CHAPITRE IV

Contrôle et justification des recettes.

Les perceptions opérées dans les chancelleries diplomatiques et consulaires sont l'objet d'un triple contrôle. Le premier est exercé sur place à l'étranger : il rentre dans les devoirs imposés aux chefs de mission et aux consuls ; le second, qui embrasse la vérification au point de vue comptable, s'opère à Paris par les soins de la division des fonds, d'après les éléments que les agents du service extérieur sont tenus de fournir au ministère ; le troisième enfin, qui porte exclusivement sur le caractère administratif des taxations de chancellerie rentre dans les attributions de la direction des consulats et affaires commerciales. Nous allons successivement examiner les bases et les éléments de ce triple contrôle.

955. Contrôle de la comptabilité par les chefs de poste; précautions à prendre pour la sécurité de la caisse. — Les

chefs de mission et les consuls sont libres de vérifier, toutes les fois qu'ils le jugent utile, la caisse de leur chancellerie, l'existence des dépôts en nature, ainsi que les livres et écritures qui s'y rapportent. Les vérifications inopinées sont obligatoires au moins deux fois par trimestre. En outre, les livres et les écritures sont arrêtés à la fin de chaque gestion trimestrielle ou partielle. Cette vérification doit ôtre faite par le chef de poste personnellement dans les consulats et consulats généraux ; dans les missions diplomatiques elle peut être effectuée par le secrétaire délégué. Toute négligence à cet égard entraînerait la responsabilité pécuniaire du chef de poste (1).

(1) Instruction du 10 mai 1891, §93. (F.)

COMPTABILITE DES CHANGELtlHrES 405

La vcrification terminée et les livres étant arréti?s sans désempiirerj il est dressé de ropération un iirocès-vcrbal ad hoc qui relate la situation de la caisse et celle des écritures ( l). Ce procès-verbal, signé tant par le chef de poste que par Tagent vérifié, est rédigé en trois expéditions dont Tune est déposée dans les archives du poste, la seconde reste entre les mains du comptable et la troisième est envoyée au département sous le timbre de la division des fonds.

Dans les vice-consulats et dans les postes dépourvus de chanceliers titulaires où les fonctions d'agents percepteurs sont exercées par le chef du poste, ce procès-verbal est remplacé par un état constatant la situation de la caisse (2).

Le solde en caisse de la chancellerie se compose de cinq éléments bien distincts : 1* les fonds des recettes budgétaires; 2' les fonds des recettes pour divers correspondants administratifs; 3=* les fonds provenant des dépôts en numéraire; 4* les fonds relatifs au service des naufrages ; 5° les fonds concernant les établissements administrés par les agents diplomatiques ou consulaires frani;ais.

Ce solde pour être régulier doit être égal à celui qui est inscrit sur le registre récapitulatif. En cas de désaccord» les causes de l'irrégularité doivent être signalées et ddveloppées à la suite do procès-vcrhal avec tous les détails qu'elles comportent.

Lorsqu'un chef d'arrondissement consulaire constate des irrégularités graves dans la caisse d'un agent subordonné (chancelier ou vice consul), il doit, sous peine d'engager sa responsabilité pécuniaire, pourvoir immédiatement au rem* placement provisoive de cet agent et, s'il y a Ueu^ provoquer sa suspension.

Les vice-consuls étant placés soua la surveillance des chefs de mission ou des consuls dont ils relèvent, il doit, en cas d'absence, de mutation, de démission ou de décès d'an viceconsul, être pris^ par le chef d'arrondissement, les mesures

[1] FormalAire det chAncelterieSj tome t^^, pafe 111. (3) \q\t Formulaire i tome lit, mod, ti* 73 bi$^

nécessaires pour sauvegarder les intérêts du Trésor, s'il n'y a été pourvu par Je ministre des affaires étrangères.

