites dans les modèles ci-Joints, qui offrent des exemples de chacune d'elles. On a supposé que la gestion à laquelle ils s'appliquent est celle de 185U. « L'ensemble des écritures de la comptabilité-maUères se compose : « !• D'un état (Us comommations préêumées pour l'année 1851> ;

< S» D'un état des restes en magasins, au 51 décem'ire 1855 ;

< 3<> Ï)*UB journal à souche pour l'enregistrement des recettes en mat'u rcs ;

« 4<> D'un Journal général pour l'enregistrement Journalier des entrées cl des sorties ;

« S*" D'un grand-livre pour l'établissement du compte particulier des diverses natures de denrées ;

« 6<» De bordereaux menstiels de situation des comptes du grand-livre ;

« 1^ D'un carnet d'enregistrement des mandats délivrés sur la caisse du receveur, pour le paiement des fournitures versées à l'économe ;

•* 8<» D'un état des restes en magasins, au 51 décembre 1856;

« 9^ D'un relevé des articles du Journal général, dont le montant en numéraire n'a pas été payé au 31 décembre 1856 ;

« i(y* D'un compte d'économe ;

« ll^à i3« De différens états de développemens pour la Justification de certains articles du compte ;

< 140 D'un bordereau de situation des quantités entrées pendant l'année.

« Le Journal à souches, le Journal général et le grand-livre devront être cotés et paraphés, avant le commencement de l'année à laquelle ils se rapportent, par l'un des membres de la commission administrative.

28. « État des consommations présumées. — Cet état, qu'on peut appeler le budget de l'économe, présente, par évaluation, les consommations de toute nature qui sont présumées devoir s'effectuer dans l'année 1856. II devra être formé par les commissions administratives , en même temps quelle budget, et soumis avec lui à l'approbation, soit du préfet, soit du ministre, selon que le règlement du budget appartient à l'un ou à l'autre. Cet état deviendra ainsi une annexe nécessaire du budget en deniers, dont il justifiera les divers articles qui se rapportent aux objets de consommation ou d'entretien ; c'est-à-dire, en définitive, à la plupart des crédits. — V. Budget.

< L'état des consommations présumées contient d*abord le détail de la population de l'établissement. C'est, en effet, le premier élément de l'appréciation des consommations de l'année 1856; comme second élément, Vétat rappelle les quantités des diiïérentes denrées consommées dans l'année 1854, qui est la dernière dont le compte fut connu en 1855 , époque à laquelle a été délibéré le budget de 1856. Ce rappel s'établit au moyen d'un bordereau de situation des quantités entrées pendant le cours de l'année expirée , lequel se^forme par un fimple relevé des comptes du grand-livre.

« En regard des quantités présumées pour l'année qui va s'ouvrir, se trouve rapporté leur montant en argent. Cette évaluation, qui devra être faite le plus exactement possible, d'après les mercuriales et les prix courani, servira à contrôler les articles de dépenses en argent portés au budget pour achat de denrées et d'objets mobiliers.

« Les denrées à récolter par les établissemens sont distinguées, dans Tétat, de celles qui sont achetées aux fournisseurs ; parce qu'il est important qu'on puisse se rendre compte séparément de la situation des recouvremens ep nature. Cpi|e

90 licOHOMB.

dlfUnetion est faite au moyen de colomies partlcnllèrei où figurent lef quantHéf, avec leur éYaluation.

« On verra que la même distinction est observée sur ie grand'liW9, comma dans le compte de gestion.

9Q.*Etat des restes en magasins.—Là comptabilité-matières d*unt année doit avoir nécessairement pour point de départ les restes en magasins de Tannée précédente. C'est l'encaisse de l'économe, qu'il est tenu de représenter et qui doit servir aux consommations de l'année qui va s'ouvrir. Il faut donc, avant tout, que ces eicédans soient constatés.

« En supposant une comptabilité bien tenue, il est évident que, comme 11 aura été fait écriture des quantités entrées et des quantités sorties , H suffira, pour former l'état des restes en magasins, de relever les soldes des comptes du grandlivre. L'administration n'aura plus ensuite qu'à s'assurer, par IMnspeetion même des magasins , de la réalité des excédans constatés par les comptes. G*est le même système que celui qui est suivi pour la vérification de l'encaisse du receveur, au 31 décembre.

«Cette opération n'offrira donc aucune dirficulté, h l'avenir, lorsque la novvdle comptabUité-matières aura été mise à exécution. Mais, dans l'état actuel des choses, l'état des restes en magasins, dans le plus grand nombre des établissemens, ne pourra pas s'établir d'après des écritures régulières. Dans ce cas, il faudra, pour ie former, procéder, avant la fin de l'année» è l'inventaire exact de toutes Içs denrées et de tous les objets mobiliers existant dans l'établissement. Cet Inventaire annuel était déjà prescrit par l'instruction du 8 février 1823 ; et ce n*est pal» dès lors, une obligation nouvelle. Seulement il faut remarquer une différenee» entre ce dernier inventaire et l'état des restes en magasins qu'fi s*agit d'établir, pour servir de point de départ à la gestion de l'année suivante. L'Inventaire eal, en effet, une espèce de récolement de tout ce qui existe dans l'hospice, un état de la richesse mobilière de l'établissement.

« On doit y décrire , non -seulement les denrées et les meubles qui sont entre les mains de l'économe, et qui seront ultérieurement mis en consommation, mais même tous ceux qui se trouvent actuellement en service ; toute la literie, par exemple, et les accessoires qui garnissent les salles. On ne doit pas omettre d^ comprendre les orneraens qui décorent la chapelle . non plus que les autres objets qui servent à l'exercice du culte.

« Vétat des restes en magasins ne doit présenter que les divers articles qol sont dans les magasins sous la garde de l'économe.

« Cette observation est essentielle pour éviter des erreurs et des doublet emplois dans la formation d'un état très important, puisqu'il va devenir la base et le point de départ de la nouvelle comptabilité. Vous recommanderei done particulièrement. Monsieur le Préfet, ce premier acte à l'attention des administrations charitables.

29 bis. •Journal à sotiehe.—Ce registre a pour objet d'établir un contrôle pour les recettes effectuées par l'économe. Toutes les entrées de denrées ou d'objets mobiliers, de quelque source qu'ils proviennent, doivent y être Inscrits et donnent lieu à la délivrance, à la partie verssntc, d'un bulletin détaché de la souche. Ce bulletin, qui forme récépissé, doit porter le numéro du talon, et énoncer, comme lui, le nom de la partie versante, la nature et la quantité des objets versés. La souche contient, en outre, l'indication du numéro Journal général, où la recette doit être Immédiatement portée.

< Le bulletin détaché du livre à souche ^ bien qu'il soit, comme je Tai observé, un récépissé, n'est cependant pas soumis au timbre; ce n'est, en effet, qu*un reçu provisoire et qui a ie caractère d'une pièce d'ordre et d'administration intérieure; puisque, s'il s'agit d'un recouvrement de fermages ou de rentes en nature, les débiteurs de ces redevances ne peuvent être définitivement libérés que par la quittance que le receveur de l'hospice leur délivrera, sur la représentatioo

BCONOMB. 91

el en éditBge du bulletin de récoDome; que, s'il s'agit de fournitures ftites par les adjudicataires , le bullelin n'a d'autre objet que de mettre ces derniers à même de justifier de la fourniture, à l'ordonnateur des dépenses, qui doit leur délivrer le mandat d'après lequel sera efTectué, par le receveur, le paiement qui donnera lieu à une quittance timbrée.

