On peut supprimer

Après un délai de cinquante ans : Les listes du tirage au sort pour le recrutement de Tannée, mais en ayant soin de conserver les délibérations des conseils de revision et les istes du contingent départemental (Série R).

Après un délai de trente ans : Les talons de passeports, parce qu'ils intéressent à la fois la police et Tétat civil des personnes (Série M) ;

Les pièces à Tappui de la comptabilité départementale (le délai ne commence à courir qu'à dater de l'apurement des comptes.) On conserve les registres de comptabilité, les actes authentiques formant titres ou servant à constater les droits ou la libération du département, les budgets et les comptes, les feuilles d'émargement, enfin les pièces pouvant servir à la statistique (Série N) ;

Les pièces relatives aux recettes et dépenses des communes» des établissements de bienfaisance ou autres ; mais on conserve les comptes des receveurs ou agents comptables et tous les actes authentiques propres à établir l'existence d'ua droit ou la preuve d'une libération, les plans, devis, cahiers des charges de travaux neufs, procès-verbaux d'adjudication, certificats de réception ; on réunit ces pièces aux fonds qui concernent les biens ou les travaux communaux (Série 0);

Les réles des contributions directes qui, après être demeurés trois ans aux mains des percepteurs, sont déposés dans les archives des préfectures et des sous-préfectures (Série P); ils peuvent servir, pendant une période de trente ans et même

gitUi

Dec. min. du 6 novembre 1850, Ardèche^ et juin i^iSï^lMpectio^^ raie.

dayantage, à régler des contestations soit sur des droits do propriété» soit sur des comptes de famille entre cohéritiers dont iliéntage est resté longtemps indiyis, soit sur des remboursements de contributions payées par des feimers ou par des mandataires ; on peut y faire aussi des vérifications qui intéressent les droits de TÉtat relatifs aux mutations des propriétés : le délai, fixé pour la suppression des rôles des contributions directes, court i partir de leur mise en recouvrement ;

Les carnets de mandats et d'échéances des receveurs et payeurs des finances (Série P) ;

Les certificats de vaccine et les états de dépenses des établissements de bienfaisance (Série X). Les relevés numériques des vaccinations sont conservé^ indéfiniment et réunis aux documents statistiques ayant tmt à la médecine.

Après un délai de vingt-cinq ans :

Les pièces justificatives des exemptions et dispenses du service militaire et celles qui sont produites à l'appui des actes de substitution et de remplacement (Série R); en aucun cas, elles ne doivent être restituées aux familles, attendu qu'elles pourraient servir à des fraudes qu'il importe de prévenir, y

Après un délai de vingt ans :

Les titres, tels que délégations, baux, actes de naissance, etc., produits pour établir primitivement les droits électoraux; les vingt ans sont comptés du jour de la radiation définitive des citoyens intéressés : en cas de réclamation de ces pièces, elles sont remises aux parties sur leur récépissé (Série M) ;

Les registres et papiers des receveurs et payeurs des fiaanees. Ces comptables les gardent dix ans entre leurs mains et les déposent ensuite aux archives départementales où ils restent dix autres années (Série P). On a vu que les carnets de mandats et d'échéances de ces fonctionnaires doivent être conservés trente ans ;

Les tableaux de recensement dressés par les maires pour les opérations du recrutement (Série R).

Après un délai de quinze ans :

Les pièces relatives au règlement des frais de justice (Série U).

Après un délai de dix ans :

Les listes des plus imposés, les expéditions des délibérations des conseils municipaux relatives à la formation des budgets, aux votes de prestations pour les chemins vicinaux, aux dépense^ annuelles d'entretien des écoles primaires, à la fixation des rétributions mensuelles des instituteurs et aux désignations des élèves gratuits (Série 0) ;

Les réclamations en matière de contributions directes et les diverses pièces qui s'y rattachent (i) (Série P).

Après un délai de huit ans :

Les registres à souche des contributions directes que les percepteurs déposent avec les rôles, après les avoir conservés pendant trois ans ; ils ne restent donc que cinq ans aux archives départementales (Série P).

