CHAPITRE III

€OIIPTABaiTÈ GÉnIeEALE.

Il n'est pas nécessaire de faire ressortir Timportance de Forganisation générale de la comptabilité dans une maison de banque. En effet, un grand nombre d'opérations, les virements par exemple, s'effectuent simplement par des écritures : les transferts de propriété, si nombreux et si importants, qui ont lieu chaque jour par l'intermédiaire du banquier, n'ont le plus souvent d'autre titre que des feuilles volantes et les inscriptions qui ont é(é faites sur ses livres. D'ailleurs le banquier a besoin d'une t)ODne comptabilité pour se reconnaître lui-même au milieu des opérations nombreuses et complexes auxquelles il se livre. Ceux gui» parce qu'ils opéraient dans une petite localité, parce qu'ils «l'avaient pas d'associés, ou pour toute autre cause, ont cru pouvoir se passer d'une exacte comptabilité, n'ont pas tardé à- s'en repentir.

D'un autre côté, il est incontestable qu'il y a dans certaines maisons un luxe de comptabilité, si l'on peut ainsi dire, une recherche minutieuse dans la constatation de tous les détails, qui occasionne des dépenses inutiles, des pertes de temps et de travail qu'il est bon d'éviter. En cette matière comme en toute autre il existe un milieu que la réflexion, l'habitude des affaires et le jugement peuvent indiquer, mais qui n'admet point de règles générales et que l'intelligence la plus déliée ne suffirait point à trouver, si elle n'était aidée par une expérience directe.

En pratique, la tenue des livres de banque ne présente point d'uniformité : chaque maison a la sienne, dans laquelle il s'introduit toujours quelques améliorations, quelques procédés nou<veaux pour mieux résunaer les opérations ou pour les résumer avec moins de travail. Le défaut d'uniformité dans la tenue des livres de banque dépend d'ailleurs, non-seulement du caractère, du tour d'intelligence des banquiers eux-mêmes ou de leurs principaux comptables, mais aussi de la différence des opérations.

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de la constitution même, si l'on peut ainsi s'exprimer^ des di- Terses malsons de banque.

Il est done impossible d'indiquer, même approximatiTement» les traits généraux de la comptabilité de banque. Cependant, pour en donner une idée, à titre de renseignement et d'exercice, essayons d*exposer les principes sur lesquels cette comptabilité est établie, particulièrement dans la banque de commerce pour laquelle la tenue des livres est plus difficile que pour toute autre. £n banque aussi bien que dans le commerce de marchandises, le but de la comptabilité,est de résumer toutes les opérations, de manière à constater tous les détails, à en rendre la recherche facile et, en même temps, à en présenter nettement les résultats généraux. On obtient tout ceci par des combinaisons de parties doubles, au moyen de livres tenus par ordre de temps et par ordre de matières ou de personnes, par un Journal et un Grand -Livre. Seulement en banque, le journal et le grand-livre se subdivisent, se décomposent et se résument tout autrement que dans le commerce de marchandises.

Les opérations de banque se divisent en diverses catégories et, si Ton peut ainsi dire, par départements. On y distingue toujours deux grandes divisions quant aux entrées etaux sorties, la caisse et le portefeuille ; deux grandes divisions quant aux personnes, les clients sur place et ceux du dehors, soit dans le pays, soit à rétranger; puis des subdivisions proportionnées à l'importance des affaires de la maison. On y distingue aussi les divisions de la correspondance, du contentieux, des effets publics, des matières d*or et d*argent, des consignations, ete.

Les subdivisions doivent être calculées sur le chiffre total des aflSaiires ou plutôt sur le nombre d*empIoyés nécessaires pour tenir la comptabilité. On le comprendra mieux, si Ton examine avec attention une description générale des livres employés dans la plupart des maisons de banque.

§ 1. — Livra d'ordre en dehors de la comptabilité.

On peut en compter quatre à la rigueur dont les deux premiers sont prescrits par le Code de Comnierce.

lo Le premier et le plus important est le tivre de copies de

414 uwÊK ¥• CBàfttni m.

lettres ah «ml eoinéee jour par jour ou {dutôl tanqKirtéei^ m moyen de la presse à copier, toutes les litres que peut écrire tm place ou au dehors la maison de banque. U est inutile d'insiâter sur llmportance de ce livre ^ commun aux autres ocmunerçanlB et aux banquiers, et sur lequd sont transcrits jour par jour ék presque heure par heure tous les engagem^ts, tels que. tarifs^ conditions de comptes courants^ ordres^ accusés de réception j avis^ ete.

