AGENTS COMPTABLES

Dispositions générales.

Art. 329. — Les fonctions d'ordonnateur et d'administrateur sont incompatibles avec celles de comptable.

Art. 330. — Tout agent, chargé d'un maniement de deniers provenant des revenus ou produits de l'Université, est constitué comptable par le seul fait de la remise desdits fonds sur sa quittance et sur son récépissé.

Art. 331. — Aucune manutention de ces deniers ne peut être exercée, aucune caisse de l'Université ne peut être gérée que par un agent placé sous les ordres du Ministre, nommé par lui, et responsable de sa gestion envers le Conseil royal.

Art. 332. — Tout agent comptable est tenu de fournir un cautionnement.

Art. 333. — Les agents comptables de l'Université sont :

1° Le caissier de l'administration centrale ;

2° Les économes des Collèges royaux, chargés de gérer les caisses académiques déposées dans ces Collèges ;

3° Les secrétaires des Facultés de droit, chargés de gérer les caisses déposées dans ces Facultés ;

4° Les agents comptables des Facultés de médecine, chargés de gérer les caisses déposées dans ces Facultés.

Art. 334. — Des dispositions particulières sont prises de concert avec le Ministre des Finances pour celles des recettes de l'Université qui sont faites par les agents comptables du Trésor royal, et pour les payements effectués par l'intermédiaire des caisses du Trésor.

Art. 335. — Les agents comptables ne peuvent recevoir d'effets en payement que d'après une autorisation signée du Recteur. L'autorisation détermine le montant et l'échéance de l'effet.

Art. 336. — A Paris, l'autorisation est donnée au caissier de l'administration centrale par le Ministre, par le directeur, ou par l'inspecteur général chargé de l'administration de l'Académie de Paris.

Art. 337. — Il est enjoint aux agents comptables de relater la date de l'autorisation et celle de l'échéance de l'effet sur leur livre de caisse.

Art. 338. — Si un effet n'est pas. acquitté à son échéance, l'agent comptable qui l'a reçu est responsable des pertes que l'Université éprouverait, dans le cas où il n'aurait pas fait faire le protêt en temps utile.

Art. 339. — L'agent comptable donne connaissance du protêt au Recteur, le jour même où l'effet a été protesté; le Recteur ordonne les poursuites ultérieures qui doivent avoir lieu; il en fait acquitter les frais dans la même forme et sur le même crédit que les frais des autres poursuites.

Art. 340. — S'il résulte des poursuites un procès-verbal de carence qui constate l'insolvabilité absolue du souscripteur de l'effet, le Recteur transmet les pièces au Ministre, et le Conseil décide, s'il y a lieu, de passer la somme en non- valeur.

Art. 341. — Tout agent comptable de l'Université est tenu d'avoir :

1° Un registre à souche (modèle n<> 51), sur lequel il inscrit à leur date, et sans lacune, toutes les sommes versées dans sa caisse. La quittance et la souche portent une série de numéros, qui ne peut être intervertie sous aucun prétexte. Il n'y a qu'une seule série de numéros pour chaque année.

Les quittances et les souches font connaître l'objet du versement; les sommes versées par la même personne, pour des objets différents, ne peuvent être réunies dans la même quittance. •

2° Un livre journal de caisse et de portefeuille (modèle n° 52) , sur lequel il inscrit, chaque jour et à leur date, toutes les recettes et toutes les dépenses.

3° Un sommier (modèle n° 53), dans lequel il classe toutes les recettes et toutes les dépenses selon leur nature et le service auquel elles se rattachent.

Art. 342. — Le chef de la cinquième division donne connaissance aux agents comptables des crédits spéciaux ouverts sur leurs caisses par les extraits d'ordonnances de délégation du Ministre transmis aux ordonnateurs secondaires.

Art. 343. — Les agents comptables ne peuvent payer les mandats des ordonnateurs secondaires que sur ces crédits et dans les limites de ces crédits, dont la destination ne peut être changée.

Art. 344. — Tout mandat payé paiT un agent comptable sans qu'il ait eu avis du crédit spécial ouvert sur sa caisse, hors des limites de ce crédit, ou sur un autre crédit que celui qui a été ouvert, est rejeté du compte.

