Organisation intérieure de la sous-direction. — La

sous-direction des affaires de chancellerie dont nous avons énuméré plus haut les attributions est divisée en deux bureaux.

Le premier bureau traite les affaires concernant l'état civil et les successions des Français à l'étranger et des étrangers en France, les questions de tutelle et de recouvrement sur particuliers et prépare les conventions concernant l'état civil et les successions, ainsi que les instructions relatives aux actes notariés et aux autres actes de chancellerie ; il contrôle la gestion des dépôts effectués dans les chancelleries consulaires ; il prépare les décisions relatives aux pouvoirs des agents consulaires non rétribués ; il est chargé de l'établissement et de l'application du tarif des droits consulaires, ainsi que de la statistique des droits perçus ; de la transmission des actes judiciaires, etc. Il délivre les légalisations et visas.

Le second bureau a dans ses attributions les commissions

(1) Circulaires des affaires étrangères des 13 juin 1863, 25 mai 1872 et 1» avril 1886.

230 LITRE IV. — CHAPITRE IV. — SECTION IIl

rogatoires internationales, les autorisations de mariage pour les Français résidant dans les pays du Levant, la correspondance concernant les naturalisations, les autorisations de séjour à l'étranger, les dispenses pour mariage, les rapatriements d'indigents demandés par la voie administrative, la correspondance relative aux demandes de pièces et de renseignements.

225. Actes de Fétat civil et actes notariés : envoi des expéditions et des registres. — La sous-direction des affaires de chancellerie centralise au département des affaires étrangères tout ce qui concerne l'état civil des Français résidant à Fétranger : c'est elle qui examine les questions relatives à l'état civil dont la solution appartient à l'autorité administrative, et qui instruit celles dont la solution est du ressort de l'autorité judiciaire ; c'est sous ce timbre que doivent être adressées au département les demandes pour contracter mariage 4ans le Levant, celles qui ont pour objet les dispenses de mariage entre beau-frère et belle-sœur ou autres, la rectification d'actes de l'état civil, etc.

Diaprés les prescriptions des règlements, les agents du service extérieur sont tenus de transmettre à cette sousdirection des expéditions des actes de l'état civil, dressés par eux immédiatement après la réception de chaque acte (1), ainsi que les pièces d'état civil qui peuvent leur être remises par les autorités locales; ces documents doivent être dûment visés et légalisés et accompagnés autant que possible des indications nécessaires, pour mettre Tadministralion centrale en mesure de les faire transcrire sur les registres d'état civil du lieu du dernier domicile ou de la commune d'origine en France.

D'un autre côté, dans les premiers jours du mois de janvier de chaque année, les chefs de poste doivent faire parvenir à la sous-direction des affaires de chancellerie : 1" l'un des doubles des registres de l'état civil ; 2® l'un des doubles

(1) Ordonnance du 23 octobre 1833, art. 2. (F.)

des registres des actes notariés clos et arrêtés par les agents à la fin de l'année qui vient de se terminer, ou, à défaut de registres, des certificats constatant que, pendant le cours de l'année, il n'a été reçu aucun acte. L'importance que ces registres d'actes d'état civil et d'actes notariés ont pour les fafamilles ou ayants droit de ceux dont les actes s'y trouvent inscrits, commande aux agents de choisir pour leur transmission les voies les plus sûres et de l'entourer de toutes les précautions pour en assurer l'arrivée en France.

