Livre
^Mise en ordre, à la iln de chaque trimestre, i' diemises. des pièces de caisse, des extraits de comptes reçus, des registres et des cahiers épuisés retirés de couvertures qui doivent servir encore.
La direction de rétablissement ou l'emploi du chef, qui n'est pas encore précisément à l'état de sinécuret a aiusi ses fonctioDS que quelques-uns qualifieraient improprement de prérogatives.
Le gérant ayant retenu l'initiative sur tous les cas nouveaux, fortuits ou extraordinaires, il est littéralement attaché à la glèbe; c'est lui seul qui rompt le cachet à tontes les lettres reçues ; il les a lues la veille et les relit le lendemain. 11 se sature également de la lecture des lettres répondues; il a dans ses attributions spéciales, le contentieux, le maniement du portefeuille de courtage, la négociation des fonds d'état étrangers, la aignatare des bons de caisse, et le contrôle incessant sur toutes les matières ardues.
Cest loi qui fait la correspondance confidentielle et qui annote au livre des fixations de crédit les degrés de confiance; c'est enfin lui qui doit maintenir l'équilibre entre 1» caisse, le portefeuille et les engagements de la Société.
• Remblai do portepcdille. Le coarrier reça, il sera compté et le port sera inscrit à la caisse, atec la mention du nombre de lettres qu*i! comprendra.
n Les lettres seront toujours onrertes par M. H, qnl, après avoir pris connaissance de lenr contenu, formulera ses notes de premier jet, sous la signature de la lettre reçue, sauf à rectifier ses notes dans l'examen plus froid qo*il fera des mêmes lettres lorsqu'elles passeront de nouveau sous ses yeux le lendemain matin^
n La lettre lue, elle sera fermée en deux, pour contenir dans tout leur déploiement, les effets qui y étaient serrés, puis elle sera logée à sa case dans le portefeuille dit de première mise : ce portefeuille se divise en sept compartiments, aux sept objets qui suivent :
» 1« Les lettres du dedans et du dehors provenant de personnes ayant compte ouvert au comptoir, et reçues depuis la veille à deux heures jusqu'à huit heures et demie du matin;
n 2** l«es effets entrés dans le même intervalle de temps que ceux ci-dessus provenant de divers, h créditer par le compte de débiteurs et créanciers divers ; plus
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ceux reçus de clienU ayant compte ouvert au comptoir, et qui auroot été remis pour être escomptés par bordereaux spéciaux, le net produit devant être réglé soit en écus, soit en crédit valeur comptant.
» Les écritures au brouillard ou à la caisse précéderont toujours rentrée au portefeuille des effets insérés dans la deuxième case. Ces écritures se Teroot sur les livres du jour où les effets seront copiés ;
» 3*" Les lettres de même provenance que celles indiquées au n* 1, mais qui auront été reçues depuis huit heures et demie du matin jusqu^à deux heures aprèsmidi ;
» 4* Les effets de même nature que ceux indiqués au n*" 2 et qui sont entrés dans le même intervalle que ceux qui précèdent, c'est-à-dire de huit heures et demie jusqu'à deux heures.
• Les remises contenues dans la fournée des lettres reçues, ainsi que les effets entrés par caisse et par brouillard qui seront placés aux cases n** 1 et 2 du portefeuille, fourniront la matière d*un premier roulement qui commencera à huit heures et demie ; celles logées aux cases n~ 3 et 4, donneront lieu au deuxième roulement qui s'effectuera à partir de deux heures;
• 5* Effets rentrés de la première copie aux livres matricules et qui ont été erèdités par compte courant ;
6* Effets rentrés de la première copie aux livres matricules et dont les numéros sont à porter au brouillard ou à la caisse, ces effets distinctifis des autres par le bulletin fixé sur chacun d'eux ;
» 7* Effets de la journée dont les écritures à l'entrée sont entièrement faites : ib ne séjourneront là qu'un instant, attendu qu'ils seront repris immédiatement par l'employé commis à la garde des portefeuilles. »
c Nécessavres à remplir pour la régiularitcUion des effets à leur entrée. — Inscrire sur un livre ad hce intitulé : extrait des lettres, le nombre total des lettres de la fournée; mentionner celles sans objet ou ne contenant point de valeurs, vérifier si les protêts ont été faits à bonne date et si les retours impayés des effets à vue, échus et sans ft'ais, nous parviennent avant le temps de la prescription que nous avons déterminé pour ces sortes d'effets. Retirer des remises, les effets dépassant quarante-cinq jours qui sont endossés à notre ordre, ainsi que les billets de banque, en soustrayant à la lettre le montant de ces effets du t4)tal de la remise annon^ ; sortir encore des lettres fes effets qui nous sont adressés pour l'acceptation ou qu'on nous retourne déjà acceptés, les premières de change ou les seules de change, à disposition des porteurs des deuxièmes ou des copies, en un mot, toutes les valeurs qui ne donnent pas lieu à un crédit au livre de compte courant. Dans ce nombre sont naturellement comprises celles qui nous sont adressées par bordereaux hors compte; que ces bordereaux soient faits par les correspondants ou qu'ils soient à confectionner par nous.