Après un délai de six ans :

Les extraits des rôles qui servent à former les listes électorales et du jury, et les cadres qui reproduisent ces extraits ; les bulletins et autres papiers qui ont servi de renseignements pour la révision des listes (Série M) ;

Les procès- verbaux des élections municipales, ainsi que les pièces accessoires et les listes des électeurs communaux, dans les préfectures où Ton tient \m enregistrement exact et détaillé des résultats de ces élections ; dans les préfectures où Ton a négligé d'établir cet enregistrement, on les conserve indéfiniment (Série M) ;

Les procès-verbaux des élections aux grades d'officiers dans la garde nationale, s'il a été tenu registre des résultats de ces élections (Série R).

Après un délai de cinq ans :

Les demandes de passeports, lorsqu'elles ont été mentionnées sur des registres d'inscription (Série M) ;

Les demandes et souches de permis de ports d'ormes et de chasse, et môme au bout de trois ans, s'il en a été tenu registre (Série M);

(1) Les dossiers des réclamaiioas relatives aux impositions directes ne doivent être vendus qu'avec l'assentiment des préfets, qui peuvent les revendiquer comme appartenant aux archives des conseils de préfecture ; les dossiers relatifs à des réclamations importantes ne doivent être vendus en aucun cas. -^ Cire, du directeur général des contributions ^directes, du 94 mai 18^*

Les bulletins et états par communes des citoyens mobilisables, à moins que le renouvellement de ces pièces n'ait été négligé ; mais on conserve les contrôles ou états généraux (Série R);

Les procès-verbaux des contraventions à la police du roulage, aux règlements de la grande voirie concernant les dépôts d'immondices, dégradations, etc. On conserve, comme se rattachant à des questions de propriété, les pièces relatives à un empiétement sur la voie publique, des constructions non autorisées ou des demandes d'alignement (Série S) ;

Les certificats de vie délivrés par les maires pour le payement des mois de nourrice des enfants trouvés (1) (Série X).

32%. Ces délais ne constituent qu'un minimum ; autant que possible, il est bon de les proroger et quand les locaux suffisent à contenir le dépôt intégral des archives , il est préférable de n'en distraire aucune partie. Cependant il est des papiers purement superflus dont la suppression est toujours avantageuse : ce sont les simples lettres d'envoi, les copies en double, les feuilles laissées en blanc qui grossissent sans profit les liasses; ce sont aussi les renseignements ou notes reportés en entier sur des tableaux ou des registres que l'on conserve, etc. Mais aucune vente ou suppression de papiers n'a lieu que d'après l'avis d*une commission locale et en vertu de l'autorisation du ministre de l'intérieur (2). La com-

(1] On peat rapprocher de ces instructions une circulaire du directeur général des contributions directes, en date du 24 mai 1855, qui fixe les délais de garde pour les papiers de cette administration. Après l'expiration des délais, mais seulement en cas d'encombrement, une demande d'amorisation de vente est adressée par les directeurs à Tadministration centrale avec an état énonciatif des papiers en double expédition : Tautorisation accordée, les papiers sont mis à la disposition du directeur des domaines. L'administration doit être ultérieurement informée de la date de la vente, du poids des papiers vendus, du produit de l'adjudication et da montant des frais. « Plusieurs préfets, dit la même circulaire, ont revendiqué la possession des dossiers de réclamations comme appartenant aux archives des conseils de préfecture. Pour éviter toute difficulté à ce sujet, les directeurs ne devront proposer la vente des dossiers de cette nature qu'après s'en être entendus avec le préfet de leur département et en justifiant de son agrément. » — Cf. Cire, du 35 janvier 1831.

(9) Cire, du 8 août 1839. —11 est à remarquer que cet objet ne figure pas parmi les exceptions qui suivent les n«> 55 et 67 des tableaux A an« nexés aux décrets de 1859 et de 1861 sur la décentralisation administrative ; on en devrait conclure que les attributions du ministre ont été

mission locale, instituée par le préfet, et composée de trois à cinq personnes, est le plus ordinairement présidée par le secrétaire général de la préfecture. Le directeur des domaines ou un agent de son administration en font nécessai^ rement partie; Tarchiviste peut y remplir les fonctions de secrétaire, et, en tout cas, il en est membre de droit*

323. Des inventaires explicatifs des papiers de rebut sont adressés en double expédition au ministère de llntérieur.

On y inscrit séparément : i" les papiers à yendre au profit de rÉtat ; 2<> les papiers à yendre au profit du département.

Us contiennent six colonnes : 1* désignation des articles (liasses, registres, dossiers) ; 2^ nombre de pièces de chaque article ; 3^ indication de la nature des pièces à supprimer ; i^ leur date ; b^ observations de la commission locale ; %^ décision du ministre.

