ARCHIVES COMMUNALES

2 1*'. Organisatioa.

334. Par six fois dans le cours du xviii° siècle, le gouvernement de Tancien régime prescrivit aux villes, bourgs et communautés de rédiger l'inventaire de leurs archives et d'en faire même un récolement annuel. Grâce à ces mesures, grâce surtout à l'intérêt qu'avaient les municipalités à garder précieusement leurs titres pour lutter au besoin contre les

chives de cette administration et doit y être déposé. — Dec. min. du 40 décembre 1860, Aube.

(1) Dec. mia. du ^ octobre 1818, Ardèche.

(2) Cire, du 31 mars 1864.

(3) Dec. min. du 31 mars 1864, Calvados,

prétentions seigneuriales, la plupart des villes ont conservé les registres municipaux, remontant d*ordinaire au xui* siècle et ceux des délibérations du corps municipal remontant souvent an XVI» (l).

335. La Révolution trouva donc les archives communales en fort bon ordre et elle les respecta beaucoup plus que celles des établissements supprimés par elle ; comme la commune devenait dès lors le centre principal de Tadministration, on augmenta successivement les archives en ordonnant d'y déposer certains actes anciens on modernes. Au premier rang de ces versements figure la collection des lois, imprimée dans les départements, adressée aux districts et distribuée par ces demie "S aux municipalités de lear ressort (2).

Les titres constitutifs et récognitifs des derniers droits féodaux, supprimés par la loi du 17 juillet 1793 (29 messidor an i), furent remis par leurs dépositaires, ci-devant seigneurs, feudistes, commissaires à terrier ou notaires, aux greffes des municipalités (art. 7). Ils y furent maintenus par le décret du 8 pluviôse an ii (27 janvier 1794, art. 3). L'article 31 de la loi du 21 fructidor an iv (7 septembre 1796) ordonna aux administrations de district de diviser leurs papiers en deux groupes : Tun, concernant Tadministration générale, destiné au département ; l'autre, relatif aux communes et cantons, réservé aux administrations municipales qu'il pouvait intéresser.

Les archives communales se composèrent : 1® des titres concernant les communes, des actes émanés des autorités municipales, etc.; 2® des actes de Tétat civil.

336. Le gouvernement consulaire en réorganisant l'administration publique n'oublia pas les archives des mairies ; par un arrêté du 17 ventôse an vin (8 mars 1800), il enjoignit aux municipalités de dresser, sans délai, l'état sommaire de leurs papiers et de constater par un procès-verbal Tétat des registres des délibérations et celui des registres de Tétat civil (art. 1^). Deux mois après, il réglait la transmission de ces

(1) Rapport au roi sur les archives départementales et commanales, du 8 mai 1S41.

(3) D. du S novembre 1790, art. 10.

archiresy en chargeant les agents et adjoints municipaux de ks remettre au maire de la commune, le jour de son installation, avec un double du procès-verbal, pour lui servir de décharge (1). Le décret impérial du 12 juillet 18Q7 fixa les droits à percevoir pour la délivrance des actes de l'état

La collection de ces actes, d'un si haut intérêt pour les particuliers, devrait exister intégralement dans toutes les archives conmiunales. La circulaire du 6 floréal an IX (S6 avril iSOi) charge les préfets de faire déposer aux mairies le double des registres de l'état civil antérieurs à Fan IX et ordonne qu'un extrait de celai des mariages prononcés par le président des ex-administrations municipales de canton soit délivré au maire de chacune des communes qui faisaient partie du canton et au maire de la commune où se trouvait le domicile de la femme. Les registres paroissiaux qui, jusqu'en 1790, en vertu de l'ordonnance de 1539, tenaient lieu de l'état civil actuel, doivent également être déposés aux archives des communes qu'ils concernent. Dans un assez grand nombre de communes, ils sont restés par mégarde aux mains du clergé ou des conseils de fabrique ou même de particuliers qui n*ont aucun titre aies conserver. Il y aurait encore, à cet égard, bien des revendications à exercer (2).