» Diviser le reste par lots, pour chaque nature de comptes courants, dont voici la nomenclature :
» Comptes courants de Nancy.
» Comptes courants de Paris.
» Comptes courants des Départements de la lettre A à K.
» Comptes courants des. . . id, . . id, . L à Z.
» Comptes courants de l'Extérieur.
» Les effets achetés par caisse, ceux reçus des rentiers à portefeuille qui remettent du papier court pour être échangé contre du papier long, ceux donnant lieu à
des bordereaux hors compte, ceux impayés sur Nancy après la transformation par la caisse de ces efTets échus en effets en souffrance, ceux enfin apportés par des inconnus, pour n*étre réglés qu'après avis de recouvrement, fourniront la matière d*un sixième lot; ces effets n'étant pas, comme les autres, susceptibles d'être portés aux livres de comptes courants, ne rouleront dans le mouvement que pour être copiés. Les dits effets dont les uns sont achetés par caisse, et les autres passés au brouillard par postes sommaires ou par bordereaux, seront toujours épingles d'un bulletin portant les lettres C où B.
w Annexer le bulletin imprimé aux effets en souffrance (nous donnons cette é|iithète aux effets revenus impayés avec ou sans protêt), indiquer sur ce bulletin les ports de lettres à récupérer aux effets indiqués sans frais, les bénéfices des comptes de retour aux effets revenus avec protêt et qui comporteront ces comptes de retour, enfin les bénéfices des retraites faites sur nous, afin que tous les effets qui nous échoient dans ces diverses conditions soient copiés, non pas pour la valeur qu'ils ont à leur entrée, mais bien pour celle qu'ils auront à leur sortie.
» De règle générale, les renvois d'effets en souffrance se feront à ceux des endosseurs que nous connaissons et qui libèrent le plus grand nombre d'obligés à l'effet.
• Inscrire encore i l'extrait de lettres, la quantité des effets compris dans chaque lot distinct, en faire nos bulletins détachés, faire poser notre estampille à lunettes et répartir ensuite les lettres, leur contenu, et les bulletins aux employés respectifs chargés des divers comptes courants.
» L'estampeur aura l'attention de choisir une place vide sur la surface de l'effet» pour faire ressortir notre timbre, et au lieu de le poser de nouveau, il bâtonnera nos deux numéros sur le timbre préexistant, lorsque l'effet passera en nos mains pour une deuxième fois; ce sera sur les bulletins qui y seront déjà annexés, qu'il l'appliquera aux effets en souffrance, et ce sera sur des bulletins qu'il fixera luimême qu'il l'imprimera aux bons aux porteurs et aux coupures de rente de fonds d'éiat.
• n n'y aura transcription immédiate aux comptes courants que de la remise en billets que contiendra chaque lettre, tous antres crédits et les débits s'il y a lieu, devant être passés par le brouillard lors de la rentrée des lettres.
» Lorsqu'il y aura des différences entre les sommes effectivement reçues et celles accusées par le remettant, elles seront relevées à la lettre par l'employé qui crédite aux comptes courants.
» Une attention de haute importance de la part de ce dernier sera de reconnaître, au simple examen de la lettre du correspondant, si les lettres que celui-ci confirme ou celles dont il accuse réception sont conformes aux crédits et aux débits qui précèdent immédiatement l'écriture qu'il va passer au livre des comptes courants ; dans ce cas, il le constate en posant au-dessous de la lettre, ce signe C/O; dans le cas contraire il en fait une mention spéciale, également placée au-dessous de la signature.
• Successivement et lorsque la transcription aux comptes courants aura été faite, les effets, les lettres et les bulletins passeront aux employés tenant les deux copies d'effets matricules J'un pour Paris, Nancy et l'extérieur, et l'autre pour les départements ; les effets composant le sixième lot et qui seront aussi accompagnés de leur bulletin, pouvant être indifféremment copiés sur l'un ou sur l'autre des deux livres matricules, ils seront transcrits sur celui des deux te moins chargé.
» Les employés chargés de la copie des effeli aux livres matricules, joindront au bulletin accompagnant chaque part, un autre bulletin où ils inscriront en détail les ports de lettres récupérés.
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» La copie des effets en souffhinee aux regUtres nntHctitee se fera sans égard a« tracé des IWres; on y relatera Tanoien numéro, l'échéanee, le nom et ta Tille d« correspondant sur qui Teffet sera à récupérer.
» On se sertira d* encre rouge pour poser sur Teffet, au-dessus des numéros anciens qui auront été bfltonnés, tes numéros nouteaux sous lesquels certains effets qui reviennent à nos mains en deuxième et en troisième fois, donnent lieu i de m»telles écritures.
» Lorsque le bulletin portant la lettre C ou B, qui est annexé à un effet ou à la collection de plusieurs effets portera de plus le nom d'une personne, ce nom detra être porté à la colonne d'obsertatlon dans la copie aux litres matricules. Il «i sara de même des effets qui nous arritent atec un endossement pseudonyme.
• Au fur et à mesure qu'une série sera épuisée au copie d*effets, il sera inscrit sur le bulletin appartenant à cette série, la mention des numéros de suite de leur entrée. Cette annotation se fera dans le sommaire qui suit : du numéro 600 à 670. Une an* notation du même genre sera faite aussi à la lettre pour indiquer les numéros sous lesquels les effets de la remise ont été copiés.