2» On considère aussi comme un livre la cdteetion ou liasse de lettres reçues qui constatent les engagements des tiers eovers la maison. Ces lettres, dépouillées, cotées et analysées jour par jour, sont réunies et classées, tantôt par ordre ohronologique, tantôt par ordre alphabétique. Qu^quefois osk classe ensemble par ordre chronologique seulement la correspondance que Ton peut appeler courante, parce qu'elle se rapporte exclusivement aux afbires du jour. Dans cette catégorie se trouvent les avis 8îm{rfes de traites ou remises, dûment relevés sur les livres à ce destinés, sur lesquels, pour faciliter les recherches, il est toujours utile d'inscrire la date de l'avis. —Les tarifs, conditions de comptes courants, etc., peuvent être classés à part, par dossiers séparés, selon l'ordre alphabétique dans tel oii tel dossier et sof Ion Tordre chronologique dans le dossier lui-même.

La copie de lettres, qui est nécessairement tenue dans Tordre chronologique, donne lieu souvent à un extrait qui correspond aux dossiers de lettres reçues et que Ton s^ppdte avec laisoa « Livre d'Engagements. i>

3« Livre de Renseignements. — Avant de se lier avee une maison, avant d'ouvrir un compte, le banquier s'infcnraie du earaotère, de la fortune, de la sihiation d'aifeires, des habitudes commerciales de la personne avec laquelle il va se mettre en relations. tes renseignements obtenus, résumés brièvement, quelque&MS par un mot : « bon, médiocre, douteux, bon jusqu'à concuimce de, etc., » sont consignés sur un livre avec le nom de celui qui les a fournis. Dans quelques grandes maisons où les commis sont admis par nécessité à consulter le livre des renseignements , on inscrit sur une carte le nom de chaque client et le résumé des renseignements obtenus sur lui, avec un numéro de renvoi qui correspond au numéro sous lequel est inscrit te nom de eehd qui

GCHfPtABIUTi GËIÉIULS. 425

a fourni la reaseignemenl, »ur un livre que le chef de la maisoii garde pour lui seul et ne communique à personne.

A la Banque de France, toute admission à Fescompte est préeédée d'une présentation par deux parrains et d*un entretien personnel préliminaire avec Tun des principaux administrateurs. C'est sur cette triple donnée que sont établis les premiers renseignements.

4"* Livre de Signatures. — La signature de tout ayant compte est le plus souvent inscrite sur un livre à ce destiné^ afm de ser-mde point de comparaison dang les cas douteux. C'est un moyen de vérification peu coûteux^ que Ton néglige souvent, à tort, parce qu'il peut faire éviter les pertes et les procès qui peuvent naître de Tadmission d'une pièce fausse.

§ 2. — Comptabilité proprement dite.

Il existe des maisons de banque dont la comptabilité est tenue par une ou deux personnes, il en est qui comptent p}usieurs centaines d'employés. Les principes de la comptabilité des unes et des autres sôn\ les mêmes, et ils ne diflerenlentre eux et de ceux du commerce ordinaire que par quelques détails. Lorsqu'on se rend bien compte de la tenue des livres d'une petite banque, il est facile de comprendre comment on parvient à recueillir, jour par jour, tout le détail des affaires d'une grande maison et à le centralker aussitôt.

Si Ton réduit la comptabilité de banque à son expressicNi la l^iis simple, aiu proportions d'une maison tenue par un ou deux CQOHytabltti, on peut la résumer dans les livres principaux suivants :

1* Un Journal où sont réunies les opérations par ordre chrono-

logique;

a» Un livre des Comptes courants avec réperloirô où elles sont lèmmées quant aux personnes, sous le n<Hii de chacune, et da»iées par ordre alphabétique ;

3* Ifti Giand-LÀvre où elles sont résumées et dassèes par ardre de matitees, sons le chef do» Comptes généraux ;

4" Ihi Bvre dlnventaire timbré, coté el paraphé, aux termes du IMe de CoooBefC^ et pouvant être produii en justice pour attes-

426 LIVRE y. caupiTBE m.

ter la sincérité des autres livres et de Fensemble de toute la oomptabilité.

Il est bien entendu que^ pour fournir un contrôle perpétuel des écritures^ qui est indispensable en banque, ces livres doivent être tenus en partie double.