Le chef de poste a non seulement à vérifier les écritures et la caisse, il doit aussi prendre les précautions nécessaires pour assurer la sécurité de celle-ci. Aucun agent, en cas de vol, ne pourrait en effet obtenir décharge que s'il justifiait que le vol est l'effet d'une force majeure, et qu'il avait pris toutes les mesures prescrites par l'article 21 du décret du 31 mai 1862. Tout agent victime d'un vol est d'ailleurs tenu de faire sa déclaration immédiate aux autorités du lieu de sa résidence. Le chef de poste doit en outre envoyer au départe* ment (division des fonds), par le plus prochain courrier, un procès-verbal, en y joignant, avec ses propres observations, un rapport circonstancié de l'agent percepteur (1).

956. Eléments à fournir à la division des fonds pour le contrôle des opérations au point de vue comptable ; mutation des comptables (2). — Pour assurer le contrôle que les règlements en vigueur ont confié à la division des fonds, les chefs de poste font établir par les chanceliers, dans les cinq premiers jours de chaque trimestre, un compte trimestriel (3) des opérations qu'ils ont effectuées pendant les trois mois précédents. Ce compte, dont le modèle a été arrêté de concert par les ministères des affaires étrangères et des finances, se compose de six cadres ou tableaux récapitulatifs. Le premier de ces cadres est affecté aux recettes budgétaires ; les quatre suivants sont réservés aux comptes de trésorerie ; le dernier récapitule les excédents de recette constatés aux différents comptes et donne la preuve de l'encaisse.

Le cadre n* 1 (recettes budgétaires) présente : 1* le solde en numéraire provenant des recettes budgétaires existant en caisse à la fin du trimestre précédent et reporté au nouveau compte en francs seulement ; 2^ l'évaluation de ce report en

(1) Instruction du 10 mai 1891, art. 224, 225 et 226. (F.)

(2) Instruction du 10 mai 1891, art. 95 à 105. (F.)

(3) Voit Formulaire^ tome m, mod. n' 64 bU.

COMPTAUJMTÉ DES ClIANCELLERJES 407

monnaie étrangère au change iixc pour le trimt?strfi ; 3*" los recettes hudgétaires comprenant les produits des droits de chancellerie et les recettes diverses ; 4^ le total des recettes budgétaires; 5° les paiements de traites pour le coriïpte du ministère des afTaire;* étrangères ; 6" les envois de fonds en traites sur Paris à Tordre du caissier payeur central du Trésor public ^ 7" le montant des pertes de change ; 8* le total des envois à Tagent comptable des chancelleries; ^M'cxc*^^dent des recettes budgétaires sur les envois à Tagent comptable.

Le cadre n" 2 indique la situation des recettes effectut^es pour le compte des divers correspondants administratifs. (Ce compte doit toujours se solder par nëant, puisque les sommes inscrites sur le registre à souche doivent élre transmises à Paris^ le jour même de leur encaissement, en traites a Tordre du caissier payeur central du Trésor puhlic.)

Le cadre n" 3 fait connaître la situation des dépôts en nu-méra.Lre, avec indication, savoir : t^ des dépôts restant à rembourser au commencement du trimestre \ 2^ des d impôts reçus pendant le trimestre et résultant des additions du registre à souche spécial ; 3" des dépôts remboursés d'après lu total du livre des remboursements ; 4** des di'^pôts non encore remboursas au dernier jour du trimestre. A Tappui de ce compte les chanceliers joignent le livre des remboursements des dépôts en numcraire et Tctat détaille des dépôts reçus pendant le trimestre. Le solde des dépôts en numéraire est justifié, mais seulement en fin d'année, au moyen d*un état détaillé indïf|uantj pour chaque dépôt non encore remboursé, la date et le numéro du dépôt, le nom du déposant et la somme déposée. Cet état est signé par Tagent percepteur et le chef de poste et doit être en complet accord avec la situation accusée par le cadre n** 3 du compte du 4*" trimestre.