30. « Journal général,-^ Ce livre est destiné, comme le Journal de la comptabilité en deniers, à l'enregistrement, jour par jour, des recettes et dépenses, ou, en d'autres termes, des entrées et des sorties en matières, au fur et à mesure qu'elles s'effectuent par les soins de l'économe. Il est divisé eik sept colonnes : la première sert à recevoir le numéro d'ordre de l'article dont il est fait écriture, numéro qui sera reproduit ensuite sur le grand-livre , comme on le remarquera ci-après ; la deuiième reçoit également un numéro d'ordre qui conqprde avec celui du carnet d'enregUtrement des mandat^ , dont la tenue fait partie def écritures de l'économe ; la troisième reçoit un autre numéro d'ordre , qui est celui des comptes du grand-livre ; la quatrième est destinée au libellé des articles; la cinqième indique les quantités en(rée« en magasin; la sixième, le montant en argent de ces quantités ; enfin, la septième constate les quantités sorties.

« Lt journal indique,' comme on le voit, le mouvement journalier de l'entrée et de la sortie des denrées. Les divers articles de recette et de dépense, ainsi constatés, sont ensuite distribués, par nature de matières, dans les comptes du grandlivre.

< Le premier article qui doit être porté sur le Journal, k la date du 1*' janvier, est celui qui constate les restes en magasins exista ns au 31 décembre de Tannée précédente. Le second article constate la somme restée, également au 31 décembre , entre les mains de l'économe , sur celle dont l'avance lui a été faite par le receveur, pour les menues dépenses, conformément à la circulaire du 25 juillet 1S28. Ces articles, qui ouvrent ce Journal, sont la reproduction des articles de clôture du Journal de l'année précédente.

« Tous les articles d'entrée et de sortie 7 sont ensuite décrits successivement, Jour par Jour, sans intervalle, et au moment même où chaque opération a lieu.

< Les chiffres portés dans la 5*, la 6* et la 7« colonne doivent être additionnés à la fin de chaque page, et la somme doit être reportée à la page suivante; de manière qu'en fin de mois, lorsque l'économe fera le relevé mensuel des comptes du grand-livre dont II sera ci-après parlé, il puisse en contrôler les totaux, par leur comparaison avec ceux du journal.

31. « Grand-livre. — Ce livre, ainsi que je l'ai fait remarquer, présente des comptes ouverts à chaque nature de denrées ou d'objets mobiliers ; tels que blé, riz, vin, paille, lits, chaises, casseroles, etc., etc., où sont successivement indiquées les quantités entrées ou sorties, et dont il a été passé écriture, au fur et à mesure, sur \t Journal général. Les articles rappellent le numéro d'ordre de ce dernier livre, avec la date de l'opération. Celle-ci n'y est décrite que sommairement; ce qui doit suffire, puisqu'au besoin on trouvera de plus grands détails, en se reportant au Journal. Chacun des comptes fait ressortir, dans des colonnes distinctes, quant à Ventrée ou débit, les quantités entrées et leur évaluation en argent, quant à la sortie ou crédit, les quantités sorties et les restes en magasins.

« En tête de chaque compte se trouvent reportés, comme point de comparaison, les articles de consommation alloués dans Vétat des consommations présu" mées , auxquels on ajoute le montant des restes en magasins constatés au 31 décembre, et qui sont en effet une ressource de la nouvelle année.

< Une colonne spéciale reproduit , en outre, à chaque article, le numéro du eamet d'enregistrement des mandats, afin d'établir un contrôle entre les écritures en matières de l'économe, et celles en deniers du receveur.

3â. < Classification des comptes du grand-livre. —C'est ici le lieu de faire remarquer, Monaieur le Préfet, les dIvIsieBs principales adoptées pour la elassi-

92 ECOIfOMB.

ficatlon des comptes. Elles consistent en trois chapitre!^, qui se distlngnent par It nature mfme des opérations à déi-rire. Le chapitre I*' renferme, tant en recette qu'en dépense, toutes les denrées et tous les objets de consommation acheléi pour le service drs établissemcns, ou récoltés par eui. Le chapitre lui-même ae décompose en scrtions, dont chacune est consacrée au compte particulier d*uM nature de denrées ; telles que boulangerie, cave , erret d'habillement , etc. Ces sections sont subdivisées en plusieurs colonnes qui permettent de faire dlstioguer les produits récoltés dans les propriétés des hospices de ceux qui sont venéi par les fournisseurs.

< Cette distinction n*a lieu toutefois que pour les entrées : pour les sortief , elle serait aussi inutile à l'ordre que contraire à la réalité ; car, une fois vertées dans les|)ingasins, les denrées achetées on récoltées se confondent; et il senU difficile d'en iiuivre distinctement la sortie.

« Le chapitre II présente le mouvement des objets qui se fabriquent dans riDtérieur des hospices. On y porte au débit les matières premières, telles que les toiles, les draps, etc., livrées au cher d'atelier, et qui doivent être façonnées par le travail des pauvres ; et au crédit, les chemises, les draps de lits, les capotes, les pantalons, etc., qui sont confectionnés et qui entrent en magasin, pour être ensuite distribués suivant les besoins de l'établissement.

< A cet égard, il faut observer que les comptes de ce chapitre ne sont destinés qu'à suivre la transformation des matières premières, et non pas à justifier de la consommation des produits fabriqués ; d'où résulte la nécessité de faire flgurer ces derniers produits^ en recette et en dépense, dans les sections du chapitre I*' auxquelles ils peuvent se rapporter suivant leur nature. Pour faciliter ce report, et pour qu'on en puisse suivre la trace, les comptes du chapitre II portent Tindicalion de la section du chapitre I*' à laquelle chacun d'eux se rattache.

« Le chapitre 111 est destiné à l'enregistrement des erfeta délaissés par les individus décédés dans les hospices : ces erfets, qui sont en général de peu de valeur, ne figurent au grand-livre que par nombre de pièces, sans désignation; le détail se trouve consigné aujotirnci/. L'exemple qui est donné dans les modèles suppose que ces effets sont sortis pour^lre mis en vente : c'est effectivement le cas le plus ordinaire, ces objets n'étant pas le plus souvent de nature à être remis en service dans les étabiissemens. Si cette circonstance cependant venait à se présenter, l'économe constaterait alors la sortie des effets, par un article do report dans la section du chapitre I«', dans laquelle l'effet délaissé pourrait se ranger selon sa nature. Ce serait, comme on voit , la même marche à suivre que pour les objets confectionnés dans les ateliers.

« A la suite de ces chapitres est ouvert un compte spécial et qui est simplement un compte d'ordre : c'est celui des avances en numéraire que le receveur fait à l'économe, pour les menues dépenses, conformément à la circulaire du 25 juillet 18:28 (1), et dont ce dernier comptable justifie l'emploi, suivant le mode indiqué par ladite circulaire. La tenue de ce compte n'a besoin d'aucune explication.