A Cette première opération épuisée, les lettres, les effets, les bulletins primitifs et ceux qui y auront été joints pour les ports de lettres retiendront à remployé ordonnateur du rooutement, qui après avoir confronté le nombre des effets atec celai porté h chaque bulletin, débitera le portefeuille par autant de postes d'écritures qu'il y aura de bulletins.
» Cette écriture qui sera passée aux livres des mains courantes, uiriquement créés pour cet objet, se libellera dans ce sommaire.
A Nébel à Strasbourg, 600 à 610, 11 effete fr. 1,500.
» Le portefeuille sera aussi débité, aux mêmes livres des mains-courantes et i la fin de chacun des articles respectifs, auxquels donne lieu le roulement en train, des sommes qui fournissent le crédit, des comptes de ports de lettres et qui se composent :
• l"* Des bénéfices des retraites sur nous ;
• 2* Dito, des comptes de retour que nous faisons;
» 3« DitOf des ports de lettres récupérés sur les effets impayés et indiqués sans frais. •
» L'écriture aux mains-courantes passée, les lettres seront vidées et tous les effets de courrier étant pêle-mêle, ils donneront lieu à un nouveau classement pour servir à la seconde copie aux livres divisionnaires dont suit la nomenclature :
Effets échus, à vue et à tant de jours de
Effets du 5* mois suivant
vue.
Id. 6- id.
Effets en souffrance.
Id. 7- id.
Effets dépassant 13 mois.
Id. 8- id.
Effets du mois courant.
Id. 9- id.
Effets du mois suivant.
Id. 10- id.
Effets du 2* id.
Id. Ifid.
Id. 3- id.
Id. 12» id.
Id. 4» id.
» Aux effets sortis de^ lettres, on joindra ceux dont les écritures ont été passées par brouillard et par caisse, après toutefois avoir rempli à ces deux livres la lacune existant du numéro,
ÀPPENDICK. 607
» Le naméro matrieale suffisant à réeritare des effets à leur entrée, il sera toujours placé à nos livres dans rinterralle des deux copies de ces effets passés par brouillard et par caisse.
» Lorsque tous les effets seront divisés dans les seize catégories ci-dessus, on véri* fiera par le groupe des effets en souffrance le nombre des chiffres inscrits au bulle* tin des ports de lettres récupérés.
» Ce classement fait et les nécessaires qui précèdent étant remplis, on portera à l'extrait des lettres la quantité d'effets de chaque lot, et on transcrira sur autant de bulletins, les mêmes chiffres de ces quantités d'effets.
» Les employés chargés de copier les effets aux livres divisionnaires ayant terminé lenr travail, les effets et les bulletins reviendront de nouveau à l'employé chargé du roulement, ce dernier, après les avoir vérifiés, les versera au portefeuille de première mise, case n* 7.
» Le mouvement qu'on vient de décrire, s'exécutera deux fois dans chaque journée; eelui du matin sera achevé pour midi, et celui de deux heures se prolongera rarement au delà de l'instant où commence le mouvement à l'effet contraire, celui du déblai du portefeuille.
» Les effets entrant le dimanche ou un jour férié avec ou sans lettre chômeront toute la journée aux cases numéros t et 2, à moins d'échéances imminentes; le roulement du lendemain nuitin ayant donc le double de portée, devra être doublé d'activité pour s'épuiser à midi comme celui des autres jours. Dans ce cas de surcharge, il y aura deux employés pour ordonner le mouvement.
» Les additions des postes divers aux mains-courantes, jointes à la somme des effets entrés par brouillard et par caisse, fournissent le chiffre total de chaque journée, pour l'entrée ou le débit du portefeuille.
» DEBLAI DU Portefeuille par le courrier. Les lettres reçues de la veille servent à former l'état nominatif de tous les correspondants qui ont écrit; cet état, qui est dressé au livre intitulé : Situations pour le courrier, est rempli des positions approximatives qu'on a composées avec les matériaux compris dans les chemises de ces remettants de la veille; ledit état, quoique n'offrant que les mouvements d'une ou deux journées, est presque sufOsant chex nous ott nous avons pour principe de couvrir immédiatement.
n C'est à l'aide de ce tableau du jour, de celui de la veille et des quelques lacunes qui restent aux tableaux des jours antérieurs, qu'on compdto la partie du courrier en couverture. C'est en fouillant les cent cellules des trois portefeuilles du dehors qu'on complète l'opération du grand déblai du portefeuille, opération qui se renouvelle au comptoir trois fois par semaine.
n L'employé ou le chef, chaque fois que celui-ci n'en sera pas empêché, régularise ainsi ce mouvement. Il compose des remises auxquelles il annexe des bulletins portant le nom du destinataire et la quantité des effets ; sur ce bulletin, il indique les quelques recommandations particulières, telles que celles relatives à un endossement à dater de l'étranger, ou à laisser en blanc, celles indiquant certains effets i retourner sans écritures, et ceux à débiter par bordereaux d'escompte, etc., etc., etc. Sur ces bulletins on indique encore, qpand il y a lieu, la recommandation de répondre à une lettre reçue le même jour ; puis il crédite nominativement le livre de portefeuille de la quantité des effets composant chaque remise partielle; les montants en somme desdites remises ne devant élre portés à ce livre que le lendemain sur le vu du décalque des lettres.