Le cadre n"* 4 résume les opérations concernant le service spécial des naufrages. Les recettes se composent du produit de la négociation des traites tirées sur le caissier du Trésor, ainsi que du produit de la vente des marchandises ni objets

sauvés. Les dépenses comprennent tous les frais du sauvetage et, en cas d'excédent de recettes, le montant de la traite émise à l'ordre du trésorier général des invalides de la marine. Les pièces justificatives de ces opérations étant produites directement au ministère de la marine avec un compte de liquidation provisoire, les recettes et les dépenses ne figurent dans le cadre n® 4 qu'en une seule ligne et sans aucuns détails. Ce cadre indique en outre les excédents de recettes qui peuvent accidentellement exister en fin de trimestre. Cet excédent de recettes est reporté en tête du nouveau compte trimestriel dont il forme le premier article. Le report est fait tant en monnaie étrangère qu'en francs pour la même somme que celle qui a été constatée à la fin du trimestre précédent.

Le cadre n° 5 présente la situation des opérations des recettes et des dépenses effectuées pour le compte des établissements français, savoir : l'excédent de recettes existant au commencement du trimestre, en francs, et sa conversion en monnaie étrangère au cours du change fixé pour le trimestre;— ^les recettes effectuées pendant le trimestre; — les dépenses acquittées pendant le trimestre ; — Texcédent des recettes sur les dépenses à la fin du trimestre. Cet excédent doit toujours être repris en tête du nouveau compte trimestriel dont il forme le premier article, le report est fait en francs ; il est transformé en monnaie étrangère au cours du change fixé pour le nouveau trimestre. Il se produit donc, en cas de modification du change, un bénéfice ou une perte de change. Le bénéfice donne lieu à une inscription de recette sur le registre à souche spécial des établissements ; la perte de chknge est inscrite sur le livre de dépense des mêmes établissements.

Elnfin, le cadre n<* 6 qui a pour objet de récapituler les opérations du compte trimestriel et de donner la preuve de l'encaisse présente : l'excédent des recettes budgétaires sur envois à l'agent comptable (cadre n* 1) ; — la situation pour néant du compte des correspondants administratifs (cadre

n''^) ; — le montant des dépôts en numéraire restant à rembourser à la fin du tritjvestre [cadre n* 3) ; — Texcédent des recettes sur les dépenses concernant le service spécial des naufrages {cadre n'' 41 ; — Texcédent des recettes sur les dtSpenses se rapportant aux établissements français (cadre n" 5). Le total de ces résultats doit être égal au solde en caisse accusé par le procès-verbal de vérification et constaté sur le livre récapitulatif.

Les difTérents cadres du compte trimestriel contiennent, outre les ooionnes: en monnaie êtraingèreei en monna.iefr ança^ise, une colonne finale intitulée : opérations admises [iprès * vêrificsLÎion par le département des affa^ires étrangères^ Les agents percepteurs doivent laisser en blanc cette colonne qui est remplie à Paria lorsque la vérification du compte trimestriel nécessite des rectifications.

Les comptes trimestriels sont dressés en triple expédition. Ils sont établis et certifiés véritables par les chanceliers, visés et vérifiés par les chefs de mission ou les consuls. L'une des expéditions demeure déposée dans les archives du poste, les deux autres sont adressées au ministre des afTaires étrangères (division des fonds et de la comptabilité) avec le procès-verbal de vérification de caisse au dernier jour du trimestre et les pièces justificatives des opérations erfectuées.

Les agents percepteurs joignent a T envoi du compte trimestriel : 1** un certificat de change \ 2° le livre de détail des recettes budgétaires du trimestre ; 3» l'état détaillé des recettes budgétaires du trimestre, en double expédition j 4" Tétat détaillé des recettes pour divers correspondants administratifs, en double expédition ■ 5° le relevé détaillé des envois à Tagent comptable des chancelleries, en double expédition ; G"* Tétat détaillé des dépôts en numéraire reçus pendant le trimestre, en double expédition; TTétat des rembourse menls des dépôts en numéraire effectué y pendant le trimestre, en double expédition, avec les quittances des ayants droit j 8* le compte spécial des recettes et dépenses relatives

aux établissements français, avec les pièces justificatives ; 9* avec le compte trimestriel arrêté au 31 décembre, Tétat détaillé justificatif du solde des dépôts en numéraire (1).