324. L'archiviste fait le triage préparatoire des pièces et rédige Tinventaii'e {{)•

Dans la colonne destinée aux obsei'yations de la commission locale, une note, portée en regard de chaque article, indique le motif de la suppression ; on y inscrit aussi les propositions relatives aux conditions de la vente.

325. Un certain nombre de papiers peuvent être livrés sans inconvénient aux ventes publiques ; tels sont les imprimés, placards,, papiers de finances, de garde nationalCj etc. Mais il en est un grand nombre d'autres qui, revêtus de la signature des fonctionnaires, ou renfermant des faits dont Fadministration doit se réserver la connaissance, ne pourraient être mis en circulation sans de graves inconvénients ; tels sont

dévolues au préfet. En pratique, rien n*a été changé ; le ministre de l'intérieur a même affirmé le maintien de son ancien droit dans la circulaire du 31 mars 1864 : « Je crois devoir vous rappeler que ces ventes, bien que le produit en appartienne à l'État, ne peuvent être effectuées sans l'autorisation du ministre de l'intérieur. Vous devrez donc, comme par le passé, continuer à m'adresser un inventaire en double expédition de ces papiers, préalablement h la prise de possession du domaine. 3»

(1) Lors du classement des pièces nouvellement versées, Tarchiviste fait un triage des documents à conserver et de ceux qui peuvent être vendus après un temps déterminé. L'estampille n'est apposée que sur les pièces de la première catégorie.» Rëgl. gén. du 6 mars 1843, art. 27.

— sosies anciens passeports, les souches de passeports de con<^ damnés, les ports d'armes, les pièces relatives aux délits, les mémoires de frais de justice, les congés de libération, certificats, extraits d'état civil et autres pièces produites pour rester à Tappui des décisions des conseils de révision ou des actes de substitution et de remplacement, etc. Ces papiers ne doivent être vendus qu*à la condition qu'il sera procédé à leur destruction par la mise au pilon sous les yeux d'un délégué de l'administration.

Les ventes ne peuvent être effectuées qu'en la présence d'un agent de l'administration des domaines (!)•

326. Sur la demande de plusieurs conseils généraux auxquels Fencombrement des papiers imposait le devoir d'agrandir le local des archives, l'administration a cherché s'il D'y aurait pas lieu d'étendre le nombre des pièces susceptibles d'être vendues, ou de réduire les délais de conservation de quelques autres. La circulaire du 18 août 1876 appela sur ce point les observations des archivistes. Mais des difficultés se sont élevées : d'une part, les suppressions proposées D étaient pas considérables ; de Tautre, les ministres compétents demandèrent que Ton élevât à vingt ans le délai do garde des listes électorales, que Ton conservât indéfiniment les papiers provenant de la caisse des dépôts et consignations, les registres à souche des percepteurs, et, de ce chef, on risquait d'accroître au lieu de diminuer l'encombrement, La question est encore â l'étude, et nous croyons savoir que l'administration centrale prépare en ce moment une circulaire pour la résoudre.

2 10. Comptabilité.

327. Le service des archives départementales donne lieu à deux sortes de recettes, comprenant : 1° le produit des expéditions ou extraits ; 2° le produit des ventes de papiers inutiles.

328. {^Produit des expéditions.'--LeipTodmt des expéditions appartient au département. L'établissement d'un registre, por-

(1) 0. da 14 septembre lSi3, art. 3.

t«at meatioa de ces recettes, remonte à I8tti^n«it pour but d'empêcher les préfets, sons-préfets ou enqiloyée de s'en approprier le montant; plusieurs fois, en effet, l'administration centrale a dû r^ipeler le principe que « les employés, comme tek, ne doirent tenir leurs salaires ou gratifications que des mains de l'autorité et, en aucun cas, de celles des administrés (i). » Ces fonds, portés en recette dans les comptes des préfets, furent d'abord regardés comme des ressources supplémentaires, applicables aux frais des bureaux des préfectures et sous-préfectures, leur emploi restant subordonné à râutorisation du ministre de l'intérieur (2).

Depuis la loi du 10 mai 1838, ils n'ont cessé de figurer au budget des recettes départementales ordinaires ; ils sont inscrits dans la première section des Produits éventuels (3).

Quelle que soit la nature des pièces dont il est &it expédition, qu'elles appartiennent aux affaires dites courantes ou qu'elles soient déposées dans le local des archives, la perception doit se faire pour le compte des départements, tant dans les préfectures que dans les sous-pnéfectures.

