Organisation des bureaux du ministère. — Aux
termes du décret du 12 mai 1891, modifié par les décrets des 8 novembre 1892, 10 mars 1894, 29 juin 1895 et 25 juillet 1896 portant règlement d'administration publique, l'administration centrale du ministère des affaires étrangères est organisée ainsi qu'il suit :
Le cabinet du ministre et secrétariat avec ses annexes, le bureau du personnel, celui des traducteurs et de la presse étrangère, celui du chiffre, celui du départ et de l'arrivée des correspondances et des courriers ;
Le service du protocole ;
La direction des affaires politiques et du contentieux ; La direction des consulats et des affaires commerciales ; La division des archives ; La division des fonds et de la comptabilité.
144. Attribution des bureaux. — Le cabinet est chargé de Touverture et de l'expédition des dépêches, de la correspondance et des travaux personnels et réservés du ministre, des audiences, de la délivrance des passeports aux agents extérieurs, du départ et de l'arrivée des courriers de cabinet, du chiffrement et du déchiffrement des dépêches télégraphiques ou autres, de la presse, des traductions, des nominations et promotions dans Tordre de la Légion d'honneur des Français signalés pour services rendus à l'étranger, enfin de tous les mouvements dans le personnel des agents diplomatiques et consulaires (nominations, promotions, fixation des traitements, allocations, indemnités et gratifications), et de la rédaction et de la publication de TAnnuaire.
Le service du protocole dresse Texpédition originale des traités et conventions de toute nature, prépare les instruments de ratification, les pleins pouvoirs, les commissions, brevets, provisions, exequatur, lettres de notification, de créance, de rappel et de recréance, etc., etc. Il s'occupe aussi des questions de franchises, immunités et privilèges diplomatiques, n'ayant pas un caractère contentieux ; des questions de cérémonial, étiquette et préséance ; du protocole du Président de la République et du Ministre des affaires étrangères ; de la réception des ambassadeurs et des membres du corps diplomatique étranger ; des audiences diplomatiques ; de la présentation des étrangers ; des propositions et nominations des étrangers dans l'ordre de la Légion d'honneur, des décorations étrangères conférées à des agents français, de l'envoi de ces décorations, des demandes d'autorisation pour accepter et porter ces décorations ; de l'admission des consuls étrangers en France et dans les colonies françaises ; c'est enfin par son intermédiaire que les agents en congé à
Paris ou s'y trouvant pour toute autre cause sollicitent leurs audiences du Chef de l'État.
La direction des affaires politiques et du contentieux^ subdivisée en 3 sous-directions (Nord et Extrême-Orient, Midi et Orient, contentieux), traite les affaires politiques et diplomatiques proprement dites : les questions de droit public international et les questions de droit maritime ; les affaires contentieuses qui doivent être appréciées d'après les dispositions des actes diplomatiques; les réclamations d'étrangers contre le gouvernement français, et de Français, soit contre les gouvernements étrangers, soit contre le Département des affaires étrangères; les questions de limites et d'extradition, et celles relatives aux réfugiés politiques, aux domiciles de secours, à la traite des noirs, aux rapatriements demandés par la voie diplomatique, aux secours à porter aux militaires blessés sur les champs de bataille^ à la neutralisation des hôpitaux et ambulances militaires. Elle a également dans ses attributions la correspondance et les travaux concernant la juridiction consulaire et les tribunaux mixtes, les allocations et secours ayant un caractère politique. Le directeur des affaires politiques préside, en outre, en cas d'absence ou d'empêchement du ministre, le comité des services extérieurs et administratifs qui se compose de tous les directeurs et chefs de service du Département (affaires politiques, consulats, cabinet, protocole, archives, fonds).
La direction des consulats et des affaires commerciales est actuellement subdivisée en trois sous-directions (affaires commerciales, affaires consulaires, affaires de chancellerie).
La première prépare les traités de commerce et de navigation, les conventions pour la protection de la propriété littéraire, artistique et industrielle, les conventions monétaires, et instruit les questions qui se rapportent à l'application de ces actes internationaux et en général celles qui intéressent le commerce français en pays étranger ou le commerce étranger en France.
