DES BORDEREAUX ET AUTRES PIÈCES DE COMPTABILITÉ

Des proviseurs.

Art. 371. — Les caisses académiques sont sous la surveillance des proviseurs qui tiennent la main à ce que l'on observe, pour la sûreté des fonds de ces caisses, toutes les dispositions prescrites pour les fonds des caisses particulières des Collèges royaux.

Art. 372. — A la fin de chaque mois, le proviseur vérifie la caisse académique.

Il constate au registre à souche le numéro de la dernière quittance délivrée par l'économe ;

Au journal de caisse, le solde en caisse, et la concordance du journal avec le registre à souche ;

Au sommier, si les écritures du sommier sont conformes à celles du journal de caisse.

Art. 373. — Si toutes les écritures ne sont pas tenues au courant et dans l'ordre prescrit, il en informe sur-le-champ le Recteur, qui en rend compte au Ministre.

Art. 374. — Le proviseur vise tous duplicata de quittance délivrés par l'économe, après s'être assuré qu'ils portent la même somme, le même numéro et la même date que la quittance originale et la souche.

Art. 375. — Le proviseur vise également les bordereaux qui lui sont remis tous les dix jours par l'économe avec les duplicata de quittance.

Art. 376. — Il tient la main à ce que tous les duplicata de quittance de versements, effectués pendant la dizaine, lui soient remis tous les dix jours avec les bordereaux. Il veille à ce qu'il y ait des borderaux particuliers pour chaque nature de versement ; à ce

' que chaque bordereau indique exactement la somme, le numéro et la date de tous les duplicata de quittance qui y sont joints.

Art. 377. — Il transmet immédiatement ces bordereaux et les duplicata de quittance au Recteur.

Art. 378. — Le proviseur vise la copie du journal de caisse et de portefeuille, et les bordereaux, avec les pièces justificatives de dépense, que lui remet l'économe à la fin de chaque mois, après s'être assuré que la copie du journal et le bordereau présentent le même solde que celui qu'il a constaté par la vérification de la caisse.

Art. 379. — Il vise en outre le bordereau qui présente la situation des crédits ouverts, des sommes mandatées et des sommes payées.

Art. 380. — Il transmet immédiatement ces diverses pièces au Recteur.

Dee Recteurs.

Art. 381. — Les Recteurs vérifient au moins une fois par an, et plus souvent s'ils le jugent convenable, les caisses académiques et les écritures des économes. Ils peuvent faire faire ces vérifications par les inspecteurs d'Académie.

- Art. 382. — Ils font connaître le résultat de ces vérifications par des rapports qu'ils adressent au Ministre.

S'ils ont reconnu des irrégularités dans la tenue des écritures, ils proposent au Ministre les mesures qui peuvent être nécessaires.

Art. 383. — Ils vérifient les quittances et les bordereaux qui leur sont transmis tous les dix jours par les proviseurs.

Art. 384. — Ils inscrivent sur chaque bordereau , dans la colonne réservée à cet effet, les duplicata des quittances qui leur ont été adressées pour les sommes versées dans les caisses des receveurs particuliers du Trésor, en ayant soin de ne jamais réunir dans le même bordereau des sommes qui s'appliquent à des produits différents.

Art. 385. — Ils arrêtent ces bordereaux et les transmettent immédiatement au Ministre, avec les duplicata de quittance des receveurs particuliers du Trésor.

Art. 386. — Ils arrêtent également la copie du journal de caisse et les bordereaux de recettes et de dépenses qui leur sont envoyés à la fin de chaque mois par le proviseur, pour les recettes et les dépenses du mois, et les transmettent au Ministre.

Art. 387. — Ils vérifient le bordereau particulier qui constate la situation des crédits ouverts, des sommes mandatées et des sommes payées [voyez art. 349) ; et lorsqu'ils l'ont reconnu régulier, ils le certifient conforme aux écritures de leur registre (voyez art. 328). La copie du journal de caisse et les bordereaux de chaque mois, avec les pièces à l'appui, doivent être parvenus au Ministre avant le 15 du mois suivant.

Caisses déposées dans les Faoultôs de droit et de medeolne.

Art. 388. — Les agents comptables, chargés de gérer les caisses déposées dans les Facultés de droit et de médecine, sont soumis aux mêmes règles que les autres agents comptables, chargés de gérer les autres caisses universitaires.

Art. 389. — Ils délivrent des quittances à souche pour les sommes versées ou consignées dans leurs caisses à quelque titre que ce soit, et ils sont responsables de la totalité de ces sommes.

Art. 390. — La souche et la quittance font connaître si la somme versée est une consignation ou un payement définitif.

Art. 391. — Ils délivrent des quittances particulières pour chaque nature de versement.

Art. 392. — Ils ne font au journal de caisse qu'un seul article pour toutes les inscriptions prises dans une journée. Ils indiquent le nombre et la nature des inscriptions dans les Facultés de médecine : il y a des articles distincts pour les diverses classes d'inscriptions.

Art. 393. — Ils- ne font également qu'un seul article, au même journal, pour chaque nature de consignation. Ils désignent le nombre et l'objet des consignations.

Art. 394. — lien est de même pour les écritures qu'ils font au sommier, et pour les bordereaux qu'ils sont tenus de fournir à la fin de chaque mois.

Art. 395. — Ils ont au sommier une colonne particulière destinée à porter les sommes qui, après avoir été consignées, sont acquises à l'Université.

Art. 396. — Ils sont autorisés à rembourser, sur des mandats délivrés par le doyen, les sommes qui ont été consignées et qui n'ont point été acquises à l'Université.

Art. 397. — Ces mandats sont quittancés par les élèves qui ont consigné, ou par leurs ayants droit, et deviennent pièces justificatives de dépenses pour l'agent comptable, qui y inscrit la date et le numéro de la quittance.

Art. 398. — Les agents comptables des Facultés de droit et de médecine ne peuvent faire aucun remboursement sur les sommes dont ils se sont chargés en recette comme provenant de droits acquis à l'Université, que suivant les règles prescrites pour les dépenses des Facultés.

Art. 399. — Ils acquittent les mandats du doyen jusqu'à concurrence des crédits spéciaux ouverts par ordonnance de délégation pour chaque nature de dépense. Ils emploient à ces payements tous les fonds qui existent dans leur caisse, quelle que soit l'origine de la recette, à l'exception des sommes qui ne sont que consignées dans ladite caisse.

Art. 400. — Si les fonds disponibles sont insuffisants, l'Université y pourvoit.

Art. 401. — Ils sont tenus de remettre au doyen, avant le 5 de chaque mois :

1° La copie de leur livre journal de caisse du mois précédent (Voyez art. 350)\

2° Le bordereau mensuel (Voyez art. 350) ;

3° Le bordereau qui constate la situation des crédits ouverts, des sommes mandatées et des sommes payées, avec les pièces à l'appui (Voyez art. 3k9).