337. Quoi qu'il en soit, la législation du Consulat et de TËmpire suffisait, si elle eût été appliquée. Loin de là, elle tomba en désuétude devant l'indifférence opiniâtre des municipalités. Les papiers demeurèrent entassés dans les mairies, sans précaution aucune, sans que personne s'intéressât à leur conservation; quelquefois, la négligence était portée si loin qu'on retrouvait à peine quelques numéros du Bulletin des Lois et du Recueil des actes administratifs de la préfecture ; des titres anciens,jugés inutiles, vu la difficulté du déchiffrement, avaient été égarés ou vendus. Le 3 mars 1 842, la commission supérieure qui venait de justifier sa récente institution près le ministère en contribuant à la réorganisation des archives départemen-

(I) Arrêté du 19 floréal an viii (9 mai 1800), art. 8. (3) Dec. min. da 39 mars 1864, Moselle,

liiles, émit le vœu que le ministre fit rappeler, dans une circulaire aux préfets, les principales obligations des maires à regard des archives communales et leur donnât, pour la mise en ordre, une méthode précise et simple, accompagnée d'un cadre de classement. Elle travailla elle-même à la réalisation de ce vœu et rédigea ou discuta tous les paragraphes de l'importante circulaire du 16 juin 1842.

Ces instructions, destinées à assurer la conservation matérielle et le bon ordre des archives communales, ne purent triompher de la force d'inertie des administrations locales, trop souvent compliquée d*un mauvais vouloir formel, que les préfets attribuaient, avec vraisemblance, à un sentiment exagéré de rindépendance du pouvoir municipal vis-à-vis de Tautorité supérieure. En 1850, les deux cinquièmes à peine des mairies avaient fait classer leurs archives. Le conseil d*État élaborait alors la loi municipale et il parut opportun d'y faire insérer une disposition coercitive, en ce qui les concerne, analogue à celle que la loi du 10 mai 1838 avait accordée au gouvernement pour les archives départementales. Un rapport du soussecrétaire d*État de llntérieur, adressé au ministre, peignait les archives communales sous le plus fâcheux aspect : a Déposées sans ordre dans des locaux humides, ou confondues avec les papiers personnels du maire, là où la mairie est au domicile de ce magistrat ; ouvertes à tout le monde, privées des soins d'entretien les plus indispensables, elles sont, exposées à toutes les chances de destruction possibles et il n'est pas douteux que l'action du temps et de graves infidélités n'y aient causé des dommages irréparables ». Les délibérations, les arrêtés, les actes de Tétat civil même présentaient (le nombreuses lacunes. Les conseillers municipaux, les particuliers influents dont les intérêts se trouvaient en opposition avec ceux des communes ne se faisaient pas faute de soustraire les documents qui pouvaient déposer contre eux. La loi communale ne fut pas portée au Corps législatif et Ton attend encore la loi qui rendraobligatoires pour les communes les dépenses d'entretien et de garde de leurs archives.

338. La création du bureau spécial des archives au ministère en 1853, et l'institution des inspecteurs généraux marquent l'ouverture d'une ère meilleure. Stimulées par l'administration

centrale, quelques communes, avec l'autorisation du ministre, prirent sur le produit des amendes de police la somme nécessaire pour faire les frais de la rédaction d'un inventaire régulier. D'autres accordèrent une indemnité de quelques francs pour chaque jour consacré par un agent du préfet à la mise en ordre des archives. Avec l'agrément du ministre de l'instruction publique, on eut recours à l'intervention des inspecteurs primaires habituellement en rapport avec les maires des communes rurales, et» moyennant une faible indemnité, on les chargea de la préparation des inventaires. Enfin, le ministre de l'intérieur prescrivit d'intéresser plus directement les conseils généraux à ce travail, en leur demandant une subvention annuelle, même peu importante, pour confier à l'archiviste départemental l'inspection des archives municipales et l'indemniser de ses frais de route (1).