La seconde sous-dircction prépare les conventions consulaires, les arrangements relatifs aux chemins de fer, aux communications postales et télégraphiques, aux pêcheries, etc.; elle a dans ses attributions la correspondance relative à l'application de ces actes internationaux, aux privilèges, immunités, droits et attributions des consuls, aux affaires d'administration consulaire, notamment en matière de navigation, qui ne rentrent pas dans la compétence de la sousdirection des affaires de chancellerie ; à l'application de la loi militaire à l'étranger, au service météorologique et à la fixation des circonscriptions consulaires.
La troisième sous-direction dite des affaires de chancellerie est chargée de la discussion des questions touchant à l'état civil, aux pouvoirs des agents consulaires non rétribués, au contrôle de la gestion des dépôts, à l'établissement et à l'application du tarif des droits consulaires ; elle instruit les réclamations et demandes relatives à des matières d'intérêt privé, telles que les successions ouvertes en pays étranger, les recouvrements sur particuliers, les naturalisations, les autorisations de séjour à l'étranger, les autorisations de mariage pour les Français résidant dans le Levant, les dispenses pour mariage, les demandes de renseignements et pièces diverses, les rapatriements administratifs d'indigents. Elle a dans ses attributions la correspondance relative à la préparation et à l'application des conventions relatives à l'état civil et aux successions; la délivrance des légalisations et des visas de tous les actes venant des pays étrangers ou destinés à y être envoyés ; la conservation des actes dressés dans les chancelleries ; la transmission des commissions rogatoires et significations judiciaires ; la régularisation et la transmission des actes de l'état civil reçus en France et concernant des étrangers, la conservation de ceux reçus à l'étranger et concernant des Français, enfin la délivrance d'expéditions de ces actes par application de la loi du 8 juin 1893.
BÈGLBS SUR LA GORBESPONDANCE 161
La division des archives à laquelle sont rattachés le service géographique et la bibliothèque, est divisée en deux bureaux : celui du classement et celui des communications au public ou service historique. Le premier est chargé de la garde et de la conservation des correspondances et documents contemporains ; de la collection des traités et documents diplomatiques de toute nature ; de la réception et de la conservation des archives des postes politiques ou consulaires supprimés ; du dépôt des décrets et décisions ministérielles ; de la garde et de Tenvoi du Bulletin des lois aux difîérents postes diplomatiques et consulaires; enfin, delà correspondance relative aux prêts de manuscrits appartenant aux dépôts français et étrangers. Le service géographique est chargé de la collection des cartes géographiques pour Tusage du Ministère; du dépôt des plans et documents relatifs aux limites du territoire ; de la préparation des cartes et notes sur des questions géographiques pour Tusage du Département. Le service historique a pour attributions la rédaction des catalogues et inventaires des archives, des notes et mémoires historiques pour le service du Département ; la préparation des travaux demandés par la commission des archives diplomatiques; la recherche, pour tout service public et privé, des renseignements relatifs à la période antérieure à 1830 ; la communication des documents aux personnes autorisées par le ministre à consulter les archives des affaires étrangères.
A la division des fonds et de la œmptabilité incombent les travaux relatifs aux dépenses du Ministère ; elle correspond avec les agents du service extérieur sur toutes les matières de comptabilité ; fait la liquidation des traitements, frais de service, de voyage, de courriers, d*installation, des secours et pensions de retraite, des dépenses secrètes et présents diplomatiques, etc., etc.
A Tensemble de ces attributions les décrets des 16 janvier 1877, 14 août 1880 et 20 décembre 1890 ont ajouté le contrôle et la vérification au point de vue de la comptabilité, ainsi
GUIDB DR C0R1ULAT8. 11
que Fordonnancement des recettes et des dépenses des chancelleries des postes diplomatiques et consulaires et des viceconsulats. Ce contrôle s'efTectue, par Tintermédiaire d'un agent comptable responsable vis-à-vis de la Cour des comptes et du Ministère des finances.
