TOME V

pllque sa méthode tant aax archives antérieares à 1789 qa*à celles qui ont été formées depuis. Puis réglant l'application de

gard des matières domaniales, le cadre même dn classement, pourra t selon les cas , recevoir d'autres applications.

CUueement tueeeetif de$ papi^rê vertie annueUemeni par le» adminisira^ iiont. — Les archives des administrations préfectorales étant destinées à s'accroître tons les ans, c'est particulièrement à leur égard que le système de numérotage précédemment expliqué sera susceptible de recevoir utilement son application, de manière que les accroissements successifs des papiers de l'administration puissent être rattachés aux différentes subdivisions de chaque série, sans qu'on soit obligé de modifier le travail accompli. L'archiviste fera, dans ce but, un relevé complet des différentes matières comprises dans chaque série; il affectera une subdivision spéciale à chaque matière, un numéro à chaque subdivision et aux articles qui la composent on qui viennent l'accroître, nn numérotage dont la progression sera en raison de leur quantité.

Clcueement par ordre de matures. — L'ordre assigné dans le cadre aox différents fonds a été réglé, autant que possible, sur l'importance même de ces fonds. Le même ordre doit être adopté dans chaque fonds poui lo classement des matières, c'est-à-dire que l'on doit procéder du général an particulier, du principal à l'accessoire. S'agit-il, par exemple, d'une abbaye : s'il existe soit un Inventaire rédigé autrefois dans cet établissement, et qui fasse connaître l'ensemble de ses archives, soit un cartulaire, c'est-à-dire un registre renfermant la transcription des chartes les plus importantes, ces deux documents d'un intérêt général devront être classés au premier rang. De même les registres terriers qui font connaître l'ensemble des possessions d'une seigneurie doivent passer avant les titres qui ne concernent que tel ou tel domaine en particulier. — Malgré tous les soins qu'on peut mettre à distinguer nettement les matières qui composent nu même fonds, on trouve souvent des pièces qui ne concordent pas parfaitement avec les divisions établies, parce qu'elles se rattachent à deux matières différentes : il faut, dans ce cas, les faire entrer dans celle des deux collections qu'elles concernent plus spécialement, et placer dans l'autre des notes sommaires qui tiennent lieu des pièces originales, et qui fournissent les indications nécessaires pour en rendre la recherche prompte et facile. — Il suffit que ces deux règles soient observées avec soin et persévérance pour assurer la distribution méthodique des matières.

Détail* et varUté» de ee elaetement, — 11 reste à examiner encore comment doivent être classés les papiers relatifs à chaque matière, afin qne l'archiviste soit à même de répondre le plus promptement possible aux demandes adressées par l'administration ou les particuliers. Ces demandes fournissent pour élément de recherche , selon la nature des affaires, tantét une date, tantôt nn nom de lien, tantôt un nom de personne; de là il résulte qu'il faut disposer le classement, tantôt d'après l'ordre chronologique, tantôt d'après l'ordre topographique, tantôt d'après l'ordre alphabétique. S*il s'agit, par exemple, d'une collection d'édits, de lois on de jugements, c'est l'ordre chronologique qu'il faut adopter, parce qne, la plupart du temps, on indique la date de ces actes quand en en demande la recherche. Pour des affaires communales, l'ordre topographique doit être préféré, parce que les demandes de recherches font toujours connaître les noms des communes. Il faudra donc réunir les dossiers qui concernent les communes d'un même arrondissement et classer dans chaque arrondissement ces dossiers selon l'ordre alphabétique des communes; on pourra même, dans quelques matières, diviser les communes de chaque arrondissement par cantons : dans ce cas, l'ordre alphabétique des communes sera établi dans chaque canton. Si l'on trouve plusieurs dossiers qui concernent une même commune, on doit les classer par ordre chronologique. Des titres domaniaux seront classés comme des affaires communales. Quant aux affaires individuelles, il est évident que l'ordre alphabétique des noms de personnes est celui qui facilite le plus les recherches. Cependant, lorsqu'il s'agit de fonctionnaires attachés a une résidence fixe, l'ordre topographique doit être préféré : ainsi des dossiers concernant des nominations de sonspréfets, déjuges de paix, do maires, doivent être classés, les premiers par arrondissement, les seconds par canton, les troisièmes par commune.