339. C'est à cette dernière mesure que l'on peut attribuer tous les progrès réalisés. Des conseils municipaux de villes importantes ont confié, soit à des érudits de la localité, soit à des élèves de l'École des chartes, le soin d'inventorier leurs archives. Les visites des archivistes départementaux ont fait retrouver, dans- les greniers des mairies, des titres, des registres, des fonds entiers même dont la place était indiquée au dépôt de la préfecture. Dans les communes rurales surtout, elles ont sauvé d'une destruction imminente les anciens registres de l'état civil. Les améliorations se sont produites en raison direète de la vigilance des archivistes. Il est aujourd'hui tel département dont toutes les archives municipales sont classées ; il en est d'autres où presque tout reste encore à faire, quoique les conseils généraux aient voté les fonds suffisants pour une inspection régalière* Nous pourrions citer plus d'une commune où les titres indispensables à l'administration courante, des délibérations, des arrêtés qui ne remontent pas à trente ans, gisent entassés pêle-mêle dans des armoires, àdemi moisis déjà. Il serait à souhaiter que la surveilhoiee des inspecteurs généraux s'exerçât sur ces dépôts d'une façon moins superficielle. L'administration centrale a cependant

(I) ChampoUion-Figeac, Mmuel de Varehivùte^ p. ia0*16l

complété, par la circulaire du 25 août 1857, les iDstructions de 1842. en indiquant la méthode à suivre pour le classement et l'inventaire des documents antérieurs à 1790, et le cadre de 1842, pour le classement des papiers modernes, a lui-même été modifié par la circulaii*e du 20 novembre 1879. Il dépend des préfets et des sous-préfets de poursuivre avec l'activité désirable l'exécution de ces mesures «d'imposer à chaque renouvellement des maires la formalité du récoiement trop souvent négligée; d'exiger la rédaction des inventaires; d'interdire: les ventes prématurées de papiers dignes d'être conservés; en un mot, de suppléer à la regrettable indifférence des magis-. trats municipaux.

l 2. Conservation.

340. Le premier soin des autorités municipales doit être de mettre les papiers à l'abri de l'humidité, de l'incendie et de toutes les autres causes d'altération et de destruction. Il faut prendre aussi les précautions nécessaires pour que ces papiers soient placés hors de la portée de toute main étrangère, et ne puissent être soustraits ou égarés.

341. Dans les communes qui possèdent un hôtel de ville, il convient d'affecter aux archives une salle ou un cabinet pourvu de tablettes, de casiers, de cartons et fermant à clef.

Quand le local de la mairie ne se compose que d'une seule, salle, consacrée à la fois au greffe et aux séances du conseil municipal, il peut être établi une armoire suffisamment profonde, garnie de rayons et pourvue de cartons. Elle doit, autant que possible, être divisée en deux parties : l'une, destinée à recevoir les pièces les plus anciennes et les plus précieusesqu'on ne consulte que rarement, est habituellement fermée; l'autre reçoit les papiers et registres relatifs aux affaires courantes.

Dans les communes où, à défaut d'un local spécial pour la; mairie, c'est l'habitation personnelle du maire qui reçoit le: dépôt des archives, il est encore nécessaire qu un meuble particulier les renferme, sous la garde constante de ce magistrat. Un coffre parait être alors plus convenable qu'une armoire,

comme pouvant être transporté plus facilement, dans les cas de mutations des officiers municipaux, sans déranger les archives qui y sont déposées (1). Toutefois, dans les communes qui n'ont pas de local de mairie et où Finstituteur est secrétaire de la mairie , les archives de la commune ne doivent pas demeurer au domicile personnel du maire; elles restent à la maison d*école. Cette mesure n*est applicable que si le local de l'école est suffisant et si l'instituteur est secrétaire de la mairie; autrement il n'aurait pas qualité pour délivrer des expéditions, et il en pourrait résulter des difficultés et des abus dont il importe de ne pas fournir l'occasion (2).

