CHAPITRE PREMIER

Des dépenses de service a l'extérieur et des avances pour correspondants administratifs.

Lee dép^^nses des chancelleries comprennent: 1° les frais de service payés par abonnement ; 2° les dépenses extraordinaires qui par leur nature demeurent en dehors de l'abonnementT et 3* les avances pour divers correspondants administratifs.

En ce qui concerne l'abonnement, nous ferons observer qu'il ne s'agit pas d'un forfait, mais d'un crédit éventuel con- Btituant le maximum de la contribution de l'Etat aux frais de ser\ice, et qu'il appartient, dès lors, à chaque agent de fournir au département (sous le timbre de la division des fonds) les uelaircissements nécessaires pour apprécier les insuffisanceiï de l redit et faire modifier les prévisions arrêtées par l'administration centrale.

La justi lication et le remboursement des dépenses de chancellerie seiïectuent conformément aux règles que nous allons exposer.

Section I^". — Dépenses ordinaires et extraordinaires de service.

927. Classification des dépenses. — Les instructions générales pour les agents du service extérieur, sur les rapports pécuniaires que leurs fonctions font naître entre eux et le département des affaires étrangères, étaient éparses dans une foule d'actes du gouvernement et de circulaires ministérielles publiées à diverses époques sur les frais de service (î) :

(1) Circulaire de la marine du 17 août 1756. — Arrêt du Conseil du 27 novcrabrt; 177^. — Règlement du ministre des afTaires étrangères du 5 ventùfic on II (23 février 1794). — Arrêté du Directoire du 24 vendémiaire an VI [15 pctobre 1797). — Circulaire des afTaires étrangères des 16 décem-

un règlement spécial, en date du 20 septembre 1838, les avait toutes réunies et coordonnées, en y ajoutant les dispositions complémentaires nécessaires pour mettre cette matière en harmonie avec les principes généraux qui régissent aujourd'hui la comptabilité et la justification des dépenses publiques. Les prescriptions de ce règlement, confirmées par celui du 6 novembre 1840, avaient été depuis lors^ sinon modifiées, du moins expliquées par de nombreuses circulaires qui toutes ont eu pour but» soit d'appeler l'attention des agents sur des irrégularités signalées par la Cour des comptes dans la comptabilité des frais de service de plusieurs résidences ou sur rinsufïisancc des justifications produites dans certains cas, soit de circonscrire les dépenses dans les limites du crédit fort restreint porté au budget pour le remboursement des frais (1).

Le système de comptabilité résultant de ces dilTércnts actes est demeuré en vigueur jusqu'au 1" janvier 1891-

A cette époque, conformément au décret du 20 décembre 1890j rendu à la suite des travaux d'une commission extraparlementaire, chargée de rechercher les moyens de simplifier la comptabilité des postes diplomatiques et consulaires, la classification des dépenses que les agents sont autorisés h faire comme frais de service, les conditions qui les régissent et les justifications auxquelles elles sont soumises, ont été établies sur des bases nouvelles que nous allons faire connaître.

Depuis le règlement général du 28 mars 1832, qui a établi les principes fondamentaux de la comptabilité particulière aux frais de service, la justification de chacune des dépenses en particulier a été la règle en la matière* Un des buts essentiels de ces justifications, spéciales à chaque article de dé-

bre 1810 et 3J novembre 1^19. — Rèjîlejïient approuvé par le roî du 2S mar» IB32* — Circulttiret dee a fTa ire s ctran gères des Hr avril 1332^ 20 janvier 1S37^ 13 février \kb&, 21 février J«62 et 12 janvier JBfîG.

(i)Circu]iiire!ï des aJTaircs JLrungèreâ dcë 1^'' avi'îHB43f Sïseptcinbre 1M6, 29 mai ia47^ Ij avril et l"»- octobrt; 11^18 (F.}, 12 janvier {F.) et li septembre 1S:>0, îl septembre IHGl (ï\), 12 janvier l»G3, la avril ÏHSi (F.)et 29 mars 18S3.(F,)

374 LIVHË Jï, — CHAPITRE I. — âSGTfÛN ï

pense, avait été de maintenir Ica frais de service dans les limites fixées; ce but n a jamais été atteint.