Ces registres sont déposés aux archives de la sous-direction, afin que des copies ou extraits puissent être délivrés aux personnes intéressées en nom direct et à leurs héritiers ou ayants droit, en vertu d'une autorisation spéciale du ministre. (1)

226. Protection des intérêts privés. — Le ministère des affaires étrangères se trouve dans le cas d'intervenir en faveur des Français qui ont, en pays étranger, des créances à recouvrer, des successions à recueillir, des procès à suivre, des actes à demander, des informations à prendre, etc., etc.: de nombreuses demandes lui sont adressées chaque jour à ce sujet. Les particuliers qui, après avoir épuisé inutilement les voies ordinaires, sont obligés de réclamer le concours ou Fappui de ce département, n'ont besoin de Tintermédiaire de personne ; il suffît qu'ils transmettent directement au ministre, sous le timbre de la sous-direction des affaires de chancellerie, des indications et des renseignements propres à diriger son intervention, ou des pièces qui puissent le mettre à portée de faire valoir utilement leurs droits à l'étranger. (2) Ils doivent également déposer au ministère^ entre les mains dé l'agent comptable des chancelleries ou

(1) Ordonnance du 23 octobre 1833, art. 9. (F.) — Instruction du 30 nov. 1833. (F ) — Circulaires des affaires étrangères des 28 juillet 1850 (F.) et 4 mars 1858. (F.) — Loi du 8 juin 1893. — Instruction spéciale du 5 septembre 1860.

(2; Circulaire des afTaires étrangères aux préfets des départements du 30 novembre 1832, et instruction spéciale du 29 novembre 1833. (F.)

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bien chez les fondés de pouvoirs des agents, une somme suffisante pour assurer le payement des frais à faire. Le chiffre de cette somme est indiqué par la sous-direction des affaires de chancellerie.

Toute autre marche, telle que l'entremise des hommes d'affaires ou une demande directe adressée aux agents extérieurs, demeurerait sans résultat : car le ministère, dont l'intervention, en pareil cas, est purement officieuse et non obligatoire, comme on est assez généralement disposé à le croire,Tn'entend ni favoriser des spéculations particulières, ni laisser dégénérer les légations et les consulats français à l'étranger en bureaux d' affaires .

Quelques consulats ont parfois, il est vrai, donné suite à des réclamations ayant pour objet des intérêts privés dont ils avaient été saisis, sans l'autorisation préalable du ministère, soit par des fonctionnaires publics français, soit par de simples particuliers qui avaient cru pouvoir recourir directement à leurs bons offices : c'est là une' irrégularité que le département a dû signaler à leur attention, parce qu'en principe, il doit rester juge du degré et du mode d'intervention de ses agents. Ceux-ci doivent donc, sauf dans les circonstances particulières ou exceptionnelles dont ils auraient à rendre compte au ministre, s'abstenir de donner suite aux demandes ayant pour objet des intérêts privés, successions, recouvrements de créances, etc., ({ui ne leur parviendraient pas par l'entremise du ministère des affaires étrangères, et s'empresser de faire connaître par écrit aux fonctionnaires ou aux particuliers qui se seraient adressés directement à eux les motifs de leur abstention, ainsi que la marche à suivre pour atteindre le résultat qu'ils ont en vue. (1) Les agents ont un intérêt d'autant plus grand à se conformer à ces prescriptions, que les dépenses faites par eux, si elles ne leur étaient pas remboursées par les réclamants, resteraient forcément à leur charge.

(1) Circulaire des affaires étrangères des 12 août 1831, 12 janvier 1850 (F.) et 28 février 1863. (F.)

Il est bien entendu qu'il ne s'agit ici que de l'intervention officieuse des consuls, et nullement d'une intervention officielle qui leur serait demandée en raison même de leurs fonctions, et qu'ils ne pourraient évidemment refuser à ceux qui y auraient droit.

Lorsque, au contraire, des demandes d'informations ou d'intervention officieuse ayant pour objet des intérêts privés leur sont transmises par le département des affaires étrangères, les consuls ne sauraient s'en occuper avec trop de soin ni trop d'activité, afin d'assurer, autant que cela peut dépendre d'eux, le succès de ces réclamations.

Les demandes adressées aux consuls en vue d'actes à lever, d'informations à recueillir, de créances à recouvrer, de procès à suivre, obligent, dans certains cas, les agents à faire certaines dépenses pour le compte des particuliers ; ces dépenses sont d'ailleurs généralement imputables sur le montant de sommes déposées, par avance, à titre de provisions entre les mains de l'agent comptable du département.