Nous indiquerons plus en détail, dans les chapitres suivants, les rapports des consuls et leurs relations de correspondance avec le cabinet et chacun des quatre grands services du Ministère.
145. Mode de signature de la correspondance. — Toutes les dépêches officielles du Département des affaires étrangères, adressées aux agents extérieurs et portant décision ou contenant instructions sur les démarches que ces agents peuvent avoir à faire auprès des autorités de leur résidence et au nom du gouvernement, sont signées par le ministre luimême ; toutes les lettres qui, sans rentrer précisément dans ces deux catégories, méritent, par l'importance de leur objet, de fixer Tattention du ministre ou exigent Tautorité de sa signature, sont également signées par lui. Les directeurs sont autorisés, pour la correspondance préparée dans leur direction, à signer pour le ministre les duplicata, triplicata et ampliations des lettres ou circulaires dont le primata ou Toriginal a été signé par le ministre; il en est de même pour les simples accusés de réception, les lettres qui n'impliquent pas décision et ne traitent que d'affaires courantes, en un mot, toutes celles qui n'ont qu'une importance secondaire. La signature des directeurs est, selon les cas, précédée des mots pour duplicata ou triplicata, pour ampliatioUj ou bien pour le ministre et par son ordre. (1)
Ce mode de signature de la correspondance officielle, qui a autant pour but d'accélérer que de faciliter le travail des bureaux, ne devant altérer en rien le caractère officiel des
(1) Décision du ministre des affaires étrangères du 24 octobre 1829, La formule en usage aujourd'hui est : Pour le ministre et par autorisation.
-dépêches écrites aux agents, ceux-ci sont tenus d*y répondre toujours par lettres adressées directement au ministre. (1}
Sbgtion II. — De la forme extrinsèque de la correspondance des agents et de son expédition,
146. Division de la correspondance par direction et par natnre d'affairas. — Toutes les dépèches adressées au ministre des affaires étrangères par les agents du service extérieur sont d'abord enregistrées au cabinet du ministre, puis leur réception est constatée dans chaque direction sur un registre spécial, afin que le ministre puisse toujours suivre le travail qui s'y rapporte et s'assurer qu'il n'y existe point de lacune. (2)
Lorsque les lettres traitent d'objets qui rentrent dans les attributions de directions différentes, elles doivent leur être communiquées tour à tour par extrait ou en totalité ; mais il en résulte forcément un retard, surtout lorsque l'intérêt politique domine ; il devient, d'ailleurs, beaucoup plus diflielle de suivre les affaires quand elles sont confondues avec d'autres à leur origine. C'est pour obvier à tous ces inconvénients qu'il a été recommandé aux agents de ne traiter, autant que possible, qu'un seul objet dans chaque dépêche et d'éviter même de réunir dans une seule lettre des objets qui, bien que ressortissant de la même direction, tiennent cependant, soit à des intérêts différents, soit à des parties distinctes ou à des comptabilités séparées. (3) Ainsi, par exemple, une dépêche qui serait destinée à transmettre des informations sanitaires ne doit rien renfermer qui ait rapport au tarif des chancelleries ou à tout autre sujet de la conipclence de la direction commerciale. Cet exemple s'applique également aux autres divisions de la correspondance des consuls.
(1) Circulaire des afTaires étrangères du 24 octobre 1829. (F.)
(2) Circulaire des affaires étrangères du 13 décembre 1825.