» Ce préalable exécuté, les paquets sont remis à rofficine, où, flgurément, l'on
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peat dire qu'on broche sur or, puisque dtiis cet atelier, dont la séance du travail ne dure que deux heures, on met en œuvre jusqu'à 300,000 francs de valeurs : la masse des paquets est donc jetée sur la plate-forme du bureau octogone, qui doit être entièrement libre d'aucun livre ni d'aucun papier.
» Le feu du courrier forçant à une diligence extrême, c'est toute affoire cessante qu'une majeure partie du bureau doit y être employée de trois à cinq heures, temps rigoureusement juste pour suffire parfois à l'expédition de 100 lettres. On ne peut donc pas procéder dans ce mouvement avec une régularité constante. Il arrivera que les lettres seront faites avant les écritures, et vice versa; il arrivera que les bordereaux d'effets aux lettres seront faits par les confectionnaires de U lettre ou par on autre ; enfin dans l'imminence de la fermeture de la boite aux lettres, on scindera quelquefois la finale de l'opération, par des envois succ^fs à la poste.
» Cette opération comprend deux objets principaux, savoir :
• La confection de la lettre et les écritures aux livres.
» Plusieurs mouvements qui s'exécutent avant, pendant et après n'en sont qoe les accessoires.
» Les lettres, — Faire le bordereau des effets ou d'escompte sur le vu des effets; compoaer, à la lettre, la situation d'après les matériaux existant à la chemise ; remplir les blancs à l'imprimé de la lettre, enfin dire les deux mots de texte, quand la lettre y donne lieu.
» Les écritures à nos livres, — Les effets sortants sont destinés pouf* Nancy, Paris, les départements et l'extérieur ; ils sont généralement remis au taux da compte courant; alors on débite par agenda; dans les cas exceptionnels oii ils sont remis à un taux d'intérêt inférieur à celui des comptes, ils donnent lieu à un bordereau d'escompte qui est passé par brouillard.
» Inscrire aux agendas respectifs sur le vu des effets, faire le décompte tu brouillard, quand toute la remise ou partie de la remise seulement le comporte, et passer à ce dernier livre les écritures relatives au crédit des mandats avisés le même jour, aux ports de lettres extraordinaires, occasionnés par l'envoi exprès, de valeurs exigibles à une échéance du lendemain, ou payables sur des lieux de traverse.
» Opérations accessoires. — Imprimer, au moyen des diverses griffes, l'eiidossement avec les variantes de recommandation. » Remplir les endossements et mettre les ai» besoin :
• Décalquer les lettres ;
• Les signer ainsi que les effets ;
• Les plier et y mettre l'adresse ;
» Les cacheter et les revêtir de notre timbre ;
» Contrôler i la suscription le nom des personnes, des villes et le départemenL » Rencontrer nominativement les adresses des lettres avec les débits aux agendas et au brouillard ; enfin les porter en toute hâte à la poste.
• L'attention dominante dans cette manœuvre, dont l'encombrement ne doit nuire en rien i sa parfaite exécution, c'est que le bulletin qui a été originairement fixé aux effets, accompagne ces effets et la lettre dans toutes les phases qu'ils parcourent ; ces bulletins seront de deux dimensions, les grands serviront pour y mettre le texte un peu développé qu'on aura à transcrire à la lettre.
» La lettre, — Le Bordereau des effets à la lettre, — Le bordereau des effets sur la lettre est une simple opération qui consiste à incrire les effets composant la remise; on commence par les retours qu'on fait précéder de la lettre mijuscuk
R, pois les effets échus et à Tue, et enfin le reste de la remise dans Tordre des dates.
» Dans le cas où tonte la remise, ou partie seulement donnerait lieu à un décompte, on en fera un bordereau d'escompte, et le net produit qui en ressort sera suivi de ces mots : valeur ce jour ou tel jour, i)Our fixer Tépoque du débit.
» Cela fait, on mentionne sur le bulletin le chiffre ou les chiffres du bordereau des efTetsou des bordereaux d'escompte, et de tous deux si la remise est complexe.
» Le contrôle de cette opération se fait naturellement par les chiffres semblables, qui doivent figurer l'un sous l'autre an bulletin, savoir : ceux placés par l'employé qui a inscrit la remise sur la lettre et ceux produits par les autres employés qui ont passé les écritures aux agendas et au brouillard.
» Ces bordereaux d'effets ou d'escompte aux lettres pourront être faits par celui qui confectionne le reste de la lettre, ou par un employé désigné ad hoe. Celui chargé du brouillard, pourra, dans ses instants vides, composer des bordereaux d'effets. Ce nécessaire ne sera exécuté par d'autres que ceux composant les lettres, qu'autant que ki remise qui y donnera lieu comprendra au moins huit ou dix effets. 11 est expressément recommandé que le bordereau à une lettre ne soit pas fait par le même employé qui aura débité, par agenda ou par brouillard, les effets compris à cette lettre.