Numérotage définitif, — Dans cette suite d'opérations, l'application dee lettres de séries a pu servir, ainsi qu'on l'a vn, à établir une répartition de tous les objets par divisions principales; mais il est évident qne le numérotage définitif des articles d'un fonds ne peut être commencé tant que le classement n'en est pas entièrement terminé. C'est alors seulement que l'archiviste, connaissant Tordre dans lequel doivent se succéder les différents articles, peut leur assigner des numéros définitifs. Pendant qn'il s'occupera de ce travail pour un fonds en particnlier, il devra laisser subsister pour tons les antres fonds le numérotage provisoire des bulletins qui lui offriront des moyens de recherche jusqu'au moment on un dasaement plus régulier les aura rendus inutiles.

Rédaction dee iwoentairee, — A mesure que les différents articles d'un fonds recevront des numéros définitifs, l'archiviste, avant d'annuler les bulletins, rédigera nn inventaire où il portera, à la suite de chacun de ces numéros, une notice sont,inaire sur les documents compris dans Particlfi jiu'îl représente. Il rédigera ainsi nn inventaire particulier poor diaqne série, en ayant soin de réserver, en regard de chaque page écrite, uns

as

«sette méthode aox archives départementales proprement dites, elle donne sur le mode de classer les papiers , sar les échanges de

page blanche sur laqaelle seront marquées daas la saite les additions et les correctjoos.

Tabltau tmùptiquê du ela»t$tnttU, — Il sera eniiD nëceesaire de rétumer dans un tal»leaa synoptique Tensemble des divisioas et des subdiTisions établies daas le cl;àëà4)iiient géoéral et reproduites dans les inventaires partiels, afin qu^à l^atde de ce tableau, toute personne puisse reconnaître, au premier coup d'œil, le plan do distribution des archives.

Répertoire alphabétique. — Pour compléter enOn tous ces travaux, il ne restera plus qu^à procéder à la confection d^un répertoire alphabétique de tous les articles compris dans les inventaires partiels. Ce répertoire sera (ait sur des cartes ou bulletins. Chaque carte contiendra : 1^ le mot de recherche; 2** en cas de besoin, quelques cipiications claires et concises

Kur déterminer le sens do co mot; 5** la lettre de série et le numéro de iticlo auquel il renvoie. Au moyen de ces cartes isolées, on peut toujours obtenir un ordre alphabétique rigoureux, et, d'un autre côté, on peut foodrs dans une même collection toutes ces cartes ainsi annotées , sans qu^il en résulte la moindre confusion.

Obttrvatûmi complémentaires tur VappUcation générak de la méthode. — Telle sont, monsieur le préfet, les indications fondamentales que je vous

Îrie de recommander à toute Tattention des employés de vos archives. i*aprës ce qui a été dit précédemment, vous avez compris combien il est désirable que le classement ainsi que les inventaires, s exécutent suivant les règles qui vous sont tracées. Si le travail reste à faire en entier, ou s^il n^a été qu^ébaucbé par un premier triage, ou enfin sMl a été exécuté en tout ou en partie diaprés une mélliode qui sera reconnue visiblement défectueuse, vous prendrez les mesures nécessaires pour que le travail définitif soit rendu rigoureusement conforme aux instructions. 11 n'y aura lieu d'admettre quelque restriction que s'il existe déjà an classement complet ou du moins régulier eu lui-môme. Dans ce cas, vous devrez me faire connaître la situation de vos archives sous ce rapport, avec tous les détails et toutes les explications qui pourront mo mettre k même d'apprécier et de décider s'il y a lieu de maintenir ou de modifier ce classement : ce sera l'objet d'un rapport spécial que vous m'adresserez.

Puisque le classement, soit dans son ensemble, sbtt dans ses détails, doit être fondé sur l'ordre des matières, c'est-à-dire sur l'enchaînement

3oe présentent en elles-mêmes les affaires, je ne m'arrêterai pas h vous émootrer que les divisions qui seraient relatives aux attributions des bureaux, de la préfecture ne répondraient pas à ce principe; car ces attributions ne reposent que sur une répartition de travaux essentiellement f ariable. Vous pourrez toutefois, si vous le jugez utile, faire porter, soit sur les înTentaires, soit sur le répertoire, les indications des bureaux; mais ces annotations ne figureront que d'une manière purement subsidiaire et en dehors du cadre qui a été tracé tant pour les différentes séries que pour les matières de chacune.