342. La partie la plus précieuse des archives communales, dans le cas où la conservation n'en serait pas suffisamment assurée au sein de la commune, peut être déposée aux archives du département. Mais il n'appartient pas au préfet de prendre seul l'initiative de cette mesure. Le consentement formel de la commune est indispensable ; il faut que le conseil municipal, dans ime délibération prise à cet effet, désigne la portion des archives communales qu'il juge utile de faire déposer à la préfecture. Les pièces appartenant à une commune ont, dans le local des archives départementales, une place entièrement distincte, de manière qu'elles ne puissent jamais être confondues ni avec les archives générales du département, ni avec celles des autres communes. Aussi doit-on affecter à chaque commune un carton ou un casier à part, ou même, s'il est nécessaire, un meuble fermant à clef. Elles sont classées dans la série £, à leur ordre alphabétique de nom de lieu. L'archiviste fait l'examen des pièces et en rédige un inventaire détaillé, dont un double reste déposé aux archives et un autre est remis à la commune. Au moyen de cet inventaire, les officiers municipaux sont toujours en mesure de reconnaître quels titres peuvent avoir rapport aux affaires qu'ils ont à régler, et de se &ire délivrer des copies authentiques de ceux qui touchent aux droits les plus importants de la commune. La conservation des titres a ainsi une double garantie, et les copies faites avec soin donnent à l'administration locale la facilité de les consulter

(1) Cire, du 16 Juin i84i.

(i) Girc. du S5 septembre i868.

journellement. Enfin, lorsque la nécessité de maintenir les droits delà commune exige la production des titres originaux, le préfet les met à la disposition du maire sur récépissé. L'inventaire, certifié par le préfet, est le titre authentique qui permet à la commune de reconnaître et de réclamer dans les archives départementales ce qui lui appartient. En effet, les communes ont toujours le droit de reprendre leurs archives quand elles ont un local propre à les recevoir (1). Nous pensons qu'elles sont seules juges de celte opportunité ; un préfet serait mal fondé à rejeter leur réclamation, sous le prétexte que le local est insuffisant ou mal aménagé ; le consentement formel d'un conseil municipal étant la condition essentielle de la remise de ses archives à la préfecture, le maintien de ce consentement doit être la condition indispensable de la coutinuité du dépôt.

343. Le timbre de la mairie doit être apposé sur tous les papiers et documents appartenant à la commune. Cette disposition est aussi bien applicable aux papiers déposés dans les archives départementales qu'à ceux conservés dans les mairies (2).

344. La loi du 18 juillet 1837 (art. 30, n<» 4 et 5) et le règlement général sur la comptabilité publique du 31 mai 1862 (ch. XXII), rangent parmi les dépenses obligatoires des communes Tabonnement au Bulletin des lois (ou au Moniteur des communes depuis 1852) et les frais des registres de Fétat civil ; on doit donc considérer comme une mesure de conservation obligatoire la reliure de ces recueils. A cet égard, une circulaire du l*'' mai 1858 a pris soin de prémunir les maires contre les ofifres de service qu'ils reçoivent souvent de relieurs ambulants. L'introduction dans les dépôts d'individus étrangers, d'une moralité parfois douteuse, expose à de fâcheuses dilapidations les documents les plus utiles aux intérêts des localités ; en certains lieux, des titres sur parchemin ont été employés pour le brochage ou la reliure des collections, sans qu'il ait été possible, faute d'inventaire détaillé comme foute

(f) Cire, date Juin 1849.

(2) Cire, des 16 juin 1841 etSS août 1887.

de surveillance, de constater immédiatement ces disparitions regrettables. L'économie est purement illusoire : les travaux sont généralement exécutés d'une manière défectueuse, soit pour la régularité de la pagination, soit pour Texactitude des titres, et, dans ces cas, les communes n*ont pas de recours contre des individus sans domicile permanent^ et dont on ne peut que difficilement suivre la trace (1).

g 3. Surveillance.