» La situation aux lettres, — La situation réclame plus d'attention, parce qu'elle n'est vérifiée qu'au delà du départ du courrier.
» C'est au moyen de notre dernier décalque, de la lettre ou des lettres reçues qui sont demeurées sans réponse, et enfin du tableau qui existe dans chaque chemise, que ces situations sont bÂties. La grande attention sera donc d'éviter les équivoques dans les débits et les crédits, on repassera les additions; et la balance qui se produit par la soustraction du plus petit total sur le plus grand, sera toujours précédée d'un y on d'un N majuscule écrit bien distinctement, selon que cette balance sera en faveur du correspondant ou en notre faveur.
• Quant aux sommes reprises à la colonne intérieure du tableau, elles donneront lieu à un poste au brouillard, puisqu'on rendra effectives des écritures qui ne figuraient jusque-là que pour mémoire ; ce poste sera dicté par celui faisant la situation, à l'employé qui sera de service au brouillard pendant le courrier.
» Le corps de la lettre, — C'est encore au moyen des matériaux contenus aux chemises, qu'on remplira partie des blancs à l'imprimé de la lettre ; ainsi ce sera sur le vu de notre dernière lettre, dont le décalque est à la chemise, qu'on confirmera, s'il y a lieu, nos précédentes lettres; l'on aura aussi sous les yeux les dernières lettres reçues pour en accuser réception.
» On remplira la date et le nom du correspondant auquel on écrit ; enfin on posera les chiffto en sommes et quantités de notre remise du jour.
» L$ texte aux lettres, ^ Hors le cas banal des mandats à aviser, des ports de lettres à réclamer et autres objets aussi fréquents, le texte sera copié sur le bulletin appliqué aux effets, si déjà il n'avait été composé par M. H. sur la lettre k répondre elle-même lors de sa réception.
» Les écritures du Courrier. — Les écritures aux agendas. — Plusieurs employés seront chargés de débiter aux divers agendas ; ils mettront les effets dans leur ordre de date, lorsque l'écriture de ces effets précédera la confection du bordereau à la lettre; ils indiqueront soigneusement si ces effets sont îles retours et leur valeur;
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ceux k vue et échus seront confondus sous la même désignation d'effets à me ; les échéances^ les lieux de payement et souvent le département seront indiqués ; et comme nous débitons sous deux bonifications différentes, nos remises dépassant 20 jours d'échéance sur Paris ou Lyon, selon que ces remises sont sur papier libre ou sur timbre ; on signalera les dernières au moyen de la lettre T. L'addition faite, ils en poseront le chiffre au bulletin ; ce chiffre suivra ou précédera le chiffre semblable qu'aura déjà posé ou que posera sur le même bulletin celui chargé de faire le bordereat^ à la lettre ; c'est là que réside le contrôle essentiel de l'opération; aussi est-il enjoint aux employés de ne jamais copier ces additions les unes sur les autres.
» Les écritures au hrouillard, — Un employé tient le brouillard, pour passer les rares écritures auxquelles donne lieul a régularisation des postes intérieurs des tableaux. 11 est aussi chargé de faire au même livre les bordereaux d'escompte, et comme ces bordereaux se font sur le vu des effets et que ces effets ne marchent pas sans le bulletin, il inscrira audit bulletin en premier ou en deuxième ordre, le net produit du décompte et la valeur à tel jour. Il contrôlera ou sera contrôlé par celui qui aura fait ou qui fera la même opération à la lettre. Ce mouvement, comme plusieurs autres qui roulent dans le tourbillon de notre marche, et qui consiste à faire recommencer une opération, au lieu de vérifier cette opération déjà faite et surtout mise ea jeu dans les circonstances où il faut des contrôles à la minute.
n Les bordereaux hors compte deviendront successivement plus rares, lorsque la marche introduite chez nous, et qui consiste à débiter ou créditer un certain nombre de jours avant ou après Téchéauce, sera universellement adoptée.
» Divers nécessaires du Courrier, en dehors des mouvemenU essentidi pour la confection des écritures et des lettres. — Un employé sera mis à la presse pour imprimer au moyen des diverses griffes qui existent :
» Paya à V ordre, etc., Sans frais ^ ProtH simple, par Procuration, etc.
» Il évitera d'intervertir la place d'aucun bulletin ; il aura aussi la plus grande attention de n'imprimer à côté de notre signature que les mêmes reconmiandations qui accompagnent la signature de ceux qui nous précèdent inmiédiatement.
» Pour obtenir une impression plus nette, il trempera deux heures à Tivance le nombre des feuilles de papier qui sera jugé nécessaire pour le courrier; le même employé tirera les décalques des lettres, mais auparavant il s'assurera que les bulletins sont remplis des chiffres posés à la lettre et à nos livres, et que le eorpa de la lettre est également rempli.
» Ce sera lui aussi qui cachettera les lettres lorsqu'elles seront fermées et adressées, et qui y appliquera notre timbre.
» Un employé reprendra les effets, au sortir de l'estampille, pour remplir les vides à l'endossement imprimé. Il s'assurera de l'exactitude des reconunandatioiiB jointes à cet endossement, et mettra les au besoin, là où il sera nécessaire.
