RÉDACTIONS RÉSUMÉES
La forme de rédaction que nous avons adoptée dans les articles qui précèdent est claire et très-suffisante dans les maisons où il n’y a ni beaucoup d’opérations, ni un grand nombre de livres auxiliaires. Dans ces maisons même, cette rédaction n est suffisante qu’à la condition d’être quelquefois un peu longue.
Supposons que C vienne un jour payer à compte en espèces
1 000 fr., réclamer et obtenir 100 fr. de rabais ou d escompte, remettre 1500 fr. d’effets, en même temps quil achète pour 5000 fr. de marchandises, dont le port, avancé par la maison, coûte 50 fr. — Supposons que le même jour la maison paye à B
2 000 fr., reçoive de lui pour 4000 fr. de marchandises dont
elle paye le port 70 fr., et accepte une lettre de change de 2000fr. tirée par lui. — Supposons encore que le meme jour la maison paye un effet de 5000 fr. et en recouvre un de 1 500 fr.
Voilà certes des opérations en petit nombre et bien simples, que l’on peut passer de plusieurs manières, mais toujours un peu longuement, avec le système de rédaction que nous avons employé jusqu’ici. On pourra écrire, par exemple :
— — - Du 10 mars 18.. "
Caisse aux Suivants, fr. 2 500, savoir :
A C, de s/ r/ espèces 1 000 » ) q 5Q0 »
A Portefeuille, r/ de l’effet n® 1 500 » (
Id. id.
Les Suivants à Caisse, fr. 5 120, savoir :
C, port de ses m/ . . .
B, n/ r/ espèces
Marchandises, port de l’envoi de B
Effets a paver, acq/ de l’acc°“ n°
Id. id.
Profits et Pertes à C, de ..., fr. 100. Pour rabais consenti s/ s/ c*®
■M I ... Id. id.
Portefeuille à C, de ..., fr. 1 500.
R/ des effets n®
.'•jj
C, à Marchasdi5es, fr. 3 000.
Pour n/ facture n» ... de ce jour 3 000 »
~~ Id. id. ■
Marchandises à B, de ..., fr. 4 000.
Pour s/ facture n® ... de ce jour 4 QOO »
B, de ..., à Effets a payer, fr. 2 000.
Acc®'>n®... des/ l/au 2 000 »
\oilà sept articles pour des opérations fort ordinaires, sans supposer aucune division des comptes généraux. On comprend sans peine que, même en réunissant le plus possible par des additions les articles de même nature, ou jiourrait en avoir vingt, trente ou un plus grand nombre, meme dans une petite maison. Que serait-ce dans une maison où les comptes généraux seraient nombreux et les opérations actives?
La longueur des écritures et le grand nombre des articles ne sont pas les seuls inconvénients de cette forme de rédaction. 11 faut, pour transcrire les écritures au grand-livre, faire un travail de préparation, et, par exemple, joindre ensemble par une addition les 1 000 fr. espèces payés par C et les 100 fr. de rabais pour le créditer en un seul chiffre de 1 100 fr. 11 faut, de même, réunir deux articles pour le débiter de 5 050 Ir. et réunir encore deux articles pour débiter Marchandises de 4 070 fr.
Un grand nombre de comptables, et ceux surtout des entreprises où la comptabilité résume un très-grand nombre d’opérations, remédient à ces inconvénients en passant par un seul article toutes les opérations de la journée. Pour cela, ils commencent par énumérer les comptes débiteurs et inscrivent la somme totale due par chacun d’eux; le total, égal à la somme des opérations, est inscrit dans une première colonne de caisse. Ensuite on énumère les articles créditeurs, on mentionne la somme due par chacun d’eux et on relève le total dans une seconde colonne de caisse. Comme le total des crédits doit être égal au total des débits, le comptable trouve dans la comparaison des deux sommes un moyen de vérificalion journalière.
RÉDACTIONS RESUMEES.
Passons en cette forme les articles ci-dessus. Nous écrirons :
Du 10 mars 18.. — —
Les Suivants aux Suivants, Ir. 18 220, savoir ;
Caisse
r rfp
B, de
Marchandises . . .
Effets a payer. . .
Profits et Pertes. . Portefeuille. . . .
A C, de
A Portefeuille. .
A Caisse
A Marchandises. .
A B, de
A Effets a payer.
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Dans les maisons où on emploie habituellement cette forme abrégée de rédaction, on dit, non sans raison, que les écritures sont vérifiées chaque jour. L’addition, page par page, des deux colonnes du journal présente une seconde vérification.
Les avantages et les inconvénients de cette forme de rédaction sont faciles à indiquer. L’inconvénient le plus apparent est de transformer lejournalde telle manière qu'il ne puisse plus servir à fournir des renseignements sur le détail des opérations; mais cet inconvénient est peu sensible lorsque les opérations se trouvent détaillées avec soin à la main-courante et sur les livres auxiliaires. Quant au reproche adressé à cette manière de rédiger, d introduire de la confusion dans les écritures, nous ne pouvons absolument l’adniettre, parce que les articles ainsi rédigés ne sont pas moins clairs dans leur ensemble que sur la main-courante et présentent au contraire, d’une manière plus nette et plus facilement intelligible, le résultat général des opérations.
11 est certain que cette forme de rédaction exige un certain travail préparatoire et une attention soutenue du comptable qui tient le journal. Mais nous considérons cette circonstance comme un avantage, parce que ce travail ne peut être évité et qu il e^t dit fi-
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elle de le faire à un moment plus opportun que celui de la rédaction du jaurnal.
En efiet, si l’on adopte la pratique ordinaire de totaliser en un seul chiffre tous les articles qui doivent être portés soit au crédit, soit au débit d’un même compte, au grand-livre, il faudra faire ce travail au moment où on transportera les articles du journal au grand-livre. Or, si on attend ce moment pour le faire, on perd une opportunité de vérification, parce qu’oii u’â pas besoin de rechercher si la somme des articles du crédit est éeale à la somme des articles du débit, tandis qu’avec la formule ; « les Suivants aux Suivants, » cette vérification est faite nécessairement et sans peine lors de la rédaction du journal.
Dans la pratique, on le voit, la forme de rédaction qui fait du journal une sorte de main-courante est préférable dans les maisons qui passent un petit nombre d’articles par jour et qui ne veulent pas employer certains livres auxiliaires. La rédaction résumée que nous venons de citer, à titre d’exemple, se trouve préférée dans les maisons où le nombre des articles est tel qu’il faut diviser le travail entre les employés et se servir amplement de livres auxiliaires. Dans ces maisons, le journal, tenu par le principal comptable, résume et contiôle toutes les écritures; la tenue du grand-livre, préparée par la rédaction du journal, ne présente aucune difficulté et jaeut sans danger être confiée à un subalterne.