Chaque agent percepteur, n'étant comptable que des actes de sa gestion personnelle, doit rendre compte séparément des faits qui le concernent ; en conséquence, il est établi autant de comptes qu'il s'est succédé d'agents percepteurs ti'tulaires ou intérimaires dans le cours d'un même trimestre. La modification du taux du change entraine aussi rétablissement de comptes distincts.

Lorsque, pendant le cours d'un trimestre, il se produit une mutation de chancelier titulaire ou substitué, le chef de poste doit vérifier la caisse du comptable sortant, clore et arrêter ses registres. Cette formalité, qui peut seule dégager la responsabilité du comptable entrant des opérations de son prédécesseur, est absolument réglementaire et ne saurait être négligée ni retardée sous aucun prétexte ; il en est dressé procès-verbal en quadruple expédition : Tune pour le percepteur sortant, l'autre pour le comptable entrant, la troisième pour les archives du poste ; la quatrième est envoyée au département sous le timbre de la division des fonds et de la comptabilité avec le compte trimestriel (2),

Afin qu'il n'y ait point d'interruption dans le numérotage des quittances délivrées aux parties et que le contrôle exercé par la division des fonds puisse toujours s'opérer avec la même facilité, le nouveau comptable, titulaire ou substitué» est obligé de se servir du registre à souche de son prédécesseur préalablement clos et arrêté parle chef du poste. Celuici est tenu, par contre, de faire établir autant de comptes trimestriels, de cahiers du livre de détail des recettes, d'états détaillés des recettes diverses, d'états de recouvrements

(1) Voir le modèle du compte trimestriel et des diiTérenls états ci-dessus au Formulaire^ tome m, pages 55 et suivantes.

(2) Décret du 20 décembre 1890, art. 24 et 25. (F.) Instruction de 1891, §§ 105 à 107. (F.)

COMPTABILITÉ DES CHANCELLElflES 411

pour correspondants administratifs, d'états détaillés des dépôts et de cahiers du livre des remboursements de dépôts qu'il y a eu de gestions comptables dans les trois mois écoulés.

957. De l'agent comptable des chancelleries (1). — En présence du grand nombre des agents percepteurs et de Téloignement de la plupart des postes, il était presque impossible de constituer chacun de ces agents comptables directs du Trésor, et par suite de les astreindre individuellement à rendre un compte de gestion à la Cour des comptes. Pour obvier à cette difliculté, le décret du 16 janvier 1877 a, par ses articles 10 et 11, créé, sous le nom d'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, un comptable spécial qui assume la responsabilité de tous les faits de la gestion des agents percepteurs^ sauf son recours contre ceuxci. Cette disposition a été successivement reproduite par les décrets du 14 août 1880 et du 20 décembre 1890.

Cet agent comptable, qui est assujetti à un cautionnement de 20.000 francs et prête serment devant la Cour des comptes, est placé sous l'autorité du chef de la division des fonds. II est nommé par décret du président de la République sur la proposition du ministre des affaires étrangères et avec l'agrément du ministre des finances.

Toutes les opérations de comptabilité effectuées à l'étranger sont centralisées par l'agent comptable des chancelleries. Pour assurer l'exercice de la responsabilité qu'il encourt à cet égard, il vérifie, aussitôt après leur réception, les divers documents trimestriels qui lui sont transmis par les agents, s'assure de la régularité des perceptions, confronte les encaiissements accusés sur les comptes trimestriels avec le livre de détail des remboursements de dépôts, les traites émises et les procès-verbaux de vérification, etc.

(i) Décret du 20 décembre 1890, art. 36 et suiv. (F.) — Instruction du 10 mai 1891, § 128 et suiv. (F.)