(i) 11 cxt indispensable de faire connaître ici les dispositions de rc:te circulaire. Dana Ij plii|iart des élabiissemcus, y est-il dit, le receveur fnil aux économes des avances mensuelles l'Our les luenues dépenses qui, attendu leur modicité, ne sont pas de nature à élrc acquiltce.i directement à la caisse de rbuspice. Os avances ne doivent pa3 dépasser, pour <liaque mois, le douzième des crédits auxquels ii'.ippli<|ucnt les mOnocs dépenses qui ont Déri'>.sité Ici avnutei. L'économe doit à la lin de chaque mois rappurter la note exacte des dépenses faites sur les tommes avancées, et cette note est appuvée, autant que possible, de pièces justificativei. L'ordonnateur véri6c ce compte, et délivre alora àcs mand^ita particuliers |iour chaque nature de dénenses en survant les articles du budgcL Ces mondais, avec la note de réconome, sont remis au receveur pour être rallachéa à sa comptabilité. Faute par Téconomo de rapporter ton compte à U fin da nois, il est interdit à l'ordonnateur de délivrer

33. *Uiage» du Journal et du grand-livre,— Lus deux livres dont Je viens de fMirler^ le Journal et \t grand-livre, sont les bases essentielles des écritures des éeoDomes. Avec ces deux registres, en effet, ils sont en mesure de rendre compte de tout le mouvement de leurs magasins. Au moyen du premier, ils peuvent faire connaître Tensemble des opérations qu'ils ont cfrecluées dans l'espace de chaque journée. Au moyen du second, ils peuvent à tout instant justiûer de la quantité de chaque espèce de denrées ou d'objets mobiliers qui existent entre leurs mains. En un mot, du Journal au grand-livre, dont toutes les énonciations M contrôlent réciproquement, il n'y a que la différence de l'ordre chronologique à l'ordre méthodique.

54. « Calcul des quantités, — Je dois appeler ici votre attention particulière, Monsieur le Préfet, sur le mode suivi, dans les modèles, pour le calcul des quantités. Ces quantités , quelle qu'en soit la nature, sont indifféremment portées dans la même colonne, et additionnées ensuite sans distinction , quelles que soient les sommes de poids ou de mesures qu'elles expriment ; de sorte que les totaux sont composés de chiffres qui indiquent des choses diverses, telles que des litres, des kilogrammes, des mètres, des douzaines, etc. Celte confusion apparente peut surprendre, au premier abord ; mais il est facile de reconnaître qu'elle n'a, au fond, aucun inconvénient. En effet, les totaux généraux du journal n'ont pas pour objet d'établir le mouvement de chaque espèce de denrées en particulier ; cette situation se trouve dans les comptes du grand-livre. Ces totaux ne sont que des moyens de comptabilité , des points de rappel qui permettent de s'assurer, par la comparaison de résultats chiffrés, de la concordance de toutes les parties des écritures, et, par suite, de l'exactitude des opérations. Il est aisé de se rendre compte de la manière dont s'établit, dans ce système , le contrôle réciproque du journal et du grand-livre. Après qu'on a, dans ce dernier registre, indiqué, à chaque compte spécial, la nature de la denrée à laquelle ce compte est consacré, le poids, la mesure, le nombre de cette denrée sont exprimés par un chiffre qui est porté dans la colonne des quantités. D'autre part, dans le Journal, l't^conome enregistre, de la même manière, les diverses denrées qui sont entrées ou sorties dans le courant de la journée, et 11 exprime, par un chiffre sansaulre désignation, la quantité, quelle qu'en soit la nature. Or, si l'on additionne toutes ces quantités, on obtiendra, au total , un chilfre qui sera le résultat de toutes les quantités particulières qui sont entrées ou sorties, dans le jour ; et si, en même tempi, on réunit toutes les quantités constatées aux différens comptes du grand-

vre, on obtiendra, en somme, un chiffre identique à celui qui forme le total de l'addition des colonnes du Journal.

< On voit que ce n'est qu'un simple contrôle qui s'établit seulement par des nombres, et pour l'exactitude duquel il n'est pas nécessaire que les chiffres n'expriment que des quantités de même espèce.

55. < Comptes qui ne s'établissent qu'en numéraire. — Il est cependant des comptes qui ne pourraient pas s'établir par quantités ; tels , par exemple , que celui des légumes divers (produUs des jardins potagers), celui de menues dépenses, lesquels consistent en objets de si peu d'importance, ou de nature telle qu'ils ne sauraient être soumis à un calcul exact. Dans ce cas, on ne doit faire figurer aucun chiffre dans la colonne des quantités. Il n'est compté de ces menus objets que pour leur évaluation en argent.

« On suivra la même marche pour la pharmacie. Les entrées des articles de droguerie qui servent à la composition des médicamens, et à la distribution de CCS derniers dans l'établissement , ne peuvent évidemment pas flgurer en détail

aucaoe autorisation d'avance pour leiuoisauivaDt, et au receveur sous sa responsabilité periODoelle d*aTanccr aucune somme.

QoiBt avi écritares à passer pour constater ces opérations, — V. Écriture* ^ n<> 3i.

p4 iCONOUX.

danf la gei tlon dei économes. C'est au pharmacien qn*il appirlleiit d*eii rendre compte, dans les formes qui seront ultérieurement déterminées. Il suffit que cette comptabilité soit rattachée à celle de Téconome par des articles d*ordre qui fndlqnenti pour la recette , la somme payée par le reccTeor , pour l'achat des drogues, et pour la dépense, l'évaluation des médicamens qui sont conaoomép. A cet effet, le compte figuré dans les modèles présente, à l*enfr^^ par érahutioii: i» les restans entre les mains du pharmacien, au 31 décembre ; ^ le montai des drogues qui ont été achetées pour lui être livrées ; à la sortie, le moncenk des mêmes objets, qui sont censés lui avoir été livrés par l'économe. Ce compte ae solde par la somme des médicamens consommés , et dont le pharmacien remel an état à l'économe à la fin de l'année.

36. « Vous aurez sans doute remarqué, Monsfeur le Préfet, qn'à celé de 1'^ nonciation des quantités, tant au journal qu'au grand-livre , les modèles IM ressortir dans une colonne particulière l'évaluation en argent de ces mtmetfqim^ tités ; mais vous aurez vu que cette évaluation n'est Indiquée que poa# le r»> cette, et a été omise en ce qui concerne la dépense. La raison en est ilni|ito. Pour les f orties, il est évident que les quantités devant être nécemlrenîeÉI évaluées à la même somme que les entrées, il y aurait eu double emploi, et éèi lors travail inutile à énoncer ces évaluations.

c Quant aux quantités à Ventrée, la nécessité des évaluations est érldeMê. Indépendamment de ce que ce rapprochement peut donner à l'adminlstratlMl des indications utiles, il établit un contrôle indispensable emre la gestion m matières et la gestion en deniers; pour toutes les denrées achetéef, le efctfDrto de l'évaluation en argent, porté en regard des quantités reçues par Téconoine, doit se trouver précisément le même que celui des paiemens qui figurent an compte du receveur. Ainsi la somme des recettes d'un compte sera balancée par la somme des dépenses de l'autre. La concordance des articles , en ce qnf concerne les prix, s'établira racilcment entre les deux comptables , au moyen dn cornet d'enregistrement des mandats.

c Pour les denrées provenant des fermages ou des récoltes faites par les établissemens, la valeur en sera établie approximativement d'après les mercuriales et les prix courans.

37. « Relevés mensuels des comptes du grand-livre, ^Ponv que la commMon administrative puisse suivre et surveiller le mouvement des consommations, Téconome devra dresser et remettre à la commission administrative , le 5 de chaque mois, pour le mois précédent, un relevé des comptes de son grand-livre, Gto relevé présentera la situation des entrées et des sorties, au dernier Jour dn mois, avec distinction, 1** quant aux entrées, des objets provenant des fermages et récoltes de l'établissement; de ceux versés par les fournisseurs ; de ceux qid rentrent des ateliers intérieurs où ils ont été confectionnés ; enfin, de ceux qui proviennent des individus décédés dans les hospices : ^ quant aux sorties des objets livrés à la consommation ; de ceux qui, provenant des effets des décédés, sont remis en service ; enfin , de ceux qui sont envoyés en confectionnement dans les ateliers.

« En réunissant à ces résultats le montant des quantités entrées on sorîin antérieurement au mois, on aura la situation exacte et complète des magasins, au dernier jour de chaque période mensuelle.