Art. 345. — Lorsqu'un agent comptable reçoit un mandat sans qu'il ait eu avis du crédit spécial ouvert sur sa caisse, il en informe sur-le-champ le Ministre.

Art. 346. — Les agents comptables sont personnellement responsables de tous les payements qu'ils auraient faits sans exiger les pièces justificatives prescrites par les ordonnances ou les mandats. Les pièces restent annexées aux quittances des parties prenantes.

Art. 347. — Le payement d'une ordonnance ou d'un mandat est suspendu par l'agent comptable, s'il y a omission ou irrégularité matérielle dans les pièces justificatives qui doivent être produites. Dans ce cas, l'agent comptable est tenu de remettre immédiatement la déclaration écrite et motivée de son refus au porteur de l'ordonnance ou du mandat. Il en adresse, sous la même date, copie au Ministre.

Art. 348. — Les agents comptables, chargés des caisses académiques et des caisses des Facultés de droit et de médecine, ont un registre particulier (modèle n° 54) destiné à, inscrire:

1° Tous les crédits ouverts sur leur caisse, le montant de chaque crédit, la date de l'ouverture du crédit ;

2° Tous les mandats délivrés sur leur caisse ;

3° Tous les payements faits par eux d'après ces mandats.

Art. 349. — A la fin de chaque mois, et dans le délai de huit jours, ils dressent un bordereau (modèle n° 55) qui constate la situation de chaque crédit au premier jour du mois, d'après le bordereau du mois précédent.

L'agent comptable indique à la colonne d'observations la date et le numéro du mandat, et les pièces produites par la partie prenante.

Il joint au bordereau tous les mandats acquittés, avec les pièces à l'appui.

Art. 350. — A la fin de chaque mois, et dans le même délai, l'agent comptable fournit en outre:

1° La copie textuelle et certifiée par lui de son journal de caisse ;

2° Un bordereau (modèle n° 56) des recettes et des dépenses qu'il a faites pendant

le mois.

Art. 351. — Le chef de la cinquième division fait connaître à l'agent comptable les observations auxquelles la vérification du journal de caisse, des bordereaux et des pièces de dépenses a donné lieu ; il envoie en même temps à l'agent comptable un accusé de réception qui lui sert de décharge provisoire.

Caisse de l'administration oentrale.

Art. 352. — Le caissier de l'administration centrale remet chaque jour au chef de la cinquième division la copie de son journal de caisse, qui fait connaître le solde du jour précédent et le solde du jour.

Il joint à cette copie les duplicata de toutes les quittances des sommes qu'il a reçues dans la journée.

Ces duplicata portent la même date et le même numéro que la quittance principale et la souche.

Art. 353. — Le caissier de l'administration centrale ne peut effectuer aucun payement que sur les ordonnances directes du Ministre, ou sur des mandats délivrés en vertu des ordonnances de délégation du Ministre par l'inspecteur général, chargé de l'administration de l'Académie de Paris, comme ordonnateur secondaire pour les dépenses diverses de l'Académie et pour les dépenses variables des Facultés de théologie, des sciences et des lettres de Paris.

Ordonnances dlreotes.

Art. 354. — Le caissier inscrit immédiatement, sur un registre destiné à cet effet, toutes les ordonnances directes qui lui sont transmises par le chef de la cinquième division. Il inscrit également, sur un même registre, tous les payements effectués par lui en vertu desdites ordonnances.

Art. 355. — A la fin de chaque mois, il dresse un bordereau (modèle n° 57) qui relate les ordonnances qu'il a reçues, les payements qu'il a effectués pendant le mois, et les sommes qui restent à payer sur les ordonnances nominatives ou collectives. Il joint à ce bordereau toutes les ordonnances acquittées, avec les pièces à l'appui. Si une ordonnance

collective de traitements n'a pas été entièrement soldée à la fin du mois, il en fait mention à la colonne d'observations, et la joint au bordereau du mois où les derniers payements

ont eu lieu.

