ÉCRITURES GÉNÉRALES DE L'ÉCONOMAT
État des consommations présumées pour Tannée. — État des restes en magasin au 31 décembre. — Journal à souche. — Journal général. «• Grand Livre. — Classification des comptes du Grand Livre. — Calcul des quantités. — Relevé mensuel des comptes du Grand Livre. — Carnet d'enregistrement des mandats. — Relevé des articles du journal.
L*ensemble des écritures de la comptabilité-matières se compose :
1* D'un état des consommations présumées pour l'année ;
2* D*un état des restes en magasin au 31 décembre ;
3* D'un journal à souche pour Tenregistrement des recettes en matières;
4* D'un journal général pour Tenregistrement journalier des entrées et des sorties;
5"* D'un Grand Livre pour rétablissement des comptes particuliers des diverses natures de denrées ;
6® De bordereaux mensuels de siiMaliondes comptes du Grand Livre;
7* D'un carnet d'enregistrement des mandats délivrés sur la caisse du receveur, pour le payement des fournitures versées a l'économe;
S"" D'un relevé des articles du journal général, dont le montant en numéraire n'a pas été payé au 31 décembre précédent ;
9* D'un compte d'économe;
i(y* De différents états de développements pour la justification de certains articles du compte ;
W D'un bordereau de situation des quantités entrées pendant Tannée;
12** D'un registre constatant le retrait de la poste des paquets et articles d'argent destinés aux indigents.
Le Journal à souche, le Journal général et le Grand Livre doivent être cotés et parafés avant le commencement de Tannée à laquelle ils se rapportent par un des membres de la commission administrative.
État des consommations présumées pour l'année. — Cet état, qu'on peut appeler le budget deTéconome, présente par évaluation les consommations de toute nature qui sont présumées devoir s'effectuer dans Tannée. Il doit être formé par les commissions administratives^ en même temps que le budget, et soumis avec lui à Tapprobation du préfet. Il devient ainsi une annexe nécessaire du budget, dont il justifie les divers articles qui se rapportent aux objets de consommation ou d'entretien.
L'état des consommations présumées contient d'abord le détail de la population de l'établissement, ensuite les quantités probables pour Tannée qui va s'ouvrir, et en regard se trouve rapporté leur montant en argent. Cette évaluation, qui doit être faite le plus exactement possible d'après les mercuriales et les prix courants, sert à contrôler les articles de dépenses en argent portées au budget pour achat de denrées et objets mobiliers.
Les denrées à récolter par les établissements sont distinguées, dans l'état, de celles qui sont achetées aux fournisseurs, parce qu'il est important qu'on puisse se rendre compte séparément de la situation des recouvrements en nature. Cette distinction est faite au moyen de colonnes particulières où figurent les quantités avec leur évaluation.
On verra que la même distinction est observée sur le Grand Livre et dans le compte de gestion.
État des restes en magasin au 31 décembre. — La comptabilitématières d'une année doit avoir nécessairement pour point de départ les restes en magasin de Tannée précédente. C'est l'encaisse de l'économe qu'il est tenu de représenter et qui doit servir aux consommations de Tannée qui va s'ouvrir.
Dans cet état, les économes doivent estimer les denrées au prix d'achat au jour de l'entrée en magasin, car les administrations hospitalières ne vendant pas leurs approvisionnements, les denrées en
magasin ne valent que ce qu'elles ont coûte. S'ils n observaient pas cette règle, les économes trouveraient des déficits ou des excédents fictifs qui fausseraient les résultats numériques de leur gestion (1).
En supposant une comptabilité bien tenue, il est évident que, comme il aurait été fait écriture des quantités entrées et des quantités sorties, il suffit, pour former l'état des restes en magasin, de relever les soldes des comptes du Grand Livre. L'administration n'a plus ensuite qu'à s'assurer^ par l'inspection même des magasins, de la réalité des excédents constatés par les comptes. C'est le même système que celui qui est suivi pour la vérification de l'encaisse du receveur.
En outre de l'état des restes en magasin, l'économe dresse, conformément aux prescriptions des Instructions ministérielles des 8 février 1823 et 20 novembre 1836, un inventaire de tous les objets mobiliers existant dans les établissements. 11 décrit dans cet inventaire non seulement les denrées et les meubles qui sont entre les mains do l'économe et qui seront ultérieurement mis en consommation, mais même tous ceux qui se trouvent en service, toute la literie, par exemple, et les accessoires qui garnissent les salles. On ne doit pas omettre d'y comprendre les ornements qui décorent la chapelle, non plus que les autres objets qui servent à l'exercice du culte.