Le contrôle des opérations des agents percepteurs par Tagent comptable et des opérations de ce dernier par le ministre des finances s'effectue conformément aux dispositions du décret du 20 décembre 1890, articles 36 à 45, et de Tinstruction du 10 mai suivant, § 128 à 191, auxquelles nous nous bornons k renvoyer.

dS8. Contrôle administratif des perceptions de chancellerie ( 1 ) .

— Depuis le décret du 16 janvier 1877, dont les dispositions sur ce point ont été successivement confirmées par les décrets des 14 août 1880 et 20 décembre 1890, la direction des consulats et des affaires commerciales (sous-direction des affaires de chancellerie), qui, comme nous l'avons vu précédemment, centralise la correspondance sur toutes les questions relatives à l'application, à l'interprétation et à la révision du tarif, est seule chargée aussi du contrôle à exercer sur les perceptions au point de vue administratif.

C'ost en vue de ce contrôle spécial que les chefs de postes sont tenus d'adresser au département à la fin de chaque trimestre : 1** un état des actes établis et des taxes appliquées par la chancellerie de leur poste; 2* un état administratif des dêpôls en nature ; 3® un état administratif des dépôts en numéraire ou, le cas échéant, un certificat constatant qu'il n'y n eu ni consignation ni retrait de dépôt depuis l'envoi du dernier état (2).

L'état des actes établis et des taxes appliquées, subdivisé en six colonnes fait connaître l'espèce des actes établis, les articles du tarif appliqués, les bases de taxation, le nombre des actes, rôles, vacations, navires, tonneaux et valeur des actes soumis aux taxes, le montant des droits perçus, enfin les observations que peuvent motiver les diverses per-

(1) Cinnilaires des afTaires étrangères (F.) des 24 décembre 1877,15 février l»8lj IK fuvrier 1882, 20 décembre 188 i et 7 mai 1892. — Instruction de comptabilité du 10 mai 1891. (F.) — Décret du 20 décembre 1890. (F.)

(2) Voir ces modèles au Formulaire des chancelleries, tome i**", n" 46, et lome m. n**» 47, 47 bis et 48 bis.

ceptions. Le montant des perceptions est totalisé séparément pour chaque subdivision du tarif (actes de l'état civil, de la juridiction civile, etc.), puis les totaux partiels sont additionnés à la fin de l'état dans un total général ; cet état qui est établi en francs est certifié exact par l'agent percepteur, visé et approuvé par le chef de poste.

Quant aux états de dépôt, nous ne pouvons que renvoyer aux explications que nous avons fournies précédemment (chapitre ix, livre VI) sur les éléments statistiques qu'ils comprennent et les justifications qu'ils doivent fournir pour faciliter le contrôle exercé par la direction des consulats.

959. Etats de comptabilité et pièces justificatives à adresser au département des affaires étrangères. — Après avoir analysé, ainsi que nous venons de le faire, les dispositions réglementaires sur la comptabilité des chancelleries des postes diplomatiques et consulaires, nous ne croyons pas inutile de résumer ici la nature et le nombre des états et des pièces justificatives qui doivent composer les envois trimestriels ou annuels à faire au département, pour assurer le double contrôle financier et administratif.

I. — Envois sous le timbre de la division des fonds. A. — A la fin de chaque période trimestrielle.

1° L'état de mouvements du personnel;

2** Le compte trimestriel des recettes et des dépenses en double expédition ;

3* Une des expéditions du procès-verbal de vérification de caisse dressé par le chef de poste au dernier jour du trimestre;

4® Le livre de détail des recettes budgétaires dont les deux parties sont réunies en un seul cahier, autant de cahiers étant d'ailleurs établis qu'il s'est succédé de gestions comptables dans le cours du trimestre ;

5^ Les quittances afférentes à des restitutions de droits in-

dûment perçus et, quand il y a lieu, la quittance à souche correspondant au bénéfice réalisé sur le change ;

6° Le certiQcat faisant connaître le taux du change auquel les perceptions et les dépenses du trimestre ont été effectuées ;