Le ministère entend être en mesure de contrôler les frais ainsi faits et d'en justifier vis-à-vis des intéressés. Les agents ont donc été invités à rendre compte à la sous-direction des affaires de chancellerie de toutes les dépenses faites par eux pour le compte de particuliers ou d'administrations publiques à l'occasion d'affaires traitées par cette sous-direction, et à veiller à ce que les lettres rendant compte de ces dépenses soient toujours accompagnées de pièces justificatives réglementaires (quittances originales détachées du registre à souche de la chancellerie ; reçus délivrés par les parties prenantes elles-mêmes, et, en cas d'impossibilité absolue de 86 procurer ces reçus, déclarations motivées établies par les chanceliers, vice-consuls et agents consulaires). (1)

Les avances faites de ce chef par les agents leur sont d'ailleurs remboursées par les soins du ministère des affaires

(1) Circulaire du 30 mai 1885. (F.)

étrangères avec une bonification de 2 0/0 pour frais de recouvrement. (1)

227. Renseignements relatifs aux successions et envoi des dépôts. — C'est également à la sous-direction des affaires de chancellerie que doivent être transmises toutes les informations recueillies par les consuls relativement aux successions des Français morts à l'étranger. En communiquant au ministère les renseignements qui leur sont parvenus à ce sujet, les consuls doivent joindre à leur dépèche : 1** Une expédition ou une traduction de l'acte de décès du défunt (s'il n'a pas déjà été envoyé en exécution des prescriptions de l'article 2 de l'ordonnance du 23 octobre 1833), en ayant soin d'indiquer le lieu de sa naissance ou de son ancien domicile en France, afin que l'on puisse faire rechercher immédiatement ses héritiers; (s'il y a impossibilité matérielle de se procurer un acte de décès régulier, il y a lieu d'y suppléer, soit par un acte de notoriété pouvant en tenir lieu, soit par une déclaration des autorités locales servant au moins de commencement de preuve par écrit); 2° une copie régulière de son testament, s'il en a été trouvé un ; 3° une copie ou une traduction également régulière de l'inventaire des valeurs mobilières ou des immeubles, ou, s'il n'est pas possible de se procurer cette dernière pièce, un état approximatif de l'actif et du passif de la succession (2) ; 4° une copie du procèsverbal de vente des effets inventoriés ; 5** tous les documents qui peuvent être utiles au département pour contrôler la liquidation et renseigner les intéressés. Le strict accomplissement de ce devoir est surtout essentiel dans les pays où, soit d'après nos traités, soit d'après la législation locale, le soin d'administrer ces successions n'est pas laissé aux con-

(1) Décret du 20 décembre 1890. (F.)

(2) Ordonnance du 3 mars 1781, titre 2, art. 88. (V.) — Ordonnance du 25 oct. 1833, art. 2. (F.)

Circulaires des affaires étrangères des l"' janvier 1837, 22 juin 1858 (F.) et 8 octobre 1886. (F.)

suis, car ce n'est qu'ainsi que les héritiers ou autres intéressés peuvent être régulièrement avertis, par l'entremise du département, du besoin qu'ils peuvent avoir d'assurer leurs .droits en les faisant valoir promptement. (1)

Il est à noter que les différentes expéditions ou copies qui viennent d'être mentionnées ne doivent pas être soumises aux taxes du tarif, lorsqu'elles sont établies en chancellerie, attendu qu'il s'agit de documents dressés dans un intérêt administratif ; il convient d'ailleurs que les agents fassent tout ce qui dépend d'eux pour les obtenir gratuitement, lorsqu'elles sont délivrées par l'autorité locale.

Les consuls peuvent recevoir dans leur chancellerie, à titre de dépôt, et non autrement, soit des autorités locales, soit des mandataires que les héritiers ont constitués sur les lieux, le produit de ces successions, comme ils reçoivent les valeurs dépendant de celles qu'ils administrent et liquident eux-mêmes d'oflice, ainsi que tous autres dépôts volontaires ou litigieux.