Journal à souche. — Ce registre a pour objet d'établir un contrôle pour les recettes effectuées par l'économe.Toules les entrées de denrées ou d'objets mobiliers, de quelque source qu'ils proviennent, doivent y être inscrites et donner lieu à la délivrance à la partie versante d'un bulletin détaché de la souche. Ce bulletin qui forme récépissé doit porter le numéro du talon, et énoncer comme lui le nom de la partie versante, la nature et la quantité des objets saisis. La souche contient, en outre, l'indication du numéro-journal où la recette doit être immédiatement portée.
Le bulletin détaché du livre à souche, bien qu'il soit un récépissé, n'est cependant pas soumis au timbre ; ce n'est en effet qu'un reçu provisoire et qui a le caractère d'une pièce d'ordre et d'administration intérieure ; puisque s'il s'agit d'un recouvrement de fermages ou de rentes en nature, les débiteurs de ces redevances ne peuvent être défi-
(1) D^ision ministérielle du 9 décembre 1857.
nitivement libérés que par la quittance que leVeceveur de l'hospice leur délivre, sur la présentation et en échange du bulletin de Téconome ; que s*il s'agit de fournitures faites par les adjudicataires ou des fournisseurs de gré à gré, le bulletin n'a d'autre objet que de mettre ces derniers à même de justifier de la fourniture à Tordonnaleur des dépenses, qui doit leur délivrer le mandat d'après lequel sera effectué par le receveur le payement qui donnera lieu à une quittance timbrée.
Journal général. — Ce livre est destiné, comme le journal de la comptabilité en deniers, à l'enregistrement jour par jour des recettes et dépenses, ou, en d'autres termes, des entrées et des sorties en matières au fur et à mesure qu'elles s'effectuent par les soins de l'économe. Il est divisé en sept colonnes : la première sert à recevoir le numéro d'ordre de T article dont il est fait écriture, numéro qui sera reproduit ensuite sur le Grand Livre ; la deuxième reçoit également un numéro d'ordre qui concorde avec celui du carnet d'enregistrement des mandats, dont la tenue fait partie des écritures de l'économe ; la troisième reçoit un autre numéro d'ordre, qui est celui des comptes du Grand Livre ; la quatrième est destinée au libellé des articles ; la cinquième indique les quantités entrées en magasin ; la sixième, le montant en argent de ces quantités ; enfln la septième constate les quantités sorties.
Le journal indique, comme on le voit, le mouvement journalier de l'entrée et de la sortie des denrées. Les divers articles de dépenses ainsi constates sont ensuite distribués par nature de matières dans les comptes du Grand Livre.
Le premier article qui doit être porté sur le Journal, à la date du 1*' janvier, est celui qui constate les restes en magasin existant au 31 décembre de l'année précédente. Le second article constate la somme restée également au 31 décembre entre les mains de l'économe, sur celle dont l'avance lui a été faite par le receveur pour les menues dépenses. Ces articles, qui ouvrent le Journal, sont la reproduction des articles de clôture du Journal de l'année précédente.
Tous les articles d'entrée et de sortie y sont ensuite décrits successivement, jour par jour, sans intervalle, et au moment même où chaque opération a lieu.
Les chifires portés dans la cinquième, la si3àènie et la septième colonne doivent être additionnés à la fin de chaque page, et la somme doit être reportée à la page suivante ; de manière qu'en fin de mois, lorsque l'économe fait le relevé mensuel des comptes du Grand Livre, dont nous parlons plus loin, U puisse en contrôler les totaux par leur comparaison avec ceux du Journal.
Grand Livre. — Ce livre, ainsi que nous Tavons fait remarquer, présente des comptes ouverts à chaque nature de denrées ou d'objets mobiliers, tels que blé, riz, vin, lits, chaises, etc., où sont successivement indiquées les quantités entrées ou sorties, et dont il a élé passé écriture au fur el à mesure sur le Journal général. Les articles rappellent les numéros d'ordre de ce dernier livre avec la date de Topération. Celle-ci n'y est décrite que sommairement; ce qui doit suffire, puisqu'au besoin on trouve de plus grands détails en se reportant au Journal. Chacun des comptes fait ressortir, dans des colonnes distinctes, quant à l'entrée ou débit, les quantités entrées et leur évaluation en argent, quant à la sortie ou crédit, les quantités sorties et les restes en magasins.
En tète de chaque compte se trouvent reportés, comme point de comparaison, les articles de consommation alloués dans l'état des consommations présumées, auxquels on ajoute le montant des restes en magasins constatés au 31 décembre, et qui sont en effet une ressource de la nouvelle année. Une colonne spéciale reproduit en outre à chaque article le numéro du carnet d'enregistrement des mandats, afm d'établir un contrôle entre les écritures en matières de l'économe, et celles en deniers du receveur.