(3) Circulaire des affaires étrangères du 1*' vendémiaire an viii (22 septembre 1798).
i64 LITRE IV. — CHAPITRE I. — SECTION II
147. Classement et numérotage des dépèches. — D aprè» Tordre établi au Département des affaires étrangères, chaque dépêche porte en marge l'indication de la direction dont elle émane, ainsi que le numéro adopté pour la correspondance ; ces indications doivent être soigneusement reproduites sur les réponses adressées au ministre. (1)
Cette recommandation, qui a été récemment étendue à la correspondance télégraphique, est, du reste, générale ; la régularité du service exige et les instructions des agents prescrivent de placer en tète de chacune des dépêches le timbre de la direction à laquelle il appartient d'en prendre connaissance, et de les classer sous une série non interrompue de numéros, selon qu'elles sont spécialement politiques ou commerciales. Un numérotage spécial est afifecté aux lettres d'un caractère confidentiel. (2) Ce numérotage n'est pas exigé pour les lettres destinées, soit à la division des fonds et de la comptabilité, soit à la division des archives, soit enfin à la sous-direction des affaires de chancellerie ; il suffit, à l'égard de celles-ci, d'inscrire sur chacune d'elles le nom du bureau qu'elles concernent et, s'il y a lieu, le numéro du dossier de l'afTaire particulière qui y est traitée. (3)
L'accomplissement de cette formalité exige de la part des agents une connaissance approfondie des attributions de chaque direction ; une dépêche portant une fausse indication de la direction à laquelle il appartient d'en prendre connaissance, serait, en effet, classée à son arrivée d'après les indications du timbre, et ce ne serait que lorsque Terreur de Tagent aurait tardivement été reconnue qu'elle pourrait être renvoyée au bureau compétent. (4)
Il est d'usage qu'un agent conserve, pendant toute la durée de son exercice, la même série de numéros ; nous croyons ce
(1) Circulaire des affaires étrangères des 30 juillet 1834, 25 mai 1886 et 15 novembre 188S.
(2) Circulaire du 25 mai 1886.
(3) Circulaire des affaires étrangères des 18 avril 1833 et 16 mai 1849. (F.)
(4) Circulaire des affaires étrangères du 12 janvier 1850. (F.)
mode de procéder préférable à celui qui est suivi néanmoins dans quelques postes, et qui consiste à ouvrir une nouvelle série au commencement de chaque année ; par ce dernier système, les recherches sont bien moins faciles que par le premier, et les causes d'erreur deviennent, par conséquent, plus fréquentes.
En cas de gestion intérimaire, si le gérant appartient au personnel du poste, il conserve habituellement le numérotage adopté par le titulaire ; en tout autre cas, le gérant adopte généralement un numérotage spécial pour les dépêches se référant à sa gestion.
448. Analyses marginales. — En marge de chacune de leurs dépêches, les agents doivent également faire l'analyse sommaire du sujet auquel elles ont rapport. L*usage est que ces analyses soient écrites à Tencre rouge. (1) On conçoit que •cette disposition, en produisant à côté du texte de chaque dépêche une sorte de table successive des matières, rend plus exactes, plus faciles et plus promptes les recherches que les besoins du service peuvent exiger dans les bureaux •du ministère. (2)
149. Annexes et mode de pliage. — Au-dessous des analyses marginales, chaque dépêche doit indiquer le nombre des pièces qui s'y trouvent annexées, et chacune de ces annexes doit, elle-même, porter cette annotation : Joint ou Annexe à la
dépêche du direction n* , et être insérée dans
la dépêche à laquelle elle appartient, sans jamais être pliée séparément. Lorsque les documents annexés sont volumineux, la dépêche doit être adressée sous format in-folio ou tout au plus sous format in-quarto, afin d'éviter les lésions qu'amènerait certainement un mode de pliage trop réduit. (3)
(1) Circulaire des affaires étrangères des 26 août 1829 (F.), 17 janvier 1832 €t 16 mai 1849. (F.)
(2^ Circulaire des affaires étrangères du 29 décembre 1831.
(3) Circulaire des affaires étrangères du 20 août 1849.