345. Les préfets et les sous-préfets, dans leurs arrondissements respectifs, doivent se souvenir que la surveillance des archives communales est au nombre de leurs obligations. Ils les inspectent dans leurs tournées, dressent, s^il y a lieu, procèsverbal de rétat dans lequel ils les trouvent et les sous-préfets rendent compte au préfet des actions en responsabilité à diriger contre les dépositaires qui, par leur négligence^ auraient occasionné la perte de documents administratifs ou d'objets mobiliers (2).

346. Les inspecteurs généraux envoyés chaque année dans les départements par le ministre de Tintérieur doivent également se souvenir qu'ils sont à la fois inspecteurs généraux des archives départementales, communales et hospitalières. Leur rôle ne doit pas se borner à s'enquérir auprès de l'archiviste, inspecteur des archives communales, de l'état de ces dépôts ; ils doivent les visiter en personne et en rendre un compte détaillé dans leur rapport au ministre.

347. Afin d'exercer sur les travaux relatifs à la mise en ordre des archives communales une surveillance plus éclairée, le préfet s'entoure d'une commission spéciale, composée d'un petit nombre de membres choisis par lui et parmi les

(1) Il résulte des poursuites judiciaires dirigées contre quelques-oes de ces industriels et suivies de condamnations, qu'ils enleV&ient, sans inventaire préalable, les collections imprimées conservées dans les archives et faisaient disparaître un certain nombre de numéros quMls demandaient ensuite Tautorisation de remplacer, à raison de 95 centimes là feuille. —' Cire, du i^^màrilâftS.

(S) Cire, du 16 juin I84S. — Dec. min. des 95 juin 1849 et 14 septembre 185», Vienne.

personaes les plus versées dans radministralion manicipale el dans la connaissance de Thisloire locale. Le secrétaire général ety autant que possible, un membre du conseil général, sont appelés à en faire partie. L'archiviste du département ou, de préférence, le commissaire chargé de la vérification des archives communales, s*il n'est le même que Tarchiviste, y remplit les fonctions de secrétaire. Cette commission est d'un précieux concours pour Texamen des inventaires fournis par chaque commune ; pour l'indication des observations à transmettre sur ce sujet aux otficiers municipaux ; pour la solution des doutes qui peuvent s'élever sur la marche à suivre a l'égard de quelques archives importantes ; enfin pour la désignation des pièces qu'il est utile de transcrire ou d*accepter en dépôt dans les archives départementales (1).

348. L'inspection annuelle des archives communales est organisée dans 72 départements, et, dans 71, confiée à Farchiviste de la préfecture. Ce fonctionnaire reçoit, pour ses liais de tournée, une indemnité qui varie, selon la générosité des conseils généraux, entre %QQ et 600 francs. L'ensemble de ces crédits s'élève à 25,354 francs pour 1882. Plus favorisé, Tarchiviste de la Seine a été chargé de Tinspection des archives communales et hospitalières de ce département par un arrêté préfectoral du 18 décembre 1873, qui lui alloue, à ce titre, une indemnité annuelle de 1 ,500 francs. — On s'est adressé plusieurs fois, pour ce service, aux inspecteurs de rinstruction primaire, à raison de leurs fréquents rapports avec les maires des communes rurales. Il est à noter que les préfets ne peuvent leur imposer cette mission qu'après avoir obtenu l'assentiment du ministre de l'instruction publique (2). En fait, l'usage a prévalu depuis longtemps de nommer l'archiviste du département inspecteur des archives communales ; sa compétence le désigne naturellement au choix du préfet. U n'y a d'exception que dans le département de la Côte-d'Or; encore Tinspectenr des archives communales est-il l'archiviste de la ville de Dijon. Il est regrettable que 14 départements n'aient pas encore pourvu à ce service.

(1) Cire, du 16 Juin tSM.