Quelles que soient les opérations du banquier, elles se divisent par ordre de matières sous les chefs suivants : Caisse^ Effets à recevoir. Effets à payer et Profits et Pertes, en la forme ordinaire, et en Comptes courants créditeurs ou débiteurs. Si donc on imagine une main-courante de caisse, une main-courante d*effets à recevoir, une main-courante d'effets à payer, de profits et pertes et de comptes courants, relevées sommairement au journal, et de là au livre des comptes courants et résumées par un seul article pour chacune, et jour par jour au grand-livre, on a l'ensemble d*une comptabilité de banque régulière et bien tenue.

Mais il a fallu , pour faciliter les recherches et fournir à chaque instant au banquier des renseignements exacts, créer un certain nombre de livres auxiliaires : ils rentrent tous dans Vune des grandes divisions des affaires de banques , caisse, portefeuille, engagements actifs ou passifs, ainsi qu'il suit :

Caisse. — Main-courante de caisse. Ce livre se tient par ordre de temps. On inscrit en tète et au milieu de chaque page , à droite et à gauche, le quantième du mois; sur la page de gauche où est inscrit le débit ou />oiV, on inscrit, à mesure qu'elles sont versées, toutes les sommes, à quelque titre que ce soit, qui entrent en espèces à la banque. Ce livre est réglé sur les deux pages par une colonne verticale de francs et centimes ou colonne de caisse, à l'extrémité droite de la ligne. En France , on ne distingue guère entre eux les articles de caisse ; ainsi on inscrit ensemble et pèlemèleles écus, les billets de banque, les mandats à vue et sur place. A Londres, on distingue ces divers articles et l'on règle cette main-courante par trois colonnes de caisse à gauche, un espace libre et une colonne de caisse à l'extrémité droite de là ligne. Soit une somme versée en espèces, billet et mandat à vue : on inscrit les espèces dans la première colonne, les billets de banque dans la seconde, le mandat sur la troisième et le total à la colonne qui est à l'extrémité droite de la ligne. Si cette méthode était adoptée à Paris , on aurait une réglure ainsi qy'il suit et on y pas-

GOMPTÀBIUTÉ GÉNiRALB. 427

serait de la manière suivante un versement de 4^275 fr. 50 c. soit 4^000 fr. en un mandat à vue sur place ^ 200 fr. billet de banque et 75 fr. 50 c. espèces :

(I» «i MUft.) 6&00

(mamà II fil Ml k wêêUL,) la Banque de Fraoce.

A la sortie^ comme on ne paie qu'en espèces et billets^ la réglure ne fournit à gauche que deux colonnes.

Cette manière de passer les articles de caisse présente cet avantage que lorsque le comptable est arrivé au bas de la page et qu'il additionne les colonnes ^ le total des sommes inscrites aux deux ou trois colonnes de gauche sert de preuve à l'addition de la colonne de droite. Elle sert aussi à vérifier la caisse, le soir, parce que la balance des deux colonnes de gauche , du crédit et du débit^ donne un état détaillé des valeurs en caisse, soit espèces, soit billets de banque. Mais à Paris, où les billets de banque semblent moins sujets aux falsifications qu'à Londres, on n'a pas senti le besoin d'une pareille division. I^e livre n'a donc que la colonne établie à droite du modèle de réglure établi ci-dessus. Seulement dans les grandes maisons où il y a plusieurs caisses pour recevoir et pour payer, il y en a quelquefois une pour les billets et une pour les espèces, séparément. On ne prend pas les numé* ros des billets de banque et on les traite en tout comme espèces.

La main-courante que nous venons de décrire est celle d*une petite maison. Dans une maison plus grande , on la coupe en deux, on fait une main-courante de recette et une main-courante de dépense, ou , en d'autres termes, d'entrée et de sortie , de ma* nière à permettre à deux employés d'y travailler à la fois. Ces deux employés ne peuvent-ils suffire au travail? On démembre une branche spéciale de recettes et dépenses, soit les fonds versés en dépôt à long terme ou à terme fixe , et on ouvre un livre et un guichet spécial pour cette espèce d'entrées et de sorties; mais les écritures ne changent pas, et le soir le total des articles, enreeette et en dépense , peut être porté en une ligne à la caisse centrale. On comprend que cette subdivision peut aller fort loin.

Les caissiers ont ordinairement un livret réglé en partie simple par une colonne de caisse à droite de la ligne sur lequel ils in-

428 LIVRE ¥. GB4PITBft Hl.

fcriyent les neettes à la page de gauche , 4es dépenses à celle de dioite. sommaireoient et en chiffres. Ce livret spécial n'entre^ du reste, en aucune façon dans la comptabilité.