7* L'état détaillé en double expédition des recettes budgétaires;

8* L'état détaillé en double expédition des recouvrements pour divers correspondants administratifs ;

9** Le relevé détaillé en double expédition des envois à l'agent comptable des chancelleries avec les pièces justificatives des dépenses ;

10^ L'état détaillé en double expédition des dépenses extraordinaires pour frais de senrice, les pièces justifiant les avances pour les correspondants administratifs étant classées dans des dossiers spéciaux par correspondants ;

11® L'état détaillé en double expédition des dépôts en numéraire reçus pendant le trimestre ;

12* L'état des remboursements de dépôts en numéraire effectués pendant le trimestre et les pièces justificatives à l'appui ;

13** Le compte spécial des recettes et des dépenses relatives aux établissements français et les pièces justificatives à l'appui ;

14** Enfin, la traite à l'ordre du caissier payeur central du Trésor représentant les recettes de chancellerie transmises à l'agent comptable avec le certificat de change à l'appui.

Nous rappelons ici que, chaque agent n'étant comptable que de sa gestion personnelle, il est établi autant de comptes qu'il s'est succédé d'agents percepteurs titulaires et intérimaires, et que tous ces comptes doivent être accompagnes des pièces justificatives.

B. — A la fin de chaque année.

t° L'état détaillé justificatif du solde des dépôts en numé- ■raire ;

2® Le pi^ocès-verbal derécolement de l'inventaire du mobilier de la chancellerie (1). (Voir tome P% n® 265.)

II. — Envois sous le timbre de la direction des gqksqlats. (Sous-direction des affaires de chancellerie)

A. — A la fin de chaque période trimestrielle,

1® L*état des actes établis et des taxes appliquées pendant le trimestre (2);

2* L'état administratif des dépôts en nature;

3® L'état administratif des dépôts en numéraire, ou, à défaut, le certificat constatant qu'il n'y a eu ni consignation, ni retrait de dépôt depuis l'envoi du dernier état (3);

4® Les pièces administratives se rattachant à la comptabilité des agents consulaires (4).

B. — A la fin de chaque année,

1" Par tous les postes :

Les registres des actes notariés et ceux de l'état civil ; un état des dépôts des titres et papiers ; un état des dépôts des testaments olographes ou mystiques remis en chancellerie du vivant du testateur pour en assurer la conservation ;

2* Par les postes établis dans les pays de juridiction:

Le relevé des amendes ou autres condamnations prononcées au profit du Trésor français par les tribunaux consulaires pendant l'année écoulée; le cas échéant, cet état doit être dressé pour néant (5).

Il y a lieu de rappeler, en ce qui concerne les pièces adressées à la sous-direction des affaires de chancellerie, que les états administratifs concernant les dépôts et les taxes sont

(1) Qrculaire des afTaires étrangères des 26 mars 1834, l*»" octobre 1848 <F.) et 14 mars 1866. (F.)

(2) Circulaires des afTaires étrangères (F.) des 15 février 1881 et 7 mai 1892.

(3) Circulaire des affaires étrangères du 7 mai 1892. (F.)

(4) Circulaire des afTaires étrangères du 18 février 1882. (F.)

(5) Circulaire des affaires étrangères du 20 décembre 1884. (F.)

établis par trimestre et non par gestion ; il ne doit donc être transmis qu'un seul état pour un même trimestre, lors même que plusieurs agents comptables se sont succédé au poste pendant la durée de ce trimestre (1).

L'ensemble des pièces et documents qui viennent d'être énumérés forme Tun des éléments les plus essentiels pour le contrôle et l'apurement de la comptabilité des chancelleries; nous n'avons donc pas besoin d'insister ici sur la nécessité pour les chefs de poste de veiller avec le plus grand soin à ce qu'il subsiste toujours une pleine et entière concordance entre les diverses parties de la gestion financière auxquelles se rapportent les envois trimestriels ou annuels.

(1) Circulaire des afTajres étrangères du 7 mai 1892. (F.)