38. ^But de la rédaction de ces bordereaux. — La rédaction de ces pièces comptables n'a pas seulement pour objet de mettre sous les yeux de l'administration charitable le mouvement des magasins ; elle a, de plus, l'avantage, pour l'économe lui-même , d'établir et d'arrêter sa situation à des époques rapprochées. Cette ponctualité est d'autant plus nécessaire que la comptabilité dont on s'occupe est plus chargée de détails ; et les comptabilités en matières sont particulièrement dans ce cas.

39. t PeiMs en cas de retard dan$ la formation et Venvoi des borderHmx*-'

Lef économes deTront donc apporter la plus grande eiactUnde dans la lormaiioo de ces relevés ; el ne pas négliger d'en adresser, aux époques prescrites, une expédition à l'administration charitable, ainsi qu'au sous-préfet. Ds ne doivent pas perdre de vue qu'ils sont de véritables comptables, qu'à ce titre, ils encourent la même responsabilité que les receveurs , et que, dans le cas dont il s'agit, H leur serait fait application des dispositions de la loi du 25 nivôse an 5, qui suppriment une partie et même la totalité du traitement des comptables en retard de pro< duire leurs bordereaux de situation , sans préjudice de peines plus graves» s'il y • lieu.

40. « Carnet d'enregistrement des mandats pour le paiement des oijets aehe- S^s.— Ce livre a déjà été mentionné (n«*27et31). Son utilité sera facilement appréciée. Gomme je l'ai fait remarquer, la comptabilité en matières, telle qu'elle est organisée, a été conçue de manière à établir un contrôle permanent entre les écritures de l'économe et celles du receveur; et, à cet effet, le premier de ces comptables porte dans ses livres, à c6té des quantités qu'il reçoit, leur valeiir en numéraire. Mais, pour faire exactement cette énumération, il faut qu'il connaisse posHivemenC le montant de la somme payée par le receveur, pour chaque four- Bilure. Le carnet d'enregistrement des mandats lui en donnera les moyens.

« Tout mandat délivré par l'ordonnateur des dépenses, pour le montant d'one fourniture, ne pourra être acquitté par le receveur, sans qu'au préalable H ait été présenté par la partie prenante, à l'économe qui y apposera son visa. L'écoaome inscrira, sur son carnet, l'objet et la somme de ce mandat; et. Immédiatement après, il passera écriture eu journal et au grand-liwe, dans les colonnes réservées au montant en argent des quantités. Il aura soin d'indiquer le nnméro de l'article au carnet.

« Les additions de ce carnet devront concorder, tant avec celles du compte du grand-livre (chapitre 1**^ denrées achetées pour le compte des établissemens)^ qu'avec les écritures du receveur à la fin de l'année : l'économe arrêtera définitivement ce livre à la somme des mandats payés, laquelle doit figurer au résumé à établir sur le compte de gestion, après la récapitulation des articles du chapi^ tre I".

c S'il arrivait qu'un mandat visé par l'économe et enregistré an camef n'eût pas été payé, paruiuelque cause que ce fût, ce comptable annulerait alors son enregistrement par un article de déduction, et il comprendrait le mandat déjà visé parmi ceux à payer pour l'année suivante.

c La tenne du camef a encore un autre avantage non moins important pour l'Intérêt des établissemens. Comme il s'écoule toujours un temps plus ou moins long entre la fourniture et le paiement, Téconome a pu , durant cet intervalle, reconnaître la réalité des objets fournis ; et s'il avait à s'en plaindre, il pourrait, quand ce mandat lui sera présenté, arrêter ie paiement et prévenir l'administration, qui aviserait aux mesnres à prendre.

4f . « Relevé des articles du journal général dont le montant en numéraire Wa pas été payé au 31 décembre,-^En parlant de la tenue du carnet d'enregisrement des mandats, l'ai dit ^e si, pour quelque cause que ce soit, les mandats délivrés pour le paiement des fournitures versées à l'économe, n'étaient fMrtnt acquittés avant l'expiration de l'année, ce comptable en ferait déduction, •fin de ramener le chiffre des additions du carnet à celui des écritures du rece- Ycmr. Le relevé sert à établir le décompte de celte déduction.

41 6ts.c JEtat des restes en magasin au 31 décembre 1836. C'est le même état que celui qui a été décrit ci-dessus (n* 29), et qui présentait la situation de 1835. On ne peut donc que renvoyer aux explications qui ont été données pour la formation et le but de cet état.

42. « Compte. — J'ai peu d'explications à donner. Monsieur le Préfet, pour la formation du compte de l'économe. Ce compte n'est et ne saurait être que la reffodicHoi» dot ooiBpict d« grand-livre. Gomme ce rogliiro, CBOffci, préccBtc

le mouvement de chaque nature de denrées ou d*ob]ets mobiliers entrés et sortit pendant l'année, il est évident que le compte de gestion ne peut faire autre chose que reprendre un à un les résultats qui y sont consignés.

< Ainsi , à chaque article du compte, comme on le voit en se reportant aax modèles, l'économe se charge en recelte, comme dans le grand-livre, 1* des restes en magasin constatés antérieurement à Tannée du compte ; 2« des entrées effectuées pendant celte année. En dépense, il présente toutes les sorties effectuéei dans le cours de rannén, et dont il a été fait écriture au grand-livre.

45. « Justification du compte. — La confection même du compte est donc stof aucune difûculté; et je n'ai plus qu'à indiquer quelles Justifications doivent l'accompagner. Il serait difflcile de Justifier les opérations de la comptabilité en matières, d'une manière aussi rigoureuse que celles de la comptabilité en de* Diers. Celle-ci, en effet, a directement affaire, soit au débiteur, soit au créancier; elle donne quittance à la partie versante, ou la reçoit de la partie prenante; et aa Justification est complète aux yeux de tous. Mais la eomptabilité an mati^^ê ne peut agir de la même manière ; l'économe , lorsqu'il distribue des dcnréea qui doivent servir à la consommation, n'a pas directement affaire à celui qui eoosomme. Les véritables parties prenantes sont ici les pauvres qui forment la population des établlssemens , et il est évident qu'on ne peut leur demander de quiltnnce pour les objets qu'ils consomment.

« Mais si la justificatton ne peut être aussi complète que pour la gestloD en deniers, il faut du moins s'efforcer de la rendre aussi satisfaisante que poisible.

« A cet effet, J'ai pensé qu'il suffirait que chacun des articles du eomptê-mo' tiéres fût accompagné pour justifications :

« En recette ou pour les entrées j, 1« d'un état de réception constatant, mois par mois, les quantités versées à l'économe, et visé par l'ordonnateur de rétaMlûement ; S» l'état des restes en magasin au 31 décembre i855 ;

« En dépense ou pour les sorties, d'un état également visé par Fordomiatear, et indiquant, par mois et par nature de denrées, les distributions faites dans rétablissement.

< Il y sera Joint, pour servir de point de comparaison et de contrôle, un état da mouvement de la population, présenté aussi par mois.

« Enfin, le compte devra être, en outre, accompagné d'une expédition de tous les marchés de fournitures, et des copies certifiées des titres des rentes ou dee fermngps en nature ; et en même temps d'un extrait du règlement de serrlco intérieur, en ce qui concerne le régime alimentaire, et de l'original du cailler dee visites, tenu, comme il a été dit, dans chaque salle de malades.

44. « Production du compte. — Le compte ainsi formé et accompagné des pièces Justificatives ci-dessus énoncées, doit être remis par le comptable à la commission administrative, qui, aux termes de l'art, i" de l'ordonnance du 89 novembre 1851 , est chargée de l'apurer. Cette remise doit être faite aux mêmes époques que celle des comptes des receveurs, c'est-à-dire avant le mois de Juillet Je n'ai pas besoin d'ajouter qu'en cas de retard, les économes pourraient, comme ces comptables, être poursuivis, et par les mêmes voies de droit.