Classification des comptes du Grand Livre. — C'est ici le lieu de faire remarquer les divisions principales adoptées pour la classification des comptes. Elles consistent en trois chapitres, qui se distinguent par la nature même des opérations à décrire. Le chapitre 1"^ renferme tant en recettes qu'en dépenses toutes les denrées et tous les objets de consommation achetés pour le service des établissements ou récoltés par eux. Ce chapitre lui-même se décompose en sections, dont chacuneest consacrée au compte particulier d'une nature de denrées, telles que boulangerie, cave, effets d'habillement, etc.
Ces sections sont subdivisées en plusieurs colonnes qui permettent
de distinguer les produits récoltés dans les propriétés des hospices de ceux qui sont versés par les fournisseurs.
Cette distinction n'a lieu toutefois que pour les entrées ; pour les sorties elle serait aussi inutile à Tordre que contraire à la réalité ; car une fois versées dans les magasins, les denrées achetées ou récoltées se confondent, et il serait difficile d'en suivre distinctement la sortie.
Le chapitre II présente le mouvement des objets qui se fabriquent dans rintérieur des hospices ; on y porte, au débit, les matières premières, telles que les toiles, les draps, etc.. livrées au chef d'atelier, et qui doivent être façonnées par le travail des pauvres ; et au crédit, les chemises, les draps de lit, les capotes, les pantalons, etc., qui sont confectionnés et qui entrent en magasin, pour être ensuite distribués suivant les besoins de l'établissement.
A cet égard, il faut observer que les comptes de ce chapitre ne sont destinés qu'à suivre la transformation des matières premières, et non pas à justifier de la consommation des produits fabriqués, d'où résulte la nécessité de faire figurer ces derniers produits en recette et en dépense, dans les sections du chapitre P' auxquelles ils peuvent se rapporter suivant leur nature. Pour faciliter ce rapport et pour qu'on en puisse suivre la trace, les comptes du chapitre II portent l'indication de la section du chapitre I" à laquelle chacun d'eux se rattache.
Le chapitre III est destiné à l'enregistrement des effets délaissés par les individus décodés dans les hospices ; ces effets, qui sont en général de peu de valeur, ne figurent au Grand Livre que par nombre de pièces sans désignation ; le détail se trouve consigné au Journal.
A la suite de ces chapitres est ouvert un compte spécial, qui est simplement un compte d'ordre, c'est celui des avances en numéraire que le receveur fait à l'économe pour les menues dépenses, conformément à la circulaire du 25 juillet 1828, et dont ce comptable doit justifier remploi.
Les deux livres dont nous venons de parler, le Journal et le Grand Livre, sont les bases essentielles des écritures des économes. En effet, avec ces deux registres ils sont en mesure de rendre compte de tout le mouvement de leurs magasins. Au moyen du premier, ils peuvent faire connaître l'ensemble des opérations qu'ils ont effectuées dans l'espace de chaque journée. Au moyen du second, ils peuvent à tout instant
justifier de la quantité de chaque espèce de denrées ou d'objets mobiliers qui existent entre leurs mains. En un mot, du Journal au Grand Livre, dont toutes les énoncialions se contrôlent réciproquement, il n'y a que la différence de Tordre chronologique à Tordre méthodique.
Calcul des quantités. — Les quantités, quelle qu'en soit la nature, sont indifféremment portées dans la même colonne et additionnées ensuite sans distinction, quelles que soient les sommes de poids et de mesures qu'elles expriment ; de sorte que les totaux sont composés de chiffres indiquant des choses diverses, tels que des litres, des kilogrammes, des mètres. Cette confusion apparente peut surprendre au premier abord ; mais il est facile de reconnaître qu'elle n'a, au fond, aucun inconvénient. Les totaux ne sont, en effet, que des moyens de comptabilité, des points de rappel, qui permettent de s'assurer, par la comparaison des résultats chiffrés, de la concordance de toutes les parties des écritures et, par suite, de l'exactitude des opéralions. Il est facile de se rendre compte delà manière dont s'établit, dans ce sysième, le contrôle réciproque du Journal et du Grand Livre. Dans ce dernier registre, le nombre des denrées exprimé par un chiffre est porté dans la colonne des quantités. D'autre part, dans le Journal, Téconome enregistre de la môme manière les diverses denrées qui sont ejitrées ou sorties dans le courant de la journée, et il exprime par un chiffre, sans autre désignation, la quantité, quelle qu'en soit la nature. Or, si Ton additionne toutes ces quantités, on obtient au total un chiffre qui est le résultat de toutes les quantités particulières qui sont entrées ou sorties dans le jour ; et, si en même temps on réunit toutes les quantités constatées aux différents comptes du Grand Livre, on obtient un chiffre identique à celui qui forme le total de Taddition des colonnes du Journal.