N Au fur et à mesure qu'au sortir de la presse, chaque lettre aura été ressoudée avec la remise qu'elle porte et son bulletin, et que s'y trouveront joints les effets retoumés*sans écritures, les notes de redressement, les extraits de comptes courants, les bulletins pour renseignements, etc., elle sera apportée à la signature à M. H. ou à son fondé de pouvoir. Ce nécessaire rempli, chaque lot sera oieore recomposé de nouveau dans son tout et seulement à l'opération du pliage, où l'on vérifiera, et par le bordereau des effets et par les effets aux-mêmes, et enfin par le bulletin ce que comprend la remise, on détachera ee bulletin qui sera logé dans une boite.
» Le pliage et l'adresse seront faits autant que possible par des employés ad hoc. Celui ehargé de remplir les endossements concourra à cette opération.
n Toutes les lettres étant réunies, on vérifiera par voie d*appel avec les employés qui auront passé lea^ritures aux agendas et au brouillard ; celui tenant ce dernier livre, fera une double croix aux remises xiont partie seulement aurait été passée par bordereau d'escompte.
» Cet appel fini, le pointage terminé et après constatation qu'il n'y a point de laeune aux lettres ni aux livres, on comptera le nombre des lettres et des postes d'écriture pointés, ayant égard à celles de ces lettres <iui n'ont donné lieu à aucune écriture.
» On comptera également les décalques qui seront tous rassemblés, et au besoin on s'aiderait encore des bulletins. Les décalques seront vérifiés et corrigés s'il y a lieu le lendemain matin, puis seront soumis à l'examen de M. J7. La dernière opération du courrier sera de faire vérifier, par qui en sera chargé, les suseriptions des lettres qui devront toujours être lisiblement écrites; immédiatement après quoi toutes les lettres du courrier seront portées à la poste, où elles devront parvenir plutôt un quart d'heure avant la fermeture de la botte, qu'une minute trop tard.
» Il n'y aura, proprement dit, chez nous, que trois courriers par semaine, savoir : les mardi, jeudi et samedi.
» On n'écrira les quatre autres jours de la semaine que pour répondre à des demandes urgentes ou pour donner cours immédiat à des échéances brûlantes.
» L'instant du courrier sera de trois à cinq on six heures du soir, selon la saison; cependant ne seront jetées à la boîte avant cinq ou six heures que les lettres partant par ce courrier ; celles à destination de Paris ou la route, ne seront pliées qu'au delà de huit heures, lorsque nous aurons reçu nous-mêmes le courrier du soir. » Les additions aux cinq agendas qui servent à débiter dans l'opération du courrier, jointes à celles que produisent les deux autres agendas qui servent à relever distinctement les effets sortis par caisse et par brouillard, fournissent les chiffres de chaque jour du débit et du crédit du portefeuille.
Extrait de la brochure intitulée : Fiches mnémoniques
» Les premières écritures se passent au livre des Comptes-Courants, à la Caisse, an Brouillard et aux fragments du Brouillard, savoir le livre des Mains-courantes et celui des Agendas.
» Chaque soir, toutes les écritures de la journée sont reprises aux quatre derniers de ces livres par un employé, qui prépare, sur une feuille volante, l'article historiant cette journée ; au même instant, un autre employé compose le même article, dans un style différent ; c'est après la confrontation des chiffres de tous deux, que cette feuille arrive aux mains du commis qui burine au Journal Grand- Livre. Le fini des écritures doit suivre immédiatement leur ébauche, puisque de ce fini seulement est tirée la conclusion du récit de la journée et de cette conclusion le balancier qui sert au Gérant pour équilibrer les mouvements de la journée suivante. — C'est en effet du Journal Grand-Livre qu'on reprend, pour porter au livre de récapitulation, livre sur lequel sont résumés les mouvements de chaque journée*.
• Le livre de récapitulation du Journal Grand-Livre relève encore leit btatbliqud» d'affaires de la quinxaine, du moi» et de tous les moib écoulés dans rexorcice en train.
j> A ce Journal Grand-Livre posent onze colonnes, une pour le total des afTiire», et dix, par débit et crédit, pour les dix Comptes généraux qui fonctionnent dans notre comptabilité.
» Les Comptes-Courants, qui forment l'une de ces divisionf, comprennent cinq catégories : la !'• pour Nancy, la 2* pour Paris, la 3* pour les départemenU de la lettre A à K, la 4* pour les départements de la lettre L à Z, et la 5* pour l'Étranger; chaque catégorie a un livre particulier, qui est tenu par un employé spécial ; ces catégories existent également au Journal Grand-Livre, elles sont tranchées lors de l'inscription à ce livre, par la formation de cinq groupes dans chacun des groupes principaux des débits et des crédits par compte.
» Deux fois par jour on distribue aux cinq employés qui sont chargés des Comptes- Courants, les lettres reçues qui contiennent des remises, pour ces remises, être portées, tout d'abord, sur les livres des Comptes-Courants, au crédit respectif de chaque remettant; les mêmes lettres sont réunies ensuite et reprises par un autre employé, qui débite le portefeuille aux Mains -Courantes; cette deuxième écriture se fait soounairement, le livre des Mains-Courantes étant surtout institué dans notre comptabilité, pour fournir un matériel tout prêt lors de la confection de la feuille de journée.