45. « Jugement du compte. — Quant au jugement du compte, les commlsslona administratives procéderont à cet examen, comme elles le font pour le compte du receveur. Elles délibéreront sur les divers articles, et enfin sur Tenseml^le du travail , de la même manière et dans la même forme que sur toutes les antrei affaires de l'hospice.

« I^ délibération prise vous sera adressée. Monsieur le Préfet, pour être approuvée, s'il y a lieu, conformément à la règle ordinaire, et en exécution de l'art. 1«^ de l'ordonnance du 89 novembre 1851.

« D'après le principe qui assimile la gestion des économes à celles des receveurs, les injonctioni prononcées contre le premier de ces comptables par rarrété

' IBCOKOMB* 97

de fon e^mpte, devront être eiécntées par lui, daiu le délai de deux moii, à dater de la notification, sous peine d*y être contraint.

« Enfin, pour tontes les obligations que les économes encourent par le fait de leur qualité de comptables, Je ne puis que me référer entièrement aux dispofitlons qui régissent la comptabilité des receveurs. >

46. Gomme nousTavons dit au commencement de cet article, Finstruction qui précède n*ayait pas été partout comprise et régulièrement exécutée : de là celle du 6 août 1889 , pareiUe* ment adressée aux préfets et que nous croyons devoir rapporter iei en entier, parce qu elle résout définitiTcment la question des économats et contient^ d ailleurs, quelques principes d*ad« ministration générale d'une haute importance :

47. « Cette instruction (celle du 20 novembre 1836), d*après son titre même» ne devait s'appliquer qu'aux hospices et aux hôpitaux ; et quelques préfets eu ont étendu l'exécution aux bureaux de bienfaisance, ee qui a excité les réclamations de quelques administrations locales.

« Vous n'ignorei pas, Monsieur le Préfet, la différence qui distingue les bureaux de bienfaisance des hospices et hôpitaux. Vous savez que, tandis que les hôpitaux sont destinés à recevoir les indigens malades, et les hospices, les vieillards, les infirmes et les incurables, les bureaux de bienfaisance ne sont chargés que de la distribution des secours à domicile. Or, dans les cas même où une partie de ces secours consiste en objets de consommation , Tiraporlance de ce service est en général trop minbne pour qu'on ait dû songer à la soumettre aux formes de la comptabilité en matières : non pas qu'il fallût repousser absolument cette comptabilité dans les bureaux de bienfaisance où elle serait reconnue nécessaire ; mais enfin l'applicat^pn n'en a pas été, en fait, jugée indispensable pour ces étabiissemens, et l'instruction du 20 novembre n'a pas dû leur être obligatoirement imposée comme aux hospices et aux hôpitaux.

« C'est un point sur lequel je crois devoir appeler votre attention, Monsieur le Préfet, en vous faisant en même temps remarquer qu'il ne faut pas se laisser tromper par le titre que prennent certains étabiissemens charitables. Il en est, et l'inspection générale des étabiissemens de bienfaisance m'en a déjà signalé, qui, iousie nom d'hospices, ne sont, en réalité, que des bureaux de bienfaisance, puisque leur desUnation principale est de distribuer des secours à domicile, plutôt que de recevoir et de traiter des indigens. D'autres, au contraire^ ont retenu la désignaUon de bureau des pauvres, ou même de bureau de bienfaisance, qui, cependant, ont un certain nombre de lits de malades, et qui, sous ce rapport, remplissent la destination d'hôpitaux.

« Il est indispensable de rendre à ces étabiissemens leur véritable caractère, de manière à ne soumettre les uns et les autres qu'aux règles qui leur sont pro^ près.

< A ee sujet, je dois appeler votre sollicitude, Monsieur le Préfet, sur une observation importante. Votre expérience vous a , sans doute, fait souvent reconnaître que les hospices et les hôpitaux, indispensables dans les grands centres de population, n'avaient pas les mêmes avantages dans les petites localités. L'éco* nomle que présente, dans les étabiissemens considérables, la centralisation des indigens, disparaît entièrement, et se change même en une dépense considérable, dans les étabiissemens qui ne comptent que quelques lits. Dans ces dernien, en effet, les frais d'entretien et d'administration absorbent le plus clair des revenus. A peine , d'ailleurs , quelques Indigens y sont-ils traités chaque année ; et, en fait, la plupart du temps, ces petits établissemena ne servent qu'à loger

T. Un 7

llcONOMS.

des sorari, dont la principale et soinrent Tonique occupation est TenaelgneaMit des Jeanes filles ; occupation très utile, sans doute, oiais en fayeur de laquelle on ne saurait déiouraer les fonds affectés au soulagement des indigens : Il m'a semblé qu'il y aurait lieu, dans des cas analogues, d'examiner s*il ne serait pat plus avantageux de transformer définitivement ces élabllssemens en bureaux de bienfaisance , et de distribuer à domicile les secours et les médicamens qui y étaient donnés aux pauvres. Cette mesure, qui, à part Téconomie, aurait aussi Tavantage de conserver Tesprit de famille, en laissant le malade, le vieillard el rinfirme aux soins de ses parens, a été déjà consacrée par des ordonnances royales, dans plusieurs localités qui en ont fait la proposition.

c Je laisse à votre prudence à Juger s*il ne conviendrait pas de provoquer cette disposition pour les hospices de votre département, qui se trouveraient dans la catégorie de ceux dont je viens de parler.

48. « Il me reste à vous entretenir, Monsieur le Préfet, de quelques dlsposItloBi relatives à l'organisation même des économats, dans les établissemens où Ils doivent être mis en activité. Les explications diverses auxquelles cette institutloo a donné lieu, au sein des deux chambres , rendent nécessaire que Je voosfiisie connaître les Intentions du gouvernement sur ce point , afin que vous n*éproa« Tiez vous-même aucune Incertitude sur la direction à donner à cette partie d« service.

« L'administration, en donnant, par rinstructlon du 20 novembre 1836» des modèles d'écritures et de comptes pour constater le mouvement des objets de consommation dans les hôpitaux et les hospices civils, a été particullèremeoc préoccupée de cette pensée que, dans les établissemens dont il s'agit, ces objets ne présentaient pas moins de valeur que les espèces qui avaient servi à les aequérir ; et qu'il y avait, dès lors, pour en suivre l'emmagasinage et remploi, les mêmes motifs que pour constater par des écritures régulières la recette et la dépense des deniers de la caisse. Ce n'est pas assez, en effet, de s*être assuréi par un contrôle efficace, que les sommes appartenant aux établissemens soat exactement encaissées et employées à des dépenses autorisées dans Tintérêt des services; il faut qu'il puisse être également constaté que les denrées et autres objets de consommation qui ont été l'objet des dépenses reçoivent bien leur destination ; en un mot, les conditions indispensables d'une bonne comptabilité administrative sont de suivre les revenus des établissemens dans toutes les transformations quMIs subissent, avant d'être définitivement consommés pour les ser- Tices auxquels ils sont consacrés.

« Ces mesures d'ordre sont de la plus haute importance et n*ont pas besoin d'être justifiées. Elles ont elles-mêmes, d'ailleurs , prouvé leur utilité par leurs résultats. Les rapports des inspecteurs généraux des établissemens de bienfaisance qui ont vérifié la comptabilité en matières, dans les hospices où elle esl complètement en activité, ont démontré de la manière la plus Incontestable que le seul fait de la tenue d'écritures régulières pour le mouvement des consommations a produit, dans ce service, des économies sensibles.