Sehangee de documents entre les département$M — Afin de prévoir les Incidents divers qui peuvent se rencontrer dans le cours des travaux d'examen et de classement dés archives, je dois encore vous donner, sur plusieurs points, des instructions sommaires. — Dans un assez grand nombre de départements, lo dépouillement des archives anciennes a fait découvrir des docun^ents relatifs à des localités situées dans des départements limitrophes, quelquefois même éloignés, et que le département qui s'en trouve dépositaire n'a pas d'intérêt E conserver. Toutes 'les fois que les circonstances le permettront, il sera 2) propos de réintégrer au dépj^t compétent ces documents que la confusion des temps a empêché d'y réunir. Des réintégrations de ce genre ont déjà eu lieu fré((uemment. Mais, pour motiver ces déplacements, il ne sulfit pas qu'un article ou une série d'articles soient de quelque intérêt pour un département; il faut, en outre, qu'ils soient totalement étrangers à celui qui les possède, et même encore que cette opération ne puisse pas causer le démembrement d'une collection

Îirécteuse par son ensemble et doqt il importerait de conserver l'intégraitédans le même dépôt. Ainsi, en iîénéral, les titres, plans ou terriers d'un prieuré on d'une seigneurie particulière devront être attribués au département qui comprend ce lieu dans sa circonscription. Mais les cartulairet ou les inventaires généraux des titres d'une abbaye, quoique poulevant intéresser une foule de propriétés situées hors des limites de la circonscription départementale, devront, comme tqps les documents généraux y qui se rapportent à cet établissement, être rattachés au corps principal de ' ses archives. De même encore, les aveux, dénombrements et hommages

Îui ont été rendus devant une chambre des comptes, pour tout le ressort 'une province qui a pu embrasser le territoire actuel de plusieurs déparlemsnts, devront être conservés dans les archives de cette chambre et non pas être répartis entre les départements intéressés.

8'il arrive que le classement de vos archives donne lieu à des découvertes dn genre do celles qui viennent de vous être signalées, je vous invite» monsieur le préfet, à me les faire connaître par un inventaire ou ans note sxplicative qui me mette à même d'.en apprécier exactement il natm : je vous indiquerai la marche que vous aurez à suivre. Dq mémo, ei cas do réclamations d'un département envers un antre, il de-

documents de département à département ^ sur les archives des eommunes et hospicea^, sur celles des sous-préfectures, sur les

vra m'en être référé, et je statuerai sur les contestations, s'il s'en élève. Arckiftn locales à réunir au dépôt de la préfecture, — On doit prévoir encore qu'on pourra découvrir, dans la circonscription d'un département, des Jocuments qui, d'après leur nature et leur origine, appartleoneot u dépôt central de la préfecture, et qu'il convient d'y faire réintégrer. Ainsi des archives judiciaires, des archives de mairies ou de sous-préfecturpf, particulièrement dans les villes qui ont été chefs-lieux d'anciens districts, ont conservé des débris plus ou moins importants de documents aotéricurs à 1789. Vos investigations à co sujet pourront donner lien à des découvertes utiles. Je crois devoir toutefois vous recommander de ne faire déplacer, soit en totalité, soit en partie, aucun dépôt local d'archives^ sans avoir obtenu à cet effet mon assentiment, que je donnerai surlademanlr que vous m'en ferez en me fournissant des explications développées mi l'objet et les motifs du déplacement proposé.

Archives des communes et des hospices. — le crois devoir encore, moQsieur le préfet, appeler votre sollicitude çur les archives des communes cl des hospices. — Il vous sera facile de représenter aux administrations municipales et charitables combien il importe, pour la conservalioo de» intérêts de ces élablissemcnts, de maintenir leurs dépôts respectifs dans nn ordre convenable. Jo verrais donc avec satisfaction que vous lecr fissia des recommandations spéciales a ce sujet.

Exploraiion de ces archives. — Plusieurs conseils généraux ont alloné des fonds pour que les dépôts les plus importants d'archives placés, soit dans les municipalités, soit près des hospices, fussent soumis aune inspection permanente ou du moins visités par des personnes compéteolef. Lf^ missions qui ont été confiées, en conséquence de ces votes, soit à Tardiiviste départemental, soit à d^autres agents aptes et zélés, ont eu d'bearcti résultats. Des inventaires ont été rédigés. Il serait à désirer qoe cil exempte fût imité dans tous les départements.