Une quittance est délivrée aux parties.

Chaque mois, par les soins du préfet et des sous-préfets, il est formé des décomptes présentant le nombre d'expéditions ou d'extraits délivrés, le montant des droits dûs pour chacun et le total des droits à verser au receveur général. Le préfet revêt chaque décompte d'un arrêté ordonnant le versement des fonds à la caisse du receveur des finances par l'agent de la préfecture ou de la sous-préfecture qui a été chargé de la perception des droits. On remet au receveur, général les ordres de versement ainsi arrêtés, pour lui servir de titre de perception.

La recette annoncée comprend le montant brut du produit des droits, sans aucun prélèvement qui en atténue le chiffre. Du !«' juillet 1880 au 30 juin 1881, elle a atteint, pour l'ensemble des archives départementales, la somme de 2,406 francs 30 centimes.

(1) L. du 10 mai 1S38, art. 10, n* 7.— Cire, des 4 mai iS06 et 90 janvier 1848.

(S) Cire, du 6 août 1806.

(8) Cire, da 30 décembre 1858.

— an —

Si Ton juge qu'il y ait lieu d'attribuer aux expéditionnaires, pour leur trarail, une quote-part de ce produit, les sommes qui leur sont ainsi payées figureront comme dépenses au budget du département et seront ordonnancées de la même manière que les autres dépenses du service départemental. La question est soumise à l'appréciation du conseil général (1).

329. 2<* Produit des ventes de papiers inutiles, — Le produit de la vente des vieux papiers, registres, etc., déposés par les agents des finances dans les archives des préfectures et des sous-préfectures, appartient à l'État. Il en est de même pour les papiers hors de service dont l'origine serait antérieure à la division de la France en départements.

Le produit de la vente de tous les papiers inutiles, autres que ceux dont il vient d'être parlé, appartient aux départejnedts et est versé à la caisse du receveur général sous le litre de Produits éventuels (2) . Ces ventes, pour Texercice arrêté au 30 juin 1881, ont produit ensemble 3,468 fr. 57 cent., dont 1,582 fr. 37 cent, pour l'État et 1844 fr. 20 cent, pour les départements.

330. Les dépenses relatives à l'appropriation ou l'agrandissement du. local des archives sont payées, selon leur nature, sur le crédit affecté aux constructions et accroissements des bâtiments des préfectures ; ou sur celui de l'entretien et des simples réparations, ou sur l'abonnement des frais d'administration, s'il ne s'agit que de réparations locatives (3).

Les dépenses de garde et de conservation des archives, le traitement de l'archiviste et des employés sont votés par les conseils généraux.

2 11. Archives des Sous-Préfectures.

331. Les archives des sous-préfectures sont soumises aux mêmes règles que les archives départementales. Klles reçoivent des documents analogues, mais elles ne doivent contenir que

(1) Cire, du tO janvier 1M8.

(i) Cire, des 9 novembre 1835 et 80 décembre 1888.

(8) Cire, da 18 avril 1817.

tut mention de ces recettes, remonte i t^ d'enqpéclier les préfets, sous-préfets ou e^ «. > proprier le moQtaat; plusieurs fois, ei)( -^ ^ ^ centrale a dA rappeler le principe qu^ ^ ^ « i tels, ne doivent tenir leurs salaire^ ^ a '' ^ mains de l'autorité et, en aucun ^ %% %^ \ très (1). r. Ces fonds, portés ^%\\%%^% préfeu, furent d'abord rega^'-^ ^\\\'\ "> plémiutaires, ajçlicables a>? ^^g-g'^^V turcs et sous-préfectures,'^^ %,W.^ \^ \ l'autorisation du ministre t\W ^ % % '' *^ '

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'>ur qu'il puisse être procédé à '^at par liasses et dossiers étinpagnés d*ua état ou inyen- '»is haut (n* 323). L'archi- ^^ ^ , les comprend dans le

'->. '< '^ ^^ ^que projet de rente

Dpartenir à l'État

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-^ ',^ ^ ->^ V ' pportunpour

^ ^^ -^ ' ^nt. Préa-

' adresser

expédition

remise jusqu'à

jvenant des sous-préfec-

a pilon, n'ont pas une valeur

^ox frais de transport et à la mise

.me la plus voisine, ils peuvent, exception-

wC autorisation préalable, être détruits par le