» Deux fois par jour aussi, nous expédions des lettres contenant des remises ; au fur et à mesure qu'elles sont faites on les distribue de même en cinq lots, pour débiter les clients auxquels nous les adressons; ce nécessaire ne se fait pas immédiatement aux Comptes-Courants, mais bien aux Agendas de chaque catégorie, et c'est seulement après le départ du courrier que chaque employé prend l'Agenda qui lui appartient pour {lorter aux livres des Comptes-Courants.
» Les écritures passées la veille par Caisse |et par Brouillard, sont dictées chaque matin aux cinq employés tenant les comptes; un commis est préposé à cet effet.
9 Le lendemain, et lorsque déjà les écritures de la veille sont portées au Journal Grand-Livre, l'employé contrôleur se fait remettre par ceux de ses collègues chargés des Comptes-Courants, le relevé, en débit et crédit, de leurs postes de cette joaraée de la veille; il en compare les chiffres avec ceux que lui-même a repris en d^ii aoz Journal Grand-Livre, et s'il y a une différence il la signale sur-le-champ ; cette petite opération de chaque jour annihile chez nous les éventualités de pointages, qui existent chez les autres, lorsqu'on balance les livres ou qu'on solde les comptes.
» Nos livres de Comptes-Courantes étant tracés de manière i pouvoir y placer les intérêts et les changes, les employés qui les tiennent supputent les jours et les nombres, au fur et à mesure que les comptes s'avancent; l'employé qui confectionne les extraits, tenant aussi son travail à jour, il n'y a plus, lorsqu'arrive la fin du tri* mestre, qu'à clore les comptes et à les expédier.
j» La copie des effets se fait sur deux registres, l'un appelé matricule et l'antre divisionnaire; le premier est en deux tomes, afin que deux expéditionnaires puissent y travailler à la fois, chacun de ces tomes a une série particulière de numéros; le livre divisionnaire est en autant de fragments que nous avons de catégories d'effets; ces catégories, au nombre de seize, sont ainsi tranchées :
Les effets à vue et échus.
Id,, en souffrance, ceux qui donnent lieu à des retours, faute de payement
Id. , échéant dans le mois courant.
Id., échéant dans chacun des douze mois suivants, faisant par conséquent la
matière de douze livres.
Id,^ dépassant treize mois.
)» Chacun des divisionnaires a aussi son ordre propre de numéros.
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» Nous recevons nne remise de dix effets, dont deux en janTîer, trois en février, quatre en mars et un en avril ; tous sont copiés d'abord à l'un on à l'autre registre Daatricule, puis copiés une deuxième fois» mais succinctement :
2 au divisionnaire de janvier; I 4 au divisionnaire de mars.
3 d*» de février; 1 1 d» d'avril.
» Cette double copie offre un moyen de contrôle et pour les livres, et pour les effets qui sont imprimés de deux numéros . De plus, les registres divisionnaires présentent cet avantage que, le mois étant écoulé, on peut constater la parfaite régularisation de tous les effets que leur échéance a fait entrer dans ce mois ; ce contrôle facile s'obtient, soit par l'addition des colonnes d'entrée et de sorties, soit par l'inspection attentive des relations de sortie, puisqu'on découvre, à l'œil, s'il existe des lacunes.
» Quant aux effets encaissés, ils sont, chaque soir, détaillés sur le livre dit Agenda de caisse; on les totalise pour les porter en masse au débit de la caisse.
» Au delà des livres qui servent à copier individuellement tous les effets, il existe un livre dit Portefeuille^ qui sert à enregistrer, jour par jour, les entrées et les sorties des effets dans leur quantité et leur somme ; ce livre est tenu par un employé autre que celui qui fait la préparation des écritures de la journée, pour (ju'on puisse opposer des chiffres arabes à des chiffres romains, avant la mise au net au Jaumal Grand-Livre. A la fin de chaque semaine, on compte les effets répandus dans les dix portefeuilles, pour s'assurer que leur quantité est la même que celle relevée au livre; quant à l'inventaire proprement dit du Portefeuille, nous ne le faisons que deux fois l'an; or le rencontre ayant eu lieu par jour entre l'effectif du Portefeuille et la balance de ce Portefeuille aux livres, c'est mathématiquement que ce même rencontre doit se faire par semestre.
» Nous expédions environ cent lettres par jour. Elles sont copiées à la presse, et les copies, qui se tirent sur feuilles détachées, sont mises dans le dossier qui existe pour chacun de nos correspondants. Un tel mouvement qui nous fait remuer, jusqu'à trois fois par mois, le personnel entier de nos Comptes-Courants, nous tient sans cesse en face de tous et de chacun, surtout qu'il ne part pas une lettre de nos bureaux qui n'indique l'état du compte.