Archives des sous-préfectures. — Je crois devoir fOUS inriter eocore à » surveiller Tétat des archives des sous-préfectures*

Commissions instituées pour surveiller le service drt oreàivft*— Dacs quelques départements qui possèdent des collections précieuses soos le rapport historioue, MM. les préfets ont institué, poiir la surveillance do service des arcnivcs , des commissions dans lesquelles ils ont réuni des personnes vouées par goût à des études paléograpbiques ou arcbéologiquei, afin de leur soumettre les diverses questions ou mesures de quelque iotérèl qui se rapportent a Tadministratioo, à la mise en ordre ou à Teiploration des archives. Vous aurez à apprécier, monsieur Is préfet, es cs^Qi concerne votre département, la convenance de cette création qui, iDdépndamment des autres avantages , aura celui d'assQrer d'ans manière plus régulière votre concours aux travaux bistoriaues qui vous sont rsesiiimandés par mon collègue, M. le ministre de rioslruetioa publiqos, en particulier pour le grand recueil des monuments inédits du tiers état.

Arrêtés à prendre pour régler le service des ardtives, — Le service dfs archives départementales devant être assuré désoioiais, vous jogerei sans doute à propos, monsieur le préfet, après qu'un premier travail aora été exécuté, conformément à ces instructions, d'établir, ainsi eue l'ont fait d'ailleurs plusieurs de vos collègues, par un arrêté spécial, les règles qui présideront à ce service. Les prescriptions que contiendra ce règlement succinct pourront embrasser la garde et la sûreté da local. Tordre à suivre dans le travail du dépouillement et du classement, lo versement à faire par les bureaux des dossiers reconnus inutiles au service courant, la coq* linuation et la mise à jour des collections diverses qui renferment les actes de l'administration, la communication des pièces aux bureaux ou aoi particuliers, la vente ou la destruction dy papiers reconnus inutiles, et la responsabilité de l'archiviste à l'égard do toutes ces diverses mesurM, enfin le transport périodique à effectuer à la préfecture des papiers des sous-préfectures dont celles-ci no doivent pas consener le dépôt. Je désire que vous me fassiez connaître, avant de les mettre en vigueur, les mesures diverses que vous croirez devoir adopter. Vous pourrez, apris qu'elles auront reçu mon approbation, les porter à la connaissance de ves administrés par la* voie du recueil des actes de votre préfecture.

Compte à rendre de la eituation du classement. — Je VOUS invite, nonsieur le préfet, à m'accuser immédiatement réception de la présente circalaire. Vous prendrez soin do me rendre compte de la aitoatioo dani laquelle se trouve chacune des opérations successives de classeoKnt qu'elle indique t vous direz si le triage des documents par époques est ter* miné, si le classement par fonds est commencé et à quel degré d'avancement il est parvenu, si l'on s'est occupé du classement des matières, s'il y a un numérotage, des inventaires, etc. Vous n'oublierei pas de faire cosnaître en même temps d'après quelles bases et dans quel sens ces opéralioss ont été exécutées, et vous joindrez à ces détails les observations qoe voos jugerez convenables sur la situation particulière de ce service dans votre préfecture, et sur les mesures que vous comptes prendra pour sssarer l'accomplissement des instructions.

Envoi des copies des inventaires pour les archives du royaume. — Je ter-

ARCHIVES.— ARCHIVISTE.— s 7.

coiDtolssions de sonreinance et les comptes à rendre , sar Tenvat des eôpies et Inventaires et snr le mode de les composer,

«nioeni eslis en tons rappelant robligatîon où Tons êtes de m^adresser nne rttle des iimiaiKs, ponr être dépMée attt srchives dn tof anme : è*eit prtscipalement à regard des «rchi? es anciennes qne eeilê obligation ré* clame tons tos soins; mais, pnsr ^6 Cet envoi ne soit pas retardé iodé* iaiflieBtf tons no denei pas attendre ifne l^ensemide des in? entaires des arcUres anciennes soit terminé. Je désirs (|ne TOns yons en occopiei dès fi>ue série on un fonds, s'il offre ^oolqne imnorlance, âem porrenu ànn éimiégnlitr do classement qni anm permis d^en tédiger riOT«n(aire«

CADHË

KDi sttttn AO cussmant mi Dirirettnrrs Folms dMichites oonmmvfis dass les birots oêpenoant des PSÊFECTunis.

B. (km ol JirldisUons.