Le soir on fait la caisse , ou en d'autres te rmes on relève le solde de la main-courante , on vérifie les espèces ou billets en caisse, et s'il y a quelque discordance, on fait des recherches jusqu a ce qu on ait trouvé d*où elle provient, de manière à arrêter les livres le soir mèoie; et, lorsque tout est d'accord, on inscrit le solde débiteur de caisse à la première ligne de la page de gauche pour le lendemain. Pour que le même livre ne kà% pas interrompu, on relève, dans plusieurs maisons , une copie des articles de la journée qu'on remet, avec les pièces à Tappui, pour qu'ils soient reportés à la comptabilité générale. Il vaudrait mieux , ce semble, avoir un livre pour les jours pairs et un autre pour les jours impairs, sauf à inscrire chaque soir dans l'ordre chronolc^ique et sur un livre spécial, d'après lequel se feraient les reporta quotidiens, les soldes ou balances de caisse.

Par ces balances ou soldes, on relève facilement le chiffre des entrées et des sorties de caisse. En effet, s'il n'existe d'erreur ni dans les écritures, ni dans la caisse, la somme du solde de la veille et des entrées du jour est nécessairement égale à celle du solde du jour et des sorties, et le total des espèces en caisse est exactement égal à la somme qui ressort ea solde des livres.

On vérifie toutes les écritures de la main-courante de caisse en établissant cette balance.

La plupart des maisons passent les viremoits par mandats à ?ue et sur place par entrée et sortie de caisse; mais ces mandats ftûfit rares dans les maisons particulières, et l'usage de ce moyra d'éc(Miomiser la monnaie ne s'est pas encore répandu. En général, ks négociants éprouvent de la répugnance à se séparer de kur caisse et à remettre au banquier le soin de la tenir»

Effets. — Les effets peuvent être divisé» en deux clatsea : 1* cens qui, oitrés par l'eseomple ou par une remise en oompie courant, appartiennent à la banque; ceux qui sont remis k l'eAcaissement. En France, on ne les distingue guère dans la unajfùf bilitèy par suite des anciennes habitudca ea matièfe de compta couvante et d« peu d'ùsportaiice dea cflEsta reafei» aulrcmeat que par des ayants comple.

*- COMPTABILITÉ OilfillALI. 429

Livre d'entrée. — Aussi le plus souvent, quelle que soit la provoiance des effets , on les inscrit sur un seul et même livre d'entrée. Ce livre est tenu par ordre chronologique. On le ttg\% sur les deux pages dans le sens vertical et horizontal, de manière à couper la ligne en dix sections et à tracer une case par chaque section. Là on inscrit successivement et par case : 1® un numéro d'ordie que Ton transcrit en même temps sur Teffet; 2'' une des* cription sommaire mais complète de Teffet.

A la différence des autres livres , celui-ci porte une inscription indicative en tète de chaque colonne, soit à cause du grand nom-* bre des colonnes qu*il contient, soit parce qu'il est ordinairement ténu par les commis débutants.

Ce livre, que Ton appelle quelquefois « livre des numéros^ » a, comme on peut le remarquer, à Textrémité de la ligne à droite, deux colonnes destinées à Tindication de la sortie et de la personne à laquelle Fefiet a été négocié , s'il y a lieu. Ce n'est pas tout : on tient encore un livre où chaque sortie d'effets est pointée avec les deux dernières colonnes du livre d'entrée.

Dans plusieurs maisons on tient un journal d'effets à recevoir où on inscrit chaque effet, soit à l'entrée, soit à la sortie. 1^ balance donne le chiffre des effets en portefeuille. On en extrait, pour les renseignements, une sorte de Grand-livre qui a son importance. Sur ce livre on ouvre une tète à chaque ayant compte ; oa le crédite du montant de Teffet par lui fourni , et on indique le domicile du débiteur, Téchéance et la somme. Ou mieux encore : au lieu de diviser la page par moitié en doit et avoir ^ on la régie par une cdonne de dates à gauche , un espace blanc , et , à Textrémité droite, trois colonnes de francs et centimes ; sur la première sont inscrites les entrées en crédit, sur la seconde les sorties en débit , et sur la troisième les différences dans la forme indiquée au modèle ci-Joint :

Jf» Claude^ négociant.

ses

DATES

A0SI.« a • < •

ISeptMDlm.

DÉSIGNATION

S9fi B/ eaoompté ce Jmtr oa êf^ oom poëé de$ effets suiv, f|» 5660, » ,

Parcaine....