Art. 356. — Le caissier est tenu de remettre ce bordereau, avec les pièces à l'appui, * avant le 5 du mois suivant, au chef de la cinquième division, qui lui en délivre un reçu, lequel sert de décharge provisoire.

Mandats de payement.

Art. 357. — Le chef de la cinquième division envoie au caissier l'extrait des ordonnances de délégation par lesquelles le Ministre ouvre, sur la caisse de l'administration centrale, des crédits à l'inspecteur général chargé de l'administration de l'Académie de Paris, pour les dépenses diverses de l'Académie et des Facultés de théologie, des sciences et des lettres de Paris.

Art. 358. — Le caissier paye les mandats délivrés par l'inspecteur général en vertu des ordonnances de délégation, et jusqu'à concurrence des crédits spéciaux ouverts pour chaque nature de dépense.

Art. 359. — Il inscrit sur un registre particulier (modèle n°54) les crédits ouverts, les mandats qu'il reçoit et les sommes qu'il paye. (Voyez art. 348.)

Art. 360.— A la fin de chaque mois, il dresse un bordereau (modèle n° 55) qui établit la situation des crédits ouverts, des sommes mandatées et des sommes payées pendant le mois, avec les pièces à l'appui. (Voyez art. 349).

Art. 361. — Il transmet le bordereau de chaque mois, avant le 5 du mois suivant, à l'inspecteur général chargé de l'administration de l'Académie de Paris.

Art. 362. — L'inspecteur général, chargé de l'administration de l'Académie de Paris, vérifie le bordereau ; lorsqu'il l'a reconnu régulier, il le certifie conforme aux écritures de son registre (voyez art. 328), et le transmet au Ministre.

Art. 363. — Le bordereau, ainsi certifié, de chaque mois, doit être adressé au Ministre avant le 15 du mois suivant.

Caisses aofidAmlnpiefl.

Art. 364. — Les économes, chargés de gérer les caisses académiques déposées dans les Collèges royaux, sont soumis à toutes les dispositions et tenus de remplir toutes les formalités générales prescrites pour les agents comptables ; ils ont, en conséquence :

1° Le registre à souche, pour les quittances des sommes qu'ils reçoivent ;

2° Le journal de caisse et de portefeuille, dans lequel ils inscrivent, chaque jour et à leur date, toutes leurs recettes et toutes leurs dépenses ; •

3° Le sommier, dans lequel ils classent les recettes et les dépenses.

Art. 365. — Les économes ne peuvent ni employer les fonds appartenant à la caisse du Collège pour solder les dépenses à la charge de l'Université, ni employer les fonds appartenant à la caisse académique pour acquitter les dépenses propres du Collège.

Dispositions particulières pour les reœttes.

Art. 366. — Ils expédient les duplicata de quittances de toutes les sommes versées dans leurs caisses. Ces duplicata portent la même date et le même numéro que la quittance et la souche.

Art. 367. — Ces duplicata, classés par nature de recettes, sont inscrits sur des bordereaux particuliers pour chaque espèce de produit. Le bordereau indique le nom, la qualité (s'il y a lieu, la résidence) de la partie versante, le montant du versement, la date et le numéro de la quittance. Le bordereau est nécessaire, même lorsqu'il n'y a qu'une seule quittance.

Art. 368. — Le bordereau est conforme au modèle ci-annexé, n° 58; la colonne réservée pour les quittances de versements chez les receveurs particuliers du Trésor est laissée en blanc; cette colonne est remplie par le Recteur. (Voyez l'art. 384.)

Art. 369. — L'économe est tenu de remettre, tous les dix jours, au proviseur, les duplicata de toutes les quittances des sommes qu'il a reçues pendant la dizaine, avec les bordereaux certifiés par lui.

Art. 370. — L'économe est tenu de remettre, avant le 5 de chaque mois, au proviseur, la copie textuelle de son journal de caisse (art. 350) et les bordereaux prescrits par les articles 349 et 350.

SURVEILLANCE DES CAISSES ACADÉMIQUES, TRANSMISSION DES DUPLICATA DE QUITTANCE,