16C LIVRE IV. — CHAPITRE ï. — SECTION II
150. Format. — Les consuls doivent aussi ne faire usage que de grand papier de bonne qualité et d'un format analogue au papier tellière, c'est-à-dire 31 centimètres de hauteur sur 0,20 de largeur, afin que toutes leurs lettres puissent être rangées avec ordre dans les cartons du ministère, et pour éviter, au moment de la reliure, les inconvénients qui pourraient résulter d'une trop grande différence dans les dimensions du papier. (Ij
151. Écriture. — L'écriture des correspondances officielles ne doit pas être seulement lisible, mais soignée, plutôt grosse que fine ; des écritures illisibles retardent le travail et mettent souvent le ministre ou les chefs dans l'impossibilité de prendre une connaissance personnelle de certaines correspondances.
152. Du chiffre et de son usage. — La nature toute réservée et confidentielle de certaines parties de la correspondance officielle, surtout de celles qui ont trait aux matières politiques, exige, quelquefois, l'emploi de précautions qui les mettent à Tabri d'une curiosité indiscrète ou d'un abus de confiance. C'est à cette nécessité de service que sont dus l'invention et l'usage du chiffre. Celui-ci se compose d'une double clef, c'est-à-dire d'un chiffre chiffrant et d'un chiffre déchiffrant, l'un servant à traduire une dépêche en chiffres, l'autre à en recomposer le texte original. Tous les postes politiques et la plupart des postes consulaires sont donc munis d'une série ou double table de chiffres destinée, soit à la correspondance secrète avec le Ministère, soit aux rapports confidentiels avec les agents français établis dans le môme Etat ou dans les contrées circonvoisines.
L'emploi pratique du chiffre, quoique très simple en luimême, exige cependant une certaine attention; ainsi, la reproduction trop fréquente des mêmes nombres pouvant, à
(1) Circulaires des affaires étrangères de ventôse an vi (mars 1798), 5 février 1863 (F.) et 1" juin 1866.
Taide de certaines combinaisons mathématiques, conduire éventuellement à la découverte des clefs employées, il est essentiel de varier le plus possible les combinaisons de mots et de chiffres. Nous ferons observer encore que la correspondance en chiffres exige, avant tout, la concision et la précision ; que les faits ou les questions doivent y être exposés sans commentaires ni phrases inutiles ; et qu*il faut, autant que possible, éviter de chiffrer dans une dépêche de simples paragraphes ou des phrases isolées, parce que l'analogie forcée des idées pourrait amener à la découverte de la pensée dont on a voulu transformer l'expression.
Une attention plus scrupuleuse encore est requise, quand une dépêche chiffrée est destinée à être expédiée par la voie télégraphique. La taxe ou le port de ces sortes de dépêches, étant basé sur le nombre de mots ou groupes de chiffres employés, les agents doivent s'imposer une extrême concision de langage, éviter toutes épithètes ou locutions inutiles pour s'en tenir à l'énoncé le plus simple possible des faits, et ne jamais omettre la mention que le collationnement est ou n'est pas demandé. (1)
A cette occasion, nous croyons devoir prémunir les agents contre l'habitude qui consiste à envoyer par la poste la traduction en clsiir des télégrammes adressés au Département. Un semblable mode de procéder présente en effet un danger pour le secret de leurs tables.
En l'absence d'avis spécial du Département, les agents doivent considérer leurs communications comme exactement arrivées à destination. En cas de doute de leur part, il leur suffirait d'expédier par la poste, copie du texte chiffré original, cette copie devant permettre au bureau du chiffre de contrôler au besoin Texactitude de son premier déchiffrement.
Lorsqu'un consul vient à quitter son poste, par congé ou autre cause, et qu'il en confie l'intérim, soit à un négociant,
(1) Circulaire des affaires étrangères du 26 février 1856.
soit à un agent n'appartenant pas à la carrière consulaire, il est tenu, avant son départ, de sceller son chiffre et de le remettre au chef de l'arrondissement dont il dépend. (Voir n® 69.) Nous n'avons pas besoin d'expliquer que cette précaution est commandée par le secret qu'exige forcément un pareil mode de correspondance, et par le danger d'en révéler l'usage à toute autre personne qu'aux délégués immédiats du gouvernement.