« Mais on a confondu mal à propos l'établissement de la comptabilité-matières avec l'institution des économes chargés de la tenir. Sans contester l'utilité d*aD contrôle pour les objets consommés dans les établissemens, on a craint que l'introdustion d'un nouvel agent comptable ne fût l'occasion d'une dépense excessive, que ne compenseraient pas suffisamment les économies obtenues. Cette appréhension s*est manifestée particulièrement en ce qui concerne les hospices d'une faible importance.

c On n'a pas remarqué, d'abord, que l'instruction du 20 novembre 1836 n'a pas crié les économes. Ces agens comptables existaient déjà dans un grand nombre d'élabiissemens, et l'inslrucUon du 8 février 1835 avait déterminé leurs fonctions. L'ordonnance du 29 novembre 1851 et rinstructlon du 20 novembre 1836 les ont seulement mieux précisées , et ont rendu la responsabilité de ces

ECONOME. pQ

employét plus rigourease et plus réelle. Le dernier de ces actei n*a pas, comme on a paru le croire, exigé la nomination d'un économe spécial dans tous les hospices et hôpitaux indistinctement. Il a prévu , au contraire, le cas où l'importance des étabiissemens ne serait pas assez grande pour que le service de It comptabilité en matières comportât un employé particulier ; et elle a formellement expliqué qu'il 7 aurait Heu alors de réunir les fonctions de l'économat à celles d'un des agens existant déjà dans l'établissement, tels, par eiemple, que le préposé au mouvement , le secrétaire, le receveur. Et cette réunion de fonctions devra se présenter, en effet, à l'ordinaire, dans les hospices notamment où, la valeur des denrées et consommations ne s'élevant pas à 20,000 fir., l'économe n'est pas soumis au cautionnement. Cette limite est naturellemeiit Indiquée par l'ordonnance même du S9 novembre 1831.

En un mot. Monsieur le préfet , le principal but de l'instruction du 20 noTerabre a été d'organiser une comptabilité en matières. Sans doute, rétablissemeot de la comptabilité entraînait virtuellement la nécessité du comptable; nuia, pourvu que les écritures et les comptes fussent tenus de manière à offrir les garanties nécessaires, l'administration supérieure s'est montrée constamment facila sur les moyens de constituer, aux moindres frais possibles , les agens compta* blés. Elle n'a rien voulu centraliser à cet égard, et ne s'est réservé la nomination d'aucun économe, même dans les grands étabiissemens. C'est dans ce système. Monsieur le préfet, qu'il s'agit de persévérer ; et les explications dans lesquelles Je viens d'entrer ont surtout pour but de ne vous laisser aucun doute sur ce point. Organisation complète et sérieuse de la comptabilité -matières dans tout les hospices et les hôpitaux ; facilité pour le choix des agens comptables : telle est la règle de conduite que je vous recommande. J'ai dit, Monsieur le préfet, organisation térintse de la comptabilité en matières, et ce n'est pas sans dessebi que Je me suis servi de cette expression. Vous concevrez, en effet, que si Toii se bornait, comme il est arrivé dans quelques localités, à nommer un économe, sans le mettre en mesure d'exercer réellement ses fonctions et de tenir ses éerltures, on Justifierait alors pleinement le reproche d'avoir introduit dans les hospices une dépense inutile ; pulsqu'en effet la caisse hospitalière supporterait le traitement d'un agent qu'on aurait mis hors d'état de rendre aucune espèce de services. Vous devrez donc veiller exactement à ce que les économes régulièrement nommés et installés exercent leurs fonctions et tiennent leurs écritures conformément aux instructions des 8 février 1823 et 20 novembre 1836.

49. « Je saisirai aussi cette occasion pour vous entretenir d'une observation qui a été faite par quelques administrateurs. On avait pensé, dans plusieurs localités, que l'économe devait être nécessairement logé dans l'établissement. Rien dans l'instruction du 20 novembre 1836 n'autorise cette opinion. Bien que les fonctions de l'économe l'appellent à un service journalier dans les étabiissemens» sa présence cependant n'y est pas nécessaire à toute heure, et il peut suffire qu'il soit logé dans le voisinage. C'est même, en général, ce que vous devez prescrire. Les logemens accordés aux employés dans l'intérieur des étabiissemens entraînent presque toujours des abus qu'il faut éviter.

80. c Je n'ai pas besoin, au surplus, Monsieur le préfet, de vous engagera rassurer, s'il était nécessaire, les sœurs hospitalières sur les intentions de l'admlnistration supérieure, et sur le véritable but de l'organisation prescrite par l'ordonnance du 29 novembre 1851. Le gouvernement n'a jamais pu songer à priver les pauvres de leurs précieux services; il apprécie, comme il le doit, leur pieux dévouement, et il veut que leur position dans les hôpitaux soit respectée et honorée de tous, et en toute circonstance. La confiance qu'il leur accorde est grande ; mais 11 doit, dans leur intérêt même, les laisser étrangères aux fonctions administratives. C'est ce qui a été compris par la plupart des congrégations religieuses; et les traités passés avec les plus Importantes du royaume, pour des hospices où les économats sont organisés, attestent à la fois et le bon esprit qnl

tOO BGOlfOMS* — BGAITU&Bfl.

les anime» et rempreuement de rtdmlnistrâtioii à tccaeUUr h^Q^ Im» vU&b eoBCours.

Les sentimens tfont Je tous entretiens, Monsfeur le prélèty n'ont rien de iMNh Yetn. Llnstniction du 90 novembre 1836 eile-méme est conçue en termes qui rendent pleine Justice tu xèie dévoué des sœurs bospitelières; et on n*a Jamalf dû se méprendre sur le disposition qui considère les fonctions de Véconomit comme peu compttibles âvee leur caractère , leurs babitndes et leurs fosellou près des malades. Cette disposition ne saurait, ni dans son teile, ni dans esprit, emporter aucune idée de défiance à l'égard des saurs. Elle ne tend

non plut à leur enlever toute participation aui distributions quotidiennes. D

les petits établlssemens, par eien^rie^ où l'agent chargé de tenir ta conptabiHlé en matières^ moyennant une modique indemnité, ne pourra consacrer aatmil de temps, ni être assujétl à une responsabilité aussi complète que les éconones des hospices plus importans, les sours seront appelées 4 concourir, dans une mesure plus large, 4 tout ce qui concerne les détails du service des consomoMttoBi. Pour la manutention des denrées et autres objets destinés au service Joun»ner, pour les approvisionnemens de menus objets 4 acquérir sur les marchés» les saurs seront des auxiliaires naturelles ; elles pourront même être laissées^ si k commission administrative le Juge convenable, en possession des magasins, et <tomeureront chargées de la conservation et de la distribution des denrées. Mils le comptable passera les écritures, et le mouvement de consommation sera constaté: Us'éublira ainsi, pour ce service, un contr61c régulier et efficace, auquel eo»courront respectivement les saurs et l'agent comptable, et où radminfetnlloii trouvera, en résultat, toutes les garanties qu'elle a Jugé utHe d'obtenir.

< Cependant, Monsieur le préfet , vous n'autoriseriez définitivement ces Bières mesures que dans les hospices et hôpitaux dont les revenus ordinaires m\ céderaient pas la somme de 10,000 fr.

« Telles sont , Monsieur le préfet, les explications que j'ai cru devoir fous donner, pour vous bien fixer sur la conduite que vous aurex désormais 4 tenir 4 regard des économats. Je vous prie de vous occuper particulièrement de m service, et d'en compléter l'organisation dans les établissemens où l'instriMlloB du 28 novembre 1836 n'turtit pts encore reçu toute son exécution. »

ÉCRITVmES.