Préoccupé de raccroissement constant de ces sortes de dépenses et résolu d*y mettre un terme, le ministre des affaires étrangères chargea, comme nous Tavons vu, de cher* cher un remède à cet état de choses, une commission où siégeaient^ à coté des représentants des ministères des afTaires étrangères et des finances, des merahres du Conseil d'Etat et de la Gourdes comptes. Les travaux de cette commission ont abouti au décret du 20 décembre 1890 et à l'instructlou du 10 mai suivant.

Ces actes ont établi qu'un abonnement à forfait serait alloué aux chefs de poste en vue de couvrir les dépenses ordinaires de service de leur résidence : sont exclues de cet abonnement les dépenses qui ne se renouvellent pas chaque année ou qui varient largement dans leur chijïre, celles qui ont un caractère exceptionnel et enfln celles qui, tout en ayant le caractère annuel, sont soumises à des modes particuliers de justiiîcation qui fonctionnent déjà avec précision et exactitude. Ce système, par la latitude qu'il laisse aux agents de se mouvoir, pour une très notable portion de leurs dépenses de service, dans un chiffre déterminé, leur permet de disposer des sommes qui leur sont accordées au mieux des nécessités du poste, et le Département est, par là méme^ autorisé à les maintenir avec plus de rigueur dans la limite de leurs allocations (Ï)»

L'abonnement, d'ailleurs, ne constitue pas un forfait, maïs doit être considéré comme le maximum de la part incombant à l'Etat dans les frais de service : l'emploi doit en être jus* tifié par lenvoi, en fm d année, d états détaillés et sous forme de simples déclarations (2J.

Le chilTrc de 1 abonnement est ùxé pour chaque poste par

(1} Rapport de la commisftian au ministre du 17 décembre l&âo, iF.) (i) Modèle Jti« 22 aniiei^é à. rinfttrttction de Itt&l ; FornmUtire, tome tit^ page 88,

décision ministérielle; si le montant vient à en être dépass(^i les dépenses ainsi faites demeurent à lu charge de IV^gcnt.

Sont en dehors de l'abonnement (1) :

\^ Les frais de correspondance télégraphique;

2** Les frais d'entretien des hôtels appartenant à la France; les achats de mobiliers ;

3** Les subventions aux établissements religieux ou scolaires ;

4^ Les secours à d'anciens agents et serviteurs, à leurs veuves et orphelins ;

5** Les frais de voyage et de transport de valises;

6" Les loyers de chancellerie dans les postes où cette dépense est, en tout ou en partie, à la charge de TEtat;

7** Les avances pour correspondants administratifs.

§ I**". — Frais de service payés par abûnnement.

928. Dépenses ordinaires payées par abooiiement. ^ Les frais de service, payés par abonnement, comprennent des dépenses à la fois permanentes et très peu variables dans leurs chiiTres annuels. Ce sont :

1** Les frais de la correspondance postale. (Pour réduire autant que possible cette dépense, il a été recommandé aux agents de ne pas affranchir ni leur correspondance avec les départements ministériels, ni celle avec les particuliers (2) qui leur demandent des renseignements et qui ne joignent pas à leur lettre un timbre pour la réponse. Si les particuliers habitent la France, les agents peuvent soit leur écrire en franchise par l'intermédiaire des préfets et sous-préfets, toutes les fois que la correspondance est acheminée par les paquebots des lignes subventionnées (3), soit tout simplement faire passer leurs réponses sous le couvert du département des affaires étrangères (4) ;

(1) Circulaire des afTaires étranpùrÉS du 56 décembre 1890.

(2) Circulaire des afTaires étrangères du 25 décembre IB9Ù.

(3) Circulaires des affaires étrangÈit^a ries 8 avril 1S76 (F,) cl ^9 mars 1883. (F.)