» Voici le moyen très-simple qui nous fournit l'avantage de composer, même dans le feu du courrier, la situation d'un compte quelconque : il existe une chemise pour chaque correspondant : dans cette chemise sont logés :
» r La dernière ou les deux dernières lettres reçues (n'en hiissant jamais trois ans réponse);
» 2* Le décalque de notre dernière lettre, décalque où la situation d'alors avait déjà été reproduite;
» 3* Un petit tableau, où l'on rapporte, à leur date, les diverses sommes qui sont passées par caisse et par brouillard, dans l'intervalle d'une situation à une situation suivante.
» C'est à l'aide de ces matériaux qu'on compose la situation ; ainsi, par exemple : nous avons à écrire à MM. F. Samaieuilh et fils de Bordeaux ; nous prenons leur chemise au casier alphabétique qui les contient toutes, et nous en extrayons :
» 1« Le décalque de notre dernière lettre, qui nous indique, à première vue, que ce Compte-Courant était débiteur, à cette époque, defr. 1,700,70.
» 2« La lettre reçue d'eux le jour auparavant, et qui nous facturait une remise de fr. 3,265;
» 3* Le tableau sur lequel étaient inscrites, de fraîche date, et au-dessous des postes antérieurement bfttonnées, deux sommes, l'une en débit pour un mandat de 4* ÉDITION. 39
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fr. 360, que nous avioas ptyé par oaisse, et Taatre en crédit pour un redresaemeni de 2 fr. 90 c, passé, en leur faveur par brouillard.
» Ces diverses sommes, mises sur deux colonnes, produisait, savoir, au débit^ fr. 2,060,70, et au crédit, fr. 3,267,90 ; ajoutant à la première de ces sommes, noire remise du jour, dont le montant, d'après le bordereau porté en notre lettre, s'élève à fr. 1,467 10, nous exprimons, au bas du cadre imprimé dans ladite lettre que le compte balance ce jour, en notre faveur, par un solde de fr. 260.
» Ce rouage de notre comptabilité, l'emploi des chemises, que nous avons emprunté à l'ordre administratif, nous fournit encore un contrôle bien précieux; puisqu'en comparant la situation individuelle de tous les comptes d'après nos livres, ayec It situation qui ressort des documents contenus dans les chemises, nous ^eetoont chaque samedi le contrôle dit hebdomadaire.
» Tous les comptes ouverts au Comptoir ont trois dossiers : l'un pour le grand courant, celui dont il vient d'être parlé; l'autre pour les mouvements du trimestre en train, qui reçoit les pièces épuisées ; enfin, le dernier, gisant aux archives, qui contient enliassées, et dans leur ordre de date, toutes les lettres reçoes ei répondues. •
Instructions sur la Tenue de la Caisse,
« Notre comptabilité embrasse dix comptes généraux ouverts au Journal Grand- Livre, sous la dénomination de : Comptet-Courants répartis en cinq classée : — Caisse — PortefeutUe — Bons de Caisse — Nos mandats — Débiteurs et Créamders divers t dits dans notre langage intérieur opérations suspensives. — Agios ^ Frais généraux^ subdivisés, au petit Grand -Livre, en trois comptes, savoir: appointements des employés. Dépenses diverses et Ports de lettres. — Compte de Fonds ^ subdivisé an petit Grand-Livre en cinq comptes, savoir : Capital réalisé. Réserve, Mobilier, Dividendes d'intérêt et de bénéfice, et Compte partionlier du Gérant, — enfin Eventualités,
» Tous ces comptes sont susceptibles de donner lien à des écritnres de caisse, ainsi qu'il ressort des explications qui suivent :
» Comptes-Courants, — La caisse est débitée, par le crédit des clients qni ont compte ouvert au Comptoir, des sommes qui nous sont versées parenx; elle est créditée, par leur débit, de ce que nous payons pour eux.
» Les articles se passent sur le livre de Caisse, au nom personnel des clients.
n Les billets de banque, reçus par lettres, sont inunédiatement entrés par caisse.
» Portefeuille, — La caisse est débitée, par le crédit du Portefeuille, de tous les effets encaissés; cette écriture se passe en im seul poste, la quantité des effets et leur sonune seront reprises sur le cahier d'encaissement du jour; à ce cahier sont inscrits les quelques effets retirés avant leur échéance.
» On crédite la caisse, par le débit du Portefeuille, du montant nominal des eflèts achetés contre écus; l'escompte et la commission provenant de ces achats sont portés au débit de la caisse par le crédit d'Agios: à part les effets provenant du sous-comptoir, et qui pénètrent ainsi dans notre comptabilité générale, les escomptes réglés immédiatement par la caisse, c'est-à-dire sans bordereau préalableuMOt confectionné au brouillard, ne portent que sur des échéances de qninie jours au plus.
» Ghtque soir, après avoir retiré du Portefeuille tous les eifots arrÎTant à échéance le lendemain, ob les eompte, puis on les remet à un employé du bureau, qui fixe sur chacun d'eux un bulletin portant la somme et le numéro d'ordre, sous lequel il ▼a les enregistrer au cahier des encaissements ; voici l'entête des feuilles de ce cahier.
Suite des uaméros peodani eliMi Jours couikatlfs
JOCR
DU
PATEMENT.
XUMËROS matricule. diTtaionnaire.
PAR QCI
or CHEZ QCI