Arrénget de reat« sar l'état, 8.

QAtyre des regÎAtres, 4a.

Comptabilité -matières, 4g.

CompVn dn grand-lÏTre, ai et wiT.

Cote et paraphe, 4, 6.

ftcoaome, 3r, 49, 5t, Artcuii, 4<*

Fourniuire dea regiatrea, lo, i3, 45.

Graod-liTre, 3, 3o et suit.

Journal à aoucbe, 3, 6, zo, 46.

i^urnal général, 3, 6, xo, 46.

Livres aaiiliaires, 41.

Livres &t détail, 3, z5 et suif.

Mutation de receveurs, 43, 44.

Obligation, z.

Opération en nature, 40.

Partiea doubles, 5 bis.

Pénalité, 4.

Percepteurs, 27,

Principes généraux, 3, 4, 5, 5 bis.

Quittances, 6, 8, 12.

Recettes qui ne donoeat pas lieu iqti{ttaneai»9.

Rerereors spéciaux, 3 et soif.

Receveurs non spéciaux, 47 et soif.

RcctiBcations, 4.

Registre des quittances timbrées, zz, za, iS,

Timbre, 4, z4.

i. De lobligation imposée aux comptables publics défendre compte à des époques déterminées, et de justi6er la situation de kur caisse à toutes réquisitions de laulorîté chargée du contrôle de leurs opérations, résulte pour ces comptables lobli-

EGAITITRSS* lOX

gation corrélative de tenir des écritures. Gomment rendre compte d'opérations aussi variées et aussi compliquées que celles de la recette d'un établissement public, si l'on nen conserve la trace dans des notes successivement consignées sur des registres auxquels il soit toujours possible de recourir?

Aussi, comme nous l'avons fait remarquer au mot comptabilité, l'obligation de tenir des écritures était-elle anciennement prescrite aux receveurs des établissemens de bienfaisance, comme elle lest aujourd'hui. Mais la forme n'en avait pas été aussi exactement déterminée, et ce n'est véritablement que de nos jours que le système d'écritures de ces comptables a reçu une orga« nisation complète et rigoureuse, qui fait de cette comptabilité une véritable science.

Nous en exposerons dans cet article les principes généraux et les règles d'application d'après l'instruction du ministère de l'intérieur du 3o mai 1827, l'instruction générale du ministre des finances du 17 juin 1840, et les circulaires qui en ont développé, complété ou modifié les dispositions.

2. Les écritures présentent quelques différences en raison de ce que les comptables gèrent exclusivement la recette de l'hospice ou du bureau de bienfaisance, ou y réunissent la perception des contributions directes et la recette municipale. Nous prendrons , pour base générale de notre exposé , la comptabilité d'un receveur spécial , comme offrant plus de facilité pour l'étude, et nous traiterons avec beaucoup de détail toutes les parties des écritures. Nous n'aurons plus ensuite qu'à indiquer très sommairement les différences qui résultent de la réunion d'autres services à celui de l'établissement charitable.

3. Les écritures des receveurs spéciaux des établissemens de bienfaisance exigent l'emploi des registres suivans :

1° Un journal à souche pour l'enregistrement de toutes les recettes et pour la délivrance des quittances aux parties versantes; 2? un registre des quittances timbrées pour les quittances à délivrer aux débiteurs des établissemens, lorsque ces quittances exigent là formalité du timbre; 3^ de lipres de détail ^ dans lesquels les recettes et les dépenses sont classées et décrites par nature, dans l'ordre du budget de l'établissement; 4° d'un journal général, servant à l'enregistrement des recettes et des dépenses, à quelque service qu'elles appartiennent; 5® d'un grand livre de comptes généraux y par services, qui présente

lOSt ÉCRITITRES.

distinctement la situation particulière de chacun de ces services. Au moyen des trois derniers registres y qui sont les livres fondamentaux de la comptabilité, puisque les deux premiers ne sont en quelque sorte que des livres de quittances et de développemens spéciaux du journal général, les receveurs peuvent à chaque instant faire connaître : i^ la situation de chaque article du budget, par suite des opérations faites en exécution, soit de chacune des allocations de recette, soit de chacun des crédits dudit budget (//V/e de détail); 2° la situation générale des opérations de caisse et des valeurs effectuées dans la journée (Journal général) 'y i^ la situation particulière de chaque service, considéré, soit isolément, soit dans sa relation avec les autres {^rand Iwre).

4. Avant d*indiquer avec détail les règles relatives à la tenue de chacun de ces registres et à Tenregistrement des articles d'écritures, nous nous arrêterons sur quelques principes généraux.

De tous les registres dont nous venons de parler, \e journal général seul est soumis au timbre, conformément à la loi du i3 brumaire an y ; mais tous doivent être cotés et paraphés sur chaque feuillet, par le maire, président de la commission administrative, y compris même les libres auxiliaires dont nous parlerons plus loin (n*^ 4i)«

Toute omission de recette ou toute fausse dépense dans les écritures entraîneraient une grave responsabilité pour les comptables. Uédit de 17 16 ordonnait que les contrevenans seraient, outre la restitution du quadruple de la somme, poursuivis comme s*ils avaient détourné les deniers publics.

La loi du 24 novembre 1790 veut (art. 22) que les comptables qui ne se sont pas conformés à ce qui est prescrit pour la tenue de leurs écritures soient destitués de leurs fonctions et poursuivis extraordinairement , s'il y a lieu; et enfin, aux termes de Tarrêté du 27 prairial an 10, art. 4 • « Tout comptable convaincu d'avoir omis ou retardé de se charger en recette sur ses journaux ou bordereaux de situation des sommes qui lui auraient été versées pour le service public sera destitué et poursuivi comme coupable de détournement de deniers publics. ■

5. La règle la plus générale en matière d'écritures, c'est que « le comptable doit décrire tout ce qui se fait, et rien que ce « qui se fait; qu'il doit constater les opérations au furet à me* « sure qu elles ont lieu, sans lacune^ surcharge m rature; que,

SGRITUEBS* ^ Xo3

• conséquemment, les écritures faites ne peuvent jamais éprou- <i ver d'altération, et que, si des erreurs ont été commises | « elles doivent être rectifiées par de nouvelles écritures. »

5 bis. Dans les écritures des receveurs detablissemens de bienfaisance , on n'emploie point, en passant les articles sur les registres, les libellés usités dans le système des parties doubles, et c'est en ce sens que l'instruction générale du 17 juin 1840 (art. ia2ta)a pu dire que ces écritures n'étaient point tenues en parties doubles; mais, au fond, \z partie «bu^/tf y est suivie , ainsi qu'on le verra au grand-livre, où les opérations sont toujours constatées à deux comptes différens, qui se balancent réciproquement par le débit ou le crédit l'un de l'autre.

6, Journal à souche. — Le journal à souche doit être tenu par année. — Avant d'en faire usage, les receveurs doivent le présenter au maire, président de la commission administrative, pour qu'il soit coté et paraphé suivant la formule qui est imprimée en tête du modèle. — A partir du i*' janvier, les receveurs y enregistrent, successivement et avec détail, chacune des sommes versées à leur caisse. — Cet enregistrement doit être tou* jours fait en présence des parties versantes , et de telle sorte que la souche ou le corps du livre constate distinctement: — Le numéro d*ordre de l'enregistrement; — Le nom des établissemens ; — La date de la recelte ; — Le nom du redevable ; — L'article du budget auquel la recette se rapporte; — Enfin, la désignation du produit et de l'exercice sur lequel il est recouvré.