153. Duplicatas. — Les consuls en résidence dans certains postes éloignés, et qui n'ont pas des moyens réguliers et assurés de transmission pour expédier leur correspondance en France, doivent l'envoyer par duplicata. Du reste, tous les agents, sans exception, doivent également envoyer par duplicata, ou même par triplicata, celles de leurs dépêches qui contiennent des renseignements importants, et pour la transmission desquelles ils disposent de la double voie de terre et de mer, afin qu'elles arrivent le plus tôt possible à leur destination. Tous ces duplicatas doivent porter les mêmes indications de direction, ainsi que les mêmes numéros et analyses marginales que leur primata.
154. Informations concernant un autre département miniitériel ou plusieurs directions du Ministère des affaires étrangères. — Il est une autre recommandation générale qui s'applique également à la correspondance avec toutes les directions du ministère. Lorsque les agents croient utile de communiquer aux affaires étrangères des informations qui concernent plus particulièrement le Ministère de la marine, ils doivent toujours mentionner, dans leurs dépêches, s'ils les ont directement transmises à ce dernier département ; l'inexécution à l'étranger de cette prescription exposerait souvent le Ministère à transmettre à celui de la marine des renseignements dont il a déjà connaissance. (1)
(1) Circulaires des affaires étrangères des 30 septembre 1834, 16 mai 1S49 (F.) et 17 novembre 1885.
De même^ lorsque les renseignements contenus dans une dépêche paraissent de nature à intéresser plusieurs services du Ministère des affaires étrangères et qu'à ce titre les agents croient devoir en faire l'objet d'une communication multiple, sous le timbre des différentes directions compétentes, mention de cette communication doit être faite sur chaque exemplaire de la dépêche, dans la forme suivante : Primafa ou duplicata à telle direction.
Des prescriptions analogues doivent être observées lorsqu'il s'agit d'informations transmises simultanément par les consuls au Département et au chef de la mission diplomatique accrédité dans le pays de leur résidence.
155. Insertion de lettres particulières sous couvert officiel.
— La transmission de correspondances particulières sous le couvert du Ministère des affaires étrangères, ou sous celui des agents français au dehors, a soulevé de nombreux abus, auxquels des instructions ministérielles expresses sont parvenues à couper court. Les règlements de la poste ayant réservée la franchise aux seules correspondances officielles, timbrées et contresignées, qui intéressent le service de rÉtat (1), on a dû interdire, en principe, Tinsertion de toute lettre particulière sous le couvert officiel du ministre. (2) Toutefois, la position des consuls dans les contrées étrangères étant, jusqu'à un certain point, exceptionnelle et le secret, de leurs correspondances personnelles pouvant avoir quelquefois un intérêt public, il a été dérogé à ce que cette disposition a de trop absolu, et l'on a établi que les correspondances adressées par les agents à leurs familles ou à leurs fondés de pouvoirs et réciproquement, les lettres qui seraient recommandées par des légations étrangères, par les congrégations religieuses desservant les missions d'Orient, ou par des compagnies d'utilité publique, enfin toutes celles qui
(1) Ordonnance du 17 novembre 1844, art. 3.
(2) Circulaires des affaires étrangères des 17 janvier 1832, 8 juin 1848, !•' novembre 1850 et 25 juillet 1853.
ont pour objet un intérêt constaté de service, pourraient gratuitement emprunter Tintermédiaire du Ministère des affaires étrangères. (1) Il va sans dire que les correspondances destinées personnellement à des fonctionnaires publics, en France, ou à des agents de l'administration centrale du Département, peuvent, comme cela a toujours eu lieu, passer sous le même couvert officiel. (2)
Quelques armateurs, en France, sont dans l'babitude de transmettre à leurs capitaines, par l'entremise des agents extérieurs, des lettres auxquelles ils attachent une importance particulière et qu'ils pensent devoir arriver ainsi plus sûrement à leur destination. Les consuls sont autorisés à se rendre officieusement les intermédiaires de ces correspondances, pourvu que celles-ci aient été préalablement affranchies et n'entraînent ainsi aucune charge pour le budget des affaires étrangères. (3)