Ils sont autorisés à garder ces dépôts pendant cinq ans ; mais ils ont la faculté, lorsque les intéressés résident en France, et quand il n'a été formé entre leurs mains aucune opposition, de les transmettre, avant l'expiration de ce délai, à la caisse des dépôts et consignations à Paris, par l'intermédiaire du ministère des affaires étrangères, sous le timbre de la sous-direction des affaires de chancellerie. Quant aux objets ou effets provenant de successions, soit qu'ils ne puissent être vendus sur les lieux, soit qu'ils présentent un intérêt d'affection pour les familles, ils sont quelquefois transmis en nature par les agents au département pour être remis aux ayants droit. Les règlements prescrivent aux consuls d'user, à cet égard, de la plus grande discrétion, et, avant d'expédier en France des objets mobiliers ou des effets périssables dont les frais de transport pourraient absorber la va-

(1) Circulaire des alTaires étrangères du 31 juillet 1813. — Instruction particulière du 8 août 1814. (F.)

leur intrinsèque, d'en référer au ministère et d'attendre ses instructions. (1)

Le produit net des successions maritimes, ainsi que celui de la vente des navires français naufragés, de leurs agrès et de leurs cargaisons, sont transmis directement par les consuls au trésorier général des invalides de la marine, sous le couvert du ministre de ce département, ainsi que nous l'expliquerons plus au long au livre vin.

Du reste, en nous occupant spécialement au livre vi, chapitre IX, des dépôts faits dans les chancelleries consulaires, nous rappellerons les diverses formalités qui doivent en accompagner renvoi en France, selon l'origine et la nature particulière de chacun d'eux.

228. Recouvrements de créances de particuliers sur particuliers. — Nous avons déjà dit que l'intervention du département était souvent sollicitée par des Français mis dans l'impossibilité de faire valoir eux-mêmes leurs droits à l'étranger ou de s'y faire payer par leurs débiteurs. Dans ce cas, les réclamants doivent joindre aux titres originaux de leur créance dont ils font la remise au bureau de la sousdirection des affaires de chancellerie, après les avoir fait régulariser, s'il y a lieu, par les autorités françaises compétentes, une procuration sur laquelle le nom du mandataire est laissé en blanc, et qui est ensuite adressée au consul f qui doit toujours en accuser réception immédiatement au ministère)^ afin que celui-ci puisse la remettre contre un récépissé, soit à une personne de confiance, soit à un homme de loi chargé, sous sa surveillance, des démarches nécessaires pour obtenir le payement des sommes réclamées. Cette marche est la seule que les consuls doivent suivre pour opérer les recouvrements qui leur sont recommandés par le ministère des affaires étrangères, attendu qu'il leur est expressément interdit d'accepter aucun mandat ou procuration et d'en faire personnellement usage, sans l'autorisation spé-

(1) Circulaires du 22 juin 1838 (F.) et du 8 octobre 1886. (F.)

ciale et préalable du ministre, (l) Cependant, il importe qu'ils appuient, par une intervention non pas officielle, mais officieuse, les démarches du mandataire dont on leur a laissé le choix, dans tous les cas où, pour en assurer le succès, cette intervention leur semblera nécessaire. Du reste, ils manqueraient à leur devoir s'ils n'usaient de tous les moyens d'influence dont ils peuvent disposer pour rendre, à ceux de leurs nationaux qui ont sollicité leurs bons offices, le service qui leur est demandé.

Si les consuls, après avoir épuisé inutilement tous les moyens de conciliation pour décider le débiteur à se libérer, remarquent que le payement de la créance à recouvrer ne peut avoir lieu sans l'intervention des tribunaux du pays où ils résident, ils doivent, sur-le-champ, avant d'exercer aucune poursuite judiciaire^ en informer le ministère des affaires étrangères sous le timbre de la sous-direction des affaires de chancellerie; lui indiquer, en même temps, d'une manière approximative, sinon exactement, le montant de la provision nécessaire, soit pour payer la caution qu'en sa qualité d'étranger demandeur le créancier sera tenu de fournir, soit pour assurer le payement des frais de procédure et les honoraires de l'avocat qui sera chargé de suivre le procès à intenter.