Le receveur remplit immédiatement la quittance attachée à la souche en regard de chaque article de recette , laquelle doit porter le même numéro d'enregistrement , les mêmes noms , les mêmes désignations et la même somme. Il détache cette quittance et la remet à la partie payante , comme récépissé sur papier libre et sans frais. — Toutefois, lorsqu'une recette sur revenus excède dix francs (ou même au dessous de dix francs, s'il s'agit d'un à-compte sur une plus forte somme), il doit être fourni à la partie versante une quittance détachée du livre spécial des quittances timbrées dont il sera parlé ci-après (f. n® 11), et la formule de quittance adhérente à la souche du journal ordinaire, sur lequel la recette est enregistrée, est en conséquence laissée en blanc et simplement biffée. — Les duplicata de quittance ilont la demande serait faite aux receveurs par les débiteurs d^

X04 SCaiTVRBS.

ëtablissemens , ne doivent, dans aucun cas, être délivres sur des imprimés détachés du journal à souche. Les comptables emploient pour l'expédition de ces duplicata tel autre papier qu'ils jugent convenable, en ayant soin, toutefois, de se servir de papier timbré, lorsque la quittance primitive était elle-même de sa nature soumise au timbre. — Il est interdit aux receveurs de signer à l'avance les quittances attenantes à leur livre à souche.

7. Indépendamment des recettes faites sur les revenus des établissemens , le journal à souche doit comprendre les sommes que les receveurs sont dans le cas de se verser à eux-mêmes pour les retenues qu'ils exercent sur les traitemens des emploies pour fonds de retraites ; les sommes qui leur seraient versées par les redevables des établissemens en remboursement défraie de poursuites exercées contre eux ; enfin, les diverses recettes accessoires ou accidentelles qui pourraient avoir rapport m service charitable.

8. Les quittances détachées du lii^re à souche, que les receveurs ont à délivrer pour les arrérages de rentes, appartenant aux établissemens, sont indépendantes de celles que les mêmes receveurs ont à souscrire, comme porteurs des titres, dans la forme réglée pour le service de la dette inscrite. Seulement, les comptables peuvent constater, sur l'une des quittances, qu'elle forme avec l'autre une seule et même pièce. Ils peuvent aussi faire un seul article de recette et délivrer une seule quittancée souche , lorsqu'ils reçoivent à la fois des arrérages sur plusieurs inscriptions , sauf à détailler les paiemens , dans l'article de recette et au dos de la quittance , par numéros d'inscription et par établissement. — Les arrérages dont il s'agit étant payables aux caisses des receveurs des finances, les receveurs doivent se présenter, pour les toucher, au bureau du receveur particulier de leur arrondissement , et se munir de leur journal à souche^ d'où ils détachent la quittance immédiatement après avoir reçu les fonds. Ils remettent cette quittance au receveur particulieTi qui la fait passer au receveur général, avec les inscriptions et les quittances ordinaires souscrites, ainsi qu'il est dit ci-dessus, dans la forme usitée pour le service des rentes. — ^V. Rentes sur Vétat.

9. Ne doivent pas donner lieu à des quittances détachées du journal a souche, ni conséquemment à un enregistrement sur oe livre ; les recettes provenant des remboursemens de fonds placée

au trésor par les établissemens ^ et celles qui résultent du remboursement des avances que les receveurs ont à faire pour plusieurs services (V. 9lvl grand-livre^ n«« a5, 29, 3o, 3i, Sa, 33, 34), attendu que les titres justificatifs de ces placemens et avances sont classés, dans la comptabilité des receveurs, avec les va^ leurs de caisse et de portefeuille ^ et que leur réalisation n'est qu'une simple conversion de valeurs,

10. Les sonunes portées 2m journal a souche doivent être additionnées par journées, et le receveur doit avoir soin de tirer une barre an-dessous du total des recettes de chaque journée , afin de ne pas comprendre ce total dans l'addition des recettes de la journée suivante.

Le journal à souche ne peut être fourni que par Tlmprimerie royale et par l'intermédiaire du receveur des finances. Il en est de même du registre des quittances timbrées ^ dont nous allons parler.

1 < . Registre des quittances timbrées. — Le receveur doit tenir, indépendamment dn journal à souche mentionné au paragraphe précédent , et sur lequel il transcrit toutes ses recettes sans exception, un registre de quittances timbrées à V extraordinaire; ce livre doit être composé d'un nombre de feuilles proportionné à l'importance des établissemens. — Le paiement de toute somme devant donner lieu à une quittance timbrée est enregistré sur \e journal à souche général, dans la forme et avec les développemens indiqués ci-dessus ; seulement la quittance adhérente à la souche de ce journal n'est pas détachée ; elle est laissée en blanc et simplement biffée , ainsi qu'il est dit au n® 6. L'enregistrement de la même recette est fait immédiatement après, sous le même numéro dordre, sur le livre des quittances timbrées^ duquel le receveur détache la quittance pour la remettre à la partie versante, qui est tenue d'en payer le prix.

12. En cas de refus, par la partie versante, d accepter la quittance timbrée, le paiement est constaté seulement sur ley(?Mr/ia/ à souche général, sans qu* aucune espèce de reçu ou quittance puisse être dff^rée au débiteur, sauf le droit par celui-ci de prendre luimême, d'après l'indication du receveur, le numéro de l'article du registre où le paiement est inscrit, conformément à la circulaire du 3i décembre i83x (i). Il est fait alors mention, sur le bul-

(i) Hém. de z839. 6g.

I06 KCRITURBS.

letin attenant à lasouche, dumotif qui na pas permis au comptable (le délivrer de quittance timbrée. En conséquence de cette disposition, le receveur ne doit transcrire, sur le registre des quittances timbrées, le paiement d*une somme excédant xo fr. qifaprès s*étre assuré que la partie versante consent à payer le coût du timbre.

i 3. Le registre des quittances timbrées ne doit être remplacé que lorsqu'il est entièrement rempli; toutes les dispositions d^ordre et de surveillance relatives à la fourniture, à la distribution et i la tenue des /ournaux à souche^ lui sont applicables, et il doit, comme ceux-ci, être coté et paraphé parle maire, président de la coiiiinission administrative. Les receveurs des Cnances doivent, en outre, s'assurer fréquemment que le nombre desquit> tances restées attenantes aux souches du journal ordinaire est égal au nombre de recettes pour lesquelles les quittances étaient assujéties au timbre.

i 4. Les receveurs généraux des finances font l'avance, sur leurs fonds personnels, du prix du timbre du livre spécial des quit* tances timbrées ; ils s*en font rembourser immédiatement par les receveurs des établissemens qui en acquittent le montant sur le produit de leurs recettes courantes, {f^, ci-après, n** 34)-

\ 5. Libres de détail. — Les Libres de détail sont les livres de premières écritures, et c'est sur eux d'abord que le comptable doit inscrire ses opérations en recette ou en dépense. Destinés à recevoir l'enregistrement successif des recettes et des dépenses effectuées en exécution du budget, ils doivent être divisés en deux sections.

La première présente les articles de recettes, et la seconde les articles de dépenses, suivant Tordre et sous les titres donnés par le budget; en sorte que le receveur, aidé d'ailleurs du répertoire qui est placé en tête du livre, peut facilement se reporter à chacun des articles sur lesquels il opère des recettes ou des dépenses, et y enregistrer les opérations à l'instant même où elles ont lieu. Ce livre sert, par conséquent, à faire connaître la situation des recouvremens et des paiemens sur^hacun des articles du budget de chaque établissement.

{ 6. Les opérations de l'année s'appliquent, comme on sait, soit à l'exercice qui se termine, soit à celui qui commence; et, pour la régularité de la gestion, il importe de ne pas les confondre. A cet effet, les comptables tiennent^ chaque année^ pour chacun