LES ÉCRITURES COMPTABLES
L'existence d’une comptabilité départementale répond à un double objet. Il convient d’abord, dans un souci de clarté que les autorités chargées de l'exécution budgétaire puissent connaître à chaque instant la situation financière du budget en cours, non seulement par le solde en caisse, mais encore par la situation détaillée de tous les engagements financiers et de toutes les créances du département. Seule, une comptabilité régulièrement tenue est à
même de donner ces renseignements.
D'autre part, les autorités chargées d’exécuter le budget sont dans une situation dépendante vis-à-vis de celles qui l’ont voté et réglé, elles doivent rendre des comptes à la fin de l’exercice. Ces comptes ne peuvent évidemment résulter que d’une comptabilité méthodiquement tenue au jour le jour.
Aussi, le rôle comptable du Préfet s’analyse-t-il en une double tâche :
La tenue de livres d’une part.
La présentation d’un compte d’autre part.
Mais la comptabilité du Préfet ne constitue qu'une partie de la comptabilité départementale, car la séparation des opérations administratives et des opérations comptables a nécessairement entraîné la séparation des comptabilités et la séparation des comptes. De telle sorte qu’à la comptabilité par exercice et au compte administratif du Préfet, se juxtapose la comptabilité par gestion et le compte de gestion du T. P. G. Il était nécessaire de mentionner cette dualité
d’écritures, il ne sera plus utile d’y revenir, sinon pour indiquer comment il est possible de comparer le compte d’exercice de l’admi-
nistrateur et le compte de gestion du comptable.
La tenue de livres par le Préfet
Le Préfet tient ses livres par exercice, à l’exception d’un seu, «le livre des fonds du département » qui est tenu par année, c’est-àdire qu’il ne s’attache pas au seul fait matériel de l’encaissement ou du paiement, mais que sa comptabilité commence aux droits constatés.
Par ailleurs, bien que cette comptabilité soit essentiellement administrative, c’est-à-dire qu’elle ait trait aux opérations qui précèdent le paiement ou l’encaissement, elle décrit également la suite comptable qui leur est donnée.
En matière de recettes, le Préfet tient deux livres essentiels : « le Sommier des droits constatés », et le « Livre des Comptes par nature de recettes ».
Le « Sommier des droits constatés » enregistre les opérations administratives de recettes, c’est-à-dire les liquidations successives
de droits et les titres qui sont émis pour leur perception.
Le « Livre des Comptes par nature de recettes » décrit la suite comptable des opérations précédentes, il retrace les opérations de recouvrement, d’après les documents qu’à cet effet le T. P. G. transmet mensuellement au Préfet.
Ces inscriptions des recouvrements pour chaque nature de recettes respectent les numéros des chapitres et articles de ces recettes au budget.
En rapprochant ces deux documents, le Préfet fait immédiatement apparaître « la situation des titres émis et des recouvrements », il envoie cet état de situation aucT Pan
de vérification et le transmet ensuite tous les mois au Ministre de l’Intérieur. Il est tenu par ailleurs de communiquer mensuellement à la Commission départementale le relevé des mandats émis le mois précédent.
En matière de dépenses, le Préfet, s’il veut être renseigné avec clarté sur la situation financière du département, doit tenir au minimum cinq sortes de documents :
4 documents analytiques : le « Carnet des dépenses engagées » ; le « Livre des liquidations » ; le « Livre Journal des Mandats délivrés » ; le « Livre des fonds départementaux»
1 document synthétique : le « Livre des Comptes ouverts par
nature de dépenses ».
Le Carnet des dépenses engagées enregistre au fur et à mesure qu'ils prennent naissance les droits des créanciers ; en comparant ‘les inscriptions données par ce carnet, et les crédits inscrits au budget, le Préfet dispose d’un moyen de contrôle automatique qui lui permet, s’il en tient compte, de ne pas engager de dépenses au-delà des crédits alloués.
. Le Livre des liquidations permet de connaître le montant définitif de chaque dette après calcul de chacun de ses éléments.
Le Livre Journal des Mandats délivrés enregistre les dettes exigibles, c’est-à-dire le montant des sommes qui peuvent à tout instant être réclamées au comptable.
Aiïnsi apparaît la nécessité du Livre des fonds départementaux qui, suivant au jour le jour les disponibilités de caisse, va permettre au Préfet de mandater à bon escient, c’est-à-dire de proportionner, dans le temps, le montant des mandats délivrés aux possibilités de paiement du comptable.
Toutes ces opérations sont reprises et classées dans le Livre
des Comptes ouverts par nature de dépenses.
SI
En regard de chaque article budgétaire est mentionné dans CEMIVre
19 les crédits ouverts ;
20 les droits liquidés ;
30 les mandats émis ;
49 les paiements réalisés ;
5° les restes à recouvrer.
C’est en matière de dépenses, le document essentiel qui permet au Préfet d’avoir une vue d’ensemble rapide sur la situation des finances départementales, et de se rendre compte de la conformité plus ou moins grande de sa gestion financière avec les directives imposées par le Conseil Général ou l'autorité de tutelle.
A l’aide de ce document, le Préfet établit, en fin d’exercice, un état de situation qui est transmis aux Ministres de l’Intérieur et des Finances. Plus intéressante est, en fin d’exercice, la récapitulation globale de toutes les opérations de recettes et de dépenses
dans le compte administratif du Préfet.
La présentation du compte par le Préfet
Depuis le décret du 30 octobre 1935, au 1er février de la deuxième année, l’exercice départemental est clos ; le Préfet et le T. P. G. arrêtent en conséquence leurs écritures, pour qu'il soit possible de préparer le budget supplémentaire qui doit être voté par le Conseil Général à la session d’avril.
Mais les écritures une fois arrêtées, le Préfet et le T. P. G. ont jusqu’à la session d'août pour préparer et présenter, le premier un compte d'administration, le second un compte de gestion, pour toutes les opérations effectuées au cours du dernier exercice clos.
Le compte administratif du Préfet, comme le budget lui-même, est dressé d’après un modèle type établi par le Ministre de l'Intérieur ; il décrit en plusieurs colonnes :
« En recettes : les recettes prévues par le budget et les décisions spéciales — les produits constatés d’après les titres justificatifs — les recouvrements effectués — les restes à recouvrer en clôture d’exercice — les créances admises en non-valeur — les sommes à reporter à l'exercice suivant — enfin, la comparaison des recouvrements et des prévisions faisant ressortir
des plus-values et des moins-values.
« En dépenses : les crédits ouverts. par le budget et les décisions spéciales — les dépenses mandatées et payées — les dépenses mandatées et non payées — les dépenses non mandatées — le total des dépenses engagées d’où ressort l’excédent ou
l'insuffisance des crédits par rapport aux engagements.
Recettes et dépenses sont rapprochées dans une balance qui fait apparaître le résultat final de l’exercice.
Le compte est suivi de divers tableaux décrivant la situation de certains postes budgétaires :
« Balances particulières pour justifier l'emploi des ressources ayant une affectation spéciale ; développements présentant la situation des emprunts départementaux, la situation des charges et des bénéfices résultant de l’exploitation des Chemins de Fer d'intérêt local, si le département possède une telle exploi-,
tation 1. »
Le compte administratif du Préfet est doublé en quelque” sorte par le compte de gestion du T. P. G. Ce sont évidemment les mêmes opérations qui sont inscrites dans ces deux catégories de compte, mais leur inscription n’est pas effectuée selon la même méthode. Le Préfet présente un compte d'exercice, le T. P. G. présente un compte de gestion. Comment, dès lors, opérer le rapprochement qui s’impose