(4) Circulaire des afTaires étrangères du b manj 18fl7,

2° Les gages des garçons de bureaux, gardes, janissaires, cavvas, jardiniers, gens de service;

3° Les loyers des prisons;

A° L^établissement et l'entretien des mâts de pavillon et des écussons;

5® L'acquisition des journaux étrangers, brochures, documents, renseignements statistiques;

G* Les fournitures de bureaux, les dépenses matérielles de diverse nature, comme le chauffage et l'entretien des chancelleries, les courses de service en voiture ou en bateau;

7** Les secours et aumônes à des Français indigents, à des protégés français. (Ces secours et aumônes, donnés à des Français indigents de passage, sont indépendants de ceux donnés pour cause de rapatriement, lesquels sont remboursés par le ministère de l'intérieur);

8* Les étrennes, donatives, frais de visite ; la célébration de la fête nationale du 14 juillet. (Les présents qu'un agent envoyé en Levant ou en pays de Barbarie peut être dans le cas de faire, selon l'usage du pays, en arrivant dans sa résidence ou à l'occasion soit de certaines visites officielles, soit de certains anniversaires, lui sont en général remis par le ministère. Lorsqu'il y a lieu d'agir autrement, la somme affectée aux présents est toujours fixée d'avance et ne saurait être dépassée.

Les sommes allouées aux agents, pour la célébration de la fête nationale, doivent être affectées, soit à illuminer la résidence officielle, soit à la pavoiser aux couleurs françaises et territoriales, soit enfin à distribuer quelques secours aux Français les plus nécessiteux (1). Les bals, réceptions, dîners, etc., à l'occasion des fêtes et cérémonies ordinaires sont à la charge des agents. Les dépenses pour fêtes et cérémonies extraordinaires sont à la charge du ministère, lorsqu'elles ont été préalablement ordonnées par lui (2). Le remboursement s'en effectue sur état spécial.

(1) Circulaire du 15 avril 1881. (F.)

(2) Règlement du 20 septembre 1838.

L'abonnement alloué aux chefs de poste, en vue de couvrir les dépenses dont nous venons de parler, est payable en quatre termes et d'avance; il est affecté exclusivement au poste et non à la personne de l'agent. Il est payé par Tîntermédiaire du fondé de pouvoirs choisi par les aircnts; toutefois le paiement peut être effectué au moyen de traites envoyées par le ministère des affaires etran^^res dans les postes dont les recettes budgétaires sont sufiTtsantes pour acquitter ces traites.

L'emploi des sommes mises à la disposition des chefa de poste, à titre d'abonnement de frais de service, est justifiL% vis-à-vis du ministère des affaires étrangères seulement, au moyen d'états détaillés et sous forme de simples déclarations (1). Ces états doivent être transmis au département, sous le timbre de la division des fonds et de la comptabilité, dans les quinze premiers jours qui suivent la Pm de Tannée; les agents qui ne les adresseraient pas s exposeraient à des reversements au Trésor.

§ 2. — Dépenses en dehors de rabonnemeiit,

929. Dépenses extraordinaires de service non comprises dans le fonds d*abonnement. — Les dépenses de gervii-e non comprises dans le fonds d'abonnement et préaïalïlement autorisées sont avancées de leurs deniers personnels par les chefs de poste, qui en sont remboursés au cours du change adopté pour les opérations de la chancellerie. Ces dépenses sont liquidées par la division des fonds et do la comptabilité sur la production d'états détaillés (2), appuyés des justifications prescrites par les règlements. Le montant en est ordonnancé au profit des chefs de poste, à titre de remboursement d'avances, augmenté d'une bonification de 2 7o pour frais de banque et de recouvrement.

Les états de réclamation sont produits Inmestriellement

(1) V. au Formulaire y tome m, mod. n" 77 bis, (î) V. au Formulaire^ tome m, mod. n" 78 bis.

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au département. Toutefois, lorsque les dépenses sont importantes ou bien Jorfiqu'il s'agit de dépenses télégraphiques, les agents sont autorisés à transmettre leurs demandes de remboursement sans attendre la fin du trimeatre.

Des avances peuvent, d'ailleurs, être faites aux chefs de poste pour leur permettre de pourvoir au paiement des dépenses extraordinaires. Ces avances sont ordonnancées au nom des agents et payées par l'intermédiaire de leurs fondés de pouvoir. Elles doivent être justifiées ou reversées dans les délaie fixés par le département des affaires étrangères. Les dépenses imputables sur ces avances ne comportent aucune bonification.