(3) Dec. miD. da 14 octobre 1857, Ardennes»

349. Llnspecteui* visite toutes les mairies; dans les communes qui possèdent des archives importantes, de concert avec les officiers municipaux, il en commence la mise en ordre, puis le travail se continue par leurs soins et sous leur surveillance. Le classement général terminé, lorque l'inventaire peut être transcrit, l'inspecteur se rend de nouveau dans la commune, vérifie le travail et arrête l'inventaire, de concert avec l'autorité municipale (1).

Dans le cours de ses visites, il dresse l'état des objets matériels qu'il lui parait indispensable d'établir dans les archives et il propose au maire de solliciter du conseil municipal les c^llocations nécessaires.

350. Il arrive souvent que l'archiviste inspecteur apporte de la commune au chef-lieu, avec l'autorisation du maire, les registres de l'état civil et autres, pour les y faire relier et les

I- renvoyer ensuite. Si ce mode de déplacement n'est pas sans danger, il faut reconnaître que, dans la pratique, il a l'avantage de joindre l'exécution au conseil, et la responsabilité de l'archiviste est un garant de sa vigilance.

351. Dans les communes dont les dépôts d'archives offrent un intérêt considérable, si la municipalité manifeste Tintenlion de n'en confier la garde qu'à un archiviste muni du certificat d'aptitude, rien ne s'oppose à ce qu'il soit déféré à ce désir. En ce cas, le candidat municipal est admis à subir, devant la commission supérieure des archives, le même examen que les candidats aux fonctions d'archiviste départemental. (N°" 250 à 232.)

§ 4. Responsabilité des maires et récolemeat.

352. Les titres et papiers de l'administration municipale sont entre les mains du maire; mais il n'en est que simple dépositaire, en vertu de ses fonctions. Les contrats anciens, les titres de propriété, les actes et les arrêtés des conseils municipaux

(1) L'archiviste peut, et doit môme, conformément aux instructions du 16 juin 1849, être appelé à seconder les autorités municipales dans le classement des archives des communes. — Dès. min., du il juin 1842, Ardennes,

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et des maires, les décisions de radministratioa ou des tribunaux, les plans du cadastre, tant anciens que nouveaux, les tableaux des chemins vicinaux, etc., contiennent les preuves des droits des communes et intéressent en même temps ceux des particuliers. Ces actes et documents doivent être constamment à la disposition des officiers municipaux en exercice, ainsi que la correspondance et les instructions de l'autorité supérieure, indispensables pour l'expédition prompte et régulière des af&ires. Il suit de là que les archives doivent être transmises exactement d'un fonctionnaire à l'autre, toutes les fois qu'il s*opère des mutations dans le personnel.

353. A chaque renouvellement des autorités municipales, le préfet doit appeler l'attention des maires sur les archives et ne transmettre dans les communes aucune nomination de maire, sans y joindre une recommandation spéciale au récolement des papiers. Cette opération, dont l'obligation remonte à l'arrêté du 19 floréal an VIII (9 mai 1800) et a maintes fois été rappelée par Tadministration centrale (1), consiste à vérifier si les objets portés à l'inventaire existent réellement. On a soin de le compléter, s*il y a lieu, au moyen de suppléments partiels, certifiés et signés. Les objets manquants sont signalés au procès-verbal, et le maire nouveau en donne immédiatement avis au préfet ou au sous-préfet. Le préfet délègue dans l'arrondissement du chef-lieu et fait déléguer par les souspréfets, dans les autres arrondissements, un habitant notable de la commune, de préférence membre du conseil municipal, pour assister dans le récolement l'ancien et le nouveau maire; le délégué peut mentionner ses observations sur le procèsyerbal.

354. L'adjoint ou, i son dé&ut, un conseiller municipal, pris dans l'ordre du tableau, doit prêter son assistance à cette opération, si le préfer ou le sous-préfet n'ont pas nommé d'autre délégué.

Les personnes présentes signent le procès-verfoal, qui est transcrit à la suite de l'inventaire et rédigé selon la formule suivante:

(4) Cire, des i« juin iga, » octobre ISM et 3 jumet i8C5.