Il y a cependant des comptes qui ne peuvent pas s'établir par quantités, tels que les légumes divers (produit des jardins potagers) et les menues dépenses qui, à cause de leur peu d'importance, ne sont comptées que par leur évaluation en argent. Les entrées des articles de pharmacie ne figurent pas non plus, en quantités, dans la gestion des économes. C'est au pharmacien qu'il appartient d'en rendre compte. Il snfiit que cette comptabilité soit rattachée à celle de Téconome par des articles d*ordre, qui indiquent, pour la recette, la somme payée par le
receveur pour Tachât des drogues, et pour la dépense, Tévaluation des médicaments qui sont consommés.
Dans le Journal, comme dans le Grand Livre, une colonne spéciale est réservée pour l'évaluation en argent des quantités.
A l'entrée, cette évaluation est indispensable. Indépendamment de ce que ce rapprochement peut donner à l'administration des indications utiles, il établit un contrôle indispensable entre la gestion en matières et la gestion en deniers ; pour toutes les denrées achetées, le chiffre de l'évaluation en argent, porté en regard des quantités reçues par l'économe, doit se trouver précisément le même que celui des payements qui figurent au compte du receveur : ainsi, la somme des recettes d'un compte est balancée par la somme des dépenses d'un autre.
Pour les denrées provenant des fermages ou des récoltes faites par les établissements, la valeur en est établie approximativement d'après les prix courants.
Relevé mensuel des comptes du Grand Livre. — Le 5 de chaque mois, Téconome dresse et remet à la commission administrative un relevé des comptes de son Grand Livre, pour le mois précédent. Ce relevé présente la situation des entrées et des sorties au dernier jour du mois avec la distinction : l*" quant aux entrées, des objets provenant des fermages et récoltes de l'établissement ; de ceux versés par les fournisseurs ; de ceux qui rentrent des ateliers intérieurs où ils ont été confectionnés ; enfin, de ceux qui proviennent des individus décédés dans les hospices ; 2"" quant aux sorties, des objets livrés à la consom* mation; de ceux qui, provenant des effets des décédés, sont remis en service ; enfin de ceux qui sont envoyés en confectionnement dans les ateUers.
En réunissant à ces résultats le montant des quantités entrées ou sorties antérieurement au mois, on a la situation exacte et complète des magasins, au dernier jour de chaque période mensuelle.
Les économes doivent apporter la plus grande exactitude dans la production de ces relevés. Les négligences ou les retards à cet égard peuvent entraîner la suppression d'une partie et même de la totalité de leur traitement par application de la loi du 25 nivôse an V.
Carnet d'enregistrement des mandats. — Tous les mandats délivrés par Tordonnateur pour le montant d'une fourniture ne peuvent être
acquittés par le receveur, sans qu'au préalable ils aient été présentés par la partie prenante à réconome qui y appose son visa. L'économe inscrit sur son carnet les objets et les sommes des mandats ; et immédiatement après^ il en passe écriture au Journal et au Grand Livre dans les colonnes réservées au montant en argent, des quantités, et il indique le numéro de Tarticle au carnet.
Les additions du carnet doivent concorder, à la fin de Tannée, tant avec celles du Grand Livre qu'avec les écritures du receveur. La tenue du carnet a encore un autre avantage non moins important pour rintérét des établissements. Comme il s'écoule un temps plus ou moins long entre la fourniture et le payement, l'économe peut, durant cet intervalle, reconnaître la réalité des objets fournis, et s'il avait à s'en plaindre, il peut, quand le mandat lui est présenté^ arrêter le payement et prévenir l'administration qui avise aux mesures à prendre.
S'il arrive qu'un mandat, visé par Téconome et enregistré au carnet ne soit pas payé, pour quelque cause que ce soit, le comptable annule alors son enregistrement par un article de déduction et il comprend le mandat déjà visé parmi ceux à payer pour l'année suivante.
Relevé des articles du Journal. — Le relevé des articles du Journal général, dont le montant n'est pas payé au 31 décembre, sert à établir le décompte de la déduction à faire pour les mandats de fournitures versées à l'économe et non payées à l'expiration de Tannée (nous venons de parler de cette déduction en traitant du carnet d'enregistrement).