Ces frais seraient certainement mis à la charge des consuls, si ces agents en faisaient l'avance sans l'autorisation préalable du département ou du créancier.

Ajoutons ici que, depuis que, par suite du décret impérial du 22 juin 1862, l'intervention des agents du service extérieur dans ces sortes d'affaires donne ouverture à un droit de 2 0/0 au profit du trésor, le rôle que l'usage avait, dans les échelles du Levant et la Barbarie, fait déférer aux drogmans, a complètement disparu. Désormais, tout ce qui se rattache au recouvrement de créances particulières rentre directement dans les opérations des chancelleries et dans le do-

(1) Instruction générale du 29 novembre 1833. (F.)

238 LIVRE IV. — CHAPITRE ly. — SECTION III

maine propre du chancelier, seul responsable vis-à-vis de la cour des comptes.

Le recouvrement effectué, il y a lieu de distinguer si la somme recouvrée comporte ou non un prélèvement ou une réduction de quelque sorte, notamment à titre de droit de chancellerie. Dans le premier cas elle est, conformément aux dispositions de l'article 13 du règlement de comptabilité du 20 décembre 1890, convertie, le jour même de l'encaissement, en traite sur Paris : cette traite à l'ordre du caissier payeur central du Trésor public est acquise au cours de la place sous la responsabilité solidaire de l'agent percepteur et du chef de poste. Elle est adressée immédiatement, accompagnée d'un certificat de change, au ministère des affaires étrangères (division des fonds et de la comptabilité], en même temps que les pièces relatives à la gestion administrative de l'affaire sont transmises au service compétent du département. Lorsque le payement des sommes recouvrées est fractionné, chaque encaissement donne lieu à un envoi distinct par traite. (1)

Toutes les autres sommes d'argent versées pour le compte d'administrations publiques ou de particuliers sont traitée? comme dépôts en nature ou en numéraire. (2)

Les sommes ainsi recueillies sont transmises par traites à Paris dans les conditions fixées par l'article 18 du règlement de comptabilité.

Pour les recouvrements ressortissant à la sous-direction des affaires de chancellerie, les agents ont à transmettre à ce service :

1° Un état de liquidation en double exemplaire mentionnant la date, les motifs et le montant de toutes les recettes et de toutes les dépenses effectuées : ce compte doit être dûment certifié et visé ;

2** Les pièces justificatives des dépenses (reçus des parties

(1) Décret du 20 décembre 1890, art. 13. (F.)

(2) Décret du 20 décembre 1890, art. 14. (F.)

prenantes ou déclarations destinées à en tenir lieu), quittances à souche des droits de chancellerie ;

3* Un bordereau de versement en double exemplaire ;

4® Une copie de la quittance détachée du registre à souche des recettes pour divers correspondants administratifs.

11 y a lieu de transmettre en outre tous les documents et renseignements de nature à faciliter le contrôle des opérations effectuées et à mettre le service chargé d'assurer la remise des fonds en mesure de n'en faire la délivrance qu'aux véritables ayants droit. Lorsque les fonds transmis représentent le produit de successions liquidées et réparties par l'autorité locale, les pièces ci-dessus mentionnées sont, autant que possible, accompagnées d'une expédition ou d'un extrait de la décision d'où résulte la répartition.

Des pièces de même nature sont produites, le cas échéant, à l'appui des envois de valeurs.

Il est d'ailleurs expressément interdit aux agents diplomatiques et consulaires, quelles que soient les réclamations particulières qu'ils aient pu recevoir à cet égard, de remettre directement aux ayants droit résidant en France les fonds et valeurs qu'ils ont en leur pouvoir, (i)